1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh, vertreten durch die E.V.A. Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: SAP Automatisierungssoftware
Beschreibung: Die regio iT gesellschaft für Informationstechnologie mbH ist IT-Dienstleister für seine kommunalen Gesellschafter, deren kommunale Unternehmen und wirtschaftlich selbstständige Organisationseinheiten sowie juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Die regio iT beabsichtigt eine SAP Automatisierungssoftware eines leistungsfähigen und qualitätsbewussten Dienstleisters als On-Premise Lösung einzuführen. Die Softwarelizenzen sollen für die SAP Automatisierungssoftware beschafft werden sowie die Software für den Auftraggeber implementiert und parametrisiert werden. Dies umfasst insgesamt maximal 330 SAP Systeme sowie maximal 20 Quellsysteme des Auftraggebers, von denen ausgehend ein Refresh der SAP Systeme des Auftraggebers durchzuführen ist.
Kennung des Verfahrens: df487153-e46c-430a-89bb-f4866a94e045
Interne Kennung: 20240730 KBB-BO
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48900000 Diverse Softwarepakete und Computersysteme, 48921000 Automatisierungssystem
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXQ1YDLYVDK Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren aus einem schwerwiegenden Grund aufzuheben. Der Auftraggeber vergibt die Leistungen im Wege des Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Der Auftraggeber wird zwischen den Bewerbern anhand der nachfolgend genannten Kriterien eine Auswahl treffen und die ausgewählten Bewerber im Anschluss zur Abgabe indikativer Angebote sowie von Optimierungsvorschlägen auffordern. Die indikativen Angebote wird der Auftraggeber nicht werten. Die Angebote und Optimierungsvorschläge dienen dem Auftraggeber vielmehr dazu, mit den Bietern Verhandlungsgespräche zu führen und die Vergabeunterlagen weiter zu konkretisieren. Bieter haben über Optimierungsvorschläge die Möglichkeit, das Verfahren aktiv mitzugestalten. Nach Abschluss der Verhandlungsgespräche stellt der Auftraggeber den Bietern aktualisierte Vergabeunterlagen zur Verfügung und fordert die Bieter auf Grundlage der aktualisierten und konkretisierten Vergabeunterlagen zur Abgabe eines letztverbindlichen Angebotes auf. Der Zuschlag wird nach Abgabe und Auswertung der letztverbindlichen Angebote gemäß § 58 Abs. 1 VgV unter Berücksichtigung aller Umstände auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Der Auftraggeber wird 3 bis 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen: 1) Formelle Prüfung des Teilnahmeantrags; 2) Überprüfung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen; 3) Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen. Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die von den Bewerbern genannten Referenzen und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben berücksichtigen. Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal einen Teil der Vergabeunterlagen, insbesondere die wesentlichen Vertragsinhalte sowie weitere Unterlagen im Entwurf zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber wegen nicht abschließend beschreibbarer Leistung ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist, die konkreten Anforderungen an die Leistung mit den Bietern gemeinsam im Rahmen eines dynamischen Prozesses zu konkretisieren. Die Teilnahmeanträge sind elektronisch über das in Ziffer 5.1.11) genannte Vergabeportal einzureichen. Eine eingescannte Unterschrift ist ausreichend. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen. Bewerber werden gebeten, die Vordrucke des Auftraggebers (ggfls. mehrfach) zu verwenden. Diese sind an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen und zu unterschreiben. Die Vordrucke sind auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal abrufbar. Hinweis: Für den vollständigen Teilnahmeantrag reicht es nicht aus, nur die ausgefüllten Vordrucke einzureichen. Für manche Nachweise (z.B. Qualitätssicherung) stellt der Auftraggeber keine Vordrucke bereit. Dennoch wird der Nachweis gefordert. Nicht deutschsprachige Nachweise müssen als beglaubigte Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern (auch Rückfragen zum Teilnahmeantrag) findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11) genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer 5.1.11) genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen. Beabsichtigt ein Bieter bereits bei Angebotsabgabe, für wesentliche Hauptleistungen Drittunternehmen (z. B. Nachunternehmer, verbundene Unternehmen oder sonstige Dritte) vorzusehen, so ist das Drittunternehmen im Angebot zu benennen und Art und Umfang der für den Dritten vorgesehenen Leistungen zu bezeichnen. Auf Verlangen des Auftraggebers sind für die Drittunternehmen die in der Vergabebekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben einzureichen. Der Auftraggeber kann dieses Verlangen auf bestimmte Nachweise, Erklärungen und Angabe sowie auf einzelne Drittunternehmen beschränken. Bei Bewerbern, die allein und gleichzeitig als Teil einer Bewerbergemeinschaft am Verfahren teilnehmen, wird von der Rechtsprechung eine Vermutung dafür angenommen, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb und eine vergaberechtlich unzulässige Wettbewerbsbeschränkung vorliegt. Dies gilt auch für den Fall, dass ein Bewerber sich gleichzeitig an mehreren Bewerbergemeinschaften beteiligt. Wenn der Bewerber an mehreren Angeboten beteiligt ist, selbst oder in Bewerbergemeinschaft, dann muss er den vermeintlichen Verstoß gegen den Geheimwettbewerb und eine vergaberechtlich zulässige Wettbewerbsbeschränkung durch Vorlage geeigneter und nachvollziehbarer Nachweise widerlegen. Als Nachweise genügen beispielsweise Eigenerklärungen zu Chinese Walls. Der Auftraggeber wird anhand der vom Bewerber selbst oder in Bewerbergemeinschaft vorgelegten Nachweise prüfen, ob der Geheimwettbewerb tatsächlich nicht gestört ist. Gelingt dem Bewerber selbst oder in Bewerbergemeinschaft die Widerlegung der Vermutung durch Vorlage der Nachweise nicht, wird der Bewerber von der Angebotsabgabe ausgeschlossen. Die Angaben zur Zusammensetzung der Bewerbergemeinschaften sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der Bewerbergemeinschaft vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: SAP Automatisierungssoftware
Beschreibung: Die regio iT gesellschaft für Informationstechnologie mbH betreibt unter anderem verschiedene SAP-System Landschaften für eine Vielzahl von Kunden. Diese Systeme laufen auf unterschiedlichen Datenbankderivaten sowie auf den Betriebssystemen Windows Server und SUSE Linux. Die Systemlandschaften sind sehr heterogen und umfassen ebenfalls verschiedene SAP-Releases und Produkte. Die Verwaltung dieser SAP-Systemlandschaften und der auf ihnen betriebenen SAP-Systeme soll durch eine Software automatisiert werden, die "on premise" auf der Hardware des Auftraggebers installiert wird (SAP Automatisierungssoftware). Die regio iT beabsichtigt eine Software eines leistungsfähigen und qualitätsbewussten Softwareanbieters für eine SAP Automatisierungssoftware respektive Reseller oder Implementierungspartner eines entsprechenden Herstellers einzuführen. Der Auftraggeber setzt voraus, dass die Möglichkeiten bestehen, sowohl Softwarelizenzen zu beschaffen als auch die Wartung für diese Software zu übernehmen. Zudem verfügt der Auftragnehmer über die Kompetenz, die SAP Automatisierungssoftware initial termingerecht als Werkleistung zu implementieren und zu parametrisieren sowie die Software stetig weiterzuentwickeln und den Auftraggeber bei etwaigen Problemen zu unterstützen. Die regio iT wird im weiteren Verfahren konkretisieren, ob die regio iT die Software kauft oder mietet. Der Auftraggeber geht davon aus, dass beide Realisierungsmöglichkeiten durch Bieter angeboten werden können.
Interne Kennung: 20240730 KBB-BO
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48900000 Diverse Softwarepakete und Computersysteme, 48921000 Automatisierungssystem
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Grundlaufzeit beträgt 24 Monate ab Zuschlagserteilung, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der AG hat das Recht, die Laufzeit des Vertrags zweimal um 12 Monate zu verlängern.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
Bezeichnung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
Beschreibung: unpublished
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
Nicht veröffentlicht: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
Kriterium:
Art: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
Bezeichnung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
Beschreibung: unpublished
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
Nicht veröffentlicht: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrages innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, bei dem Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nach Ziffer IV.2.2. bei dem Auftraggeber zu rügen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh, vertreten durch die E.V.A. Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 08/01/2035
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: automatics.AI GmbH
Offizielle Bezeichnung: automatics.AI GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 03.12.2024
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 20240730 KBB-BO
Titel: SAP Automatisierungssoftware
Datum des Vertragsabschlusses: 06/01/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh, vertreten durch die E.V.A. Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen
Registrierungsnummer: DE 811182737
Postanschrift: Lombardenstraße 24
Stadt: Aachen
Postleitzahl: 52070
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Jennifer Boymanns
Telefon: +49 241181-4895
Fax: +49 241181-4869
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE 812110859
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: automatics.AI GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: ATU77681849
Stadt: Wiener Neustadt
Postleitzahl: 2700
Land, Gliederung (NUTS): Niederösterreich-Süd (AT122)
Land: Österreich
Telefon: +43262247101
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Österreich
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 12dd715f-eeb3-4a64-9699-910d2927166f - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/01/2025 11:30:16 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 16225-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 7/2025
Datum der Veröffentlichung: 10/01/2025