DL zur Durchführung der Reisekostenabrechnung für den SWR sowie Bereitstellung und Betrieb eines Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Stuttgart
NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
Postleitzahl: 70190
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.swr.de
Abschnitt II: Gegenstand
DL zur Durchführung der Reisekostenabrechnung für den SWR sowie Bereitstellung und Betrieb eines Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten
Der Südwestrundfunk (SWR) schreibt mit diesem Verfahren die Durchführung der Reisekostenabrechnung sowie Bereitstellung und Betrieb eines Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten aus.
Die Leistung kann überwiegend am Standort den Auftragnehmer erbracht werden.
Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Auslagerung der Reisekostenabrechnung an einen Dienstleister inkl. der Bereitstellung eines „managed service“ auf Basis des Tools „Amadeus Cytric Travel & Expense“ für die vollständige Abwicklung der Reisekostenabrechnung.
Der Auftragnehmer muss zudem bei der Inbetriebnahme, sowie bei den notwendigen Anpassungen an die SWR-spezifischen aufbau- und ablauforganisatorischen Bedingungen, fachgerecht durch Konzeption und Realisierung (Implementierung und Customizing) mitwirken.
Die zu erbringenden Leistungen umfassen
• die Reisekostenabrechnung mit Antragstellung, Genehmigungsverfahren, Abrechnung,
• die Prüfung und sozialversicherungsrechtliche, steuerrechtliche sowie die revisionssichere Archivierung mit Löschung nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der Reisekosten festangestellter und freier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
• die Bereitstellung eines „managed service“ auf Basis des Tools „Amadeus Cytric Travel & Expense“ zur Antragstellung, Genehmigung, Abrechnung, Prüfung (nach Bundesreisekostengesetz, DV Reisekosten bzw. individuellen SWR-Vorgaben) sowie Archivierung der Ab-rechnungsfälle
• Pflege und Support des Tools „Amadeus Cytric Travel & Expense
• GoBD-konforme Abrechnung von Dienstreisen
• Customizing und ggf. Implementierung des Tools „Amadeus Cytric Travel & Expense“
• Bereitstellung von Schnittstellen für
- Stammdatenübermittlung
- Implementierung der Buchungsdaten (AirPlus)
- Vergütungsservice (Paisy)
- HA Finanzen
• Import
- von Kreditkartenumsätzen
- digitaler Belege
• Auszahlung entweder über SAP/R3, alternativ über Treuhandkonto-Auszahlung
• Einführung und Schulung des Systems/Leitfaden
• Archivierung der Abrechnungsfälle
Der Vertrag für die Teilleistung zur Erbringung der DL verlängert sich automatisch um jeweils 12 Mon. bis zu einer maximalen Laufzeit von 48 Mon. Der Vertrag für die Teilleistung „managed service“ verlängert sich automatisch um jeweils einen Monat bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 48 Mon. Verlängerung jeweils, sofern er nicht mit einer Frist von 3 Mon gekündigt wird.
Anhand der mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen stellt der Auftraggeber fest, welche Bewerber den Anforderungen an Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit entsprechen.
Sollten nach durchgeführter Eignungsprüfung mehr als drei geeignete Bewerber zur Verfügung stehen, werden aus diesen Bewerbern die drei ausgewählt, die der Rangfolge nach die höchste Bewertungspunktzahl erreicht haben. Bei Punktgleichheit zählt die höchste erreichte Punktzahl im Bereich der fachlich-technischen Leistungsfähigkeit. Sollten dann immer noch mehr als drei Bewerber auf dem gleichen Rang stehen, werden alle Bewerber auf Rang 3 aufgefordert ein Angebot einzureichen
Die in den Verfahrens-und Vertragsunterlagen genannten Optionen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123,124 GWB ist die Eigenerklärung im Bewerbungsbogen auszufüllen.
- Aktueller Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug) oder ein vergleichbarer Nachweis (bspw. Partnerschaftsregister), nicht älter als ein Jahr.
- Wichtiger Hinweis zur Einbeziehung weiterer Unternehmen:
Bei einer Bietergemeinschaft sind die geforderten Nachweise zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von allen Bietern einer Bietergemeinschaft nachzuweisen. Die geforderten Nachweise zur Feststellung der fachlich technischen Leistungsfähigkeit können getrennt nach Aufteilung der Leistung innerhalb der Bietergemeinschaft
eingereicht werden. Beabsichtigt der Bieter/Bietergemeinschaft, sich zur Erfüllung der Eignung anderer Unternehmen im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle und/oder fachlich-technischen Leistungsfähigkeit zu bedienen (§47 VgV), hat er/sie die im Bereich der Eignungsprüfung geforderten Nachweise und Erklärungen zur Eignung des anderen Unternehmens entsprechend der übernommenen Aufgaben vorzulegen.
Zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:
• Für Personen- und Sachschäden bis zu 3 Mio. € je Schadensereignis. Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall, die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse beträgt 6 Mio. €.
• Für Bearbeitungsschäden bis zu 100.000 € je Schadensereignis. Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall, die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse beträgt mindestens 200.000 €.
Nachweis der Bonität anhand eines Bonitätsnachweises mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel) oder einen gleichwertigen Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist.
Mindestanforderung: Nachweis mit mindestens „Guter Bonität“, nicht älter als 1 Jahr, eine einfache Bankauskunft reicht nicht aus.
Bewertung der Bonität
Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Mindestanforderung erfüllt
Mittlerer Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Sehr gute Bonität
Hoher Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Ausgezeichnete Bonität
Angabe der Höhe des Umsatzes im Leistungsbereich in den letzten 3 vorliegenden Geschäftsjahren. Der Mindestumsatz muss über 500.000 € pro Jahr im Schnitt liegen.
Bewertung der Umsatzentwicklung
Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Umsatz tendenziell fallend
Mittlerer Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Umsatz tendenziell gleichbleibend
Hoher Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Umsatz tendenziell steigend
Zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:
• Für Personen- und Sachschäden bis zu 3 Mio. € je Schadensereignis. Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall, die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse beträgt 6 Mio. €.
• Für Bearbeitungsschäden bis zu 100.000 € je Schadensereignis. Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall, die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse beträgt mindestens 200.000 €.
Nachweis der Bonität anhand eines Bonitätsnachweises mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel) oder einen gleichwertigen Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist.
Mindestanforderung: Nachweis mit mindestens „Guter Bonität“, nicht älter als 1 Jahr, eine einfache Bankauskunft reicht nicht aus.
Angabe der Höhe des Umsatzes im Leistungsbereich in den letzten 3 vorliegenden Geschäftsjahren. Der Mindestumsatz muss über 500.000 € pro Jahr im Schnitt liegen.
Nachweis eines eingeführten Qualitätsmanagements beim Bewerber.
Bewertung des eingeführten Qualitätsmanagements
Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Eingeführtes und beschriebenes QM
Mittlerer Zielerfüllungsgrad (2,5 Pkt.) = QM ist eingeführt und beschrieben sowie an eine marktgängige Prüfnorm angelehnt
Hoher Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = aktuell gültige Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 liegt vor.
Nachweis der aktuell gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 27001 oder einer vergleichbaren Zertifizierung (z.B. DIN EN 50600 oder BSI C5) für den Betrieb des Rechenzentrums aus dem heraus die Leistungen im „managed service“ auf Basis des Tools „Amadeus Cytric Travel & Expense“ erbracht werden
Nachweis durch eine Eigenerklärung, dass die Gesamtzahl der Abrechnungsfälle pro Jahr mind. 250.000 beträgt
Nachweis das der Bewerber als FIRST Business Team zertifiziert / lizenziert ist
Nachweis der beruflichen Befähigung von vom Bewerber zur Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitern für die Durchführung der Reisekostenabrechnung, sowie Bereitstellung und Betrieb des „managed service“ auf Basis des Tools „Amadeus Cytric Travel & Ex-pense“ während der Vertragslaufzeit in folgender Anzahl und Rollen:
• 2 kaufmännische Team Manager für Reisekostenabrechnung
• 10 Sachbearbeiter für Reisekostenabrechnung
• 2 Helpdesk - Mitarbeiter für die Reisekostenabrechnung
• 2 IT-Spezialisten für den 2nd Level Support des Tools „Amadeus Cytric Travel & Ex-pense“ als Ansprechpartner für die IT-Abteilung des SWR
Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten für die Durchführung von Reisekostenabrechnungen und die Bereitstellung eines Tools zur Erfassung und Verarbeitung von Anträgen und Belegen, sowie zugehöriger Service in vergleichbarer Größenordnung in den vergangenen zwei Jahren mit Angabe des Kunden. Die Bewertung der eingereichten Referenzen erfolgt in Form einer vergleichenden Bewertung. Die eingereichten Referenzen werden vergleichend, anhand der vorgegebenen Anforderungen in nachfolgender Tabelle in Art und Größenordnung im Hinblick auf ihren Schwierigkeitsgrad bewertet und danach ob und in welchem Grad sie der ausgeschriebenen Leistung (Zielerfüllungsgrad) nahekommen.
Projektvolumen-Größenordnung 1: Jährliche Abrechnungsfälle (min. 50.000 Stk)
Projektvolumen-Größenordnung 2: Gesamtanzahl der abzurechnenden Personen (min. 7.500)
Projektvolumen-Größenordnung 3: Anzahl der kundenseitigen Nutzer des RK-Tools (min. 5.000)
Projektvolumen-Größenordnung 4: Anzahl der gleichzeitigen Nutzer des RK-Tools (min. 100)
Funktionsumfang 1: Im Rahmen des Referenzprojektes wurden Reisekosten nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) abgerechnet
Funktionsumfang 2: Im Rahmen des Referenzprojektes wurden Reisekosten mit Belegen in Fremdwährungen abgerechnet
Funktionsumfang 3: Im Rahmen des Referenzprojektes wurden zur Abwicklung der Reisekosten Belege in elektronischer Form eingereicht
Funktionsumfang 4: Im Rahmen des Referenzprojektes wurde ein RK-Tool eingesetzt, mit dem die Abrechnenden die Abrechnungsdaten erfassen, Belege digitalisieren und der Abrechnungsstelle zur Verfügung stellen konnten
Funktionsumfang 5: Im Rahmen des Referenzprojektes wurde das RK-Tool „Amadeus Cytric Travel & Expense“ eingesetzt
Organisation des Helpdesks: Kurze Beschreibung (RK-Tool und Abrechnungsunterstützung, Headcount, Verfügbarkeit, etc.)
Unterstützungsleistungen: Kurze Beschreibung der Vorgehensweise und der vereinbarten SLA's
Kriterien gesamt: 11 Stück
Niederer Zielerfüllungsgrad (0 Wertungspunkte): 0 bis 4 Kriterien erfüllt
Mittlerer Zielerfüllungsgrad (12,5 Wertungspunkte): 5 bis 8 Kriterien erfüllt
Hoher Zielerfüllungsgrad (25 Wertungspunkte): 9 bis 11 Kriterien erfüllt.
Nachweis eines eingeführten Qualitätsmanagements beim Bewerber.
Nachweis der aktuell gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 27001 oder einer vergleichbaren Zertifizierung (z.B. DIN EN 50600 oder BSI C5) für den Betrieb des Rechenzentrums aus dem heraus die Leistungen im „managed service“ auf Basis des Tools „Amadeus Cytric Travel & Expense“ erbracht werden
Nachweis durch eine Eigenerklärung, dass die Gesamtzahl der Abrechnungsfälle pro Jahr mind. 250.000 beträgt
Nachweis das der Bewerber als FIRST Business Team zertifiziert / lizenziert ist
Nachweis der beruflichen Befähigung von vom Bewerber zur Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitern für die Durchführung der Reisekostenabrechnung, sowie Bereitstellung und Betrieb des „managed service“ auf Basis des Tools „Amadeus Cytric Travel & Ex-pense“ während der Vertragslaufzeit in folgender Anzahl und Rollen:
• 2 kaufmännische Team Manager für Reisekostenabrechnung
• 10 Sachbearbeiter für Reisekostenabrechnung
• 2 Helpdesk - Mitarbeiter für die Reisekostenabrechnung
• 2 IT-Spezialisten für den 2nd Level Support des Tools „Amadeus Cytric Travel & Ex-pense“ als Ansprechpartner für die IT-Abteilung des SWR
Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten für die Durchführung von Reisekostenabrechnungen und die Bereitstellung eines Tools zur Erfassung und Verarbeitung von Anträgen und Belegen, sowie zugehöriger Service in vergleichbarer Größenordnung in den vergangenen zwei Jahren mit Angabe des Kunden. Die Bewertung der eingereichten Referenzen erfolgt in Form einer vergleichenden Bewertung. Die eingereichten Referenzen werden vergleichend, anhand der vorgegebenen Anforderungen in nachfolgender Tabelle in Art und Größenordnung im Hinblick auf ihren Schwierigkeitsgrad bewertet und danach ob und in welchem Grad sie der ausgeschriebenen Leistung (Zielerfüllungsgrad) nahekommen.
- Einhaltung der Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG)
- Die Regelungen des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sind einzuhalten. Der Bieter / jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft muss / müssen die erforderliche Verpflichtungserklärung abgeben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag vor der oben genannten Vergabekammer nur zulässig ist, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Verfahrens- und Vertragsunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Auf die Regelungen in §§ 160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland