Öffentliche Ausschreibung Essen 2024 Deutschland - Scanning - Digitalisierung (Scan) der Personalakten 2024-01-19

Deutschland - Scanning - Digitalisierung (Scan) der Personalakten

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Essen, AöR

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel: Digitalisierung (Scan) der Personalakten

Beschreibung: Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Digitalisierung der Personalakten und die Rücklieferung der Akten bzw. der darin enthaltenen Dokumente als digitales Datenformat zur Einbindung in die digitale Personalakte.

Kennung des Verfahrens: 197e0696-131b-4acd-8589-0390308a991b

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: UKE Hufelandstraße 55

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45147

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0YDGY1FPLPLNV Es erfolgt keine postalische oder elektronische Übersendung der Vergabeunterlagen. Sie stehen im Portal zum Download bereit. Fragen zum Verfahren werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers, allen Bewerbern/Bietern beantwortet. Es gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW. Der Auftraggeber behält sich vor, Teststellungen durchzuführen. Bei elektronischen Angeboten ist die durch das Vergaberecht geforderte Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Ein unverschlüsselt eingereichtes elektronisches Angebot ist zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen. Eine Angebotsabgabe per E-Mail wird nicht akzeptiert. Seit dem 01.01.2023 gilt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Dieses verpflichtet Unternehmen ab 3000 Mitarbeitenden zur Umsetzung der dort genannten Vorgaben. Diese umfassen unter anderem die Einhaltung von Menschen- und Umweltrechten in der Lieferkette. D.h., unmittelbare Zulieferer (dies können auch Dienstleister sein) müssen so ausgewählt werden, dass diese keine der im LkSG benannten Rechte beeinträchtigen. Die Erteilung des Zuschlags steht unter dem Vorbehalt der Zuwendung der Fördermittel.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1 Los: LOT-0001

Titel: Digitalisierung (Scan) der Personalakten

Beschreibung: Zur Leistung gehören: 1. Die Logistik und der Transport, d.h. die Abholung der Akten beim Auftraggeber in dazu zur Verfügung gestellten Transportbehälter und der Transport zum Standort des Auftragnehmers. 2. Die Aufbereitung der Akten für den Scanvorgang, die Digitalisierung der Akten, die Klassifizierung der eingescannten Dokumente und die Zuordnung zur vom Auftraggeber vorgegebenen neuen Aktenstruktur. 3. Die Sicherung der Qualität der Scanergebnisse und der Klassifizierung der Dokumente. 4. Die nachgewiesene Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. 5. Die Rücklieferung der Akten in digitalisierter Form und abschließend die Archivierung und gegebenenfalls Vernichtung der Dokumente und Daten, nach erfolgreicher Digitalisierung und Auslieferung der Daten.

Interne Kennung: #1

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: UKE Hufelandstraße 55

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45147

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen:

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 0

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Erklärung des Bieters, dass 1. über sein Vermögen weder das Insolvenz- noch das Vergleichsverfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist, 2. er sich nicht in Liquidation befindet, 3. er sich als ausländischer Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den Verfahren zu 1. und 2. vergleichbar sind, 4. Als Amts- und Umgangssprache wird "Deutsch" festgelegt (so sind alle wesentlichen Bedienhandbücher in deutscher Sprache vorzulegen) 5. dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bieters zuzurechnen ist, wegen einer in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftat rechtskräftig verurteilt und gegen das Unternehmen keine Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist. 6. er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist 7. keine fakultativen Ausschlussgründen im sinne des §124 GWB (vgl. Anlage 1) vorliegen (bzw. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen) 8. kein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz vorliegt. Der Bieter hat Angaben zu seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu machen: 9- Gesamtjahresumsatz des Unternehmens bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 1.000.000,00 EUR (Eine Million Euro). 10- Spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Digitalisierung von Papierakten": bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 300.000,00 EUR (dreihunderttausend Euro). 11- Vorhandensein einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in geeigneter Höhe. (keine Mindestanforderung) 12-Das beigefügte Dokument (Anlage 1_Eignungsbewertung Digitalisierung Personalakten) ist von jedem Bewerber vollständig auszufüllen und einzureichen.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung

Beschreibung: Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister ihres Sitzes / Wohnsitzes oder vergleich-bares Register, soweit dies in dem Mitgliedstaat geführt wird.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 1. Personelle Ressourcen Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur aktuellen Anzahl der Beschäftigten machen. Eine Mindestanzahl von 40 Mitarbeitenden ist hier erforderlich. 2. Referenzen Darüber hinaus sind zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vier Referenzprojekte Digitalisierung (Scan) von Papierakten anzugeben. Zur Angabe der Referenzen ist die vorgegebene Übersichtsdarstellung zu verwenden (s.u.). Für jede Referenz ist eine Übersicht auszufüllen. Es sind geeignete Nachweise beizufügen, die die Verifizierung der tatsächlichen Durchführung des Projekts ermöglichen. Folgende Angaben werden in diesem Zusammenhang bezüglich der Darstellung der Referenzen angefragt. 2.1 Gegenstand des Referenzprojekts Zunächst ist der Gegenstand des Referenzprojektes zu beschreiben. Der Bieter soll Angaben zum Auftragsgegenstand machen und ob das Referenzprojekt die Digitalisierung von Papierakten zur Einbindung in ein Digitales Dokumentenmanagementsystem zum Gegenstand hatte. 2.2 Größe des Referenzprojekts Darüber hinaus werden Angaben benötigt, wie viele Akten und Dokumente im Rahmen des Referenzprojekts digitalisiert wurden. 2.3 Branche des Auftraggebers im Referenzprojekt Zuletzt ist anzugeben, ob Projekte mit Unternehmen durchgeführt wurden, die in dem Gleichen oder in einem vergleichbaren Umfeld wie der Auftraggeber tätig sind. Unterschieden werden Projekte mit nicht öffentlichen, sonstigen Unternehmen, Projekte mit Auftraggebern des öffentlichen Dienstes und Projekte mit anderen Universitätskliniken / Maximalversorgern / Unternehmen die kritische Infrastrukturen (KRITIS) betreiben.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Verarbeitung und Klassifizierung der Akten und Dokumente

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 35

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualitätssicherung

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 4.991

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Archivierung von Papierakten und Daten

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10.003

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Datenschutz und die Zertifizierung

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10.003

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: das Projektmanagement

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10.003

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: DEU

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGY1FPLPLNV/documents,

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGY1FPLPLNV

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YDGY1FPLPLNV

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 2024-01-30+01:00 09:00:00+01:00

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 87 DAYS

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: keine

Auftragsbedingungen:

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: keine

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Zahlungen werden elektronisch geleistet

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion:

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Essen, AöR

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universitätsklinikum Essen, AöR

8. Organisationen

8.1 ORG-0005

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Essen, AöR

Registrierungsnummer: DE119 656 585

Postanschrift: Hufelandstraße 55

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45147

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabe@uk-essen.de

Telefon: +49 2017232633

Fax: +49 2017236735

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Essen, AöR

Registrierungsnummer: DE119 656 585

Postanschrift: Hufelandstraße 55

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45147

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabe@uk-essen.de

Telefon: +49 2017232633

Fax: +49 2017236735

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln

Registrierungsnummer: DE812110859

Postanschrift: Zeughausstraße 2-10

Stadt: Köln

Postleitzahl: 50667

Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Land: Deutschland

E-Mail: poststelle@bezreg-koeln.nrw.de

Telefon: +49 2211473-045

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Essen, AöR

Registrierungsnummer: DE119 656 585

Postanschrift: Hufelandstraße 55

Stadt: Essen

Postleitzahl: 45147

Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabe@uk-essen.de

Telefon: +49 2017232633

Fax: +49 2017236735

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

10. Änderung

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a387cdd4-9021-432f-ae3d-467db9b143a9-01

Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar

Beschreibung: folgende Unterlagen wurden hochgeladen: 02_Anlage 2_Kriterienkatalog Digitalisierung Personalakten 03_Anlage 3_Leistungsbewertung Digitalisierung Personalakten 04_Anlage 4_Preisblatt Digitalisierung Personalakten

10.1 Änderung

Beschreibung der Änderungen: Unterlagen wurden nach Anforderung eines Teilnehmers hochgeladen

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 74c93cc7-5003-4da1-8870-e75cf4af865e - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2024-01-18+01:00 12:57:09+01:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00038453-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 14/2024

Datum der Veröffentlichung: 2024-01-19Z

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