Öffentliche Ausschreibung 2025 Deutschland – Druckmaschinen – Leasing von 4 S/W-Digitaldrucksystemen für die Druckerei der Stadt Essen 2025-07-02

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Stadt Essen, Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement

E-Mail: 11.Beschaffung@essen.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Leasing von 4 S/W-Digitaldrucksystemen für die Druckerei der Stadt Essen

Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von insgesamt 4 ausschließlich tonerbasierten S/W-Digitaldrucksystemen als Produktionsdruckmaschinen für die Druckerei der Stadtverwaltung Essen (Rathaus, Porscheplatz 1, 45127 Essen). Es werden ausschließlich Neugeräte beschafft.

Kennung des Verfahrens: 00342739-8f5e-4d5d-872a-356de4e02a24

Interne Kennung: B-2025-0001

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 42991200 Druckmaschinen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 30120000 Fotokopier- und Offsetdruckgeräte, 30121000 Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte, 30190000 Diverse Maschinen, Einrichtungen und Zubehör, 30232100 Drucker und Plotter

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Rathaus, Porscheplatz 1

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45127

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YTC54JSRR Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: s. § 123 bzw. 124 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: s. § 123 bzw. 124 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: s. § 123 bzw. 124 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: s. § 123 bzw. 124 GWB

Betrug: s. § 123 bzw. 124 GWB

Korruption: s. § 123 bzw. 124 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: s. § 123 bzw. 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: s. § 123 bzw. 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: s. § 123 bzw. 124 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: s. § 123 bzw. 124 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: s. § 123 bzw. 124 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: s. § 123 bzw. 124 GWB

Zahlungsunfähigkeit: s. § 123 bzw. 124 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: s. § 123 bzw. 124 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: s. § 123 bzw. 124 GWB

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: s. § 123 bzw. 124 GWB

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: s. § 123 bzw. 124 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: s. § 123 bzw. 124 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: s. § 123 bzw. 124 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: s. § 123 bzw. 124 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: s. § 123 bzw. 124 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: s. § 123 bzw. 124 GWB

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Leasing von 4 S/W-Digitaldrucksystemen für die Druckerei der Stadt Essen

Beschreibung: Es ist der Abschluss eines Leasingvertrags inklusive 1.600.000 S/W-Kopien/Monat (zusammen auf allen S/W-Drucksystemen) vorgesehen. Wird das Druckvolumen in einem Monat nicht erreicht, so wird das noch nicht genutzte Restvolumen in den nächsten Monat bzw. ggf. bis zum Ende der Vertragslaufzeit übertragen. Die Übertragung erfolgt hierbei, unabhängig davon auf welcher Maschine welche Druckanzahl gefertigt wurde, für alle vier Maschinen in Summe. Durch den Auftragnehmer erfolgt eine monatliche Abrechnung der Leasingrate für jede der vier Maschinen. Werden in einem Monat mehr als 1.600.000 S/W-Kopien in DIN A4 getätigt, so werden die getätigten Mehrdrucke dem Auftraggeber nach Ablauf des Abrechnungsjahres gesondert in Rechnung gestellt. Ggf. nicht genutztes und übertragenes Restvolumen aus Vormonaten ist vorab vom Rechnungsbetrag in Abzug zu bringen. Für die verbleibenden Mehrdrucke erfolgt eine gesonderte Jahresgesamtabrechnung für alle vier Maschinen. Der Vertrag ist inklusive aller Verbrauchsmaterialien. Eine Auflistung der Berechnungsgrundlage, die die berechneten Einzelpreise sowie deren prozentualen Anteil am Gesamtpreisanteil enthält, ist dem Angebot zur Ermittlung einer möglichen Preiserhöhung beizufügen (s. auch Punkt 2.2 des Vertragsentwurfs). Es werden mehrheitlich Textdateien gedruckt, als Kalkulationsgrundlage ist von einem Deckungsgrad von marktüblichen 5 % auszugehen. Die Abrechnung erfolgt über die Einheit A4. Eine Abrechnung von abweichenden Formaten erfolgt wie folgt: - A3-Kopie als 2 A4-Kopien - beidseitige A4-Kopien als zwei A4-Kopien - beidseitige A3-Kopien als vier A4-Kopien Die Druckgeschwindigkeit muss mindestens 200 Seiten pro Minute bei Format A4 80g/m2 betragen, bei einer Abweichung davon durch Verwendung von anderen Materialien ist diese mit anzugeben. Eine Anpassung des Vertrages hinsichtlich der Druckgeschwindigkeit sollte bei abzusehendem Mehr- oder Minderbedarf möglich sein und wird im Rahmen der Qualitätswertung berücksichtigt. Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.11.2025 und endet am 31.10.2030. Durch denjenigen Bieter, der den Zuschlag erhält, ist ein Bedienertraining zwecks Einweisung des Personals in die neuen S/W-Drucksysteme vorzunehmen; es sind zu diesem Zweck in den Räumlichkeiten der Stadtdruckerei zwei Einweisungstrainings mit einer jeweiligen maximalen Gruppengröße von vier Personen vorzunehmen. Die Terminierung ist kurzfristig nach Zuschlagserteilung mit der Auftraggeberin abzustimmen. Es sind im Angebot Angaben zur benötigten Netzspannung sowie den Abmessungen und dem Gewicht pro Gerät zu machen. Auch sind Angaben zu besonderen Features der angebotenen Systeme zu machen; wie z.B. Lochung, Zuschießfunktion etc. Für den anschließenden Workflow muss eine problemlose Weiterverarbeitung der Kopien im Kuvertierungsbereich möglich sein. Bei der Verarbeitung in der Kuvertierung darf kein Tonerabrieb entstehen. Die Anforderungen an die anzubietenden Maschinen können der Leistungsbeschreibung entnommen werden (s. tabellarische Übersicht). Es ist zu beachten, dass am Maschinenstandort keine Möglichkeit für die Installation von Maschinen zur gesonderten Abluftabführung besteht. Die Stromversorgung erfolgt über 230 Volt oder 400 Volt-Anschlüsse; bei einer abweichenden Voltzahl müssen eventuell entstehende Mehrkosten durch den Bieter getragen werden. Die jeweiligen Sicherheitsdatenblätter für die angebotenen Drucksysteme sind dem Angebot beizufügen. Sofern in den Sicherheitsdatenblättern nicht enthalten, sind zusätzliche Angaben zu Geräuschemissionen, Ozonemissionen, der Zertifizierung mit dem Blauen Engel und ggf. weiterer Umweltzertifikate zu machen. Die Verfügbarkeit der Techniker, die Reaktionszeit sowie die Serviceleistungen sind aufzulisten. Die Lieferung soll in Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner der Druckerei (wird bei Auftragserteilung mitgeteilt) erfolgen. Die noch bis zum 31.10.2025 geleasten Drucksysteme sind sukzessive auszutauschen, sodass ein gleichzeitiger Ausfall aller vier Systeme vermieden wird. Die Lieferung der Drucksysteme kann ab dem 27.10.2025 beginnen und muss bis zum 01.11.2025 abgeschlossen sein. Die Vertragslaufzeit jeder einzelnen Maschine beginnt mit dem Tag der Inbetriebnahme und vollständiger Leistungsfähigkeit und endet nach 60 Monaten. Nach Leasingende ist eine BSI-grundschutzkonforme Datenlöschung an den Geräten durch den Auftragnehmer vorzunehmen. Diese ist zu protokollieren. Die hierfür entstehenden Kosten sind in die monatliche Leasinggebühr mit einzupreisen. Eine gesonderte Kostenerstattung erfolgt nicht. Weitere Informationen können den Vergabeunterlagen entnommen werden.

Interne Kennung: B-2025-0001

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 42991200 Druckmaschinen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 30120000 Fotokopier- und Offsetdruckgeräte, 30121000 Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte, 30190000 Diverse Maschinen, Einrichtungen und Zubehör, 30232100 Drucker und Plotter

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Rathaus, Porscheplatz 1

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45127

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 60 Monate

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen

Beschreibung: Angabe von 3 Referenzen (davon muss mindestens eine Referenz vergleichbar sein; Lieferung einer Druckmaschine an einen Kunden, der verschiedene Aufträge mit einem Gesamtvolumen von mind. 4 Millionen Kopien jährlich damit verarbeitet)

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 09/07/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YTC54JSRR/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YTC54JSRR

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YTC54JSRR

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 17/07/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 33 Tage

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen des § 56 Abs. 2, 3 VgV.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 17/07/2025 12:30:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: - Durch den Bieter sind folgende unternehmensbezogene Angaben in der Eigenerklärung zur Eignung vorzunehmen: Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, Referenzen (davon muss mindestens eine Referenz vergleichbar sein; Lieferung einer Druckmaschine an einen Kunden, der verschiedene Aufträge mit einem Gesamtvolumen von mind. 4 Millionen Kopien jährlich damit verarbeitet), Zahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten, Angaben zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft bzw. zur Eintragung ins Handelsregister, Angaben zu einer möglichen Insolvenz. - Die Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) muss eingereicht werden. - Die Eigenerklärung "Russlandsanktionen" (Formular 523 EU) muss eingereicht werden.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Essen, Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Essen, Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Stadt Essen, Beschaffungs- und Fahrzeugmanagement

Registrierungsnummer: 05113-31001-15

Postanschrift: Rathaus, Porscheplatz 1

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45127

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

E-Mail: 11.Beschaffung@essen.de

Telefon: +49 201-8811426

Fax: +49 201-889111426

Internetadresse: https://www.essen.de/

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland

Registrierungsnummer: 05315-03002-81

Postanschrift: Zeughausstr. 2-10

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50667

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de

Telefon: +49 2211473045

Fax: +49 2211472889

Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 871ddf36-f774-4df3-a9d6-000154991468-01

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer

10.1.

Änderung

Abschnittskennung: PROCEDURE

Beschreibung der Änderungen: - Leistungsbeschreibung: Entfernung der Anforderung "Bookletmaker", Anpassung der Mindestanforderungen an die Maschinen (korrigierte Leistungsbeschreibung wurde hochgeladen) - Auswertungsmatrix und Berechnungsbeispiel: Änderung der Qualitäts-Unterkriterien und Bepunktung dieser Kriterien. (korrigierte Dokumente wurden hochgeladen) - Liste der Mindestanforderungen: Dokument wurde entsprechend der Änderungen in der Leistungsbeschreibung angepasst und neu hochgeladen. - Ergänzende Angaben ausfüllbar: Dokument wurde entsprechend der Änderungen in der Auswertungsmatrix angepasst und neu hochgeladen.

Änderung der Auftragsunterlagen am: 01/07/2025

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4e2f5804-e012-432e-afd1-eff1a6a926f3 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/07/2025 14:24:39 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 429199-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 124/2025

Datum der Veröffentlichung: 02/07/2025