1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Tinten- und Tonerpatronen sowie Druckerzubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer Verlängerungsoption um 12 Monate
Beschreibung: Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Tinten- und Tonerpatronen sowie Druckerzubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate.
Kennung des Verfahrens: 75df0947-8566-4bcf-add2-9b2d2b7c8094
Interne Kennung: 100.31-7353 EX
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZLCWR
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Lieferung von Samsung-Produkten
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend. Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt. Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung). Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung. Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen. Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen. Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen. Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einseitige Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026. Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann. Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat. Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet. Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden. Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen. Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich. Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor. Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen. § 17 VOB
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgt nach vorrangiger Erfüllung aller in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf den Preis zu 100 %.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Lieferung von OKI-Produkten
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend. Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt. Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung). Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung. Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen. Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen. Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen. Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einseitige Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026. Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann. Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat. Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet. Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden. Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen. Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich. Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor. Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen. § 17 VOB
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgt nach vorrangiger Erfüllung aller in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf den Preis zu 100 %.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0003
Titel: Lieferung von Kyocera-Produkten
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend. Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt. Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung). Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung. Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen. Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen. Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen. Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.
Interne Kennung: 3
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einseitige Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026. Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann. Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat. Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet. Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden. Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen. Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich. Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor. Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen. § 17 VOB
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgt nach vorrangiger Erfüllung aller in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf den Preis zu 100 %.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0004
Titel: Lieferung von HP-Produkten
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend. Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt. Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung). Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung. Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen. Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen. Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen. Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.
Interne Kennung: 4
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einseitige Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026. Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann. Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat. Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet. Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden. Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen. Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich. Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor. Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen. § 17 VOB
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgt nach vorrangiger Erfüllung aller in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf den Preis zu 100 %.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0005
Titel: Lieferung von Epson-Produkten
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend. Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt. Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung). Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung. Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen. Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen. Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen. Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.
Interne Kennung: 5
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einseitige Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026. Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann. Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat. Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet. Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden. Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen. Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich. Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor. Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen. § 17 VOB
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgt nach vorrangiger Erfüllung aller in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf den Preis zu 100 %.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0006
Titel: Lieferung von Lexmark-Produkten
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend. Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt. Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung). Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung. Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen. Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen. Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen. Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.
Interne Kennung: 6
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einseitige Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026. Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann. Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat. Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet. Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden. Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen. Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich. Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor. Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen. § 17 VOB
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgt nach vorrangiger Erfüllung aller in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf den Preis zu 100 %.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0007
Titel: Lieferung von Brother-Produkten
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend. Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt. Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung). Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung. Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen. Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen. Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen. Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.
Interne Kennung: 7
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einseitige Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026. Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann. Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat. Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet. Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden. Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen. Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich. Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor. Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen. § 17 VOB
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgt nach vorrangiger Erfüllung aller in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf den Preis zu 100 %.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0008
Titel: Lieferung von Canon-Produkten
Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Toner-, Tintenpatronen und -zubehör zu einem Festpreis für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 mit einer einseitigen Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Entwicklung der Preise nach. Sollte der geplante Auftragsbeginn zum 01.03.2025 nicht möglich sein, verschiebt sich der Beginn auf den nächstmöglichen Zeitpunkt und endet dann nach 12 Monaten. Der Zeitraum der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten verschiebt sich entsprechend. Sollte während der Vertragslaufzeit eine der Vertragsparteien feststellen, dass der Auftragswert je Los um mehr als 50 % überschritten wird und der anderen Partei die Überschreitung des Auftragswertes gegenüber erklären, endet der Vertrag für dieses Los nach Ablauf von 6 weiteren Monaten zum Monatsende oder zum regulären Vertragsende, soweit die verbleibende Vertragsdauer weniger als 6 Monate beträgt. Die Gesamtleistung besteht aus 8 Losen entsprechend der Hersteller Samsung (Los 1), OKI (Los 2), Kyocera (Los 3), HP (Los 4), Epson (Los 5), Lexmark (Los 6), Brother (Los 7) und Canon (Los 8). Angebote für Einzellose können abgegeben werden. Es gibt keine Kontingentierung für die zu bezuschlagenden Lose. (Es gibt keine Angebots- und keine Zuschlagslimitierung). Die ausgeschriebenen Bedarfsmengen orientieren sich an den Verbrauchsmengen des gleichen Zeitraumes der Vormonate. Diese kalkulierten Mengenangaben können je nach eigener Disposition der einzelnen Dienststellen und Einrichtungen nach oben oder unten abweichen. Es besteht seitens der Stadt Bielefeld keine Abnahmeverpflichtung. Im Leistungsverzeichnis sind je Los die voraussichtlichen Bedarfsmengen für den Zeitraum vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angegeben. Hierauf bezieht sich auch der vom Bieter einzutragende Einzelpreis bzw. Gesamtpreis. Im Zeitraum der möglichen Verlängerungsoption, 01.03.2026 bis 28.02.2027, wird die Bedarfsmenge je Los im gleichen Umfang benötigt. Für die Leistung im Verlängerungszeitraum kann eine Preisanpassung erfolgen (Einzelheiten dazu unter Preisbindung und Preisanpassung dieser Leistungsbeschreibung). Daher ist vom Bieter für den möglichen Verlängerungszeitraum kein Preis im Leistungsverzeichnis je Los einzutragen. Über das Festpreissortiment hinaus, sind während der Vertragslaufzeit noch weitere mengenmäßig und nach Fabrikat nicht genau zu beziffernde Toner- und Tintenpatronen/Zubehöre der jeweiligen Hersteller auf Anfrage zu liefern. Die Preise für diese Lieferungen sind auf der gleichen Kalkulationsgrundlage zu ermitteln, die dem Angebot für das Festpreissortiment zugrunde liegen. Die Kalkulations-Grundlagen sind dem Auftraggeber auf Verlangen offen zu legen. Es dürfen nur Originalpatronen in der Originalverpackung mit dem vorgegebenen Druckvolumen angeboten werden. Auf besondere Aufforderung des Auftraggebers ist der Nachweis durch eine entsprechende Herstellererklärung zu erbringen. Alternativangebote sind ausgeschlossen. Alle angebotenen Artikel müssen bei Lieferung ein Mindesthaltbarkeitsdatum von mindestens 6 Monaten aufweisen.
Interne Kennung: 8
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30125100 Tonerpatronen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Bielefeld
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die einzelnen Auftraggeber in den verschiedenen städtischen Dienststellen (rd. 50) und den Einrichtungen (rd. 50 Kindergärten und rd. 90 Schulen) bestellen Artikel des anliegenden Leistungsverzeichnisses. Einzelne Angaben je Los bezüglich der Anzahl der Bestellungen sind nicht möglich. Insgesamt betrachtet werden die Artikel der Lose 1 bis 8 in ungefähr 590 Bestellungen abgerufen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2025
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einseitige Verlängerungsoption für die Stadt Bielefeld um einmalig 12 Monate. Die Vertragslaufzeit endet dann spätestens am 28.02.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Sofern der Auftraggeber die einseitige Verlängerungsoption nicht in Anspruch nimmt, informiert er den künftigen Auftraggeber darüber bis spätestens 30.09.2025.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Die Anlieferung erfolgt innerhalb von spätestens vier Werktagen nach Auftragserteilung. Die Preisbindung aus dem Angebot gilt für die Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026. Im Falle der Verlängerungsoption von einmalig 12 Monaten kann der Preis je Los für die ausgeschriebene Leistung einmalig auf Antrag des Auftragnehmers in diesem Zeitraum angepasst werden und gilt dann bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Der Antrag auf Preisanpassung muss bis spätestens bis zum 5. eines Monats beim Auftraggeber eingegangen sein, damit die beantragte Preisanpassung zum 1. des Folgemonats in Kraft treten kann. Es gilt eine Selbstbeteiligung in Höhe von 10%, die der Auftragnehmer zu tragen hat. Die Kostensteigerung wird dann um 10% Eigenanteil abgemindert und dementsprechend nur zu 90 % nachvergütet. Diese Preisanpassung je Los ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass der Auftragnehmer nachweisen kann, dass sein Zulieferer/sein Hersteller ihm gegenüber, die Preise wirksam erhöht bzw. wirksam ermäßigt hat. Es werden seitens des Auftraggebers alle wirksamen Preisanpassungen, also alle Preissteigerungen bzw. Preissenkungen, in vollem Umfang berücksichtigt, die in dem Zeitraum der Vertragslaufzeit vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 angefallen und wirksam geworden sind, bzw. die dem Auftragnehmer durch den Zulieferer/den Hersteller bis 28.02.2026 mit Wirkung für die Zukunft bereits mitgeteilt wurden. Entsprechende Nachweise zur Preiserhöhungen/Preissenkungen mit Angaben zur Preisanpassung sind mit der schriftlichen Preisanpassungsforderung dem Auftraggeber vorzulegen. Liegt das Datum der vom Zulieferer/vom Hersteller mitgeteilten Preisanpassung in der Zukunft, so wird die beantragte Preisanpassung auch erst zu diesem Zeitpunkt wirksam. Eine rückwirkende Preisanpassung ist nicht möglich. Eine Prüfung der Preisanpassungsforderung behält sich der Auftraggeber vor. Der Auftragnehmer erhält eine geänderte Rahmenvereinbarung mit den angepassten Preisen. § 17 VOB
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgt nach vorrangiger Erfüllung aller in der Leistungsbeschreibung geforderten Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf den Preis zu 100 %.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 205 590,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MUP Bürohandels GmbH
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 190.11 - 7353
Datum des Vertragsabschlusses: 18/02/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0002
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MUP Bürohandels GmbH
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 190.11 - 7353
Datum des Vertragsabschlusses: 18/02/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0003
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MUP Bürohandels GmbH
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0003
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 190.11 - 7353
Datum des Vertragsabschlusses: 18/02/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0004
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MUP Bürohandels GmbH
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0004
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 190.11 - 7353
Datum des Vertragsabschlusses: 18/02/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0005
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MUP Bürohandels GmbH
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0005
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 190.11 - 7353
Datum des Vertragsabschlusses: 18/02/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0006
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MUP Bürohandels GmbH
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0006
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 190.11 - 7353
Datum des Vertragsabschlusses: 18/02/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0007
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MUP Bürohandels GmbH
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0007
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 190.11 - 7353
Datum des Vertragsabschlusses: 18/02/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0008
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: MUP Bürohandels GmbH
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: -
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0008
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 190.11 - 7353
Datum des Vertragsabschlusses: 18/02/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Registrierungsnummer: 05711-31001-60
Postanschrift: Werner-Bock-Str. 38
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33602
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 521518825
Fax: +49 521513350
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: MUP Bürohandels GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE112403226
Stadt: Fulda
Postleitzahl: 36039
Land, Gliederung (NUTS): Fulda (DE732)
Land: Deutschland
Telefon: 06619220
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001, LOT-0002, LOT-0003, LOT-0004, LOT-0005, LOT-0006, LOT-0007, LOT-0008
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 39e66ced-8cc8-4d1c-8b3f-a4a68cb5d162 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/03/2025 11:43:13 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 155840-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 49/2025
Datum der Veröffentlichung: 11/03/2025