Öffentliche Ausschreibung 2025 Deutschland – Dienstleistungen im Bereich Forschung und experimentelle Entwicklung – Web-basiertes klinisches Studienmanagementsystem (CTMS), inklusive eTMF, für das KKS Heidelberg (AUS) 2025-08-28

Deutschland – Dienstleistungen im Bereich Forschung und experimentelle Entwicklung – Web-basiertes klinisches Studienmanagementsystem (CTMS), inklusive eTMF, für das KKS Heidelberg (AUS)

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Heidelberg

E-Mail: vergabestelle.GB3@med.uni-heidelberg.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Web-basiertes klinisches Studienmanagementsystem (CTMS), inklusive eTMF, für das KKS Heidelberg (AUS)

Beschreibung: Angeschafft werden soll ein Web-basiertes klinisches Studienmanagementsystem (CTMS), das die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von klinischen Studien unterstützt. Bei diesen Studien handelt es sich sowohl um klinischen Prüfungen (Phase 1-4), die gemäß Clinical Trial Directive (CTR) oder Medical Device Directive (MDR) durchgeführt werden, als auch um Studien, die gemäß der Berufsordnung der Ärzte ablaufen.

Kennung des Verfahrens: 2a26f5ce-2587-47ee-981c-77a1dacf8f57

Interne Kennung: 2024-006

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 73100000 Dienstleistungen im Bereich Forschung und experimentelle Entwicklung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Berliner Straße 10

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69120

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6YHJ8 Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Web-basiertes klinisches Studienmanagementsystem (CTMS), inklusive eTMF, für das KKS Heidelberg (AUS)

Interne Kennung: 2024-006

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 73100000 Dienstleistungen im Bereich Forschung und experimentelle Entwicklung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Berliner Straße 10

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69120

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 8 Jahre

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Gesamtpreis

Beschreibung: 1. Preis für 150 Lizenzen inkl. Support und Wartung für 8 Jahre Grundlaufzeit + 2 Jahre Verlängerungsoption** sowie 2. Kosten für initiale Leistungen / Customizing (inkl. Spesen und sämtlicher Nebenkosten) zur individuellen Einrichtung der Software für das KKS * Für alle gemäß Zuschlagskriterium "Qualität" genannten Funktionalitäten (Mindestkriterien sowie zusätzliche Funktionalitäten (Wertungskriterien)) ** Die voraussichtliche Anzahl liegt bei max. 150 Lizenzen, wobei ein sukzessiver Aufbau erfolgen soll. Der Staffelpreis bis 150 Nutzer dient der Vergleichbarkeit der Angebote. Abgerechnet werden nur genutzte Lizenzen.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Über die Mindestkriterien hinausgehende vorgegebene Funktionalitäten (Wertungskriterien)

Beschreibung: Punkte für vorgegebene Funktionalitäten, die über die Mindestkriterien hinausgehen (Wertungskriterien)

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Heidelberg

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 2 272 781,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: BSI Business Systems Integration AG

Angebot:

Kennung des Angebots: 2024-006

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 2 272 781,00 EUR

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 2024-006

Titel: Web-basiertes klinisches Studienmanagementsystem (CTMS), inklusive eTMF, für das KKS Heidelberg (AUS)

Datum der Auswahl des Gewinners: 04/08/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 04/08/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen