Öffentliche Ausschreibung Steinfurt 2024 Deutschland – Spracherkennungssoftwarepaket – Beschaffung einer Spracherkennungssoftware 2024-07-24

Deutschland – Spracherkennungssoftwarepaket – Beschaffung einer Spracherkennungssoftware

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Kreis Steinfurt

E-Mail: vergabestelle@kreis-steinfurt.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Beschaffung einer Spracherkennungssoftware

Beschreibung: Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Im Zuge der gestiegenen Fallzahlen in diversen Bereichen der Kreisverwaltung ist auch die Anzahl der zu dokumentierenden Fälle gestiegen. Die Aufzeichnung der Sprache und die anschließende Umsetzung in Text nimmt in den letzten Jahren deutlich mehr Zeit der bereits vollausgelasteten Mitarbeitenden in den Sekretariaten ein. Da ein Abflachen der Fallzahlen in den nächsten Jahren nicht zu erwarten ist und eine umfangreiche Erneuerung des alten Systems, mittels Anschaffung neuer Hand-Diktiergeräte, unwirtschaftlich ist, soll im Rahmen der Digitalisierung das gesamte System grundlegend verändert werden. Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.

Kennung des Verfahrens: 7de28364-2e8e-4895-ab43-a7df79f49883

Interne Kennung: 30-01.59.05-16-081-EU

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48314000 Spracherkennungssoftwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Kreis Steinfurt Tecklenburger Str. 10

Stadt: Steinfurt

Postleitzahl: 48565

Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LBDV

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Beschaffung einer Spracherkennungssoftware

Beschreibung: Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.

Interne Kennung: 30-01.59.05-16-081-EU

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48314000 Spracherkennungssoftwarepaket

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Es kann die genaue Menge der benötigten Lizenzen bisher noch nicht abgeschätzt werden. Daher wird in der LB darauf hingewiesen, dass bis zu 50 % der angebotenen Mengen mehr beauftragt werden können, wenn es benötigt wird.

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Kreis Steinfurt Tecklenburger Str. 10

Stadt: Steinfurt

Postleitzahl: 48565

Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Beschreibung: wiederkehrende Beschaffungen mehrmals im Jahr

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst# Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen Eignungsanforderung: Dem Produkt sind mind. 3 Vollzeitstellen vollumfänglich zugeordnet. (Support, Systemtechnik, Entwicklung; ohne Vertrieb); (ankreuzen von ja/nein in der Leistungsbeschreibung) - Leistungsbeschreibung - Preisblatt - Auftragsverarbeitungsvertrag - Anlage Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) - Ausgefüllter EVB-IT-Vertrag - Kommunikationsmatrix - Protokollmatrix - Der Bieter muss zum Nachweis seiner Eignung eine Referenzliste beifügen, welche mindestens fünf Kunden (mind. spracherkennungsnutzende 200 Mitarbeitende) umfasst, wo die angebotene Spracherkennungs-Software in den letzten zwei Jahren eingesetzt worden ist. - Informationen zum Produkt (Datenblatt)

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und EU-Sanktionen

Beschreibung: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach Formular VHB NRW 521 EU; Eigenerklärung EU-Sanktionen

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Mitarbeiterzahl

Beschreibung: Dem Produkt sind mind. 3 Vollzeitstellen vollumfänglich zugeordnet (Support, Systemtechnik, Entwicklung; ohne Vertrieb)

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Referenzen

Beschreibung: Der Bieter muss zum Nachweis seiner Eignung eine Referenzliste beifügen, welche mindestens fünf Kunden (mind. spracherkennungsnutzende 200 Mitarbeitende) umfasst, wo die angebotene Spracherkennungs-Software in den letzten zwei Jahren eingesetzt worden ist.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Kosten

Bezeichnung: Angebotspreis

Beschreibung: Der Preis fließt mit 40 maximal erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein. Der günstigste Preis erhält die volle Punktzahl. Die anderen Punktzahlen ergeben sich wie folgt: (Günstigster Preis x Max. Punktzahl) / zu bewertender Preis

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-Kriterien

Beschreibung: Die B-Kriterien fließen mit 20 maximal erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Produktpräsentation

Beschreibung: Die Produktpräsentation fließt mit maximal 40 erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein. Die Produktpräsentation erfolgt auf Grundlage einer einstündigen Präsentation (online) innerhalb von zwei Wochen nach dem Submissionstermin, voraussichtlich am 04.-06.09.2024, wobei verschiedene Bereiche der angebotenen Anwendungen durch eine Bewertungskommission bewertet werden. Die Bewertungsmatrix für die Produktpräsentation findet sich unten. Die Möglichkeit der Vorstellung erhal-ten die drei Anbieter, die anhand der Bewertungskriterien "Preis" und "B-Kriterien" die höchsten Punkt-zahlen erreicht haben. Sofern demnach auf den dritten Platz mehrere Anbieter mit gleicher Punktzahl sind, erhalten die Anbieter mit gleicher Punktzahl ebenso die Möglichkeit der Produktvorstellung im vorgenannten Rahmen. Die Bewertungskommission wird aus 6 Teilnehmenden der Kreisverwaltung Steinfurt zusammengesetzt. Jedes Mitglied der Bewertungskommission bewertet die Lösung anhand der Bewertungsmatrix eigenständig. Die hieraus gebildeten Durchschnittswerte stellen das Gesamtergebnis der Produktpräsentation dar. Eine Bewertung mit 0 Punkten in einer der aufgezeigten Kategorien, führt zum Ausschluss. Ermittlung der Punktwerte: Die Ermittlung der jeweils in die Produktpräsentation einfließenden Punkt-werte ergeben sich nach folgender Formel: Produktpräsentation = Summe der gewichteten Punkte der bewerteten Kriterien Gewichtete Punkte je Kriterium = Punkte x maximal mögliche Punktzahl/Anzahl der in die Bewertung aufgenommenen Bieter x festgelegte Gewichtung

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 15/08/2024 00:00:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LBDV/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

Name: elektronisch über den Vergabemarktplatz

URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LBDV

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LBDV

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 22/08/2024 10:30:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 70 $name_timeperiod.DAYS_PLURAL_deu

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen können nach Maßgabe der VgV nachgefordert werden.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 22/08/2024 10:31:00 (UTC+2)

Ort: 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B 692

Zusätzliche Informationen: Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Besondere Vertragsbedingungen TVgG

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

Finanzielle Vereinbarung: Teilzahlungen/Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen können nach Absprache mit dem Auftraggeber vor Abnahme abgerechnet werden. Eine vollständige Abrechnung der vereinbarten und beauftragen Leistungen erfolgt erst einen Monat nach Betriebsbereitschaft. Diese Zeitspanne zwischen Betriebsbereitschaft und finaler Zahlung ist erforderlich, um die beauftragte Software zunächst zu testen und sich der vollständigen Erfüllung der beauftragten Leistung zu vergewissern.

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Steinfurt

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Kreis Steinfurt

Registrierungsnummer: 055660084084-31002-70

Postanschrift: Tecklenburger Str. 10

Stadt: Steinfurt

Postleitzahl: 48565

Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle des Kreises Steinfurt

E-Mail: vergabestelle@kreis-steinfurt.de

Telefon: +492551691290

Fax: +49 25516991290

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen

Registrierungsnummer: 05515-03004-07

Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9

Stadt: Münster

Postleitzahl: 48143

Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Vergabekammer Westfalen

E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de

Telefon: +492514111691

Fax: +492514112165

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 37ada334-c670-4f8f-8a38-7c6b6760bbf9 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/07/2024 15:02:54 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 443502-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 143/2024

Datum der Veröffentlichung: 24/07/2024

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