Öffentliche Ausschreibung 2024 Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Universität zu Köln - Lieferung und Einführung eines Systems für das Berufungsmanagement (BMMT) 2024-06-17

Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Universität zu Köln - Lieferung und Einführung eines Systems für das Berufungsmanagement (BMMT)

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Universität zu Köln - Lieferung und Einführung eines Systems für das Berufungsmanagement (BMMT)

Beschreibung: Die Auftraggeberin, die Universität zu Köln (UzK), möchte in der IT-Unterstützung der Prozesse rund um das Berufungsmanagement von der Zuweisung bis zur Verhandlung einen großen Schritt vorangehen und strebt die Digitalisierung des Berufungsmanagements an. Hierbei wird ein EVB IT Cloud Vertrag abgeschlossen.

Kennung des Verfahrens: 30f8ea13-e600-4ae0-ba6c-7a27b4860701

Interne Kennung: 2024_64_0057

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48218000 Lizenzverwaltungssoftwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf Albertus-Magnus-Platz

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50923

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Stabsstelle 03 Berufungen

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50923

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CY1UHMTMVU Das erfragte Konzept ist im Vergabeverfahren u.U. mehrmals wie folgt einzureichen: 1) Als Teil des indikativen Angebots wird das Konzept seitens des Bieters in den Verhandlungsgesprächen diskutiert. Es findet noch keine Wertung statt. 2) Als Teil der finalen Angebote ist das Konzept vom Bieter erneut (ggf. mit Überarbeitungen als Ergebnis der Verhandlungsgespräche) einzureichen. Die Version des Konzepts fließt in die Bewertung und damit in die Entscheidung über den Zuschlag ein. Der Auftraggeber bewertet das mit dem finalen Angebot eingereichte Konzept unter Ausübung des ihm zustehenden Beurteilungsspielraums im Hinblick auf die Frage, inwieweit das vom Bieter eingereichte Konzept - insbesondere im Vergleich mit den von den anderen Bietern eingereichten Konzepten - eine möglichst termin-, kosten- und anforderungsgerechte Ausführung des Auftrags erwarten lässt. Die Bewertung der finalen Angebote erfolgt anhand der Gesamtbewertungsmatrix. Bei der abschließenden Bewertung werden hierbei für die Leistung insgesamt maximal 1.720 Punkte vergeben. Dabei fließt in die Bewertung folgendes ein: Anforderungskatalog (maximal 1020 Punkte) Konzept (maximal 250 Punkte) Bieterpräsentation (maximal 450 Punkte) Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird die erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018 verwendet. Der Schwankungsbereich wird auf 5 % festgelegt. Hierzu wird auf einer ersten Stufe das "Leistungs-Preis-Verhältnis" berechnet. Dazu wird der Quotient aus Leistung (vergebene Leistungspunkte für Anforderungskatalog, die eingereichten Konzepte des Bieters sowie die Teststellung) und dem Gesamtwertungspreis (laut Preisblatt) errechnet. Die entsprechende Formel stellt sich wie folgt dar: Z = L / P Die Formelparameter werden dabei wie folgt bestimmt: L= Summe der Leistungspunkte, die für die Bewertung des Anforderungskatalogs: maximal 1020 Punkte: Anforderungskatalog (nicht-funktionale und funktionale Anforderungen an die Software), die eingereichten Konzepte max. 250 Punkte: Einführungsvorgehen und Projektmanagement max. 450 Punkte: Bieterpräsentation aufgeteilt auf 3 Testfälle (pro Testfall können maximal 150 Punkte erreicht werden) P = Gesamtwertungspreis, der gemäß den Angaben im Formblatt "Preisblatt" ermittelt wird. Z = Kennzahl, die das Leistungs-Preis-Verhältnis widerspiegelt. Auf einer zweiten Stufe wird dann ausgehend von dem Angebot mit dem besten Leistungs-Preis-Verhältnis, definiert durch die Kennzahl "Z", ein Schwankungsbereich von 5 % definiert (= Kennzahl "Z" des bestplatzierten Angebotes minus 5 %). Alle Angebote, die unterhalb dieses Schwankungsbereiches liegen, werden nicht weiter betrachtet. Von den innerhalb dieses Schwankungsbereiches liegenden Angeboten wird das Angebot bezuschlagt, das die höchste Kennzahl "Z", also die meisten Leistungspunkte, erhalten hat. Bei gleicher Kennzahl "Z" entscheidet der niedrigere Gesamtwertungspreis. Abschließend erfolgt dann die endgültige Entscheidung, welches Angebot das wirtschaftlichste Angebot darstellt und bezuschlagt werden soll. Diejenigen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden gemäß § 134 GWB informiert. Nach Ablauf der Wartefrist erfolgt frühestens Erteilung des Zuschlages. UfAB 2018: Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen, S. 582. https://www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/UfAB/ufab_node.html In KW 35/36 voraussichtlich Bieterpräsentation

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Universität zu Köln - Lieferung und Einführung eines Systems für das Berufungsmanagement (BMMT)

Beschreibung: Lieferung und Implementierung eines BMMT bei der Auftraggeberin wie in der Leistungsbeschreibung und dem Anforderungskatalog beschrieben, nebst Systemserviceleistungen, Schulungsleistungen, Weiterentwicklungen sowie Anpassung des Gesamtsystems nach Abnahme. Hierin enthalten ist der Systemservice und Betrieb beim Auftragnehmer für 6 Jahre. Der Zeitraum für die Herstellung der Betriebsbereitschaft inkl. vollständiger Umsetzung aller Implementierungsleistungen (Installation, Konfiguration, Workflows) darf maximal 1 Jahr ab Zuschlagserteilung betragen.

Interne Kennung: 2024_64_0057

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48218000 Lizenzverwaltungssoftwarepaket

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf Albertus-Magnus-Platz

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50923

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Stabsstelle 03 Berufungen

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50923

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: a. Der Zeitraum der Leistungserbringung beginnt schnellstmöglich nach Auftragserteilung und hat zunächst eine Grundlaufzeit bis zum 30.06.2028. b. Der Auftraggeber hat die Option auf Verlängerung um jeweils weitere 12 Monate bis längstens 30.06.2030, indem der Auftraggeber den Vertrag bis zum jeweiligen Stichtag am 31.03. für das jeweils folgende Jahr verlängert. c. Der Vertrag endet spätestens am 30.06.2030, ohne dass es einer Kündigung bedarf. d. Die ordentliche Kündigung durch den Auftragnehmer ist bis zum 30.06.2025 ausgeschlossen. Das Recht der Parteien zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Aufgrund der erheblichen Projektierungs- und Initialisierungskosten im vorliegenden Fall der Beschaffung eines Berufungsmanagementtools streben wir daher die Ausschreibung der Software inkl. deren Implementierung mit einer Vertragsdauer von sechs Jahren an. Da es sich hierbei um die Beschaffung von Individualsoftware handelt, erfordert die Erstellung selbiger nicht nur erhebliche Anpassungsleistungen, sondern es ist auch ein langwieriger und kostenintensiver Prozess vorausgegangen, um die benötigte Software in all ihren Anforderungen beschreiben zu können.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: keine

Kriterium:

Art: Sonstiges

Bezeichnung: Sonstiges

Beschreibung: Referenzen müssen vorliegen, siehe Dokument

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung: keine

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: -IT-Sicherheit nach ISO-27001 zertifizierten Hosting-Dienstleister - System muss die Einhaltung der Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung in ihrer aktuellen Fassung vollumfänglich gewährleisten, um das System DSGVO-konform betreiben zu können.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 05/07/2024 23:59:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CY1UHMTMVU/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CY1UHMTMVU

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CY1UHMTMVU

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 16/07/2024 12:00:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 128 Tage

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 VgV können fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen vervollständigt oder korrigiert werden. Fehlende oder unvollständige leistungsbezogenen Unterlagen können auch nachgereicht oder vervollständigt werden. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Auftragsbedingungen:

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Referenzliste (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): Bitte verwenden Sie dafür das Dokument - Konzeptabfrage (mit dem Angebot vorzulegen): Bitte verwenden Sie dafür das Dokument. - Anforderungskatalog (mit dem Angebot vorzulegen): Bitte verwenden Sie das Dokument. - Preisblatt (mit dem Angebot vorzulegen): Bitte füllen Sie das Preisblatt aus.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

Registrierungsnummer: 05315-06008-84

Postanschrift: Albertus-Magnus-Platz

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50923

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Abteilung 64 - Einkauf

E-Mail: vergabestelle@verw.uni-koeln.de

Telefon: +49 2214700

Internetadresse: https://www.vergabe.nrw.de/

Profil des Erwerbers: https://www.vergabe.nrw.de/

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

Registrierungsnummer: 05315-06008-84

Postanschrift: Albertus-Magnus-Platz

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50923

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Abteilung 64 - Einkauf

E-Mail: vergabestelle@verw.uni-koeln.de

Telefon: +49 2214700

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln

Registrierungsnummer: 05315-03002-81

Postanschrift: Zeughausstr. 2-10

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50667

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

E-Mail: VKRheinland@bezregkoeln.nrw.de

Telefon: +49 2211473045

Fax: +49 2211472889

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

Registrierungsnummer: 05315-06008-84

Postanschrift: Albertus-Magnus-Platz

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50923

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Abteilung 64 - Einkauf

E-Mail: vergabestelle@verw.uni-koeln.de

Telefon: +49 2214700

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0005

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6a55df95-ef8b-448a-bae9-ea51be28dd01 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/06/2024 09:10:19 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 357329-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 116/2024

Datum der Veröffentlichung: 17/06/2024

Datenschutzerklärung