Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Böblingen
NUTS-Code: DE112 Böblingen
Postleitzahl: 71032
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.boeblingen.de
Adresse des Beschafferprofils: www.vergabe24.de

Regional- oder Kommunalbehörde

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Digitalisierung Bestandsbauakten

Referenznummer der Bekanntmachung: 600-2021-0025

Dienstleistungen

Digitalisierung der Bestandsbauakten bei der Stadtverwaltung Böblingen.

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

NUTS-Code: DE112 Böblingen

Hauptort der Ausführung:

Hauptort:

Marktplatz 16

71032 Böblingen (Neues Rathaus)

Außenstelle:

Konrad-Zuse-Straße 90

71034 Böblingen (Tetragon)

Das Baurechts- und Bauverwaltungsamt der Stadtverwaltung Böblingen ist für verschiedene bauliche Verfahren verantwortlich. Das Amt ist untere Baurechtsbehörde und untere Denkmalschutzbehörde. Baugenehmigungsverfahren werden hier abgewickelt. Die verschiedenen Verfahren werden vom Antrag an bis zur Genehmigung geführt und dokumentiert. Die örtliche Zuständigkeit beläuft sich hierbei auf das Stadtgebiet Böblingen und Dagersheim. Im Rahmen der Digitalisierung sollen zur Flächen- und Geschäftsprozessoptimierung die im Laufe der Jahre angefallenen Papierbauakten/ Bestandsbauakten digitalisiert und an das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Bei den zu verarbeitenden Dokumenten handelt es sich insgesamt um eine geschätzte Menge von ca. 470 laufenden Metern (lfm.) Akten (à ca. 6 000 Blatt pro lfm.), die sich derzeit an 2 unterschiedlichen Standorten in Böblingen befinden (Stadtverwaltung Böblingen, Neues Rathaus, Marktplatz 16, 71032 Böblingen, Außenstelle Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90, 71034 Böblingen). Die Stadtverwaltung Böblingen beabsichtigt mit dieser Ausschreibung, einen Auftrag für die Digitalisierung aller archivierten und laufenden Papierakten mit einem fachlich kompetenten und zuverlässigen Dienstleister abzuschließen. Es entstehen rechtssichere Digitalisate nach der BSI TR-03138 oder nach eine gleichwertigen rechtssicheren Scanverfahren, sodass ein Großteil der Originale nach dem Scannen in Absprache vernichtet werden kann. Ablauf: Digitalisierung von Bestandsbauakten ca. 470 m in mehreren Chargen verteilt auf die Jahre 2021, 2022, 2023, als ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan od. vergleichbarem rechtssicheren Scanverfahren.

1. Digitalisierungsvorbereitung wie entklammern, kleben, entfernen von Rost ggfs. kopieren: pro Stück/Seite.

2. Scannen der Bauakten (Schrift- und Planteil), Pläne von DINA3 bis A0, in Einzelfällen auch größer; Dateiformat PDF/a-2u durchsuchbar, doppelseitiger Scann und Löschung der weißen Seiten, Indizierung, pro Stück/Seite.

3. Übernahme der Indexdaten (Aktenzeichen, Anschrift, Gemarkung, Flurstück, Titel) vom Aktendeckel, bei mehreren Vorhaben in einer Akte erfolgt Einzelerfassung; bei Altakten ggf. mit Aktenzeichenvergabe.

4. Einlagerung und Verwaltung während der Digitalisierung, lfd. Meter Regalfach.

5. On-Demand-Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden in digitaler Form.

6. Schaffung Voraussetzungen für Datenimport (Dokumentenmanagementsystem, Fachverfahren) für Metadaten.

7. Datentransfer nach jeder Charge über gesichertes Downloadverzeichnis, Serverstandort Europa, DSGVO-konform, alternativ über gesicherte USB Festplatte; Erstellung einer Datei im csv-Format für den Import der Daten.

8. Abholung und Zustellung der Akten: Abholort: Böblingen, Rathaus, Marktplatz 15 und Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90.

9. Transport: Sicherheit während des Transports bzgl. Transportfahrzeug, eingesetztem Personal und der Akten, An- und Abfahrt in Chargen nach vorheriger Absprache.

10. Rücktransport ausgewiesener Originalunterlagen (z. B. denkmalgeschützte und vor 1946 entstandene Gebäude).

11. Aktenvernichtung der nicht mehr notwendigen Unterlagen nach DIN 66399-2 Schutzklasse 2/P-3 bzw. zertifizierten Dienstleister nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber jeweils nach voraussichtlich 6 Monaten. Dokumentation über die Vernichtung der Papieroriginale sowie das Löschen der digitalen Daten.

12. Testphase/Nullserie mit Test-Import für 10 repräsentative Akten.

Preis

Optionen: nein

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Lieferung in Chargen über 3 Jahre verteilt (2021-2023) inkl. Teilvernichtung der Akten nach ersetzendem Scannen. Terminierung nach Absprache. Weitere Details in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.

Offenes Verfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 045-112252

Auftrags-Nr.: 1

Digitalisierung Bestandsbauakten

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

21/06/2021

Anzahl der eingegangenen Angebote: 7

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 7

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 7

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Nürnberg
NUTS-Code: DE254 Nürnberg, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 90411
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +49 7219260
Fax: [gelöscht]

24/06/2021