Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters Referenznummer der Bekanntmachung: Uni-HD.2021.255_Studentische_Multifunktionsgeräte_und_Printcenter

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Heidelberg
NUTS-Code: DE125 Heidelberg, Stadtkreis
Postleitzahl: 69117
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]20
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html
Adresse des Beschafferprofils: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYD9D/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXR6YYVYD9D
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters

Referenznummer der Bekanntmachung: Uni-HD.2021.255_Studentische_Multifunktionsgeräte_und_Printcenter
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
30121100 Fotokopierer
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
30121100 Fotokopierer
30122000 Offsetdruckmaschinen zur Verwendung im Büro
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE125 Heidelberg, Stadtkreis
NUTS-Code: DE126 Mannheim, Stadtkreis
Hauptort der Ausführung:

Heidelberg

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand dieses Verfahrens ist

— die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten mit Abrechnung über die CampusCard der Universität sowie

— der Betrieb eines Printcenters für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität und insbesondere für die Druckaufgaben der Universität im Sinne einer „Hausdruckerei“.

Die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten basierte bislang auf einer Gestattungsvereinbarung. Die Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie hatten zur Folge, dass der Umsatz auf den studentischen Multifunktionssystemen massiv eingebrochen ist und es derzeit sehr wahrscheinlich keinen Anbieter mehr geben wird, der auf Gestattungsbasis für die Universität kostenfrei Multifunktionssysteme in der Universität aufstellen wird. Die Universität führt daher ein kooperatives Modell ein, in dem die Universität für jedes aufgestellte studentische Multifunktionssystem einen monatlichen Beteiligungsbeitrag leistet. Diesen Beteiligungsbeitrag sieht die Universität nicht als vollständige Deckung aller Unkosten der Anbieter für den Betrieb der Multifunktionssysteme. Vielmehr soll eine Beteiligung der Universität die möglichen Verluste eines Anbieters bei organisatorischen Maßnahmen, die eine Nutzung der Multifunktionssysteme verhindern, begrenzen.

Eine zentrale Flottenmanagement-Unterstützung für die studentischen Multifunktionssysteme mit einer zentralen Management-Software (Zählerstands-Meldungen, Verbrauchsmaterial-Bestellungen, Störungs-Meldungen, Gerätekonfiguration, Geräteverwaltung und Einspielen von Firmware-Updates) muss mitgeliefert werden.

Zusätzlich muss ein gemeinsames FollowMe-Drucken über einen zentralen Druckserver sowie mobiles Drucken für die studentischen Multifunktionssysteme unterstützt werden. Dabei werden Druckaufträge auf dem Druckserver des zentralen Managementsystems gesammelt. An vorher definierte Gruppen von studentischen Multifunktionssystemen können diese dann mithilfe der CampusCard und über LDAP-Authentifizierung am Druckerpanel freigegeben und gedruckt werden.

Eine zentrale Hardware für den Management- und FollowMe-Server muss nicht mitgeliefert werden. Stattdessen werden notwendige virtuelle Server im eigenen Cloud-System der Universität bereitgestellt. Neben dem Betriebssystem und der zentralen Management-- und FollowMe-Software in den virtuellen Maschinen müssen alle notwendigen Server- und Klientenlizenzen mitgeliefert werden.

Für die Identifikation auf den studentischen Multifunktionssystemen wird die vorhandene CampusCard der Universität Heidelberg (derzeit Mifare Desfire EV2 mit AES-Verschlüsselung) genutzt, entsprechende Kartenleser müssen an den studentischen Multifunktionssystemen vorhanden sein. Nach Authentifizierung mit Karte und einem eventuell zusätzlichen PIN-Code oder Authentifizierung über AD/LDAP am Geräte-Panel werden die im zugehörigen User-Profil zentral abgelegten Autorisierungen für Gruppen von Geräten genutzt.

Die Bezahlung an den studentischen Multifunktionssystemen erfolgt ebenfalls über die CampusCard der Universität Heidelberg. Dazu ist an jedem System ein spezielles Kartenterminal der Firma Ximedes aufzustellen, das eine Abrechnung der gedruckten Seiten über das Studierendenwerk Heidelberg vornimmt. An wenigen Standorten soll auch ein Münzer die Bezahlung übernehmen, beispielsweise für solche Nutzer in der Universitäts-bibliothek, die keine CampusCard besitzen und nicht im universitären LDAP-Server enthalten sind.

Derzeit sind 70 studentische Multifunktionssysteme in der Universität verteilt aufgestellt, davon sind 5 Multifunktionssysteme (teilweise zusätzlich) mit einem Münzer ausgestattet.

Neben der Aufstellung von studentischen Multifunktionsgeräten betreibt der Anbieter auch ein Printcenter für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität. Dort sollen insbesondere auch Druckaufträge der Universität bearbeitet werden. Die Bezahlung erfolgt bei Angehörigen der Universität in bar oder per CampusCard. Die Druckaufträge der Universität werden maschinell erfasst und monatlich abgerechnet. Dazu ist neben der Rechnung eine vollständige maschinenlesbare Auflistung der Druckaufträge monatlich mitzuliefern.

Das Printcenter steht außerdem allen Mitgliedern, Angehörigen und Gästen der Universität für Fragen zum Drucken und zu den Drucksystemen zur Verfügung.

Externe Standorte

Unabhängige Einrichtungen, die nicht direkt der Universität Heidelberg angehören, dieser aber nahestehen, können bei studentischen Multifunktionssystemen bei Bedarf auf die Konditionen dieser Ausschreibung zurückgreifen. Die eingesetzten studentischen Multifunktionssysteme sollen in das zentrale Managementsystem und den FollowMe-Printserver der Universität Heidelberg eingebunden werden. Derzeit nehmen die folgenden Einrichtungen an der laufenden Vereinbarung teil:

— Pädagogische Hochschule Heidelberg,

— Hochschule für jüdische Studien.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Preis
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 24
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Vertragslaufzeit beginnt am 1.7.2021 und beträgt 24 Monate mit einer Verlängerungsoption um 24 Monate und einer weiteren Verlängerungsoption um 12 Monate. Die maximale Vertragslaufzeit beläuft sich somit auf 60 Monate. Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um 24 bzw. 12 Monate, sobald der Vertrag nicht 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich durch den Auftraggeber gekündigt wurde.

Grund für diese Vertragslaufzeit ist, dass die Nutzung der studentischen Geräte während und insbesondere nach den Pandemie-Maßnahmen zunächst evaluiert werden soll. Für das Printcenter ist der bisherige Interimsstandort bis zum 30.6.2023 garantiert. Ein Bau-Budget zum Aufbau eines Printcenters in der Zentralmensa wurde für 2021 beantragt.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Zusätzliche Geräte innerhalb der Vertragslaufzeit

In Absprache mit dem Auftraggeber verpflichtet sich der Auftragnehmer, an Standorten, die vom Auftraggeber genannt werden, ein entsprechendes studentisches Multifunktionssystem einschließlich Kartenterminal der Firma Ximedes zur Verfügung zu stellen. Dadurch verändert sich nicht die vereinbarte Grundlaufzeit des Vertrages.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, am Ende der Vertragslaufzeit die jeweiligen studentischen Multifunktionssysteme einschließlich der Zusatzeinrichtungen (Kartenlesegeräte, Münzer, Kartenterminals etc.) sowie alle Geräte des Auftragnehmers im Printcenter unverzüglich (spätestens 14 Werktage nach Vertragsende) und unentgeltlich zu entfernen. Auf gesonderten Wunsch des Auftraggebers ist nach dem Ablauf der Vertragslaufzeit eine weitere Nutzung der studentischen Multifunktionssysteme und Zusatzeinrichtungen sowie des Printcenters um bis zu maximal 3 Monate, gemäß aufgeführten Vertragsbedingungen, zu ermöglichen.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eintragung in einem einschlägigen Berufsregister

Der Wirtschaftsteilnehmer ist in den einschlägigen Berufsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaats verzeichnet.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Andere wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen

Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe,

Mindestens aber mit einer Deckungssumme von:

— [Betrag gelöscht] EUR für Personenschäden,

— [Betrag gelöscht] EUR für Sach- und Vermögensschäden.

Pro Schadensfall abgeschlossen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Im Bezugszeitraum hat der Wirtschaftsteilnehmer die mind. drei folgenden wesentlichen Dienstleistungen/Lieferleistungen der genannten Art ausgeführt.

— 3 Referenzen über die Versorgung und Ausstattung des Auftraggebers mit studentischen Multifunktionssystemen inkl. dem Betrieb eines Management- und FollowMe-Systems in einer vergleichbaren Größenordnung.

(Anzugebender Zeitraum: 2018 — 2020)

Als Unterauftrag vergebener Anteil

Der Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt, unter Umständen folgenden Teil (Prozentsatz) des Auftrags als Unterauftrag zu vergeben:

Bescheinigungen unabhängiger Stellen über Qualitätssicherungsnormen

Wird der Wirtschaftsteilnehmer in der Lage sein, Bescheinigungen unabhängiger Stellen darüber vorzulegen, dass er die vorgegebenen Qualitätssicherungsnormen — einschließlich der Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen — erfüllt?

— Ein offiziell installiertes und strukturell integriertes professionelles Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder Vergleichbares Zertifikat.

Bescheinigungen unabhängiger Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -normen

Wird der Wirtschaftsteilnehmer in der Lage sein, Bescheinigungen unabhängiger Stellen darüber vorzulegen, dass er die Anforderungen an die Umweltmanagementsysteme oder -normen erfüllt?

— Ein strukturiertes Umweltmanage-mentsystem nach ISO 14001 oder Vergleichbares Zertifikat.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
Beschleunigtes Verfahren
Begründung:

Für dieses Vergabeverfahren findet die VwV Investitionsfördermaßnahmen öA Anwendung.

In diesem Fall erfolgt eine Verkürzung der Angebotsfrist.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

Erhöter administrativer Aufwand. Erhöhte Laufzeit der Rahmenvereinbarung entspricht der zu erwartenden Betriebslaufzeit der ausgeschriebenen Geräte

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 11/05/2021
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 11/06/2021
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 11/05/2021
Ortszeit: 10:00
Ort:

Heidelberg

Es handelt sich hierbei um ein Vergabeverfahren nach VgV/GWB.

Es findet somit keine öffentliche Submission statt.

Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Eine öffentliche Submission wird nicht durchgeführt.

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen allen Interessenten noch rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können, müssen Bieterfragen spätestens innerhalb der oben unter Abschnitt „Fristen des Vergabeverfahrens“ angegebenen Frist über den Projektraum des „Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg“ (VMP) in der Rubrik: Kommunikation eingereicht werden.

Für die komplette Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle wird auf den Bereich „Kommunikation“ im Projektraum des Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg verwiesen; insbesondere werden an dieser Stelle Bieterfragen und deren Beantwortung durch die Vergabestelle veröffentlicht. Die Beantwortung der eingegangenen Bieterfragen und Informationen der Vergabestelle erfolgen über den Vergabemarktplatz Baden-Württemberg; siehe hierzu Abschnitt „Kommunikation“.

Die Bieter sind verpflichtet, sich regemäßig bis zum Ende der Angebotsfrist selbst über etwaige zusätzliche Informationen oder Änderungen zu informieren (Holschuld des Bieters).

Die für dieses Vergabeverfahren freigeschalteten und somit registrierten Bieter werden automatisch über neue Informationen oder Änderungen durch die Vergabestelle informiert.

Die Verwendung „veralteter“ Vergabeunterlagen kann zum Ausschluss führen.

Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYD9D

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: +49 721 / 926-8730
Fax: +49 721 / 926-3985
Internet-Adresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfrist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB hingewiesen: „Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.“

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
23/04/2021

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Gingen an der Fils
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Göppingen
Görwihl
Gosheim
Gottenheim
Gottmadingen
Graben-Neudorf
Grabenstetten
Grafenhausen
Grenzach-Wyhlen
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Grünkraut
Gschwend
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Gundelsheim
Hagnau am Bodensee
Haigerloch
Haiterbach
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Hardt
Hardthausen am Kocher
Hartheim
Haslach im Kinzigtal
Haßmersheim
Hattenhofen
Hausach
Hechingen
Heddesheim
Heidelberg
Heidenheim an der Brenz
Heilbronn
Heiligenberg (Bodenseekreis)
Heilingenbronn
Heimsheim
Heitersheim
Hemsbach
Herbertingen
Herbolzheim
Herbrechtingen
Hermaringen
Herrenberg
Hessigheim
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Heuchlingen
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Hohentengen am Hochrhein
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Hornberg
Hüffenhardt
Hüfingen
Hügelsheim
Iffezheim
Igersheim
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Illerrieden
Illingen
Ilshofen
Ilvesheim
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Immenstaad am Bodensee
Inzigkofen
Isny im Allgäu
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Kirchheim am Neckar
Kirchheim unter Teck
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Krautheim
Kressbronn am Bodensee
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Künzelsau
Kupferzell
Kuppenheim
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Laudenbach
Laufenburg
Lauffen am Neckar
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Leutkirch im Allgäu
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Neukirch
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Reichenbach an der Fils
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Renningen
Reutlingen
Rheinau
Rheinfelden (Baden)
Rheinhausen
Rheinmünster
Rheinstetten
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Ringsheim
Römerstein
Rosenberg
Rosenberg (Baden)
Rosenfeld
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Rot an der Rot
Rottenburg am Neckar
Rottweil
Rust
Rutesheim
Sachsenheim
Salach
Salem
Sandhausen
Sankt Blasien
Sankt Georgen im Schwarzwald
Sankt Johann
Sankt Leon-Rot
Sasbach
Sasbachwalden
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Schelklingen
Schemmerhofen
Schlaitdorf
Schliengen
Schlier
Schlierbach
Schömberg
Schönaich
Schönau (Odenwald)
Schönau im Schwarzwald
Schöntal
Schönwald im Schwarzwald
Schopfheim
Schorndorf
Schramberg
Schriesheim
Schrozberg
Schuttertal
Schutterwald
Schwäbisch Gmünd
Schwäbisch Hall
Schwaigern
Schwaikheim
Schwanau
Schwendi
Schwenningen
Schwetzingen
Schwieberdingen
Seckach
Seebach
Seelbach
Sersheim
Sigmaringen
Sigmaringendorf
Simmersfeld
Simmozheim
Simonswald
Sindelfingen
Singen
Sinsheim
Sinzheim
Sonnenbühl
Sontheim an der Brenz
Spaichingen
Spechbach
Spiegelberg
Spraitbach
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Starzach
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Steinen
Steinhausen an der Rottum
Steinheim am Albuch
Steinheim an der Murr
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Stödtlen
Strassberg
Straubenhardt
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Stutensee
Stuttgart
Stuttgart-Hohenheim
Stuttgart-Vaihingen
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Sulzbach an der Murr
Sulzbach-Laufen
Sulzfeld
Süßen
Talheim
Tamm
Tannhausen
Tauberbischofsheim
Tengen
Teningen
test
Tettnang
Titisee-Neustadt
Todtnau
Triberg
Trochtelfingen
Trossingen
Tübingen
Tuningen
Tuttlingen
Überlingen
Ubstadt-Weiher
Uhldingen-Mühlhofen
Ühlingen-Birkendorf
Ulm
Umkirch
Ummendorf (bei Biberach)
Unlingen
Untereisesheim
Unterensingen
Untergruppenbach
Unterkirnach
Untermünkheim
Unterschneidheim
Urbach
Uttenweiler
Vaihingen an der Enz
Vellberg
Villingen-Schwenningen
Villingendorf
Vogt
Vogtsburg im Kaiserstuhl
Vöhrenbach
Vöhringen
Waghäusel
Waiblingen
Waibstadt
Wald (Hohenzollern)
Waldachtal
Waldbronn
Waldbrunn
Waldburg
Walddorfhäslach
Waldenbuch
Waldkirch
Waldshut-Tiengen
Waldstetten
Walheim
Walldorf
Walldürn
Wallhausen
Walzbachtal
Wangen
Wangen im Allgäu
Wannweil
Warthausen
Wehingen
Wehr
Weikersheim
Weil am Rhein
Weil der Stadt
Weil im Schönbuch
Weilen unter den Rinnen
Weilheim an der Teck
Weilheim/Baden
Weingarten
Weingarten (Baden)
Weinheim
Weinsberg
Weinstadt
Weißbach
Weisenbach
Weissach
Weissach im Tal
Weisweil
Wellendingen
Welzheim
Wembach
Wendlingen am Neckar
Werbach
Wermsdorf
Wernau
Wertheim am Main
Westerheim
Westhausen
Wiernsheim
Wiesloch
Wildberg
Wilhelmsdorf
Willstätt
Wimsheim
Winnenden
Winterbach (Remstal)
Wolfach
Wolpertshausen
Wolpertswende
Wört
Wüstenrot
Wutach
Wutöschingen
Wyhl am Kaiserstuhl
Zaberfeld
Zell am Harmersbach
Zell im Wiesental
Zimmern ob Rottweil
Zwiefalten