1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Games Management System für FISU World University Games 2025
Beschreibung: Gegenstand der Leistung ist die Bereitstellung zuverlässigen Games Management Systems (im Folgenden auch: GMS) als Software-as-a-Service (SaaS) samt zugehöriger Leistungen, welches diese hochrangige Veranstaltung unterstützt. Es muss ein breites Spektrum an Usern zufrieden stellen, einschließlich der Organisatoren der Games, Athleten, Medienvertreter sowie Offiziellen. Ein kurzer Ausfall kann den Betrieb der Games schwerwiegend stören und den Erfolg der gesamten Veranstaltung beeinträchtigen. Die Technology FA ist einer der zentral gesteuerten Bereiche, der RR 2025 vernetzt und zusammenhält. Die Bereitstellung des GMS für die achtzehn Sportarten, welche in Düsseldorf und Berlin ausgetragen werden, wird eine Schlüsselkomponente der zentralisierten Technology Services bilden. Der Umfang der erforderlichen Systeme und Services wird in diesem Dokument beschrieben.
Kennung des Verfahrens: 536d8c2f-f7c4-4e94-a380-1424ee6780b2
Interne Kennung: P0043 GMS
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Nördlicher Zubringer 9
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40470
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Siehe Vergabeunterlagen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Siehe Vergabeunterlagen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Siehe Vergabeunterlagen
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: §§ 123, 124 GWB §§ 56, 57 VgV Nichterfüllen von Eignungsanforderungen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Games Management System für Rhine-Ruhr 2025
Beschreibung: Gegenstand der Leistung ist die Bereitstellung zuverlässigen Games Management Systems (im Folgenden auch: GMS) als Software-as-a-Service (SaaS) samt zugehöriger Leistungen, welches diese hochrangige Veranstaltung unterstützt. Es muss ein breites Spektrum an Usern zufrieden stellen, einschließlich der Organisatoren der Games, Athleten, Medienvertreter sowie Offiziellen. Ein kurzer Ausfall kann den Betrieb der Games schwerwiegend stören und den Erfolg der gesamten Veranstaltung beeinträchtigen. Die Technology FA ist einer der zentral gesteuerten Bereiche, der RR 2025 vernetzt und zusammenhält. Die Bereitstellung des GMS für die achtzehn Sportarten, welche in Düsseldorf ausgetragen werden, wird eine Schlüsselkomponente der zentralisierten Technology Services bilden. Der Umfang der erforderlichen Systeme und Services wird in diesem Dokument beschrieben.
Interne Kennung: P0043 GMS
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Siehe Vergabeunterlagen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Nördlicher Zubringer 9-11
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40470
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Siehe Vergabeunterlagen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Berlin
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/02/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/10/2025
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Siehe Vergabeunterlagen
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Eigenerklärungen
Beschreibung: Bestätigen Sie, dass Sie alle Eigenerklärungen des Dokuments "03_Nachweis der Eignung_GMS" ausgefüllt, im Sinne der Ausschreibung positiv beantwortet und mindestens in Textform gekennzeichnet mit dem Angebot eingereicht haben? Final fehlende bzw. nicht ausgefüllte und nicht entsprechend gekennzeichnete (mind. Textform) Eigenerklärungen führen zum Ausschluss des Angebots.
Anwendung dieses Kriteriums: Nicht verwendet
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Jahresumsatz bezogen auf den Auftragsgegenstand
Beschreibung: Der Bieter bestätigt, dass der Jahresumsatz seines Unternehmens jeweils getrennt in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren und bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand jeweils mindestens 300.000 Euro betrug (Mindestanforderung). Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Bereitstellung des GMS in früheren Veranstaltungen
Beschreibung: Um an dieser Ausschreibung teilnehmen zu können, muss der Bieter an mindestens einer der folgenden Sport-Events in den letzten 4 Jahren das GMS bereitgestellt haben: - Olympische Spiele - Youth Olympic Games - Pan-American Games - Asian Games - Beach Games - European Games - Commonwealth Games - African Games - Summer Universiade - Mediterranean Games - Welt- oder Europameisterschaften - FIFA Weltmeisterschaften - European Championships Der Bieter muss gleichzeitig alle 3 Kernmodule (d.h. "Accomodation", "Arrivals and Departures" und "Catering") auf mind. einer der oben aufgeführten Sport-Events bereitgestellt haben.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erfahrungen mit Massenregistrierungen
Beschreibung: Der Bieter kann Erfahrungen in der Massenregistrierung von Athleten mit mindestens 1.000 verschiedenen Systembenutzern nachweisen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erfahrung in Integration mit Drittsystemen
Beschreibung: Erfahrung in der Intergration mit anderen Systemen (Akkreditierungssysteme, Website, European Federation Datenbanken etc.) z.B. von früheren Events (siehe unter Pos. 3.1. aufgeführte Events).
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erfahrung, Integration
Beschreibung: Erfahrung in der Integration mit mehreren Timing-and-Scoring Anbietern bei einem Event (1) mit der Bereitstellung eines EMS z.B. von früheren Events (siehe unter Pos. 3.1. aufgeführte Events).
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Erfahrungen
Beschreibung: Bestätigen Sie, dass Ihr Unternehmen über mindestens zwei Mitarbeiter verfügt, die schon bei früheren Events (die unter Pos. 3.1. genannten) als Prorgamme Manager eingesetzt wurden.
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Sonstiges
Beschreibung: 1.) Bestätigen Sie, dass Sie Ihre Eignung entsprechend Ihren Angaben über die Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden. 2.) Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Auftragserteilung in der Lage sein werden sicherzustellen, dass die zugänglich gemachten Daten des Auftraggebers im Rahmen der Leistungserbringung das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland bzw. eines datenschutzrechtlich als sicher anzusehenden EU-27-Mitgliedsstaates nicht verlassen und die datenschutzrechtlichen Vorgaben des DSG NRW, des BDSG und der DSGVO eingehalten werden.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Beschreibung: Hinsichtlich des Bestehens einer Beruf- oder Betriebshaftpflichtversicherung bzw. der entsprechenden Versicherbarkeit im Auftragsfall gilt die folgende Mindestanforderung: Nachweis über das Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen und Deckungserweiterungen: EUR 2.000.000,00 pauschal für Personen- und Sachschäden Zweifach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres Alternativ genügt eine Bestätigung des Versicherers (nicht des Versicherungsmaklers) über eine entsprechende Versicherbarkeit im Auftragsfall oder eine entsprechende Zusicherung.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Preis
Gewichtung (Punkte, genau): 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 02/01/2025 23:59:59 (UTC+1)
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 13/01/2025 13:00:00 (UTC+1)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Siehe Vergabeunterlagen
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 13/01/2025 13:01:00 (UTC+1)
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabe-verfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund eines Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Diese Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Organisation, die Angebote bearbeitet: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Beschaffungsdienstleister: MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Registrierungsnummer: n/a
Postanschrift: Nördlicher Zubringer 9
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40470
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Telefon: +49 15160665004
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Organisation, die Angebote bearbeitet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: n-a
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473045
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Registrierungsnummer: n.a
Postanschrift: Paul-Wassermann-Str. 3
Stadt: München
Postleitzahl: 81829
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 89451088960
Fax: +49 89451088969
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 23211e01-e3d8-4595-a849-c9b6debaa05c - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/12/2024 14:34:18 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 749163-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 239/2024
Datum der Veröffentlichung: 09/12/2024