Öffentliche Ausschreibung Karlsruhe 2025 Deutschland – Software-Implementierung – L-Bank - Europaweite Vergabe zur Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV 2025-10-08

Deutschland – Software-Implementierung – L-Bank - Europaweite Vergabe zur Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Landeskreditbank Baden-Württemberg - Förderbank - (L-Bank)

E-Mail: l-bank-cafm@menoldbezler.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: L-Bank - Europaweite Vergabe zur Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV

Beschreibung: Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software. Ziel ist die Bereitstellung einer webbasierten Lösung zur Unterstützung der Prozesse im Facility Management.

Kennung des Verfahrens: 5b546754-6753-4606-b51c-c51d78eac5fb

Interne Kennung: 2025/2722

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48421000 Softwarepaket für das Facility-Management, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72268000 Bereitstellung von Software

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Karlsruhe

Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YMZ5WRK# (1) Es wird darauf hingewiesen, dass das am 1.7.2013 in Kraft getretene Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch bei dem Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten; (2) Die Teilnahmeformulare sind unter der für den Abruf der Unterlagen angegebenen Internetadresse abrufbar. Ebenfalls dort abrufbar ist ein Bewerbermemorandum. In diesen Teilnahmeunterlagen sind wesentliche Teile der ausgeschriebenen Leistung sowie der Verfahrensvorgaben bereits dargestellt. Unter dieser Internetadresse werden auch Antworten auf Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Informationen und Unterlagen zu dem Verfahren zur Verfügung gestellt. Interessenten an dem Verfahren müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Teilnahmeantrags sowie vor Ablauf der Teilnahmefrist prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Teilnahmeantrags zu beachten sind.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: L-Bank - Europaweite Vergabe zur Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV

Beschreibung: Die L-Bank ist das Förderinstitut des Landes Baden-Württemberg. Ihre Geschäftstätigkeit wird von dem gesetzlichen Auftrag bestimmt, das Land bei der Erfüllung seiner öffentlichen Aufgaben, insbesondere in den Bereichen der Struktur-, Wirtschafts- und Sozialpolitik, zu unterstützen und dabei Fördermaßnahmen im Einklang mit den Beihilfevorschriften der Europäischen Union durchzuführen. Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software. Ziel ist die Bereitstellung einer webbasierten Lösung zur Unterstützung der Prozesse im Facility Management. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: - Lieferung einer modular erweiterbaren CAFM-Software - Anpassung und Konfiguration an die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers - Migration vorhandener Daten - Integration mit vorhanden Systemen (Schnittstellen) - Schulung der Administratoren und Anwender - Bereitstellung von Dokumentation und Benutzerhandbüchern - Wartung, Support und Weiterentwicklung über die Vertragslaufzeit Weitere Informationen zu dem Gegenstand des Verfahrens sowie dem Umfang der ausgeschriebenen Leistung ergeben sich insbesondere aus dem bereits zur Kenntnis zur Verfügung gestellten Anforderungskatalog bzgl. der Mindestanforderungen an das System (Anlage 2). Die Vergabestelle erwartet von dem künftigen Auftragnehmer eine qualifizierte Projektleitung zur Sicherstellung des Projekterfolgs (vgl. Ziff. 4.2.2 des Bewerbermemorandums). Von Seiten der L-Bank wird ebenfalls ein Projektleiter zur Begleitung des Projektes zur Verfügung stehen. Dieser wird zusätzlich die Funktion und Aufgaben der System-Administration aus fachlicher Sicht übernehmen. Der Vertragsschluss ist bis Ende März 2026 vorgesehen. Der Vertrag soll am 01. April 2026 beginnen und eine Laufzeit von 4 Jahren mit mehrfacher optionaler Verlängerung von jeweils einem weiteren Jahr haben, sofern er nicht sechs Monate vor Ablauf durch den Auftraggeber gekündigt wird. Die Vergabestelle beabsichtigt den Vertragsschluss auf Basis des einschlägigen EVB-IT-Vertragsmusters. Dies wird den Bietern im Rahmen der Angebotsaufforderung zur Verfügung gestellt. Aufgrund der voraussichtlichen Einstufung des Leistungsgegenstandes als IT-Fremdbezug und nachdem es sich bei dem Leistungsgegenstand ggf. um eine nicht als wichtig oder kritisch eingestufte IKT-Dienstleistung im Sinne des Digital Operational Resilience Act (DORA) handelt, muss der Vertrag den bankaufsichtsrechtlichen Anforderungen und den regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen des § 25b KWG, der BAIT, der MaRisk sowie des DORA erfüllen. Der Vertragspartner verpflichtet sich, die bankaufsichtsrechtlichen, regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen des § 25b KWG, der BAIT, der MaRisk sowie des DORA zu erfüllen. Nähere Einzelheiten werden den zur Angebotsabgabe ausgewählten Unternehmen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Informationen zur L-Bank erhalten Sie unter www.l-bank.de.

Interne Kennung: 2025/2722

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48421000 Softwarepaket für das Facility-Management, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72268000 Bereitstellung von Software

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Karlsruhe

Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz

Beschreibung: Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren einschließlich des Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen. Es gelten folgende Mindestanforderungen: Es muss ein Mindestumsatz (vergleichbare Leistungen) von jeweils durchschnittlich 2.000.000,00 EUR netto in den Jahren 2022 bis 2024 erzielt worden sein. Der Auftraggeber behält sich vor, die Vorlage einer Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen zu verlangen.

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung: Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 3 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie Vermögensschäden oder Eigenerklärung, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsvertrag zu schließen.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten

Beschreibung: Es gelten folgende Mindestanforderungen: Unternehmensreferenzen: Durch die Bewerber sind folgende drei Unternehmensreferenzen nachzuweisen: - Unternehmensreferenz "CAFM-Software für ein Finanzinstitut oder einen öffentlichen Auftraggeber" Mindestens eine Referenz über die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement) für ein Finanzinstitut (Banken, Versicherungen) oder öffentlichen Auftraggeber. Die Leistungserbringung muss innerhalb der letzten zehn Jahre erfolgt (d.h. Leistungserbringung nicht vor dem 1. Januar 2025 abgeschlossen. - Unternehmensreferenz "CAFM-Software für einen sonstigen Auftraggeber" Mindestens zwei weitere Referenzen über die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement). Die Leistungserbringung muss innerhalb der letzten fünf Jahre erfolgt sein (d.h. Leistungserbringung nicht vor dem 1. Januar 2020 abgeschlossen). Projektleiterreferenz: Durch die Bewerber ist zusätzlich folgende Projektleiterreferenz nachzuweisen: - Mindestens eine Referenz für die Einführung einer CAFM-Software (Leistungsumfang: mindestens Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement). Hinweis der Vergabestelle: Die vorgelegte Projektleiter-Referenz muss von dem für die ausgeschriebene Leistung vorgesehenen Projektleiter stammen (vgl. Seite 18 im Teilnahmeformular). Die Projektleiter-Referenz und eine Unternehmensreferenz können auch durch ein Referenzprojekt nachgewiesen werden. Die Erklärungen über die Referenzprojekte müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Projektbezeichnung, - Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer, - Angabe zur Art des Auftraggebers (nur bei der Unternehmensreferenz "CAFM-Software für ein Finanzinstitut oder einen öffentlichen Auftraggeber") - Beschreibung zur Leistungserbringung, - Angaben zum Leistungsumfang, - Zeitraum der Leistungserbringung (von tt.mm.jjj bis tt.mm.jjj) - Angaben zu dem im Rahmen des Referenzprojekts eingesetzten Projektleiter (nur bei der Projektleiterreferenz). Die Vorlage von insgesamt mehr als vier Referenzen (drei Unternehmensreferenzen sowie eine Projektleiterreferenz) ist nicht erwünscht.

Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Beschreibung: Mindestanforderungen an die technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen: Zur Sicherstellung des Projekterfolgs sind folgende Mindestanforderungen an die Projektleitung und stellvertretende Projektleitung sicherzustellen: - Projektleitung: deutschsprachig, mit mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung von CAFM-Implementierungen - Stellvertretende Projektleitung: deutschsprachig, mit mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung von CAFM-Implementierungen

Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Beschreibung: Zertifizierung nach GEFMA 444: Die angebotene CAFM-Software muss über ein gültige Zertifikat nach der GEFMA Richtlinie 444 in den folgenden Kriterienkatalogen verfügen: - Basiskatalog - Flächenmanagement - Instandhaltungsmanagement - Help-/Service-Desk - Vertragsmanagement - Budgetmanagement und Kostenverfolgung - Vermietungsmanagement Bitte reichen Sie mit Abgabe des Teilnahmeformulars einen entsprechenden Nachweis über die gültige Zertifizierung nach GEFMA 444 unter den oben genannten Bedingungen ein.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Die Bewertung der Angebote in Phase 2 und damit die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) erfolgt nach folgenden Kriterien, wobei die Bewertung der Angebote sich in zwei Stufen unterteilt: Stufe 1 der Angebotswertung: Die ersten indikativen Angebote aller Bieter werden auf Basis folgender Zuschlagskriterien bewertet: Preis max. 300 Punkte Kriterienkatalog max. 350 Punkte Implementierungskonzept max. 100 Punkte Summe max. 750 Punkte Auf Basis dieser Zuschlagskriterien wird ein erstes Bieterranking erstellt. Nur die drei in diesem Bieterranking bestplatzierten Bieter werden auf der zweiten Stufe der Angebotswertung berücksichtigt. Nähere Angaben zu den Zuschlagskriterien werden den ausgewählten Bietern mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebots zur Verfügung gestellt.