1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kreis Gütersloh
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Postdienstleistungen – Hybridpost (Druck und Versand von Briefsendungen national und international)
Beschreibung: Der Auftrag umfasst das digitale Empfangen von Dokumenten (Ausgangsbriefpost) und die weitere Verarbeitung dieser Dokumente durch drucken, falzen, kuvertieren und frankieren. Anschließend sind die vom Auftrag umfassten Briefsendungen zu befördern und im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland sowie international fristgerecht zuzustellen. Der Auftrag umfasst Briefsendungen mit einem Einzelgewicht bis 1.000 g in den Formaten: - Standardbrief (L x B x H): 235 mm x 125 mm x 5 mm, Gewicht bis 20 g - Kompaktbriefe (L x B x H): 235 mm x 125 mm x 10 mm, Gewicht bis 50 g - Großbriefe (L x B x H): 353 mm x 250 mm x 20 mm, Gewicht bis 500 g - Maxibriefe (L x B x H): 353 mm x 250 mm x 50 mm, Gewicht bis 1000 g Nicht umfasst sind Postzustellungsaufträge und Einschreiben sowie die Anlieferung von Postsendungen beim Auftraggeber (Eingangspost).
Kennung des Verfahrens: 7236563d-4012-42c5-ad0e-196d0ea7064a
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 64112000 Briefpostdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 22000000 Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Gütersloh
Postleitzahl: 33334
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll: Deutsche Post E-POST Solutions GmbH Fritz-Erler-Str. 4 53113 Bonn Deutschland www.epost-solutions.de
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
other - § 135 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Postdienstleistungen – Hybridpost (Druck und Versand von Briefsendungen national und international)
Beschreibung: Der Auftrag umfasst das digitale Empfangen von Dokumenten (Ausgangsbriefpost) und die weitere Verarbeitung dieser Dokumente durch drucken, falzen, kuvertieren und frankieren. Anschließend sind die vom Auftrag umfassten Briefsendungen zu befördern und im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland sowie international fristgerecht zuzustellen. Der Auftrag umfasst Briefsendungen mit einem Einzelgewicht bis 1.000 g in den Formaten: - Standardbrief (L x B x H): 235 mm x 125 mm x 5 mm, Gewicht bis 20 g - Kompaktbriefe (L x B x H): 235 mm x 125 mm x 10 mm, Gewicht bis 50 g - Großbriefe (L x B x H): 353 mm x 250 mm x 20 mm, Gewicht bis 500 g - Maxibriefe (L x B x H): 353 mm x 250 mm x 50 mm, Gewicht bis 1000 g Nicht umfasst sind Postzustellungsaufträge und Einschreiben sowie die Anlieferung von Postsendungen beim Auftraggeber (Eingangspost).
Interne Kennung: Hybridpost 2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 64112000 Briefpostdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 22000000 Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Gütersloh
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/08/2027
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag soll eine Laufzeit von zwei Jahren haben. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Vertrag zweimalig um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt. Die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Kreis Gütersloh
Organisation, die die Zahlung ausführt: Kreis Gütersloh
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Kreis Gütersloh
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Dienstleistung "Hybridpost" wurde in 2021 durch den Auftraggeber im offenen Verfahren ausgeschrieben. Ein Angebot dazu wurde allerdings nicht abgegeben. Die Ausschreibung wurde deshalb aufgehoben und die Dienstleistung im Rahmen einer Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an die Deutsche Post E-Post Solutions GmbH vergeben. Die Einrichtung dieses Hybridpostsystems für die Kreisverwaltung, einschließlich Nutzerverwaltung, kostenstellenscharfe Abrechnung, Anpassung von Kopfbögen und Formularen, sowie Schulung der Mitarbeitenden bedeutet neben den in Rechnung gestellten Kosten des Anbieters einen großen Arbeitsaufwand und damit Personalkosten beim Auftraggeber. Das System docuguide der Deutschen Post E-Post Solutions bietet folgende Vorteile: - eine einfache und selbsterklärende Handhabung - einfache Integration in alle Anwendungen möglich - Die Mitarbeitenden sind sicher im Umgang mit dem System - selten Fehler oder Probleme, dadurch reibungslose Kommunikation mit Kunden und Bürgern - kostenstellenscharfe Abrechnung Die Umstellung des Hybridpostsystems auf einen anderen Anbieter bringt Aufwand und Kosten mit sich: - Schulungsaufwand bei den Mitarbeitenden und der IT des Auftraggebers - Anpassung aller Dokumenten, Formulare und Vorlagen zur Abwicklung über das neue System - Anpassungen/Umprogrammierung der Kreis-Vorlagenleiste in Word - neue Integration in Fachanwendungen - Anpassung jeglicher Benutzerkonten und -Rechte - Anpassungen auf beteiligten Servern - Anpassungen auf allen Endgeräten der Benutzer von docuguide - Einrichtung der kostenstellenscharfen Abrechnung Dieser Anpassungsaufwand erzeugt zusätzliche Kosten und bindet Arbeitszeit, die dünne Personaldecken zusätzlich belasten und damit letztendlich auch die Bürger und Kunden durch Zeitverzögerungen in der Bearbeitung ihrer Anliegen. Eine Umstellung auf einen anderen Anbieter wird daher im Kosten-Nutzen Vergleich als unwirtschaftlich erachtet. Durch die weitere Zusammenarbeit mit der Deutsche Post E-Post Solutions GmbH wird stattdessen die Arbeitsfähigkeit der Kreisverwaltung ungestört beibehalten.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Kreis Gütersloh
Registrierungsnummer: Legal Entity Identifier: 5299004LPAWPFPOQRS43
Abteilung: Zentrale Submissionsstelle
Postanschrift: Herzebrocker Straße 140
Stadt: Gütersloh
Postleitzahl: 33334
Land, Gliederung (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Submissionsstelle
Telefon: +49 5241 850
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: USt-ID: DE 164 242 157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer Westfalen
Telefon: +49 2514112735
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8eff9c86-68c1-4047-8043-9430dab2ece9 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/06/2025 16:16:41 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 359580-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 106/2025
Datum der Veröffentlichung: 04/06/2025