1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Regierungspräsidium Freiburg
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Sicherheits-, Kontroll- und Pfortendienst in der Landeserstaufnahmeeinrichtung für Geflüchtete in Freiburg
Beschreibung: Sicherheits-, Kontroll- und Pfortendienst in der Landeserstaufnahmeeinrichtung für Geflüchtete in Freiburg.
Kennung des Verfahrens: 49b85ada-1efe-48a2-9e21-44fedb55640f
Interne Kennung: 135-552
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79710000 Dienstleistungen von Sicherheitsdiensten
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Müllheimer Straße 7
Stadt: Freiburg i. Br.
Postleitzahl: 79115
Land, Gliederung (NUTS): Freiburg im Breisgau, Stadtkreis (DE131)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 25 669 577,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXR6YYGYM0X
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Sicherheits-, Kontroll- und Pfortendienst in der Landeserstaufnahmeeinrichtung für Geflüchtete in Freiburg
Beschreibung: Sicherheits-, Kontroll- und Pfortendienst in der Landeserstaufnahmeeinrichtung für Geflüchtete in Freiburg. Im Betrieb sind grundsätzlich folgende Schichtstärken vorgesehen: - Montag bis Freitag von 08.00 Uhr bis 20.00 Uhr (Tagschicht): 1 Objektleitung, 1 Schichtleitung, 1 stellv. Schichtleitung und 28 Sicherheitskräfte. - Am Wochenende und feiertags von 08.00 Uhr bis 20.00 Uhr (Tagschicht): 1 Schichtleitung, 1 stellv. Schichtleitung und 23 Sicherheitskräfte. - Montag bis Sonntag (inkl. feiertags) von 20.00 Uhr bis 08.00 Uhr (Nachtschicht): 1 Schichtleitung, 1 stellv. Schichtleitung und 22 Sicherheitskräfte. Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Interne Kennung: 135-552
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79710000 Dienstleistungen von Sicherheitsdiensten
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber ist berechtigt, eine Aufstockung der Sicherheitskräfte zu verlangen; konkret ist einem Aufstockungsverlangen um bis zu 25 % spätestens innerhalb einer Woche und um bis zu 50 % spätestens innerhalb eines Monats über die Zahlen der Regelbesetzung hinaus nach Mitteilung des AG in Textform an den Auftragnehmer durch diesen nachzukommen. Eine Absenkung um bis zu fünf Sicherheitskräfte unter die Zahlen der Regelbesetzung kann der Auftraggeber binnen fünf Wochen zum Monatsende verlangen, um bis zu zehn Sicherheitskräfte unter die Zahlen der Regelbesetzung binnen drei Monaten. Für eine (Teil-)Rückgängigmachung der Absenkungen oder Aufstockungen gilt die vorstehende Zeitfrist für Aufstockungen entsprechend.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Müllheimer Straße 7
Stadt: Freiburg i. Br.
Postleitzahl: 79115
Land, Gliederung (NUTS): Freiburg im Breisgau, Stadtkreis (DE131)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag sowie der Leistungszeitraum verlängern sich nach Ablauf des Vertrages automatisch um ein weiteres Jahr, soweit keine Vertragspartei der Verlängerung gegenüber der anderen Vertragspartei bis spätestens sechs Monate vor dem jeweiligen Vertragsablauf schriftlich widerspricht. In der Folge gilt diese Verlängerungsregelung für jeden Ablauf dieses Vertrages, davon abweichend endet dieser Vertrag jedoch in jedem Falle am 31.07.2029 um 20:00 Uhr.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Bewertungspreis
Beschreibung: Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot mit dem höchsten Zuschlagswert Z(n). Dieser setzt sich aus dem Preis und der erreichten Punktzahl "Leistung" (s. Kriterium "Konzeptioneller Angebotsteil") zusammen. Bei Gleichstand erhält das preisgünstigere Angebot den Zuschlag. Bei Preisgleichheit entscheidet das Los. Die Bewertung erfolgt anhand der Einfachen Richtwertmethode: Z(n)= L(n) / P(n) wobei gilt: Z(n) = Zuschlagswert des Angebots n L(n) = Anzahl der erreichten Leistungspunkte des Angebots n im Rahmen des konzeptionellen Angebotsteils P(n) = Bewertungspreis des Angebots n in EUR netto Der Zuschlagswert wird auf 7 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Der für die Wertung relevante Angebotspreis (Bewertungspreis) ergibt sich nach folgender Berechnung, wobei die im Preisblatt (s. Anlage 5 der Vergabeunterlagen) aufgeführten Bruttopreise zu Grunde gelegt werden: Im Preisblatt sind die einzelnen Angebotspreise für die Objektleitung (/stellv. Objektleitung), Schichtleitung (/stellv. Schichtleitung) und Sicherheitskräfte anzugeben. Bei ausländischen Bietern, welche dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, wird für die Wertung des Angebots bei den jeweiligen angebotenen Preisen die vom Auftraggeber direkt abzuführende Steuer hinzugerechnet. Der Bewertungspreis entspricht dem Gesamtpreis für eine Woche (ohne Feiertage) unter Zugrundelegung der durch den jeweiligen Bieter angebotenen Preise sowie der in § 3 Absatz 2 der Leistungsbeschreibung (Vergabeunterlagen, Anlage 3) genannten Schichtstärken im Betrieb. In das Preisblatt kann optional ein Skonto eingetragen werden, das der Bieter dem Auftraggeber bei Zahlung einer Rechnung innerhalb von 14 Tagen gewährt. Das Skonto ist Bestandteil der Wertung. Die Preise sind in Euro netto mit maximal zwei Nachkommastellen anzugeben.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeptioneller Angebotsteil
Beschreibung: Im Konzept ist auf folgende Fragen inhaltlich einzugehen (die maximale Punktzahl für die Beantwortung der einer Frage befindet sich jeweils am Ende der Frage in Klammern): 1. Stellen Sie Ihre konkrete Vorbereitung im Vorfeld des Leistungsbeginns sowie die Startphase in der LEA Freiburg (erster Monat des Leistungszeitraums) dar. Dies soll durch einen konkreten Zeitplan auf einer separaten, zusätzlichen DIN A4-Seite erfolgen. (10 Punkte) 2. Bitte schildern Sie: a. die Zusammenarbeit zwischen Firmenzentrale und Führung vor Ort; gehen Sie dabei insbesondere auf die Rolle der Führung in der LEA Freiburg vor Ort und deren Entscheidungsbefugnisse sowie den Informationsaustausch zwischen Firmenleitung, Objektleiter und dessen Stellvertreter (z.B. Übergabe bei Urlaub oder Krankheit) ein. (8 Punkte) b. die Zusammenarbeit und die Kommunikation mit dem Regierungspräsidium Freiburg sowie den sonstigen beteiligten Behörden und Organisationen dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf den Informationsaustausch und die Abstimmung der Arbeitsabläufe mit allen Beteiligten, sowie den Umgang mit geplanten Veränderungen ein. (7 Punkte) 3. Wie erfolgt die Einarbeitung des Personals in der LEA Freiburg vor Ort und wie halten Sie den Wissensstand bei den Mitarbeitenden vor Ort in Bezug auf sicherheitsrelevante Themen und die für die LEA Freiburg spezifischen Merkmale und Anforderungen aktuell? Gehen Sie dabei auch darauf ein, wie Sie dies dokumentieren und gegenüber dem AG nachweisen. (10 Punkte) 4. Wie stellen Sie die zur Leistungserbringung erforderliche Schichtstärke während des Leistungszeitraums sicher, auch unter Berücksichtigung von kurzfristigen Per-sonalengpässen oder kurzfristigen Belegungsspitzen von Asylsuchenden? (10 Punkte) 5. Maßnahmen zur Qualitätssicherung: a. Wie wird fortlaufend überprüft, dass die Sicherheitsmitarbeiter die Aufgaben ihrer konkret zugewiesenen Positionen kennen und diese ordnungsgemäß ausführen? (5 Punkte) b. Wie werden bei den Mitarbeitenden die erforderlichen Deutschkenntnisse dauerhaft sichergestellt. (5 Punkte) c. Wie wird sichergestellt, dass die Objektleitung regelmäßig Kontrollgänge durchführt und diese auch dokumentiert? (5 Punkte) d. Wie wird mit der privaten Handynutzung der Sicherheitsmitarbeiter während des Dienstes umgegangen? (5 Punkte) e. Wie werden die Pausenzeiten dauerhaft eingehalten und wie wird das Rauchen auf dem Gelände während der aktiven Arbeitszeit geregelt? (5 Punkte) 6. Stellen Sie ihr Evakuierungskonzept (6. a.) sowie ihr Deeskalationskonzept (6. b.) für die LEA Freiburg anhand folgender Situationen dar: a. Gefahrensituation 1: Die Gebäude auf dem Gelände der Landeserstaufnahmeeinrichtung für Geflüchtete in Freiburg verfügen über eine Brandmeldeanlage, die direkt auf die Feuerwehr aufgeschaltet ist. Beschreiben Sie Ihre Maßnahmen bei einem Brandmeldealarm. (15 Punkte) b. Gefahrensituation 2: Eine Auseinandersetzung zwischen 2 Personen im Bewohnerbereich auf dem Flur eskaliert. Die Personen beleidigen sich und werden handgreiflich. Wie begegnen Sie dieser Situation, welche Maßnahmen ergreifen Sie? (15 Punkte) Weitere Informationen zu den formalen Vorgaben und der Bewertung der Konzepte sind den Ausschreibungsbedingungen (s. Vergabeunterlagen) zu entnehmen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein bei der Vergabekammer eingereichter Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. (siehe § 160 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1-4 GWB). Die Unwirksamkeit eines öffentlichen Auftrages wegen eines Verstoßes gegen § 134 GWB oder einer fehlenden vorherigen Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (siehe § 135 Abs. 2 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Regierungspräsidium Freiburg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Regierungspräsidium Freiburg
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 21 872 046,25 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: FGS Fair Guards Security GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 135-552
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 21 872 046,25 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 135-552
Titel: Sicherheits-, Kontroll- und Pfortendienst in der Landeserstaufnahmeeinrichtung für Geflüchtete in Freiburg
Datum der Auswahl des Gewinners: 08/05/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 26/05/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 18
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 18
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 10
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 19 736 630,32 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 23 380 198,18 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Regierungspräsidium Freiburg
Registrierungsnummer: 08-A6434-54
Postanschrift: Heinrich-von-Stephan-Straße 25
Stadt: Freiburg
Postleitzahl: 79100
Land, Gliederung (NUTS): Freiburg im Breisgau, Stadtkreis (DE131)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Referat 15.2 - Flüchtlingsaufnahme
Telefon: 07612082345
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Regierungspräsidium Freiburg
Registrierungsnummer: 08-A6434-54
Postanschrift: Heinrich-von-Stephan-Straße 25
Stadt: Freiburg
Postleitzahl: 79100
Land, Gliederung (NUTS): Freiburg im Breisgau, Stadtkreis (DE131)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Referat 15.2 - Flüchtlingsaufnahme
Telefon: 07612082345
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Regierungspräsidium Karlsruhe - Referat 15
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: FGS Fair Guards Security GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 308631623
Postanschrift: Brückenmühle
Stadt: Petersberg
Postleitzahl: 36100
Land, Gliederung (NUTS): Fulda (DE732)
Land: Deutschland
Telefon: +49661 480504 24
Fax: +49661 480504 11
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5d486e78-2024-4988-be8d-677c93b9ab86 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/06/2025 18:08:44 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 392817-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 115/2025
Datum der Veröffentlichung: 18/06/2025