1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Heidelberg
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2.1.
Verfahren
Titel: Vergabeverfahren zur Beauftragung von Entwicklungsleistungen für die Erstellung und Erneuerung der WWW-Seiten der Universität Heidelberg
Beschreibung: Ausgeschrieben wird die Dienstleistung von Entwicklungsleistungen für die Erstellung und Erneuerung der WWW-Seiten der Universität Heidelberg. Es handelt sich bei dieser Beauftragung um das Anschlussverfahren zu: - Ursprungsverfahren (Offenes Verfahren): Uni-HD.2021.97_IT-Dienstleistungen-RV_URZ - Anschlussverfahren (Verhandlungsverfahren ohne TN): Uni-HD.2023.35_IT-Dienstleistungen_WWW-Seiten_KuM-URZ
Kennung des Verfahrens: 538552d5-3f3c-4ed1-9782-e9b3a8a25b59
Interne Kennung: Uni-HD.2025.1078_IT-Dienstleistungen_WWW-Seiten_KuM
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69117
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYMK1
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Vergabeverfahren zur Beauftragung von Entwicklungsleistungen für die Erstellung und Erneuerung der WWW-Seiten der Universität Heidelberg
Beschreibung: Alle Entwicklungsleistungen sind unter Verwendung der aktuellen Versionen des Content-Management-Systems Drupal und React durchzuführen. Der Auftragnehmer hat daher zwingend Erfahrungen in der Entwicklung von Drupal- und React-Webseiten sowie der Integration von Drittanwendungen vorzuweisen. Der Auftragnehmer muss zwingend mit der Komplexität von Applikationen in den Maßstäben einer Universität von der Größenordnung der Universität Heidelberg, mit über 100 Website-Instanzen, >700 Editoren und siebenstellige Anzahl von dynamischen gerenderten Views haben. Konfiguration und Weiterentwicklung der Hauptkomponenten (Drupal, React, DevOps) der Webkit-Plattform: - Regelmäßige Recherche nach aktuellen Sicherheitslu?cken, verfu?gbaren Patches und Aktualisierungen bezu?glich Drupal und React. - Durchführung der Aktualisierungen betroffener Module sowie des Drupal Core auf die aktuellste Version und/oder Einspielung von Patches innerhalb des gleichen Major-Release/Generation. - Upgrade auf das nächste Major-Release (bspw. von Drupal 11 auf 12, React 19 auf 20). - Überpru?fung auf Abhängigkeiten und Inkompatibilitäten der aktualisierten Komponenten. - Wiederherstellung der Funktionstu?chtigkeit bei auftretenden Inkompatibilitäten inkl. Anpassung der kundenspezifisch erstellten Module. - Durchfu?hrung der Updates in der Entwicklungsumgebung, danach Test auf Staging-System und abschließendes Deployment in Produktivumgebung. Zusätzlich zu der Konfiguration und Weiterentwicklung der Hauptkomponenten werden folgende spezifische Entwicklungsleistungen benötigt, die projektweise abgerufen werden: - Weiterentwicklung des bestehenden Webkit-Drupal-React-Systems in den Bereichen Content-Management (Bspw. Fertigstellung der Formularfunktion, Verbesserungen des Rechtemanagements, Geschwindigkeitsverbesserungen, Implementierung eines Kooperations-Layouts) und Device-übergreifende Präsentation. - Weiterentwicklung von Authentifikations- und Autorisierungslösungen für Drupal auf Basis verschiedener Identitätsmanagementsysteme in der Universität. - Signifikante Verbesserung der Geschwindigkeit der Webseiten im eingeloggten Zustand. - Pflege, Wartung und Weiterentwicklung des Webkit-Systems zur sicheren Skalierung des Systems für die Nutzung in den dezentralen Einrichtungen der Universität, dies beinhaltet die Entwicklung des Backends als auch des Frontends auf der aktuellen technologischen Basis. - (Technische) Migration von statischen dezentralen Websites von Instituten/Fakultäten auf Basis von Imperia (und anderen Systemen) nach Drupal. Dies beinhaltet: o Adaption der Drupaldistribution auf die Anforderungen der universitären Einrichtungen o Migration von in der ursprünglichen Webseite integrierten Anwendungen (bspw. Raumplanung, Datenbanken). Hinweis: Manche Anwendungen sind zentral bereitgestellt, manche vollständig integriert o Durchführung der Go-lives - Entwicklung von Schnittstellen in Drupal zur Integration verschiedener zentraler Anwendungen. - Die Ergebnisse der beschriebenen Leistungen werden bis Ende September 2027 an KuM übergeben.
Interne Kennung: Uni-HD.2025.1078_IT-Dienstleistungen_WWW-Seiten_KuM
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69117
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 15/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2027
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Es ist zu beachten, dass der Vertrag nach Ablauf einer Frist von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wird (s. hierzu auch § 135 Abs. 3. Nr3 GWB).
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Alleinstellung
Beschreibung: Es handelt sich bei diesem Auftrag um ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb. Auf Grund von Alleinstellungsmerkmalen kommt nur ein Unternehmen für die Beauftragung in Betracht, weshalb etwaige Zuschlagskriterien in diesem Fall nicht angewendet werden können.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1,00
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Bei diesem Verfahren handelt es sich um eine exklusive Beauftragung. Die Auswahl auf das hier zu beschaffende Gerät/System erfolgt auf Grund verschiedener Kriterien zur technischen Spezifikation. Eine entsprechende Aufstellung verschiedener Zuschlagskriterien ist deshalb nicht möglich.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfristen nach § 160 GWB hingewiesen: Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Heidelberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 900 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Exklusivitätsbegründung Trio Die Fortführung der benötigten Dienstleistung für die Gestaltung und Fertigstellung des Projekts "Relaunch der WWW-Seiten" der Universität Heidelberg kann ausschließlich durch den Auftragnehmer trio-group I.AM communication & marketing GmbH ("Trio") erfolgen. Diese Einschätzung basiert auf einer Reihe von Faktoren, die Trio eine einzigartige Position im Hinblick auf die erfolgreiche Projektdurchführung verschaffen. Erworbene Fachkenntnisse und Projekthistorie Durch die vorausgegangene und erfolgreiche Auftragsausführung hat sich Trio ein tiefgreifendes und außergewöhnliches Verständnis für die spezifischen Anforderungen und die Komplexität des Projekts angeeignet. Dieser umfassende Kenntnisvorsprung ist für andere potenzielle Dienstleister innerhalb eines adäquaten Zeitrahmens nicht aufholbar. Es handelt sich hierbei nicht nur um generisches Wissen, sondern um ein detailliertes Verständnis der historisch gewachsenen Strukturen, der speziellen Bedürfnisse der unterschiedlichen Einrichtungen der Universität sowie der technischen Besonderheiten, die sich im Laufe der bisherigen Projektphasen entwickelt haben. Ein Wechsel des Auftragnehmers würde einen erheblichen Einarbeitungsaufwand bedeuten, der nicht nur signifikante Zeitverzögerungen verursachen, sondern auch erhebliche zusätzliche Kosten nach sich ziehen würde. Spezifische Kompetenzen und gestalterisches Alleinstellungsmerkmal Im Kontext der gegenständlichen Anforderungen verfügt Trio über spezialisierte Kompetenzen in der Gestaltung, die für das Projekt von entscheidender Bedeutung sind. Dies umfasst nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein einzigartiges gestalterisches Alleinstellungsmerkmal, das sich in der bisherigen Arbeit manifestiert hat und maßgeblich zur Identität und Funktionalität des Projekts beiträgt. Diese spezifische Expertise ist für die kohärente Weiterentwicklung und Fertigstellung des Projekts unverzichtbar und kann nicht ohne Qualitätseinbußen von Dritten repliziert werden. Technologische Expertise und operative Kompatibilität Des Weiteren verfügt Trio über ausgeprägte Drupal- und OpenShift-Kompetenzen, die für die Infrastruktur und den Betrieb von Einrichtungen der Größenordnung des Auftraggebers unerlässlich sind. Die Komplexität der bestehenden Systeme erfordert ein hohes Maß an Erfahrung in diesen Technologien, um die Stabilität und Skalierbarkeit des Projekts zu gewährleisten. Hinzu kommt die Fähigkeit von Trio, Personal-Stellvertretungen im jeweiligen Kompetenzbereich nahtlos zu gewährleisten, was die kontinuierliche Verfügbarkeit von Fachkräften und die Minimierung von Ausfallzeiten sicherstellt. Ein weiterer kritischer Punkt ist die nahtlose Integration in die bestehenden Projektprozesse. Die Übernahme der komplexen und feingranularen Aufgabenmanagement auf der Jira-Plattform ist für externe Unternehmen ohne enormen Aufwand und hohes Fehlerrisiko nicht abbildbar. Die bereits etablierten Arbeitsabläufe und die detaillierte Dokumentation in Jira stellen ein immenses Vorwissen dar, dessen Übertragung auf einen neuen Dienstleister einen massiven Bruch in der Projektkontinuität bedeuten würde. Unabdingbare Kontinuität in der Projektkommunikation Die bisherigen Vorarbeiten, insbesondere die intensive Kommunikation und die Erstellung des Pflichtenhefts mit den verschiedenen Fakultäten und Instituten der Universität Heidelberg, erfolgen bis dato unter der Koordinierung der Abteilung Kommunikation und Marketing und in enger Zusammenarbeit mit der Firma Trio. Dieses über Jahre aufgebaute Vertrauensverhältnis und das gemeinsame Verständnis der vielfältigen Anforderungen sind von unschätzbarem Wert. Eine Übertragung des hierfür notwendigen Wissens auf eine Drittfirma inmitten der laufenden Umsetzung dieses Vorhabens wäre nicht nur ineffizient, sondern auch mit erheblichen Risiken für die Qualität und den Zeitplan des Gesamtprojekts behaftet. Die bereits etablierten Kommunikationswege und die tiefgreifende Kenntnis der internen Strukturen und Bedürfnisse der Universität Heidelberg sind ein Alleinstellungsmerkmal von Trio, das für die reibungslose Fortführung unerlässlich ist. Fazit Angesichts dieser einzigartigen Kombination aus historisch gewachsenem Projektwissen, spezifischen technologischen und gestalterischen Kompetenzen, operativer Kompatibilität und der unabdingbaren Kontinuität in der Kommunikation ist die Beauftragung des ursprünglichen Auftragnehmers Trio die einzig sinnvolle und wirtschaftlich vertretbare Option zur erfolgreichen Fertigstellung des Projekts "Relaunch der WWW-Seiten". Ein Wechsel würde nicht nur die Projektlaufzeit erheblich verlängern und unkalkulierbare Kosten verursachen, sondern auch das Erreichen der Projektziele gefährden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 900 000,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: trio-group I.AM communication & marketing gmbh
Angebot:
Kennung des Angebots: 4500221473
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Der genaue Auftragswert zu dem der Auftrag vergeben wurde, ist als Geschäftsgeheimnis des bezuschlagten Unternehmens einzustufen. Daher wird der Angebotspreis nicht veröffentlicht.
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Uni-HD.2025.1078_IT-Dienstleistungen_WWW-Seiten_KuM
Titel: Vergabeverfahren zur Beauftragung von Entwicklungsleistungen für die Erstellung und Erneuerung der WWW-Seiten der Universität Heidelberg
Datum der Auswahl des Gewinners: 28/08/2025
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Heidelberg
Registrierungsnummer: 08-A3529-39
Postanschrift: Seminarstraße 2
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69117
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 6221-5412456
Fax: +49 6221-541612220
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Referat 15 Vergabekammer
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: trio-group I.AM communication & marketing gmbh
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE814694252
Postanschrift: Carl-Reuther-Straße 1
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68305
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
Telefon: +49 621 33840-0
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b5e194e3-c656-4f32-a0a8-f9f8b7e066a8 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/09/2025 10:47:01 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 576309-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 169/2025
Datum der Veröffentlichung: 04/09/2025