Elektronische Personalakte 2.0 Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-160
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Heidelberg
NUTS-Code: DE125 Heidelberg, Stadtkreis
Postleitzahl: 69120
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.klinikum.uni-heidelberg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Elektronische Personalakte 2.0
Am Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) wird eine elektronische Personalakte für die Beschäftigten geführt. Diese basiert technologisch auf dem SAP RM und ist vollständig in das bestehende SAP HCM-System integriert.
Von Seiten der SAP wird die Weiterentwicklung des Records Management (RM), bereits seit einigen Jahren nicht mehr voran getrieben. Das Universitätsklinikum Heidelberg beabsichtigt daher die Ablösung und den Ersatz der bestehenden elektronischen Personalakte.
Anforderungen:
a) Integration der MS Office Produkte
b) Implementierung neuer Funktionalitäten (z.B.: Drag&Drop und Freitextsuche)
c) Genehmigungsprozesse (z.B.: Arbeitszeitänderungen, Termine und Fristen) sollen aus der Personalakte direkt gestartet werden können
d) Unter Einhaltung der Datenschutz- Compliance-Richtlinien und deutsche, arbeitsrechtliche Gesetze f. öffentliche Arbeitgeber
e) Integrierbar ins bestehende SAP HCM-System am Uniklinikum Heidelberg
Das Universitätsklinikum Heidelberg beabsichtigt die Ablösung und den Ersatz der bestehenden elektronischen Personalakte. Die Beschaffung enthält die notwendigen Software + Lizenzen und den dazugehörigen u.g. Dienstleistungen:
▪ Installieren und Einrichten der Software sowie notwendiger Services
▪ Erstellung eines DV-/Fachkonzepts, Schulung der Anwendungs-Administratoren und Key User
▪ Einrichtung des Aktenmodells und Aktivierung der Aktenfunktionen
▪ Migrationsreport / Migrationstest (technisch)
▪ Einrichtung des Formulararbeitsplatzes sowie Customizing für Formularablage
▪ Erstellen des Basistemplates (Master-Copy) für Dokumente
▪ Unterstützung bei der Erstellung eines Dokumenttemplates
▪ Integration der Dokumenterzeugung im Personalstammsatz
▪ Anpassung und Erstellung der Schulungsunterlagen.
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV können Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Aufgrund der Anforderungen können nur Firmen mit den besonderen Kenntnisse der deutschen, arbeitsrechtlichen Besonderheiten für öffentliche Arbeitgeber diese Leistung erbringen. Weiter müssen die Strukturen eines Universitätsklinikums der Firma bekannt sein. Nur die Firma XFT GmbH kann derzeit alle Anforderung (Kriterien a-e) erfüllen. Das System der Firma XFT ist aus diesem Grund derzeit als einziges System in der Lage, den Beschaffungsbedarf zu decken.
Abschnitt IV: Verfahren
- Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie
Im Sinne der Öffnung des Wettbewerbs haben wir alle Alternativen bzw. Ersatzlösungen geprüft. Unter Berücksichtigung aller zwingend notwendigen Anforderungen, kann die Leistung nur von XFT GmbH erbracht werden.
Somit steht fest, dass es für den geforderten Einsatzzweck derzeit keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt. Der mangelnde Wettbewerb ist auch nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter. denn die oben genannten technischen und vorausgesetzten Anforderungen sind grundlegende Bestandteile für die Integrierbarkeit und Funktionalität der neuen elektronischen Personalakte für das Gesamt-Universitätsklinikum Heidelberg.
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Elektronische Personalakte 2.0
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Walldorf
NUTS-Code: DE128 Rhein-Neckar-Kreis
Postleitzahl: 69190
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.rp.baden-wuerttemberg.de
Gemäß § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag
unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach
§ 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
§ 135 GWB regelt:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1.
gegen § 134 verstoßen hat oder
2.
den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(3) Die Unwirksamkeit nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB tritt nicht ein, wenn
1.
der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2.
der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3.
der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.