Öffentliche Ausschreibung Bielefeld 2024 Deutschland - Datenarchivierung - Scannen der Altakten im Schwerbehindertenrecht, 500.322 2024-01-25

Deutschland - Datenarchivierung - Scannen der Altakten im Schwerbehindertenrecht, 500.322

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel: Scannen der Altakten im Schwerbehindertenrecht, 500.322

Beschreibung: Der Abschnitt 500.322, Schwerbehindertenrecht, des Sozialamtes der Stadt Bielefeld, beabsichtigt, ca. 30.000 Bestandsakten mit ca. 100 Seiten je Akte zu digitalisieren. Die genaue Anzahl der Akten lässt sich nicht exakt angeben, da eine Akte erst dann digitalisiert werden muss, wenn ein Antrag eingeht oder eine Nachprüfung durchzuführen ist, so dass ggf. die avisierte Menge überschritten werden kann.

Kennung des Verfahrens: a67f3b74-7c38-4373-846e-2b135e853f4c

Verfahrensart: Offenes Verfahren

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4 Allgemeine Informationen

Der Aufruf zum Wettbewerb ist beendet

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZL55B

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1 Los: LOT-0001

Titel: Scannen der Altakten im Schwerbehindertenrecht, 500.322

Beschreibung: Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Auftragsgegenstand: Der Auftrag zur Digitalisierung umfasst nach Maßgabe der Stadt Bielefeld: - den direkten, unmittelbaren, dokumentierten und datenschutzkonformen Transport der Akten vom Neuen Rathaus Niederwall 23, 33602 Bielefeld zum Digitalisierungsstandort des Auftragnehmers - die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess - die fortlaufende Digitalisierung (Scannen) der Akten inklusive Erfassung von Metainformation o die Chronologie des Digitalisats muss der des Originals entsprechen o das Digitalisat muss eine Datei im Format PDF/A-1a sein - die Benennung der Datei dem Barcode entsprechend - die Bereitstellung der elektronischen Dokumente über eine von der Stadt Bielefeld spezifizierte Übergabeschnittstelle, zum Beispiel in Form von verschlüsselten Datenträgern oder einer Datenaustauschplattform. Die Konkretisierung der Übergabeschnittstelle erfolgt bei Vertragsabschluss - die Aufbewahrung der zur Vernichtung vorgesehenen Papierakten soll sofort nach der Digitalisierung erfolgen - die datenschutzgerechte Vernichtung der o. g. Papierakten nach DIN 63399, Sicherheitsstufe 4, Schutzklasse 2 - die datenschutzkonforme Rücklieferung etwaiger nicht zu digitalisierender Akteninhalte und der zur Rückgabe gekennzeichneten Akten - das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung

Interne Kennung: #1

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen:

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Angebotspreis

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualität der Probedigitalisate

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Frist Abholung/Anforderung Akten und Lieferung der Daten

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Umfang der Digitalisierung wöchentlich

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Entfernung Abholungs- und Erfüllungsort (Umweltaspekt)

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion:

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

6. Ergebnisse

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 10

Statistiken über die strategische Auftragsvergabe:

8. Organisationen

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Registrierungsnummer: 05711-31001-60

Postanschrift: 33602

Stadt: Bielefeld

Postleitzahl: 33602

Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle

E-Mail: jakob.sawatzky@bielefeld.de

Telefon: +49521513244

Fax: +49 521513350

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster

Registrierungsnummer: 05515-03004-07

Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9

Stadt: Münster

Postleitzahl: 48147

Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de

Telefon: +49 2514111691

Fax: +49 2514112165

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: DI.UNIT GmbH

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: medium

Registrierungsnummer: DE 813 198 968

Stadt: Bielefeld

Postleitzahl: 33609

Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabe@di-unit.de

Telefon: +49 52158304-79

Rollen dieser Organisation:

Bieter

Federführendes Mitglied

Wirtschaftlicher Eigentümer

Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 3b3ef8c6-87c2-4eb7-9aff-f913ee2501ac - 01

Formulartyp: Ergebnis

Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2024-01-23+01:00 15:39:57+01:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00050116-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 18/2024

Datum der Veröffentlichung: 2024-01-25Z

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