1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 für den Zweckverband Region Aachen
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: App: "Region Aachen rettet"
Beschreibung: Der Zweckverband Region Aachen stellt einen Zusammenschluss der Kreise Heinsberg, Düren und Euskirchen, sowie der Stadt und der StädteRegion Aachen dar. Die Initiative "Region Aachen Rettet" bildet hier einen Teil des Bereichs Gesundheitswirtschaft ab, der sich u.a. dadurch auszeichnet, ein smartphonebasiertes Alarmierungssystem für Ersthelferinnen und Ersthelfer zu betreiben.
Kennung des Verfahrens: ce7a6cea-cd38-4147-b2fe-1727b20166b5
Interne Kennung: FB60/320-2025/500-LG
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: ja
Begründung des beschleunigten Verfahrens: Begründung: Siehe Feld "Interne Begründung für die Auswahl von Ausnahmetatbeständen"
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Städteregion Aachen, Stadt Aachen, Kreis Düren, Kreis Euskirchen und Kreis Heinsberg
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXT2YYBYTFKMWV0A 1. Als Sicherheit wird gefordert: - Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert 2. Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist und läuft am 15.12.2025 ab. Bis dahin ist das Unternehmen an sein Angebot gebunden. 3. Die Unterlagen stehen ausschließlich als kostenloser Download unter http://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/company/welcome.do zur Verfügung. Die Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen an Dritte sowie die gewerbliche Nutzung der Ausschreibungsunterlagen sind nicht gestattet. 4. Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind schriftlich über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen zu beantragen! 5. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wird die Eignung der Bewerber geprüft. Alle Bewerber, die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ihre Eignung nachgewiesen haben, werden im Rahmen des anschließenden Verhandlungsverfahrens zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. 6. Zuschlagskriterien: Gesamtpreis brutto für 4 Jahre: 50 % Konzept insgesamt: 50 %, davon: - Migration: 20 %, - Schulungen: 20 %, - Support / Ticketsystem: 20 %, - Erweiterungen: 20 %, - Optionale Leistungen: 20 % Weitere Informationen zu den Zuschlagskriterien: vgl. Leistungsbeschreibung
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: App: "Region Aachen rettet"
Beschreibung: Mit diesem Alarmierungssystem sollen qualifizierte Ersthelferinnen und Ersthelfer über ihr Mobiltelefon zu medizinischen Notfällen, vornehmlich zu Reanimationen, alarmiert werden, bei denen noch vor Eintreffen des Rettungsdienstes lebensrettende Maßnahmen unerlässlich sind. Das therapiefreie Intervall kann somit gerade in den entscheidenden ersten Minuten eklatant verkürzt werden und die Überlebenswahrscheinlichkeit der Patienten steigt. Da die Initiative "Region Aachen rettet" bereits über ein bestehendes System auf ca. 130.000 Nutzer der App zurückgreifen kann, ist eine unterbrechungsfreie Migration des bestehenden Systems zur Software des Bieters zwingend erforderlich, um keine User zur verlieren. Weiterhin beinhaltet die zu vergebende Leistung Schulungs-, Support- und gegebenenfalls Erweiterungen. Da der Vertrag mit dem bestehenden Anbieter dieser Leistung ausläuft, ist nunmehr eine Neuvergabe des Systems und der angeschlossenen Leistungen ab dem 01.01.2026 für die kommenden vier Jahre (bis zum 31.12.2029) notwendig. In diesem Jahr schreibt die Stadt Aachen für den Zweckverband Region Aachen als Vertragspartner des Leistungsnehmers aus, wobei für die Ausschreibungsverfahren ein rollierendes System der angeschlossenen Gebietskörperschaften abgestimmt ist. Ziel dieses Verfahrens ist es, mit demjenigen Bieter, der dem Zweckverband Region Aachen das wirtschaftlichste Angebot für die ausgeschriebenen Dienstleistungen offeriert, den als Anlage 3 dieser Vergabeunterlage beigefügten Vertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt abzuschließen. Jede einzelne Gebietskörperschaft ist dabei so gestellt, als ob isolierte Einzelverträge zwischen ihr und dem Auftragnehmer abgeschlossen worden wären. Sämtliche Rechte (insbesondere Lizenzen) und Pflichten- jeweils soweit sie sich auf den örtlichen Zuständigkeitsbereich der einzelnen Gebietskörperschaften beziehen - werden unmittelbar mit Vertragsabschluss vom Region Aachen Zweckverband auf die jeweiligen Gebietskörperschaften als Verbandsmitglieder übertragen. Die Rechnungstellung erfolgt unmittelbar an die einzelnen Gebietskörperschaften. Die Aufteilung der Kosten erfolgt nach der Einwohnerzahl.
Interne Kennung: FB60/320-2025/500-LG
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Es können die folgenden optionalen Leistungen angeboten werden. Bei den optionalen Leistungen handelt es sich um Leistungen, welche im Bedarfsfall im Laufe des Vertragszeitraumes durch den Auftraggeber zusätzlich beauftragt werden können. Eine Verpflichtung zur Beauftragung besteht nicht. Die optionalen Leistungen sind zu bepreisen, sofern diese durch den Bietenden im Bedarfsfall nach einer gesonderten Beauftragung erbracht werden können. Sollte eine Leistungserbringung (aus technischen oder anderen Gründen) nicht möglich sein, so ist für diese Leistung kein Preis anzugeben (es verbleibt im Leistungsverzeichnis bei den ausgewiesenen 0,00 EUR). Sollte eine optionale Leistung bereits in dem angebotenen System enthalten sein und somit nicht zu einem späteren Zeitpunkt zusätzlich beauftragt werden müssen, so ist bei der entsprechenden Position in das gelb hinterlegte Feld "inklusiv" einzutragen. Die optionalen Leistungen fließen neben der preislichen Berücksichtigung ebenso in die Wertung der Angebote entsprechend der Anlage 2 (vgl. vergabeunterlagen) ein. - Mail-Alarmempfang - Adminfreigabe - Helferzuordnung: - Ablaufdaten Qualifikation - Kontaktdaten Ansprechpartner - Adminalarm - Direktalarmierung - Wahl des Fortbewegungsmittels - Veranstaltungen - AED-Standorte - Demo-Bereich - Reanimationsregister
5.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Städteregion Aachen, Stadt Aachen, Kreis Düren, Kreis Euskirchen und Kreis Heinsberg
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Eigenerklärung des Unternehmens gemäß §§ 123, 124 GWB, auch Nachunternehmer / Bietergemeinschaften (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Benennung der im Auftragsfall zur Führung der Geschäfte vor Ort bestellten Person/en (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Benennung der im Auftragsfall zur Führung der Geschäfte vor Ort bestellten Person/en unter Angabe des vollständigen Namen und der beruflichen Qualifikation/en; Nachweis des Bestehens eines Beschäftigungsverhältnisses bei dem Bieter für die zur Führung der Geschäfte vor Ort bestellten Person/en (nicht älter als drei Monate), Nachweis der fachlichen Eignung durch eine mindestens 3-jährige verantwortliche Tätigkeit in einem Unternehmen mit vergleichbaren Leistungen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576, auch Nachunternehmer / Bietergemeinschaften (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: ausgefüllter Teilnahmeantrag (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich der ausgeschriebenen Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre 2022-2024 (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenz/en (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Referenz/en über vergleichbare Leistungen der letzten drei Jahre 2022-2024 (bezogen auf die Leistungsart, die Gegenstand dieser Ausschreibung/Vergabe ist). Als vergleichbar angesehen werden Leistungen, die folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllen: - Eine App-gestützte Lösung zur Alarmierung von qualifizierten Ersthelfern nach überregionaler Verfügbarkeit Anzugeben sind der Umfang der Leistung/Auftragswert, Ausführungsort, Ausführungszeit, eingesetzte personelle und ggf. technische Ressourcen, Auftraggeber mit Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie auf Anfrage zur Konkretisierung der Referenz Auftrags-, Rechnungs- oder Kundennummer. auch Nachunternehmer / Bietergemeinschaften
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Unternehmensportrait unter Berücksichtigung der in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Aspekte (Bieter, Nachunternehmer, alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Nachweis über die Eintragung des Bieters in das Handels- oder Vereinsregister des Sitzes (nicht älter als drei Monate), (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Bei vorgesehenem Nachunternehmereinsatz zusätzlich: (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Für die angebotene Leistung sind mit Teilnahmeantrag Art und Umfang der Nachunternehmerleistungen anzugeben. Die Nachunternehmer sind namentlich mit Anschrift zu benennen. Die Benennung ist verbindlich. Änderungen sind nur im Einvernehmen mit dem AG möglich
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Bei vorgesehener Bietergemeinschaft (BG) zusätzlich: (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mit Teilnahmeantrag sind Art und Umfang der Leistungen der jeweiligen Mitglieder der Bietergemeinschaft anzugeben. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft sind namentlich mit Anschrift zu benennen. Ebenso ist das geschäftsführende Mitglied, welches die Bietergemeinschaft rechtsverbindlich vertritt, namentlich und mit Anschrift zu benennen. Es ist eine Erklärung über eine gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder der Bietergemeinschaft (z. B. Formblatt 234 VHB) einzureichen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: ausgefülltes Angebotsschreiben (Vordruck aus den Vergabeunterlagen) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: ausgefülltes Leistungsverzeichnis / Preisangebot (Excel-Tabelle) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung: Eigenerklärung darüber, dass die Mindestanforderungen vollständig erbracht werden bzw. im Bedarfsfall erbracht werden können (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 09/09/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 26/09/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 15/09/2025 23:59:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachweise werden gem. § 56 VgV nachgefordert.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen: - Bestätigung der Erfüllung der Mindestkriterien (vgl. Punkt 2 der Leistungsbeschreibung) - Konzept: Darlegung eines Grobkonzeptes über die geplante Durchführung / Umsetzung des Auftrags (ca. 10 Seiten DIN A 4). Dabei muss auf folgende Punkte eingegangen werden: - Darstellung der Herangehensweise und Ausgestaltung des Migrationsprozesses: wie wird das Projekt zeitlich und ressourcenmäßig aufgebaut; schlüssiges Zeit-/Arbeitskonzept (Milestones / Ablaufplan / Projektmanagement), grober Prozessplan inklusive Zeitangaben, wie erfolgt die Migration? - Angaben zu dem Schulungskonzept - Angaben zu dem Supportkonzept / Ticketsystem - Beschreibung zu dem Erweiterungskonzept - Erläuterungen zu den optionalen Leistungen entsprechend Anlage 2 - Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept Sollte zu einem Punkt keine Erläuterung erfolgen führt dies zum Ausschluss des Angebotes aus dem Verfahren.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter
Finanzielle Vereinbarung: Gemäß VOL/B und den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB)
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach den §§ 160 ff. GWB. Die Fristen insbesondere des § 160 Abs. 3 GWB sind zu beachten. Ein Antrag auf Nachprüfung ist u.a. gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn er nicht innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, erhoben wird.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 für den Zweckverband Region Aachen
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 für den Zweckverband Region Aachen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300 für den Zweckverband Region Aachen
Registrierungsnummer: 053340002002-31002-15
Postanschrift: Lagerhausstraße 20
Stadt: Aachen
Postleitzahl: 52064
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2414326057
Fax: +49 241413541-6094
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
Registrierungsnummer: 053340002002-31002- 15
Postanschrift: Lagerhausstraße 20
Stadt: Aachen
Postleitzahl: 52064
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 2414326030
Fax: +49 241413541-6094
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-0
Fax: +49 221-1472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f434c941-710f-4747-8c6e-f6ad97d20c43 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/08/2025 11:22:42 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 560728-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 164/2025
Datum der Veröffentlichung: 28/08/2025