1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kommunalbetrieb Krefeld AöR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung eines Workflowmanagementsystems und Dokumentationssystem im KBK
Beschreibung: Die zentralen zu bearbeitenden Aufgabenfelder sind: - Einführung der digitalen Aktenführung (E-Akte) - Einführung eines Vertragsmanagement - Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses - Digitalisierung Personalakte & Personalprozesse Das Ziel ist eine Optimierung und sinnhafte Digitalisierung der Prozesse durchzuführen. Aus diesem Grund soll als Basis für eine ganzheitliche digitale Arbeitsweise ein Workflowmanagementsystem/ Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt und implementiert werden. Dabei existieren neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben (Compliance), der mit der digitalen Transformation einhergehenden Effizienzsteigerungen und der Verbesserung der Transparenz vor allem zwei zentrale Ziele: Das System soll bei der Umsetzung der internen Prozesse (Workflowfunktionalität) sowie als Archivsystem dienen und die Ablagepraxis innerhalb der Teams im Umgang mit digitalen Dokumenten (E-Akte Prozess) vereinheitlichen. Der Purchase-to-Pay-Prozess sowie die digitale Personalakte & Personalprozesse sollen zunächst im System abgebildet werden. Mittelfristig soll das System auch in weiteren Bereichen zum Einsatz kommen. Diese sollen jedoch nicht Teil der hier ausgeschriebenen Leistung sein.
Kennung des Verfahrens: 25060ee5-e2f8-4afd-8b73-5353a23406d3
Vorherige Bekanntmachung: 631732-2023
Interne Kennung: 2023-KBK-B3-ReiO-01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kommunalbetrieb Krefeld AöR Ostwall 175
Stadt: Krefeld
Postleitzahl: 47798
Land, Gliederung (NUTS): Krefeld, Kreisfreie Stadt (DEA14)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPTYRLDA69
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung eines Workflowmanagementsystems und Dokumentationssystem im KBK
Beschreibung: Zur Erstellung des Gesamtsystems gehören unter anderem die vollständige Lieferung der Software für das System sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Hierfür sind insbesondere die Installation und Integration des Systems in die Systemumgebung des KBK gemäß den zugrundeliegenden Unterlagen, die Entwicklung von Schnittstellen sowie individuelle Systemanpassungen (Customizing) erforderlich. Der Betrieb des Systems soll technisch auf Servern des KBK erfolgen und die Lizenzen hierfür sollen auch erworben werden. Der Betrieb soll jedoch durch den Auftragnehmer im Sinne eines "Software as a Service" erbracht werden. Das heißt Installationen, Updates, Backups usw. sollen durch den Auftragnehmer erfolgen. Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Leistungserbringung bis zur Abnahme der vereinbarten Leistungen insbesondere: - die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer (Verkauf), - die Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, worunter unter anderem zählen: - die initiale Installation, - das notwendige Customizing, - die initiale Konfiguration sowie - die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur. - (Mitwirkung bei der) Feinkonzeptionierung (inkl. entsprechender Dokumentation) und Umsetzung der initial umzusetzenden Anwendungsbereiche, - die Mitwirkung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GOBD (hier bei der Zulieferung von Unterlagen zum System), - die Lieferung sämtlicher technischer Dokumentationen wie bspw. Schnittstellenbeschreibungen oder eine Backup-Dokumentation, - die Durchführung von Schulungen inkl. Überlassung entsprechender Schulungsunterlagen sowie Benutzerdokumentationen. Die im Folgenden aufgeführten Leistungen fallen nach der Abnahme der oben genannten Leistungen an: - die Durchführung des Systemservice/Support und der Systempflege, - die Durchführung von Backups und Updates im Betrieb, - ggf. die Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems sowie - sonstige Leistungen. In der ersten Ausbaustufe sollen ca. 250 Nutzer Zugriff auf das System erhalten. Hinzu kommt der gleichzeitige Zugriff von im Schnitt 10 externen Nutzern. Ziel ist, dass in der finalen Ausbaustufe ca. 450 Nutzer Zugriff auf das System bekommen. Hierbei wird es sowohl Nutzer geben, welche das System täglich zur Erledigung ihrer fachlichen Aufgaben verwenden als auch Nutzer, welche nur gelegentlich Zugriff benötigen (bspw. zur Freigabe von Rechnungen).
Interne Kennung: 2023-KBK-B3-ReiO-01
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kommunalbetrieb Krefeld AöR Ostwall 175
Stadt: Krefeld
Postleitzahl: 47798
Land, Gliederung (NUTS): Krefeld, Kreisfreie Stadt (DEA14)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 631732-2023
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Die Bewertung des Preises erfolgt mit Hilfe der Bewertungsmethode "Lineare Interpolation - 2-facher niedrigster Angebotspreis". Der niedrigste Preis erhält die volle Punktzahl. Für das Zweifache dieses Preises werden 0 Punkte vergeben. Dazwischen erfolgt die Bewertung linear.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Lösungskonzept
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Anforderungen
Beschreibung: Funktionale Anforderungen - 30% Nichtfunktionale Anforderungen - 10% Technische Anforderungen - 5%
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 45
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Anbieterpräsentation
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kommunalbetrieb Krefeld AöR
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Wertschöpfer IT GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen zum Auftrag:
Datum des Vertragsabschlusses: 12/04/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kommunalbetrieb Krefeld AöR
Registrierungsnummer: 05114-99002-24
Postanschrift: Ostwall 175
Stadt: Krefeld
Postleitzahl: 47798
Land, Gliederung (NUTS): Krefeld, Kreisfreie Stadt (DEA14)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Kommunalbetrieb Krefeld AöR
Telefon: +49 21513660-4512
Fax: +49 21513660-4515
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: DE 812110859
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: +49 221-1473045
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Wertschöpfer IT GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: DE323528395
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68163
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
Telefon: +4962115028820
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b84002d6-6850-4e09-b695-bfb304d3db74 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/05/2024 15:12:03 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 296473-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 97/2024
Datum der Veröffentlichung: 21/05/2024