Öffentliche Ausschreibung Steinfurt 2024 Deutschland – Formularerstellungssoftwarepaket – Beschaffung einer Low-Code-Plattform zum Formularmanagement 2024-03-20

Deutschland – Formularerstellungssoftwarepaket – Beschaffung einer Low-Code-Plattform zum Formularmanagement

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Kreis Steinfurt

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Beschaffung einer Low-Code-Plattform zum Formularmanagement

Beschreibung: Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Um die Verwaltungsleistungen den Bürgerinnen und Bürgern digital anbieten zu können sowie die dahinterliegenden Prozesse, soweit möglich, zu automatisieren, ist eine Lösung zum Formularmanagement notwendig. Dabei muss die Lösung einen Low-Code bzw. No-Code Ansatz verfolgen, sodass Formulare bzw. Prozesse auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können. Daneben ist durch die Möglichkeit der weitergehenden Programmierung sicherzustellen, dass auch weitere (speziellere) Anforderungen erfüllt werden. Ebenso ist die Möglichkeit der Weiterverarbeitung der strukturierten Daten in das DMS (insb. d.velop documents) erforderlich.

Kennung des Verfahrens: b6b084d2-f43f-4832-ad28-b3cfdd7b6006

Interne Kennung: 30-01.59.05-16-066-EU

Verfahrensart: Offenes Verfahren

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48325000 Formularerstellungssoftwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Kreis Steinfurt Tecklenburger Str. 10

Stadt: Steinfurt

Postleitzahl: 48565

Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LMRM

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Beschaffung einer Low-Code-Plattform zum Formularmanagement

Beschreibung: Das Aufrufen, Ausfüllen und Abschicken der Formulare muss den Bürgerinnen und Bürgern über die gängigen Webbrowser verschiedener Endgeräte möglich sein. Eine intuitive Bedienung und ein interaktiv-dynamischer Formularaufbau sind hierbei wesentliche Faktoren, die die Akzeptanz und die Usability steigern. Fernzugriff: Ein Fernzugriff wird durch den Auftraggeber vorgegeben. VPN ist nicht zulässig.

Interne Kennung: 30-01.59.05-16-066-EU

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48325000 Formularerstellungssoftwarepaket

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Es ist aktuell nicht absehbar, ob und in wie weit der Know-How-Transfer in der Schulung ausreichend ist, um alle speziellen Anforderungen an die Formularentwicklung anschließend selbstständig bewältigen zu können. Es ist vielmehr zu erwarten, dass es in einem solchen Entwicklungsprozess nochmal zu Fragen kommt, die im Wege des Abrufs aus diesem Dienstleistungskontingent dann gelöst werden. Wann und in welcher Form ist aktuell jedoch unklar, da sich die speziellen Anforderungen erst aus Projekten mit den verschiedensten Fachämtern ergeben.

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Kreis Steinfurt Tecklenburger Str. 10

Stadt: Steinfurt

Postleitzahl: 48565

Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Beschreibung: wiederkehrende Beschaffungen mehrmals im Jahr

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst# Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen - Ausgefüllter EVB-IT-Vertrag - Kommunikationsmatrix - Protokollmatrix - Informationen zum Produkt (Datenblatt)

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und EU-Sanktionen

Beschreibung: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach Formular VHB NRW 521 EU; Eigenerklärung EU-Sanktionen

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Mitarbeiterzahl

Beschreibung: Dem Produkt sind mind. 10 Mitarbeitende zugeordnet.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Referenzen

Beschreibung: Mind. 2 Referenzen von vergleichbaren Kunden (mind. 1.000 Mitarbeitenden), die die Lösung seit mindestens einem Jahr im Einsatz haben

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Kosten

Bezeichnung: Angebotspreis

Beschreibung: Der Preis fließt mit 40 maximal erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein. Der günstigste Preis erhält die volle Punktzahl. Die anderen Punktzahlen ergeben sich wie folgt: (Günstigster Preis x Max. Punktzahl) / zu bewertender Preis

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: B-Kriterien

Beschreibung: Die B-Kriterien fließen mit 20 maximal erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Produktpräsentation

Beschreibung: Die Produktpräsentation fließt mit 40 maximal erreichbaren Punkten in die Auswahlentscheidung ein. Die Bewertung erfolgt auf Grundlage einer einstündigen Produktpräsentation (online) innerhalb von zwei Wochen nach dem Submissionstermin, wobei verschiedene Bereiche der angebotenen Anwendungen durch eine Bewertungskommission bewertet werden. Die Möglichkeit der Vorstellung erhalten die drei Anbieter, die anhand der Bewertungskriterien "Preis" und "B-Kriterien" die höchsten Punktzahlen erreicht haben. Sollten demnach auf den dritten Platz mehrere Anbieter mit gleicher Punktzahl sein, erhalten die Anbieter mit gleicher Punktzahl ebenso die Möglichkeit der Produktvorstellung im vorgenannten Rahmen. Die Bewertungskommission wird aus 6 Teilnehmenden des Amtes für IT und Digitalisierung des Kreises Steinfurt zusammengesetzt. Jedes Mitglied der Bewertungskommission bewertet die Lösung anhand der Bewertungsmatrix eigenständig. Die hieraus gebildeten Durchschnittswerte stellen das Gesamtergebnis der Produktpräsentation dar. Eine Bewertung mit 0 Punkten in einer der aufgezeigten Kategorien, führt zum Ausschluss.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 15/04/2024 00:00:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LMRM/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

Name: elektronisch über den Vergabemarktplatz

URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LMRM

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LMRM

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen

Frist für den Eingang der Angebote: 23/04/2024 11:30:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 30 $name_timeperiod.DAYS_deu

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen können nach Maßgabe der VgV nachgefordert werden.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Eröffnungsdatum: 23/04/2024 11:31:00 (UTC+2)

Ort: 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B 692

Zusätzliche Informationen: Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen

Auftragsbedingungen:

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Besondere Vertragsbedingungen TVgG

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Finanzielle Vereinbarung: Teilzahlungen/Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen können nach Absprache mit dem Auftraggeber vor Abnahme abgerechnet werden. Eine vollständige Abrechnung der vereinbarten und beauftragen Leistungen erfolgt erst einen Monat nach Betriebsbereitschaft. Diese Zeitspanne zwischen Betriebsbereitschaft und finaler Zahlung ist erforderlich, um die beauftragte Software zunächst zu testen und sich der vollständigen Erfüllung der beauftragten Leistung zu vergewissern.

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Steinfurt

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Kreis Steinfurt

Registrierungsnummer: 055660084084-31002-70

Postanschrift: Tecklenburger Str. 10

Stadt: Steinfurt

Postleitzahl: 48565

Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle des Kreises Steinfurt

E-Mail: vergabestelle@kreis-steinfurt.de

Telefon: +492551691290

Fax: +49 25516991290

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen

Registrierungsnummer: 05515-03004-07

Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9

Stadt: Münster

Postleitzahl: 48143

Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Vergabekammer Westfalen

E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de

Telefon: +492514111691

Fax: +492514112165

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8e961852-2a94-4df6-9cbb-363861a34188 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/03/2024 13:16:29 (UTC+1)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 167108-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 57/2024

Datum der Veröffentlichung: 20/03/2024

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