Öffentliche Ausschreibung Wesseling 2024 Deutschland – Datenarchivierung

Deutschland – Datenarchivierung – Digitalisierung von Bauakten

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Wesseling Der Bürgermeister

E-Mail: zentralevergabe@wesseling.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Digitalisierung von Bauakten

Beschreibung: Die Stadt Wesseling beabsichtigt die Papierakten/Bauakten des Amt 60 - Bauordnung und Bauverwaltung - zu digitalisieren.

Kennung des Verfahrens: f93e1414-5e17-4603-9d72-d976ab8b74a6

Interne Kennung: 031/2024/TS

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung, 79999100 Scanning

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift Neues Rathaus Alfons-Müller-Platz

Stadt Wesseling

Postleitzahl 50389

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift Altes Rathaus Bahnhofstraße 20

Stadt Wesseling

Postleitzahl 50389

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXT2YYEY1G12TMBL Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat es unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen. Unternehmen haben den Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen über eine Eigenerklärung entsprechend dem mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Formular zu erbringen. Über neue Bieterinformationen werden nur solche Unternehmen unaufgefordert informiert, die in dem verwendeten Vergabeportal registriert sind und sich für das Verfahren freischalten lassen. Eine entsprechende Registrierung und Freischaltung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Vergabeunterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten bzw. nicht für das Verfahren freigeschalteten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterinformationen abzurufen. Die Rechnungen können schriftlich an: Stadtverwaltung Wesseling der Bürgermeister Poststelle Alfons-Müller-Platz D-50389 Wesseling oder elektronisch an: epost@wesseling.de eingereicht werden. Bietergemeinschaften: Bei der Beteiligung von Bietergemeinschaften haben diese mit ihrem Angebot eine Aufstellung der Mitglieder der Bietergemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages sowie eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung einzureichen, dass der bevollmächtigte Vertreter alle weiteren Mitglieder der Bietergemeinschaft vertritt und alle Mitglieder bei der Auftragsausführung als Gesamtschuldner haften. Hierfür soll das beigefügte "Formblatt für Bietergemeinschaften" verwendet werden. Die Erklärungen und Nachweise dieser Bekanntmachung sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Die Auftraggeberin behält sich vor, gegebenenfalls für die geforderten Eigenerklärungen Fremdnachweise nachzufordern, um die Eigenerklärungen zu verifizieren. Eignungsleihe: Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er bzw. sie nachweist, dass ihm bzw. ihr die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen. Hierzu ist/sind diese bzw. diese anderen Unternehmen unter Verwendung des "Formblatts Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe" zu benennen und das "Formblatt Verpflichtungserklärung Eignungsleihe" einzureichen. Zudem sind für das bzw. die eignungsleihenden Unternehmen die genannten Eignungsnachweise dem Angebot beizufügen. Die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und technische und berufliche Leistungsfähigkeit bezeichneten Unterlagen hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft im Falle der Eignungsleihe mit dem Angebot für diese Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft auf die Fähigkeiten der Dritten zum Nachweis seiner/ihrer wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit beruft. Außerdem hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft mit ihrem Angebot auch von diesem Dritten eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB sowie § 124 GWB vorzulegen. Hierfür sind die Anlagen zur Angebotsaufforderung zu verwenden. Unterauftragnehmer: Beabsichtigt ein Bieter bzw. die Bietergemeinschaft, Teile des Auftrags durch Unterauftragnehmer zu erbringen und will der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft sich zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit berufen, sind die Vorgaben der Eignungsleihe zu beachten. Beabsichtigt ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft, Teile des Auftrags durch Unterauftragnehmer zu erbringen, ohne sich zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit zu berufen, müssen die Teile des Auftrags, die im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte vergeben werden, im "Formblatt Einbeziehung von Unterauftragnehmern" angegeben werden. Soweit zumutbar, sind in der die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen und das "Formblatt Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer" mit dem Angebot abzugeben. Sofern die Unterauftragnehmer nicht benannt wurden, kann die Auftraggeberin vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, unter Verwendung der die Unterauftragnehmer zu benennen und, unter Verwendung der Anlage , nachzuweisen, dass die ihnen erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen. In Bezug auf den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter prüft die Auftraggeberin vor Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des/ der Unterauftragnehmer(s) vorliegen. Dies erfolgt durch die Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen in Anlage zur Angebotsaufforderung..

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Digitalisierung von Bauakten

Beschreibung: Es handelt sich um ein Gesamtvolumen von ca. 700 Regalmeter Papierakten mit ca. 17.000 Hänge-/Stehordnern in verschiedenster Breite von schmal bis breit.

Interne Kennung: 031/2024/TS

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung, 79999100 Scanning

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Neues Rathaus Alfons-Müller-Platz

Stadt: Wesseling

Postleitzahl: 50389

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Altes Rathaus Bahnhofstraße 20

Stadt: Wesseling

Postleitzahl: 50389

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 0

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: In Form von Eigenerklärungen: - (1) Die Umsätze des Bieterunternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung bezogen auf Leistungen, die die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Für die vorstehende Erklärung soll das Formular "124_Eigenerklärung zur Eignung_VgV+UVgO" verwendet werden. In Form von Fremdnachweisen: - (2) Nachweis über eine marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: Mindestanforderung: Die Deckungssumme muss je Schadensfall mindestens betragen: - für Personenschäden: 3.000.000,00 EUR - für Sach- und Vermögensschäden: 1.000.000,00 EUR und auf nicht weniger als das jeweils Doppelte dieser Deckungssummen im Jahr begrenzt sein. (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - (3) Nachweis über eine Transportversicherung: Mindestanforderung: Die Deckungssumme muss je Schadensfall mindestens 1.000.000,00 EUR betragen. (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - (4) Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes in Steuersachen (auf Aufforderung der Vergabestelle mittels Dritterklärung vorzulegen)

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung: In Form von Eigenerklärung: - (1) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Für die vorstehende Erklärung soll das Formular "521 EU_Eigenerklärung_Ausschlussgründe" und "124_Eigenerklärung zur Eignung_VgV+UVgO" verwendet werden. - (2) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Für die vorstehende Erklärung soll das Formular "521 EU_Eigenerklärung_Ausschlussgründe" und "124_Eigenerklärung zur Eignung_VgV+UVgO" verwendet werden. - (3) Erklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Für die vorstehende Erklärung soll das Formular "522 EU_Eigenerklärung_Mindestlohngesetz" verwendet werden. - (4) Erklärung zum Nichtbestehen eines Russlandsbezugs (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Für die vorstehende Erklärung soll das Formular "523_EU_Eigenerklärung Sanktionen " verwendet werden. In Form von Fremdnachweisen: - (5) Kopie eines Handelsregisterauszugs oder eines Registerauszugs gleichwertiger Art nicht älter als drei Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - bei Bietern aus nicht-deutsch-sprachigen EU-Mitgliedstaaten mit amtlich anerkannter Übersetzung

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: In Form von Eigenerklärungen: - (1) Angabe von Referenzen über früher ausgeführte Leistungen der letzten 3 Kalenderjahre, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind: Nachzuweisen sind Fach- und Projekterfahrung bei der Digitalisierung sowie Indizierung vergleichbarer Aktenbestände. - Benennung erfolgreicher, vergleichbarer Digitalisierungsprojekte (Art und Anzahl der Akten, großformatige Pläne/ Zeichnungen mit pdf/A Konvertierung, Beschreibung des angewandten Digitalisierungsverfahrens), - Name des Auftraggebers mit Ansprechpartner bei den jeweiligen Kunden (Telefonnummer, E-Mail-Adresse des Auftraggebers) - Beschreibung der Projekte (u.a. Vergleichbarkeit der Leistung) mit Angaben zur Qualität (Kapazität der Verarbeitung) und Quantität (Erfahrung mit der Verarbeitung von Dokumenten einer öffentlichen Verwaltung unter Berücksichtigung der Anforderungen) (mit dem Angebot mittels Formular "Referenzliste" vorzulegen) - (2) Mindestanforderungen Mitarbeitende: -Während des gesamtem Digitalisierungsprozesses ist eine ständige Mitarbeiterzahl von jeweils mind. drei Personen mit jeweils mindestens zwei Jahren Erfahrung vergleichbarer Projekte erforderlich (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) In Form von Fremdnachweisen: - (4) Qaulifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - (5) Nachweis über die Zertifizierung nach ISO 27001: Das Zertifikat muss die zeitliche Gültigkeit für den Zeitraum der Erstellung der Digitalisate und die räumliche Gültigkeit (ist der Betriebsteil, in dem die Arbeiten erfolgen zertifiziert oder wurde die Zertifizierung für einen anderen Geltungsbereich erteilt) haben. Schutzbedarfskategorie "normal" der zu übertragenden Dokumente (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - (6) Nachweis über die Zertifizierung nach ISO 9001: Das Zertifikat muss die zeitliche Gültigkeit für den Zeitraum der Erstellung der Digitalisate und die räumliche Gültigkeit (ist der Betriebsteil, in dem die Arbeiten erfolgen zertifiziert oder wurde die Zertifizierung für einen anderen Geltungsbereich erteilt) haben. Schutzbedarfskategorie "normal" der zu übertragenden Dokumente (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - (7) Eigenerklärung zur Einhaltung der DSGVO: Die Datenverarbeitung muss den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Sie muss sich entsprechend am Stand der Technik orientieren (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung) - (8) - Nachweis der Verfahrensdokumentation der Arbeits- und Scanprozesse auf der Basis der TR-03138 des BSI. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung) - (9) Qaulifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse über die Zahlung der Sozialbeiträge (auf Anforderung der Vergabestelle mittels Dritterklärung vorzulegen)

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Kosten

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Das niedrigste Angebot (netto) eines auskömmlichen Angebots gemäß der Leistungsbeschreibung Digitalisierung mit Bieterangaben erhält die volle Punktzahl von 400 Punkte. Die diesem Preis nachfolgenden (d.h. höheren) Preise erhalten entsprechend weniger Punkte. Die Berechnung erfolgt gemäß der nachstehenden Formel. Der Wert wird auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Haben zwei Bieter dieselbe Punktzahl, entscheidet zunächst die Zahl vor Rundung. Punktzahl des Bieters = (Preis des niedrigsten Angebotes * 400 Punkte) / Preis des Bieters Es können maximal 400 Punkte erreicht werden.

Gewichtung (dezimal, genau): 0.4

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualitätskriterien

Beschreibung: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, § 58 Abs. 2 Satz 1 VgV. Dabei werden neben dem Preis auch Zuschlagskriterien bzw. sog. Leistungen verwendet, die mit Gewichtungen versehen sind. Es können maximal 600 Punkte erreicht werden.

Gewichtung (dezimal, genau): 0.6

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: 1.1 Akten sind gem. TR-Resiscan, BSI TR 03138, ersetzend zu scannen

Beschreibung: Die Akten sollen in der Regel gescannt werden, wenn der Vorgang abgeschlossen ist ("spätes Scannen").