1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Ruhr Tourismus GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Veranstaltungsagentur Sunset Picknick
Beschreibung: Die RTG suchte eine Agentur für die jährliche Gesamtplanung und Umsetzung des SunsetPicknicks. Die Beauftragung für das SunsetPicknick 2025 erfolgte mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028. Das Leistungsspektrum umfasst nicht nur die Gesamtorganisation des Events, sondern auch die Beauftragung und Koordination aller erforderlichen Nachauftragnehmer für die Produktion inkl. der entsprechenden Verhandlungen.
Kennung des Verfahrens: bf4af4a0-7339-4799-abc6-29951a0139cd
Vorherige Bekanntmachung: 71461-2025
Interne Kennung: RTG 12-25
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation, 79953000 Organisation von Festivals
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Centroallee 261
Stadt: Oberhausen
Postleitzahl: 46047
Land, Gliederung (NUTS): Oberhausen, Kreisfreie Stadt (DEA17)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Veranstaltung findet auf der Halde Hoheward in Herten statt.
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Halde Hoheward
Stadt: Herten
Postleitzahl: 45699
Land, Gliederung (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 120 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPSYYWDJSQ
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Veranstaltungsagentur Sunset Picknick
Beschreibung: Konzeption und Planung der Veranstaltung SunsetPicknick Die Agentur musste ein Feinkonzept erstellen, das den gesamten Ablauf des Events detailliert beschreibt. Dazu gehörten insbesondere der konzeptionelle Ansatz sowie die Gesamtkostenplanung. Die Agentur übernimmt die gesamte Planung, Organisation, Durchführung sowie Nachbereitung der Veranstaltung auf Grundlage der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden Vorschriften.
Interne Kennung: RTG 12-25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation, 79953000 Organisation von Festivals
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Beauftragung erfolgte für das Jahr 2025 mit der Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis maximal 2028.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Centroallee 261
Stadt: Oberhausen
Postleitzahl: 46047
Land, Gliederung (NUTS): Oberhausen, Kreisfreie Stadt (DEA17)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Veranstaltung findet auf der Halde Hoheward in Herten statt.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Halde Hoheward
Stadt: Herten
Postleitzahl: 45699
Land, Gliederung (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 1 Jahr
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Beauftragung erfolgt für das SunsetPicknick 2025. Der Auftraggeber erhält die einseitig ausübbare Option zur Verlängerung um jeweils 1 Jahr (bis maximal insgesamt 4 Jahre) bis maximal 2028.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 71461-2025
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Angebotspreis für 4 Jahre pro Veranstaltungsjahr lt. Preisblatt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Umsetzungsskizze
Beschreibung: Umsetzungsskizze des konzeptionellen Ansatzes in Textform inkl. einer ersten Idee für das Lineup 2025 sowie ein Gastronomiekonzept zur Versorgung der Besucher. Zudem waren einzureichen eine Zeitplanübersicht der einzelnen Meilensteine sowie ein Ablaufplan für den Tag vor Veranstaltung, den Veranstaltungstag selbst sowie den Tag nach Veranstaltung. Des Weiteren war ein Aufbauplan der Veranstaltungsfläche zu skizzieren.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Gesamtkostenplanung
Beschreibung: Gesamtkostenplanung für alle in der Vorlage Gesamtkostenplanung genannten Leistungen. Der Gesamtkostenplan war zur besseren Vergleichbarkeit der Angebote als Vorlage den Ausschreibungsunterlagen beigefügt und ausschließlich zu nutzen. Dieser war komplett auszufüllen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: 1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. . 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. . 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. . 4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ruhr Tourismus GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Biwenko GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Vergabe von Unteraufträgen: Ja
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: RTG 12-25
Titel: Veranstaltungsagentur Sunset Picknick
Datum der Auswahl des Gewinners: 21/03/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 07/04/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Ruhr Tourismus GmbH
Registrierungsnummer: DE196884225
Postanschrift: Centroallee 261
Stadt: Oberhausen
Postleitzahl: 46047
Land, Gliederung (NUTS): Oberhausen, Kreisfreie Stadt (DEA17)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 20889959-143
Fax: +49 20889959-297
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 00492211473055
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-3055
Fax: +49 211147-2889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Biwenko GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinstunternehmen
Registrierungsnummer: 023452007220
Postanschrift: Königsallee 178b
Stadt: Bochum
Postleitzahl: 44799
Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Land: Deutschland
Telefon: 0234 52007220
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 3873fd4a-5b01-45b6-8780-b14a8f7fc3cf - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/04/2025 10:57:19 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 251103-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 76/2025
Datum der Veröffentlichung: 17/04/2025