Öffentliche Ausschreibung Essen 2024 Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Modernisierung des Mitarbeitenden-Portal 2024-07-02

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Essener Systemhaus

E-Mail: einkauf@esh.essen.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Modernisierung des Mitarbeitenden-Portal

Beschreibung: Modernisierung des bestehenden Mitarbeitenden-Portal

Kennung des Verfahrens: 0452c00f-1334-4127-8100-95d651186bfe

Interne Kennung: SR-2357383

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift Essener Systemhaus Kruppstr. 82-100

Stadt Essen

Postleitzahl 45145

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGY1QC68R7Y

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Modernisierung des Mitarbeitenden-Portal

Beschreibung: Das bestehende Mitarbeitenden-Portal (inklusive ESS/MSS) soll modernisiert werden. Dafür werden Lizenzen, Wartung und Dienstleistungen benötigt.

Interne Kennung: SR-2357383

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Essener Systemhaus Kruppstr. 82-100

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45145

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbegrenzt

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 99

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Essener Systemhaus

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Das Mitarbeitenden-Portal der Stadtverwaltung muss aktualisiert werden. Dieses entspricht nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Insbesondere die ESS/MSS Funktionalitäten müssen modernisiert werden. Die Vorgängerfirma der Fa. Vantaio wurde seiner Zeit mit der Umsetzung des aktuellen Mitarbeitenden-Portal beauftragt. Die Implementierung wurde mit der Fa. btexx (jetzt VANTAIO) gemeinsam mit dem ESH durchgeführt. Die Aktualisierung des SAP-Portals stellt eine Modernisierung (Tech-Refresh) der ursprünglichen (Erst-)Implementierung als notwendige Basis für die Integration der Prozessdigitalisierung im Bereich des Mitarbeitenden-Portals dar. Das Portal wird seit vielen Jahren in einer stabilen und wartungsarmen Landschaft betrieben. Bei einem Produktwechsel würde eine neue Landschaft aufgebaut werden müssen. Dies würde zu weiteren Kosten führen und birgt das Risiko, dass beim Betrieb und Wartung höhere Aufwendungen auf das ESH zukommen (erhöhter Wartungsaufwand, vermehrte Störungen etc.). Im ESH wird bereits für zwei Kunden auf der vorhandenen SAP Portal Infrastruktur das Mitarbeitenden-Portal (Vantaio Add-on) betrieben. Dementsprechend ist im ESH Know-How für den Betrieb vorhanden. Die Mitarbeitenden im ESH sind für den Betrieb, die Wartung, das Customizing und die Entwicklung geschult. Auch kann hier direkt auf der vorhandenen Infrastruktur aufgesetzt werden. Beim Einsatz eines alternativen Produktes müsste unter Umständen auch eine neue Infrastruktur aufgebaut werden. Dies würde wieder weitere Kosten verursachen. Darüber hinaus ist zu erwarten, dass beim Einsatz zwei unterschiedlicher Tools auf der gleichen Infrastruktur negative Seiteneffekte bei der Konfiguration des Systems entstehen (eine Konfiguration der zugrundeliegenden Infrastruktur verbessert das Verhalten der einen Lösung und verschlechtert gleichzeitig das Verhalten der anderen Lösung). Darüber hinaus ist es grundsätzlich fraglich, ob zwei Add-ons auf der gleichen Infrastruktur lauffähig sind. Denn diese müssten dieselben SAP-Portal-Komponenten erweitern. Aufgrund des oben beschriebenen Sachverhaltes und des geschätzten Auftragswertes kommt nur ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2b) in Betracht. Die Leistung kann von keinem anderen Unternehmen erbracht werden, da eine technische Unvereinbarkeit zu erwarten ist, wenn ein zweites Add-On auf dem SAP-Portal aufgesetzt werden sollte. Darüber hinaus ist aufgrund der Wichtigkeit der Funktionalität (Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge etc. für einen Großteil der Mitarbeitenden der Stadt Essen) unbedingt sicherzustellen, dass ein störungsfreier Betrieb gewährleistet ist (vgl. Ziekow/Völlink/Völlink VgV § 14 Rn. 55 sowie OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.05.2013 - VII-Verg 16/12 und OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.04.2016 - VII-Verg 47/15 ). Ein weiteres Add-on würde in der Folge dann erheblichen Schwierigkeiten beim Gebrauch und Pflege der Software führen. Nur die Fa. Vantaio ist in der Lage anhand der von ihr aufgebauten Portal-Landschaft, die Modernisierung des Portals zu erbringen. Die Fa. Vantaio ist insbesondere auf die Portalerweiterung von SAP-Portalen spezialisiert und zertifizierter Partner der SAP. Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV).

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Leiter des Bieters: VANTAiO GmbH & Co. KG

Offizielle Bezeichnung: VANTAiO GmbH & Co. KG

Angebot:

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert des Ergebnisses: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Der Auftragswert wird zur Wahrung der geschäftlichen Interessen nicht bekannt gegeben (§ 39 Abs. 6 VgV)

Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 30/06/2034

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Der Auftragswert wird zur Wahrung der geschäftlichen Interessen nicht bekannt gegeben (§ 39 Abs. 6 VgV)

Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 30/06/2034

Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: VANTAiO GmbH & Co. KG, 55116 Mainz

Datum des Vertragsabschlusses: 11/06/2024

Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht