Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters Referenznummer der Bekanntmachung: Uni-HD.2021.255_Studentische_Multifunktionsgeräte_und_Printcenter
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Heidelberg
NUTS-Code: DE125 Heidelberg, Stadtkreis
Postleitzahl: 69117
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]20
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html
Adresse des Beschafferprofils: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html
Abschnitt II: Gegenstand
Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters
Vergabeverfahren über die Versorgung und Ausstattung der Universität Heidelberg mit studentischen Multifunktionsgeräten und Betrieb eines Printcenters.
Heidelberg
Gegenstand dieses Verfahrens ist
— die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten mit Abrechnung über die CampusCard der Universität sowie
— der Betrieb eines Printcenters für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität und insbesondere für die Druckaufgaben der Universität im Sinne einer „Hausdruckerei“.
Die Aufstellung und der Betrieb von studentischen Multifunktionsgeräten basierte bislang auf einer Gestattungsvereinbarung. Die Maßnahmen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie hatten zur Folge, dass der Umsatz auf den studentischen Multifunktionssystemen massiv eingebrochen ist und es derzeit sehr wahrscheinlich keinen Anbieter mehr geben wird, der auf Gestattungsbasis für die Universität kostenfrei Multifunktionssysteme in der Universität aufstellen wird. Die Universität führt daher ein kooperatives Modell ein, in dem die Universität für jedes aufgestellte studentische Multifunktionssystem einen monatlichen Beteiligungsbeitrag leistet. Diesen Beteiligungsbeitrag sieht die Universität nicht als vollständige Deckung aller Unkosten der Anbieter für den Betrieb der Multifunktionssysteme. Vielmehr soll eine Beteiligung der Universität die möglichen Verluste eines Anbieters bei organisatorischen Maßnahmen, die eine Nutzung der Multifunktionssysteme verhindern, begrenzen.
Eine zentrale Flottenmanagement-Unterstützung für die studentischen Multifunktionssysteme mit einer zentralen Management-Software (Zählerstands-Meldungen, Verbrauchsmaterial-Bestellungen, Störungs-Meldungen, Gerätekonfiguration, Geräteverwaltung und Einspielen von Firmware-Updates) muss mitgeliefert werden.
Zusätzlich muss ein gemeinsames FollowMe-Drucken über einen zentralen Druckserver sowie mobiles Drucken für die studentischen Multifunktionssysteme unterstützt werden. Dabei werden Druckaufträge auf dem Druckserver des zentralen Managementsystems gesammelt. An vorher definierte Gruppen von studentischen Multifunktionssystemen können diese dann mithilfe der CampusCard und über LDAP-Authentifizierung am Druckerpanel freigegeben und gedruckt werden.
Eine zentrale Hardware für den Management- und FollowMe-Server muss nicht mitgeliefert werden. Stattdessen werden notwendige virtuelle Server im eigenen Cloud-System der Universität bereitgestellt. Neben dem Betriebssystem und der zentralen Management-- und FollowMe-Software in den virtuellen Maschinen müssen alle notwendigen Server- und Klientenlizenzen mitgeliefert werden.
Für die Identifikation auf den studentischen Multifunktionssystemen wird die vorhandene CampusCard der Universität Heidelberg (derzeit Mifare Desfire EV2 mit AES-Verschlüsselung) genutzt, entsprechende Kartenleser müssen an den studentischen Multifunktionssystemen vorhanden sein. Nach Authentifizierung mit Karte und einem eventuell zusätzlichen PIN-Code oder Authentifizierung über AD/LDAP am Geräte-Panel werden die im zugehörigen User-Profil zentral abgelegten Autorisierungen für Gruppen von Geräten genutzt.
Die Bezahlung an den studentischen Multifunktionssystemen erfolgt ebenfalls über die CampusCard der Universität Heidelberg. Dazu ist an jedem System ein spezielles Kartenterminal der Firma Ximedes aufzustellen, das eine Abrechnung der gedruckten Seiten über das Studierendenwerk Heidelberg vornimmt. An wenigen Standorten soll auch ein Münzer die Bezahlung übernehmen, beispielsweise für solche Nutzer in der Universitäts-bibliothek, die keine CampusCard besitzen und nicht im universitären LDAP-Server enthalten sind.
Derzeit sind 70 studentische Multifunktionssysteme in der Universität verteilt aufgestellt, davon sind 5 Multifunktionssysteme (teilweise zusätzlich) mit einem Münzer ausgestattet.
Neben der Aufstellung von studentischen Multifunktionsgeräten betreibt der Anbieter auch ein Printcenter für alle Mitglieder, Angehörigen und Gäste der Universität. Dort sollen insbesondere auch Druckaufträge der Universität bearbeitet werden. Die Bezahlung erfolgt bei Angehörigen der Universität in bar oder per CampusCard. Die Druckaufträge der Universität werden maschinell erfasst und monatlich abgerechnet. Dazu ist neben der Rechnung eine vollständige maschinenlesbare Auflistung der Druckaufträge monatlich mitzuliefern.
Das Printcenter steht außerdem allen Mitgliedern, Angehörigen und Gästen der Universität für Fragen zum Drucken und zu den Drucksystemen zur Verfügung.
Externe Standorte
Unabhängige Einrichtungen, die nicht direkt der Universität Heidelberg angehören, dieser aber nahestehen, können bei studentischen Multifunktionssystemen bei Bedarf auf die Konditionen dieser Ausschreibung zurückgreifen. Die eingesetzten studentischen Multifunktionssysteme sollen in das zentrale Managementsystem und den FollowMe-Printserver der Universität Heidelberg eingebunden werden. Derzeit nehmen die folgenden Einrichtungen an der laufenden Vereinbarung teil:
— Pädagogische Hochschule Heidelberg,
— Hochschule für jüdische Studien.
Die Vertragslaufzeit beginnt am 1.7.2021 und beträgt 24 Monate mit einer Verlängerungsoption um 24 Monate und einer weiteren Verlängerungsoption um 12 Monate. Die maximale Vertragslaufzeit beläuft sich somit auf 60 Monate. Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um 24 bzw. 12 Monate, sobald der Vertrag nicht 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich durch den Auftraggeber gekündigt wurde.
Grund für diese Vertragslaufzeit ist, dass die Nutzung der studentischen Geräte während und insbesondere nach den Pandemie-Maßnahmen zunächst evaluiert werden soll. Für das Printcenter ist der bisherige Interimsstandort bis zum 30.6.2023 garantiert. Ein Bau-Budget zum Aufbau eines Printcenters in der Zentralmensa wurde für 2021 beantragt.
Zusätzliche Geräte innerhalb der Vertragslaufzeit
In Absprache mit dem Auftraggeber verpflichtet sich der Auftragnehmer, an Standorten, die vom Auftraggeber genannt werden, ein entsprechendes studentisches Multifunktionssystem einschließlich Kartenterminal der Firma Ximedes zur Verfügung zu stellen. Dadurch verändert sich nicht die vereinbarte Grundlaufzeit des Vertrages.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, am Ende der Vertragslaufzeit die jeweiligen studentischen Multifunktionssysteme einschließlich der Zusatzeinrichtungen (Kartenlesegeräte, Münzer, Kartenterminals etc.) sowie alle Geräte des Auftragnehmers im Printcenter unverzüglich (spätestens 14 Werktage nach Vertragsende) und unentgeltlich zu entfernen. Auf gesonderten Wunsch des Auftraggebers ist nach dem Ablauf der Vertragslaufzeit eine weitere Nutzung der studentischen Multifunktionssysteme und Zusatzeinrichtungen sowie des Printcenters um bis zu maximal 3 Monate, gemäß aufgeführten Vertragsbedingungen, zu ermöglichen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Eintragung in einem einschlägigen Berufsregister
Der Wirtschaftsteilnehmer ist in den einschlägigen Berufsregistern seines Niederlassungsmitgliedstaats verzeichnet.
Andere wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen
Der Wirtschaftsteilnehmer hat eine Haftpflichtversicherung in angemessener Höhe,
Mindestens aber mit einer Deckungssumme von:
— [Betrag gelöscht] EUR für Personenschäden,
— [Betrag gelöscht] EUR für Sach- und Vermögensschäden.
Pro Schadensfall abgeschlossen.
Im Bezugszeitraum hat der Wirtschaftsteilnehmer die mind. drei folgenden wesentlichen Dienstleistungen/Lieferleistungen der genannten Art ausgeführt.
— 3 Referenzen über die Versorgung und Ausstattung des Auftraggebers mit studentischen Multifunktionssystemen inkl. dem Betrieb eines Management- und FollowMe-Systems in einer vergleichbaren Größenordnung.
(Anzugebender Zeitraum: 2018 — 2020)
Als Unterauftrag vergebener Anteil
Der Wirtschaftsteilnehmer beabsichtigt, unter Umständen folgenden Teil (Prozentsatz) des Auftrags als Unterauftrag zu vergeben:
Bescheinigungen unabhängiger Stellen über Qualitätssicherungsnormen
Wird der Wirtschaftsteilnehmer in der Lage sein, Bescheinigungen unabhängiger Stellen darüber vorzulegen, dass er die vorgegebenen Qualitätssicherungsnormen — einschließlich der Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen — erfüllt?
— Ein offiziell installiertes und strukturell integriertes professionelles Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder Vergleichbares Zertifikat.
Bescheinigungen unabhängiger Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -normen
Wird der Wirtschaftsteilnehmer in der Lage sein, Bescheinigungen unabhängiger Stellen darüber vorzulegen, dass er die Anforderungen an die Umweltmanagementsysteme oder -normen erfüllt?
— Ein strukturiertes Umweltmanage-mentsystem nach ISO 14001 oder Vergleichbares Zertifikat.
Abschnitt IV: Verfahren
Für dieses Vergabeverfahren findet die VwV Investitionsfördermaßnahmen öA Anwendung.
In diesem Fall erfolgt eine Verkürzung der Angebotsfrist.
Erhöter administrativer Aufwand. Erhöhte Laufzeit der Rahmenvereinbarung entspricht der zu erwartenden Betriebslaufzeit der ausgeschriebenen Geräte
Heidelberg
Es handelt sich hierbei um ein Vergabeverfahren nach VgV/GWB.
Es findet somit keine öffentliche Submission statt.
Eine öffentliche Submission wird nicht durchgeführt.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen allen Interessenten noch rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können, müssen Bieterfragen spätestens innerhalb der oben unter Abschnitt „Fristen des Vergabeverfahrens“ angegebenen Frist über den Projektraum des „Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg“ (VMP) in der Rubrik: Kommunikation eingereicht werden.
Für die komplette Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle wird auf den Bereich „Kommunikation“ im Projektraum des Vergabemarktplatzes Baden-Württemberg verwiesen; insbesondere werden an dieser Stelle Bieterfragen und deren Beantwortung durch die Vergabestelle veröffentlicht. Die Beantwortung der eingegangenen Bieterfragen und Informationen der Vergabestelle erfolgen über den Vergabemarktplatz Baden-Württemberg; siehe hierzu Abschnitt „Kommunikation“.
Die Bieter sind verpflichtet, sich regemäßig bis zum Ende der Angebotsfrist selbst über etwaige zusätzliche Informationen oder Änderungen zu informieren (Holschuld des Bieters).
Die für dieses Vergabeverfahren freigeschalteten und somit registrierten Bieter werden automatisch über neue Informationen oder Änderungen durch die Vergabestelle informiert.
Die Verwendung „veralteter“ Vergabeunterlagen kann zum Ausschluss führen.
Bekanntmachungs-ID: CXR6YYVYD9D
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: +49 721 / 926-8730
Fax: +49 721 / 926-3985
Internet-Adresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx
Es wird ausdrücklich auf die Ausschlussfrist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB hingewiesen: „Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.“