Öffentliche Ausschreibung Hagen 2024 Deutschland – Archivierung – Auslagerung und Archivierung von Unterlagen der AOK NordWest 2024-08-23

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: AOK NordWest - Die Gesundheitskasse.

E-Mail: vergabestelle@nw.aok.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2.1.

Verfahren

Titel: Auslagerung und Archivierung von Unterlagen der AOK NordWest

Beschreibung: Die AOK NordWest beabsichtigt weitestgehend die Auslagerung von Papier-Akten zu einem externen Archivierungsdienstleister.

Kennung des Verfahrens: 0fe6df05-a57d-4a8f-8ce7-3c18ed06e085

Interne Kennung: 16170

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: AOK NordWest Kopenhagener Str. 1

Stadt: Dortmund

Postleitzahl: 44269

Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)

Land: Deutschland

Beliebiger Ort

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXVHYDHY1SQN6TGX Objektbesichtigung: Termine: 29.07.2024, bis 02.08.2024, während der jeweiligen Geschäftszeiten. Eine Anmeldung zur Objektbesichtigung ist aus organisatorischen und sicherheitstechnischen Gründen erforderlich. Bitte melden Sie Ihr Interesse an einer Objektbesichtigung per Mail an. Ihre Anmeldung sollte spätestens 3 Tage (Mo bis Fr) vor dem Besichtigungstermin bei der Auftraggeberin (Vergabestelle@nw.aok.de ) vorliegen, damit die Auftraggeberin die Termine mit den interessierten Unternehmen koordinieren und abstimmen kann. Das Anmeldeformular (Anlage 04) ist den Vergabeunterlagen beigefügt. Bitte beachten Sie hierzu Ziffer 5 der Bewerbungsbedingungen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Auslagerung und Archivierung von Unterlagen der AOK NordWest

Beschreibung: - Bereitstellung und Unterhaltung einer Aktenverzeichnis-Datenbank mit webbasiertem Online-Zugriff für bestimmte Mitarbeitende der Auftraggeberin - Initiale Erfassung und initiale Übernahme von Akten zur Archivierung, Abholung und Transport - Laufende Erfassung und Übernahme weiterer Akten zur Archivierung - Lagerung der archivierten Akten - Online-Übermittlung von Akteninhalten an die Auftraggeberin (Scan on Demand) - Physische Bereitstellung von archivierten Akten zur Nutzung bei der Auftraggeberin und Wiedereingliederung in das externe Archiv nach Ende der Benutzung - Bereitstellung zur Vernichtung von Akten nach Ablauf der aktuellen Aufbewahrungsfristen nach Freigabe der Auftraggeberin und Protokollierung

Interne Kennung: 16170

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: AOK NordWest Kopenhagener Str. 1

Stadt: Dortmund

Postleitzahl: 44269

Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)

Land: Deutschland

Beliebiger Ort

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/12/2024

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2038

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Einlagerung: Beginn 01.12.2024 / Ende 30.11.2026; 1. Verlängerungsoption Einlagerung: Beginn 01.12.2026 / Ende 30.11.2027; 2. Verlängerungsoption Einlagerung: Beginn 01.12.2027 / Ende 30.11.2028; Aufbewahrungsdauer: Beginn 01.12.2024 / Ende 31.12.2038;

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Zusätzliche Informationen: Objektbesichtigung: Termine: 29.07.2024, bis 02.08.2024, während der jeweiligen Geschäftszeiten. Eine Anmeldung zur Objektbesichtigung ist aus organisatorischen und sicherheitstechnischen Gründen erforderlich. Bitte melden Sie Ihr Interesse an einer Objektbesichtigung per Mail an. Ihre Anmeldung sollte spätestens 3 Tage (Mo bis Fr) vor dem Besichtigungstermin bei der Auftraggeberin (Vergabestelle@nw.aok.de ) vorliegen, damit die Auftraggeberin die Termine mit den interessierten Unternehmen koordinieren und abstimmen kann. Das Anmeldeformular (Anlage 13) ist den Vergabeunterlagen beigefügt. Bitte beachten Sie hierzu Ziffer 5 der Bewerbungsbedingungen.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Der Bieter erklärt mit Einreichung seines Angebotes, dass er spätestens acht Wochen nach Zuschlag der Auftraggeberin nachweist, dass er über eine Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verfügt, welche Personen- und Sachschäden in Höhe von mindestens 2.000.000 Euro pro Kalenderjahr sowie Vermögensschäden inklusive Datenschutz in Höhe von 1.500.000,00 Euro, davon 300.000 EUR für Datenschutzschäden pro Kalenderjahr abdeckt.

Kriterium:

Art: Sonstiges

Bezeichnung: Sonstiges

Beschreibung: Für die Ausführung des Auftrages gelten die nachfolgend aufgeführten besonderen Bedingungen: - Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen.

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung: Einzureichende Unterlagen: - Eintrag Berufs-oder Handelsregister (mit dem Angebot vorzulegen) Berufs- oder Handelsregister Beschreibung: Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet: Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen. (a) Hinweis Bietergemeinschaften: Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist der Berufs- oder Handelsregister von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: 1.) Hinsichtlich Sicherung, Brandschutz, Belüftung und Klimatisierung sind die Vorgaben der DIN ISO 11799 und der DIN 67700 einzuhalten. Diese technischen Maßnahmen sind bei einer Vorortsbegehung vor Auftragsvergabe vorzuweisen. (2) Angaben zum Datenschutz und zur Datensicherheit (2a) Eigenerklärung, dass die beiliegenden Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sowie deren Inhalte zur Kenntnis genommen wurden und die Anforderungen entsprechend beachtet werden.; (2b) Angaben des Datenschutzbeauftragten, IT-Verantwortlichen und sofern vorhanden des IT-Sicherheitsbeauftragten des Bieters/Auftragsverarbeiters; (2c) Angaben Datenverarbeitungsstandorte des Bieters/Auftragsverarbeiters (2d) Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art.32 EU-DSGVO für die Auftragsverarbeitung (Vorlage von geeigneten Unterlagen zur Organisation und zur Sicherstellung des Datenschutzes, wie beispielsweise eines bestehenden Datenschutzkonzeptes/IT-Sicherheitskonzeptes oder des Datenschutzhandbuches oder der Richtlinien zur Datenschutzorganisation (je nach Bezeichnung) des Unternehmens und - soweit vorhanden - der Datenschutz Auditierungen (Zertifikate)). (2e) Übersicht Unterauftragnehmer (Übersicht über die für den Auftragsverarbeiter im Rahmen der Aufgaben nach § 1 Abs. 1 der Datenschutzbestimmungen tätigen Unterauftragnehmer jeglichen Grades, die die Daten des Verantwortlichen verarbeiten.) (2f) Übersicht über die Wartungsfirmen (Übersicht über die für den Auftragsverarbeiter tätigen Prüf- und (Fern-) Wartungsfirmen inklusive Unterauftragnehmer jeglichen Grades, die die eingesetzten automatisierten Verfahren oder die eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen im Auftrag prüfen oder warten und bei denen im Zusammenhang mit den genannten Tätigkeiten ein Zugriff auf personenbezogene Daten/Beschäftigtendaten nicht ausgeschlossen werden kann - vgl. § 80 Abs. 5 SGB X.) (2g) Vorlage eines vom Bieter/Auftragsverarbeiter verwendeten Musters "Verpflichtungserklärung zur Wahrung der Vertraulichkeit" Hinweis zu Ziffer (2) Datenschutz: (a) Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen mit dem Angebot einzureichen. Dabei sind die Unterlagen jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat. (b) Im Fall der Eignungsleihe sind die zuvor genannten Unterlagen soweit zutreffend für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, vom Eignungsverleiher datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen mit dem Angebot einzureichen. (c) Im Fall des Einsatzes von Unterauftragnehmern sind die zuvor genannten Unterlagen soweit zutreffend für jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter beruft, vom Unterauftragnehmer datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen mit dem Angebot oder spätestens auf Nachforderung der Auftraggeberin einzureichen. (3) Das Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG - NRW) findet Anwendung. (4) Es sind 50.000 laufende Akten-Meter einzulagern. Zudem sind etwa 500 Ziehungen pro Monat durchzuführen. Davon hat der Bieter nachzuweisen, dass er mindestens 50 % archivieren und ziehen kann. Gefordert werden Referenzen, die nachweisen, dass in Summe mindestens 25.000 laufende Akten-Meter archiviert und 250 Ziehungen pro Monat durchgeführt wurden.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Gewichtung (Punkte, genau): 100

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 22/08/2024 23:59:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDHY1SQN6TGX/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDHY1SQN6TGX

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDHY1SQN6TGX

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 03/09/2024 10:00:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 57 Tage

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Nachforderungen können gem. § 56 VgV erfolgen.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 03/09/2024 10:01:00 (UTC+2)

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Angebotsblatt (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Checkliste für den Bieter für die einzureichenden Unterlagen - Preisblatt (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angabe Angebotspreise - Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen gem. §123, §124 GWB (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Russlandsanktionen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bewerben sich mehrere Unternehmen in Form einer Bietergemeinschaft, so hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine rechtsverbindliche Erklärung für sich abzugeben, wonach im Auftragsfall die Bildung einer gesamtschuldnerisch haftenden Rechtsform zugesichert wird. Es sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrages im Auftragsfall bevollmächtigte Vertreter ist zu benennen.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: 4 Jahre Einlagerung + 10 Jahre Archivierung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Bund

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: AOK NordWest - Die Gesundheitskasse.

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: AOK NordWest - Die Gesundheitskasse.

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: AOK NordWest - Die Gesundheitskasse.

Registrierungsnummer: DE 124159739

Postanschrift: 58079

Stadt: Hagen

Postleitzahl: 58079

Land, Gliederung (NUTS): Hagen, Kreisfreie Stadt (DEA53)

Land: Deutschland

Kontaktperson: FB Beschaffungsmanagement

E-Mail: vergabestelle@nw.aok.de

Telefon: +49 80026555000

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: AOK NordWest - Die Gesundheitskasse.

Registrierungsnummer: DE 124159739

Postanschrift: 58079

Stadt: Hagen

Postleitzahl: 58079

Land, Gliederung (NUTS): Hagen, Kreisfreie Stadt (DEA53)

Land: Deutschland

Kontaktperson: FB Beschaffungsmanagement

E-Mail: vergabestelle@nw.aok.de

Telefon: +49 80026555000

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Bund

Registrierungsnummer: t:022894990

Postanschrift: Villemombler Str. 76

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53123

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de

Telefon: +49 22894990

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: AOK NordWest - Die Gesundheitskasse.

Registrierungsnummer: DE 124159739

Postanschrift: 58079

Stadt: Hagen

Postleitzahl: 58079

Land, Gliederung (NUTS): Hagen, Kreisfreie Stadt (DEA53)

Land: Deutschland

Kontaktperson: FB Beschaffungsmanagement

E-Mail: vergabestelle@nw.aok.de

Telefon: +49 80026555000

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0005

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: cf00bae9-6137-41e4-b5d5-fc3ce6447a7c-01

Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar

Beschreibung: Aufgrund der Vielzahl von Bieterfragen verlängert die Auftraggeberin die Angebotsfrist.

10.1.

Änderung

Abschnittskennung: PROCEDURE

Beschreibung der Änderungen: Die Angebotsfrist wird vom 30.08.2024 - 10:00 Uhr verlängert auf 03.09.2024 - 10:00 Uhr.

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 418e274f-7a5e-4365-a177-aad2305a92df - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/08/2024 14:55:32 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 508587-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 164/2024

Datum der Veröffentlichung: 23/08/2024