5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 04/08/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/03/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Preisblankett nach Anlage 2 der Vergabeunterlagen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Eigenerklärung, dass die*der Bieter*in über Erfahrungen mit der Erstellung und Umsetzung von Sicherheitskonzepten für Großveranstaltungen ab einer zeitgleichen Besucherzahl von 30.000 Personen entsprechend dem Orientierungsrahmen des Ministeriums für Inneres und Kommunales NRW für die kommunale Planung, Genehmigung, Durchführung und Nachbereitung von Großveranstaltungen im Freien oder einer vergleichbaren Regelungen in anderen Bundesländern verfügt. Nachweis durch Aufzählung der Sicherheitskonzepte, an deren Erstellung die*der Bieter*in mitgewirkt hat. Es sind zu jedem Sicherheitskonzept folgende Angaben zu machen: 1. Name und Adresse der*des Auftraggebenden sowie Benennung einer/eines dortigen konkreten Ansprechpartner*in mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse 2. Angabe des Leistungszeitraumes 3. Angabe des Rechnungswertes/Auftragswertes zum vorgenannten Leistungszeitraum 4. Name und Adresse der Genehmigungsbehörde sowie Benennung einer/eines dortigen konkreten Ansprechpartner*in mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse 5. Nennung der vergleichbaren Regelung des anderen Bundeslandes oder eines anderen Staates, wenn der Nachweis der Mitwirkung an einem oder mehreren Sicherheitskonzepten für Großveranstaltungen nicht in Nordrhein-Westfalen oder in der Bundesrepublik Deutschland geführt.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Eigenerklärung, dass der Bieter seit 2022 mindestens in 3 Jahren einmal jährlich als Veranstalter*in oder (stellvertretende*r) Veranstaltungsleiter*in für Großveranstaltungen ab einer zeitgleichen Besucherzahl von 30.000 Personen im Sinne des Orientierungsrahmens des Ministeriums für Inneres und Kommunales NRW für die kommunale Planung, Genehmigung, Durchführung und Nachbereitung von Großveranstaltungen im Freien oder vergleichbaren Regelungen in anderen Bundesländern tätig gewesen ist. Es sind zu jeder Veranstaltung folgende Angaben zu machen 1. Wenn die*der Bieter*in Veranstaltungsleiter*in war, dann Name und Adresse der*des Veranstalters*in sowie Benennung einer*s dortigen Ansprechpartners*in mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse 2. Name und Adresse der Genehmigungsbehörde sowie Benennung einer/eines dortigen konkreten Ansprechpartner*in mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse 3. Nennung der vergleichbaren Regelung des anderen Bundeslandes oder eines anderen Staates, wenn der Nachweis der Mitwirkung an einer oder mehreren Veranstaltungen nicht in Nordrhein-Westfalen oder in der Bundesrepublik Deutschland geführt
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Eigenerklärung als Anlage zum Angebotsschreiben für Leistungen
Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung: Nachweis eines Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 77200 für Sicherheitsdienstleistungen. Sofern die*der Bieter*in im Bereich der Sicherheitsdiensleistungen Nachunternehmen beauftragt, ist der Nachweis für die Nachunternehmen zu erbringen.. Sofern die*der Bieter*in nicht nach dieser Norm zertifiziert ist, muss sie*er den schriftlichen Nachweis gegebenenfalls durch ein Fremdgutachten erbringen, dass sie*er den Anforderungen dieser Norm entspricht. Geeignete Nachweise in deutscher Sprache sind dann von der*dem Bieter*in auf eigene Kosten beizubringen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Eigenerklärung, dass die Projektleitung seit 2022 mindestens in 3 Jahren einmal jährlich in leitender oder stellvertretend leitender Position für die Panung und Durchführung von Großveranstaltungen ab einer zeitgleichen Besucherzahl von 30.000 Personen im Sinne des Orientierungsrahmens des Ministeriums für Inneres und Kommunales NRW für die kommunale Planung, Genehmigung, Durchführung und Nachbereitung von Großveranstaltungen im Freien oder vergleichbaren Regelungen in anderen Bundesländern tätig gewesen ist Es sind zu jeder Veranstaltung folgende Angaben zu machen 1. Wenn die*der Bieter*in Veranstaltungsleiter*in war, dann Name und Adresse der*des Veranstalters*in sowie Benennung einer*s dortigen Ansprechpartners*in mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse 2. Name und Adresse der Genehmigungsbehörde sowie Benennung einer/eines dortigen konkreten Ansprechpartner*in mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse 3. Nennung der vergleichbaren Regelung des anderen Bundeslandes oder eines anderen Staates, wenn der Nachweis der Mitwirkung an einer oder mehreren Veranstaltungen nicht in Nordrhein-Westfalen oder in der Bundesrepublik Deutschland geführt
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Qualifikation der*des Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik im Sinne des § 39 Absatz 1 Sonderbauverordnung NRW oder alternativ einer*einer geprüften Meisters*in für Veranstaltungstechnik entsprechend dem Deutschen Qualifikationsrahmen (DQR) oder vergleichbar (Nachweis der Qualifikation von Veranstaltungsmeister*innen durch Kopie des Meisterbriefs)
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Eigenerklärung, dass die*der Bieter*in über Kenntnisse der bauordnungsrechtliche Genehmigungsverfahren von Versammlungsstätten nach BauO NW in Verbindung mit Teil 1 der SBauVO NW oder einer vergleichbaren Regelungen in anderen Bundesländern sowie die Abgrenzung zu baurechtlich nicht-genehmigungspflichtigen Veranstaltungen verfügt
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Eigenerklärung, dass die Leitungskräfte der*des Bieters*in über sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der MS Office Standardprogramme (Word, Excel und Powerpoint) beziehungsweise kompatible Programme sowie des zur graphischen Planung einer Großveranstaltung notwendigen EDV-Programms CAD oder vergleichbarer Zeichenprogramme, die zur Erstellung von graphischen Planungsunterlagen und Präsentationen geeignet sind. Die von der*dem Bieter*in genutzten Programme sind in der Eigenerklärung aufzulisten.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Eigenerklärung, dass die Leitungskräfte der*des Bieters*in über gute Ortskenntnisse der Kölner Innenstadt verfügen. Dies umfasst die Kenntnisse der Haupt- und Nebenstraßen, möglicher Abkürzungen, Einbahnstraßen und Verkehrsregelungen, sowie das Wissen um die Lage von öffentlichen Einrichtungen und die Wegeführung des öffentlichen Nahverkehrs im Bereich der Innenstadt. Aufgabe von Leitungskräften können unter den Vorrausssetzungen der Anlage 1 Ziffer 3.2.11. gebündelt werden. Wenn die*der Bieter*in hiervon Gebrauch machen sollte, hat er die beigefügte Anlage 8 auszufüllen und beizufügen.
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: Vorlage der Gewerbeerlaubnis nach § 34 a Absatz 1 Gewerbeordnung (GewO)
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Eigenerklärung, dass innerhalb der letzten drei Jahre keine Gewerbeuntersagung nach § 35 (Gewerbeordnung) GewO eingeleitet worden ist und dass das Gewerbe in diesem Zeitraum zu keiner Zeit von einer beziehungsweise einem Stellvertreter*in nach § 45 GewO geführt worden ist
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister in Bezug auf Sicherheitsdienstleistungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem er ansässig ist, aus dem hervorgeht, dass die zur Beauftragung vorgesehenen Nachunternehmen zur Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen berechtigt ist. Sollten im Handelsregister entsprechende Hinweise nicht eingetragen sein, so muss der Bieter zusätzliche Nachweise öffentlicher Kassen, Institutionen, Anstalten, Behörden et cetera beibringen, aus denen dann die notwendigen Eintragungen hervorgehen. Kein Nachweis (Vorlage in Kopie) darf zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe älter als neun Monate sein.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Ausführliches Planungskonzept, aus dem die Steuerung und die Struktur des Einsatzes ersichtlich sind, und das folgende Themenbereiche darstellt: a) Umfang und Struktur der eigenen Einsatzleitung b) Bildung von räumlich abgegrenzten Einsatzabschnitten für die von der*dem Bieter*in zu leistenden Gewerke auf Grundlage der aus der Anlage 1 beschriebenen Ausgangssituation ersichtlichen Umfangs c) Detaillierte Definition der Zuständigkeiten der*des Bieters*in, aller Nachunternehmer*innen sowie der von dortiger Seite tätigen Mitarbeiter*innen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Erklärung der Bieterin beziehungsweise des Bieters, dass sie beziehungsweise er die bei der Erfüllung der Leistungen anfallen Material-, Verbrauchs-, Sach- und Personalkosten lediglich mit der von ihr*ihm im Preisblankett angegebenen Verwaltungskostenpauschale ohne weitere Aufschläge beziehungsweise ohne die Erhebung weiterer Overhead- oder ähnlicher Kosten an die Auftraggeberin weitergibt
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens je Jahr bezogen auf die Jahre, in denen die Tätigkeit als Veranstalter*in oder (stellvertretende*r) Veranstaltungsleiter*in stattgefunden hat. Der Gesamtumsatz der betreffenden Jahre muss jeweils mindestens 1 Million Euro betragen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Eine Bieter*innengemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern und Mitgliederinnen unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der 1. die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, 2. alle Mitglieder*innen aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter*innen bezeichnet ist, 3. erklärt wird, dass alle Mitglieder*innen als Gesamtschuldner haften, 4. ein Kreditinstitut und Nummer des Kontos angegeben sind, auf das sämtliche Zahlungen der Auftraggeberin mit befreiender Wirkung geleistet werden können.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Nachweise Feuerwerker*in (vergleiche Anlage 7) Erlaubnis nach § 7 des Gesetzes über explosionsgefährliche Stoffe (SprengG), inclusive Umgang, Verkehr und Verbringen von Großfeuerwerk Behördlicher Befähigungsscheines nach § 20 des Gesetzes über explosionsgefährliche Stoffe (SprengG), inclusive Umgang, Verkehr und Verbringen von Großfeuerwerk Gültiger Gefahrgutführerschein gem. den Vorschriften des Europäischen Übereinkommens über die internationale Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße (ADR-Bescheinigung) inclusive Gefahrgutklasse 1 Eigenerklärung, dass die Unterweisung der Beteiligten gemäß Punkt 1.3 des Europäischen Übereinkommens über die internationale Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße (ADR) erfolgt
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Grundlage für die Übermittlung der Daten ist eine Zustimmung jeder einzelnen Kraft die entsprechend dem Vordruck in Anlage 10 zu dokumentieren und bei dem*der Auftragnehmer*in zu verwahren ist. Der Vordruck muss bei erneutem Einsatz im selben Kalenderjahr nur einmal ausgefüllt und unterschrieben werden, soweit die Zustimmung nicht zwischenzeitlich widerrufen wurde. Die Auftraggeberin behält sich vor, die oben genannten Zustimmungen anzufordern oder einzusehen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Darüber hinaus hat jedes Unternehmen eine Garantieerklärung (Anlage 11) gegenüber der Stadt Köln darüber abzugeben, dass alle in der Liste aufgeführten Personen ihre schriftliche Zustimmung erteilt haben.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Die*Der Auftragnehmer*in muss für das gesamte Leistungspaket für sich und ihre*seine Mitarbeiter*innen über eine (Betriebs-)Haftpflichtversicherung über Personen- und Sachschäden, die im Zuge der Leistungserbringung entstehen, mit folgenden Deckungssummen je Schadensereignis verfügen: - 5.000.000 € pauschal für Personen- und Sachschäden - 100.000 € für Vermögensschäden Eine eventuelle bereits vorhandene Versicherung ist nach Auftragsvergabe entsprechend anzupassen. Der Auftraggeber*in ist innerhalb eines Monats nach Auftragsvergabe eine entsprechende Versicherungsbestätigung vorzulegen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Der Preis ist das einzige Zuschlagskriterium.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 07/07/2025 14:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 3 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Unterlagen werden gemäß § 56 Absatz 2 VgV nachgefordert.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB - 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen