Öffentliche Ausschreibung Frechen 2024 Deutschland – Datenarchivierung

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Stadt Frechen

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Digitalisierung von Bauakten

Beschreibung: Die Stadt Frechen sucht einen Dienstleister, der im Rahmen der Digitalisierung kommunaler Prozesse die aus unterschiedlichen Zeitpochen stammenden papierbasierten Bauakten aus dem Bauarchiv der Stadt Frechen innerhalb der nächsten vier Jahren TR-RESISCAN konform in eigenen Räumlichkeiten scannt und die Papierakten nach der Digitalisierung wieder zusammenfasst und kennzeichnet. Außerdem soll der Dienstleister die Abholung und den Rücktransport der Akten übernehmen.

Kennung des Verfahrens: 92ce780d-d2cb-45e9-a58c-34efc73020eb

Interne Kennung: VOL 67-2024

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999100 Scanning, 79995100 Archivierung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Stadt Frechen Johann-Schmitz-Platz 1-3

Stadt: Frechen

Postleitzahl: 50226

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Scanstelle des Auftragnehmers

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPTYDEDAA5

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Digitalisierung von Bauakten

Beschreibung: Die Stadt Frechen sucht einen Dienstleister, der im Rahmen der Digitalisierung kommunaler Prozesse die aus unterschiedlichen Zeitpochen stammenden papierbasierten Bauakten aus dem Bauarchiv der Stadt Frechen innerhalb der nächsten vier Jahren TR-RESISCAN konform in eigenen Räumlichkeiten scannt und die Papierakten nach der Digitalisierung wieder zusammenfasst und kennzeichnet. Außerdem soll der Dienstleister die Abholung und den Rücktransport der Akten übernehmen. Der zu digitalisierende Aktenbestand umfasst 340 laufende Aktenmeter dies entspricht rund 16.000 Bauakten. Der geschätzte Inhalt beträgt 1.015.240 Seiten, davon 920.040 Seiten kleiner DIN-A3, 95.200 größer-gleich DIN-A3.

Interne Kennung: VOL 67-2024

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999100 Scanning, 79995100 Archivierung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Stadt Frechen Johann-Schmitz-Platz 1-3

Stadt: Frechen

Postleitzahl: 50226

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Scanstelle des Auftragnehmers

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/10/2024

Enddatum der Laufzeit: 30/09/2028

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

Zusätzliche Informationen: Mindestanforderung an die einzureichenden Konzepte: Die unter Ziffer 9.2 (a) und 9.2 (b) der Aufforderung zur Angebotsabgabe beschriebenen Konzeptinhalte fließen unter den Zuschlagskriterien Personal und Qualität in die Bewertung der Angebote ein. Sollte eines der Unterkriterien des Personaleinsatzkonzeptes oder das Qualitätssicherungskonzept bei der Angebotswertung mit weniger als zwei Punkten bewertet werden, wird das Angebot ausgeschlossen.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Eintrag Berufs- /Handelsregister

Beschreibung: Falls gegeben: Nachweis über den Eintrag ins Berufs-/Handelsregister (zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 12 Monate);

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Nachweis Anerkennung als Werkstatt für Menschen mit Behinderungen gem. § 225 IX

Beschreibung: Falls gegeben: Nachweis über die Anerkennung als Werkstatt für Menschen mit Behinderungen gem. § 225 SGB IX durch Vorlage der von der Bundesagentur für Arbeit ausgesprochenen Anerkennung als Werkstatt für behinderte Menschen gemäß § 225 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch. Bei ausländischen Bietern: Vorlage einer Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes der Einrichtung, aus der die Anerkennung als Werkstatt für behinderte Menschen hervorgeht. Sofern eine solche Bescheinigung im betreffenden Land nicht ausgestellt wird, kann der Nachweis durch eine eides-stattliche Erklärung ersetzt werden, die eine vertretungsberechtigte Person der betreffenden Einrichtung vor einer befugten Behörde des betreffenden Staates abgibt. In den Staaten, in denen es eine derartige eidesstattliche Erklärung nicht gibt, kann diese durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar stellen eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder feierlichen Erklärung aus;

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Nachweis über Anerkennung als Inklusionsbetrieb gem. § 215 SGB IX

Beschreibung: Falls gegeben: Nachweis über Anerkennung als Inklusionsbetrieb gem. § 215 SGB IX durch Vorlage des ersten Förderbescheides des Integrationsamtes und eine schriftliche Bestätigung des Integrationsamtes, die zum Zeitpunkt der Vorlage im Verfahren nicht älter als ein Jahr alt sein darf. Bei ausländischen Bietern: Vorlage einer Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- o-der Herkunftslandes der Einrichtung, aus der die Anerkennung als Inklusionsbetrieb hervorgeht. Sofern eine solche Bescheinigung im betreffenden Land nicht ausgestellt wird, kann der Nachweis durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden, die eine vertretungsberechtigte Person der betreffenden Einrichtung vor einer befugten Behörde des betreffenden Staates abgibt. In den Staaten, in denen es eine derartige eidesstattliche Erklärung nicht gibt, kann diese durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar stellen eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder feierlichen Erklärung aus.

Kriterium:

Art: Sonstiges

Bezeichnung: Eigenerklärung Ausschlussgründe §§123/124 GWB

Beschreibung: Formblatt 5 ist auszufüllen. (bei Bietergemeinschaften für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft. Bei Eignungsleihe für alle eignungsleihenden Unternehmen, die Formblatt 4 nicht abgegeben haben);

Kriterium:

Art: Sonstiges

Bezeichnung: Eigenerklärung Rußlandsanktionen

Beschreibung: Formblatt 6 ist auszufüllen. Bei Bietergemeinschaften für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft.

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Berufshaftpflichtversicherung

Beschreibung: Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungs-summen von mindestens 1.500.000,- Euro pro Schadensfall bei Personen-, Sach- und Vermögensschäden, jeweils mindestens zweifach maximiert. Alternativ kann eine Eigenerklärung abgegeben werden, dass im Auftragsfall eine Versicherung mit entsprechenden Deckungssummen abgeschlossen wird, Formblatt 7.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Referenzen

Beschreibung: Mindestens 2 Referenzen des Unternehmens zur TR-RESISCAN konformen Verarbeitung von Akten mit Plänen A-3 bis A-0 mit einem Auftragsvolumen von mindestens 80.000,- Euro netto, bei denen die Leistungen nach 2018 abgeschlossen wurden, Formblatt 8

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Konzept

Beschreibung: Konzept des Bieters zur Vertragsdurchführung. Mindestanforderung: Die unter Ziffer 9.2 (a) und 9.2 (b) der Aufforderung Angebotsabgabe beschriebenen Konzeptinhalte fließen in die Bewertung der Angebote ein. Sollte eines der Unterkriterien des Personaleinsatzkonzeptes oder das Qualitätssicherungskonzept bei der Angebotswertung mit weniger als zwei Punkten bewertet werden, wird das Angebot ausgeschlossen.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Die Bewertung erfolgt auf Grundlage des im Angebotsformblatt anzugebenden Gesamt-Angebotsvergleichspreises brutto. Dieser fließt wie folgt in die Wertung ein: Der Bieter mit dem niedrigsten Preis erhält 5 Punkte. Ein Angebot mit dem 1,5 fachen oder höheren Preis erhält 0 Punkte. Dazwischen wird linear interpoliert, wobei auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet wird.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Förderung der beruflichen Integration von Menschen mit Behinderungen

Beschreibung: Bei dem Bieter handelt es sich um eine anerkannte Werkstatt für Menschen mit Behinderungen gem. § 225 SGB IX oder einen anerkannten Inklusionsbetrieb gem. § 215 Abs. 1 SGB IX.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Personaleinsatzkonzept

Beschreibung: Personaleinsatzkonzept 1. Zusammensetzung des Projektteams und Aufgabenverteilung Die Bewertung erfolgt in Anlehnung an Schulnoten. Für jedes der folgenden Unterkriterien wird eine Schulnote 0-5 Punkte (0: ungenügend bis 5: sehr gut) vergeben, je nachdem wie gut die Ausführungen die Zielvorstellungen der Auftraggeberin bei diesem Kriterium erfüllen. 5% 2. Kompetenz der Mitglieder des Projektteams Die Bewertung erfolgt in Anlehnung an Schulnoten. Für jedes der folgenden Unterkriterien wird eine Schulnote 0-5 Punkte (0: ungenügend bis 5: sehr gut) vergeben, je nachdem wie gut die Ausführungen die Zielvorstellungen der Auftraggeberin bei diesem Kriterium erfüllen. 10% Mindestanforderung: Sollte eines der Unterkriterien bei der Angebotswertung mit weniger als zwei Punkten bewertet werden, wird das Angebot ausgeschlossen.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualitätssicherstellungskonzept

Beschreibung: Qualitätssicherstellungskonzept Die Bewertung erfolgt in Anlehnung an Schulnoten. Für jedes der folgenden Unterkriterien wird eine Schulnote 0-5 Punkte (0: ungenügend bis 5: sehr gut) vergeben, je nachdem wie gut die Ausführungen die Zielvorstellungen der Auftraggeberin bei diesem Kriterium erfüllen. Mindestanforderung: Sollte eines der Unterkriterien bei der Angebotswertung mit weniger als zwei Punkten bewertet werden, wird das Angebot ausgeschlossen.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 03/07/2024 00:00:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDEDAA5/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDEDAA5

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDEDAA5

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 18/07/2024 12:00:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 13 Wochen

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber wird in seinem Ermessen fehlende und/ oder unvollständige Unterlagen und Nachweise nachfordern, sofern diese Unterlagen und Nachweise einer Nachforderung zugänglich sind.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 18/07/2024 12:01:00 (UTC+2)

Ort: Rathaus der Stadt Frechen, Johann Schmitz Platz 1-3, Zimmer 219 50226 Frechen

Zusätzliche Informationen: Zum Eröffnungstermin sind keine Bieter zugelassen.

Auftragsbedingungen:

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen entsprechend des Vertrags, welcher Teil der Vergabeunterlagen ist.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Die Rügeobliegenheit ist Zulässigkeitsvoraussetzung für die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens (§ 160 Absatz 3 Satz 1 GWB). Durch die Rüge soll dem öffentlichen Auftraggeber die Gelegenheit gegeben werden, die Rechtmäßigkeit seines Vergabeverfahrens überprüfen und etwaige Vergabefehler beheben zu können. Soweit der Bieter/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkennt, hat er sie innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber zu rügen. Sind Vergabeverstöße aufgrund der Bekanntmachung erkennbar, sind diese bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Erkennbare Verstöße in den Vergabeunterlagen müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Teilt der öffentliche Auftraggeber dem Bieter/Bieter mit, dass seiner Rüge nicht abgeholfen wird, muss der Nachprüfungsantrag innerhalb von 15 Kalendertagen ab Eingang der Mitteilung über die Nichtabhilfe beim Bieter/Bieter bei der zuständigen Vergabekammer eingereicht werden.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Frechen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Stadt Frechen

Registrierungsnummer: 053620024024-31001-52

Postanschrift: Johann-Schmitz-Platz 1-3

Stadt: Frechen

Postleitzahl: 50226

Land, Gliederung (NUTS): Rhein-Erft-Kreis (DEA27)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Servicestelle Vergabemanagement

E-Mail: vergaben@stadt-frechen.de

Telefon: +49 2234501-1391

Fax: +49 2234501-1514

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland

Registrierungsnummer: 05315-03002-81

Postanschrift: Zeughausstr. 2-10

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50667

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

E-Mail: vkrheinland@brk.nrw.de

Telefon: +49 2211473045

Fax: +49 2211472889

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 01874857-5ecb-4b6b-b983-119ab240873d-01

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer

Beschreibung: Das Belegvolumen im LV (1.1) hatte einen Schreibfehler. Dieser wurde nun korrigiert. Der geschätzte Inhalt beträgt 1.015.240 Seiten, nicht 1.015.2400. Das LV wurde entsprechend geändert und die Angabe in der Bekanntmachung beim Auftragsgegenstand ebenfalls angepasst.

10.1.

Änderung

Beschreibung der Änderungen: Das Belegvolumen im LV (1.1) hatte einen Schreibfehler. Dieser wurde nun korrigiert. Der geschätzte Inhalt beträgt 1.015.240 Seiten, nicht 1.015.2400 Seiten. Das LV wurde entsprechend geändert und die Angabe in der Bekanntmachung beim Auftragsgegenstand ebenfalls angepasst.

Änderung der Auftragsunterlagen am: 18/06/2024

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 56788315-4436-46e4-a368-ebcb893defbc - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 18/06/2024 12:07:15 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 363602-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 118/2024

Datum der Veröffentlichung: 19/06/2024