Öffentliche Ausschreibung Fulda 2022 Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) Referenznummer der Bekanntmachung: HFD-2022-012 2022-09-23

Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) Referenznummer der Bekanntmachung: HFD-2022-012

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Fulda
NUTS-Code: DE732 Fulda
Postleitzahl: 36037
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]5
Fax: [gelöscht]9
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.hs-fulda.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS)

Referenznummer der Bekanntmachung: HFD-2022-012

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48311100 Dokumentenverwaltungssystem

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

48219300 Verwaltungssoftwarepaket

72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software

72261000 Software-Unterstützung

72263000 Software-Implementierung

72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE732 Fulda

Hauptort der Ausführung:

Hochschule Fulda Leipziger Str. 123 36037 Fulda

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Hochschule Fulda plant die Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-Lösung, welche schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Details dazu sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption)

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Mindestzahl: 3

Höchstzahl: 5

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe. Für die Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (Verfahrensbrief- Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel II.1 (Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge)

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE

- Dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular "Eigenerklärung zur Eignung in folgendem Vergabeverfahren (Formular 124 LD)" zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.

- Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Erklärung der Bieter- /Arbeitsgemeinschaft (Formular234), Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formular 235), Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn) sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend).

- Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.

- Erklärung Unternehmensdaten

- Eigenerklärung Russland-Sanktionen

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE

- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE

- Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

- Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers

- Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.

- Nachweis von qualifizieren Mitarbeitern*innen in der Projektleitung

- Nachweis von qualifizierten Mitarbeitern*innen als DMS-Experte*in

Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird zusätzlich anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus öffentlichem oder privatwirtschaftlichem Bereich kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.

Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief verwiesen.

Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 20/10/2022

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 26/10/2022

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bei Unklarheiten, Bewerber- / Bieterfragen

Die Bewerber / Bieter haben sich unmittelbar nach dem Download / Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Sofern die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers / Bieters Unvollständigkeiten, Unklarheiten oder Formulierungen, die im Widerspruch zu vergaberechtlichen Bestimmungen stehen, enthalten, hat der Bewerber / Bieter den Auftraggeber hierüber umgehend zu informieren.

Nach einer freiwilligen Registrierung auf www.dtvp.de als Interessent werden Anbieter über Änderungen der Vergabeunterlagen oder Antworten auf Bewerber- / Bieterfragen automatisch informiert. Eine gesonderte Mitteilung für nicht registrierte Interessenten erfolgt nicht. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des jeweiligen Bewerbers / Bieters, sich im Verlaufe des Vergabever- fahrens auf der Vergabeplattform eingestellte Fragen, Antworten, Ergänzungen und Änderungen zu informieren.

Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 10.10.2022 und ausschließlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal zu stellen. Die Fragen werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal beantwortet und allen Bewerbern/Bietern sichtbar gemacht, unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers.

Das Einbringen eigener Vertragsbedingungen kann zum Ausschluss führen.

Es gelten ausschließlich die Vertrags- und Vergabebedingungen. Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz "DTVP" abzugeben.

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).

Bekanntmachungs-ID: CXS0YDJYYD3

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

19/09/2022

Datenschutzerklärung