Bereitstellung von Immobilien- und Raumbewirtschaftungsdiensten Referenznummer der Bekanntmachung: PRO-004623
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Frankfurt am Main
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.ecb.europa.eu
Abschnitt II: Gegenstand
Bereitstellung von Immobilien- und Raumbewirtschaftungsdiensten
Die EZB sucht interessierte Parteien zur Teilnahme an einem Verhandlungsverfahren für die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich Immobilien- und Raumbewirtschaftung für ihre Büros im Rhein-Main-Gebiet in Deutschland. Die Ausschreibung ist in drei separate Lose unterteilt:
— Los 1 – Bereitstellung von strategischen Immobilienberatungs- und Unternehmensimmobilienmanagementdiensten;
— Los 2 – Bereitstellung von strategischen Weltraumverwaltungsdiensten;
— Los 3 – Erbringung von operativen Raummanagementdiensten, Möbelplanung und Raumgestaltungs- und Umzugsplanungsdiensten.
Interessenten können sich für ein, zwei oder alle drei Lose bewerben. Die voraussichtliche Laufzeit der Aufträge beträgt vier Jahre, wobei eine Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr möglich ist. Der geplante Vertragsunterzeichnungstermin ist Ende August 2020. Der Beginn der tatsächlichen Dienstleistungserbringung ist am 1.12.2020 mit einer Anlaufphase von ca. 3 Monaten geplant.
Bereitstellung von strategischen und betrieblichen Immobilienberatungsdiensten
Die EZB sucht einen Auftragnehmer, der Beratung zu allen strategischen Themen des betrieblichen Immobilienmanagements wie Immobilienstrategien, Immobilienprognosemodelle, Strategien für Entwicklungsprojekte, Change-Management-Strategien und organisatorische Entwicklungsprojekte leistet. Zu den Dienstleistungen gehören ferner die Unterstützung der Entscheidungsprozesse und die damit verbundene Erstellung von Berichten und Unterlagen sowie alle entsprechenden Sitzungen und Workshops zur Erreichung der Ziele. Zu den oben genannten Leistungen kann die entsprechende Gesamtkoordination hinzukommen.
Der erfolgreiche Bieter muss auf Anfrage umfassende strategische Beratungsleistung zum Immobilienmanagement auf Führungsebene zur Erstellung und Ausführung von Unternehmensstrategien im Zusammenhang mit der Organisation, Verwaltung und Leistung sowie Gewinnkonzepten für deren erfolgreiche Umsetzung, einschließlich Änderungsmanagement, bereitstellen. Der Umfang dieses Loses ist eng mit den besten sich entwickelnden globalen Immobilientrends verknüpft, wie geopolitische Risiken, Sicherheitsbedenken und Volatilität, die Integration zwischen Humanressourcen, Raum und Arbeitsweise, Konvergenz, Datenintelligenz und digitale Entwicklungen, Nachhaltigkeit, Co-Working, Prognosemodelle (Nachfrage vs. Angebot; Optionen zur Deckung der Nachfrage usw.) in enger Zusammenarbeit mit Prognosestrategien, aber auch eigentumsbezogene Strategien für den Erwerb von Grundstücken und Räumlichkeiten, d. h. für Miet- oder Bauprojekte. Der Umfang umfasst neben der Entwicklung entsprechender Strategien und Konzepte auch die Vorbereitung des Entscheidungsprozesses und (nach Zustimmung der EZB) ihre erfolgreiche Umsetzung sowie die Einhaltung der geforderten zeitlichen, budgetären und qualitativen Vorgaben.
Der erfolgreiche Bieter muss operative geschäftsbezogene Immobilienmanagementdienste erbringen, einschließlich wiederkehrender Aufgaben und Projekte im Bereich Immobilienmanagement, z. B. Überprüfung, Analyse und Abrechnung von Kosten, Ermittlung und Vorschlag von Kostenoptimierungsszenarien, Vertragsmanagement, Bewertungsdienstleistungen, Prognose, lokale Immobilienmarktberichte und Prognosen über Marktentwicklungen, Sorgfaltspflichtprüfungen für den aktuellen Raum und Räumlichkeiten oder unter Berücksichtigung von Akquisitionen/Entsorgung, Wartung und Entwicklung von Informationssystemen und Tools usw.
Immobilienmaklerdienste sind ausgeschlossen.
Der geschätzte Wert ist nur ein Hinweis auf mögliche zukünftige Anforderungen, er ist unverbindlich und die EZB behält sich das Recht vor, mehr oder weniger Dienstleistungen in Abhängigkeit von ihren organisatorischen Anforderungen zu bestellen.
Bereitstellung von strategischen Raumbewirtschaftungsdiensten
Die EZB sucht einen Auftragnehmer, der Beratungsdienste zu allen strategischen Themen im Zusammenhang mit der Raumbewirtschaftung erbringt. Der Leistungsumfang ist eng mit den sich entwickelnden Trends in den Bereichen Raumbewirtschaftung und Arbeitsumfeld verknüpft, wie zum Beispiel Wohlbefinden, Leistung, Produktivität, Integration zwischen Humanressourcen, Raum und Arbeitsweise, Konvergenz, Datenintelligenz und digitale Entwicklungen, Nachhaltigkeit, Co-Working usw.
Die EZB kann Beratungsleistungen wie konzeptionelle Büro- und Arbeitsplatzkonzepte und Funktionszoning, Sperrung und Stapelung, einschließlich Projektmanagement und zugehörigem Kommunikations- und Änderungsmanagement, anfordern.
Die Aufgaben umfassen:
1. Strategische Beratung im Bereich Raumbewirtschaftung für Projekte und projektähnliche Aufgaben:
• Analyse und Bewertung raumbezogener Daten und Kundenanforderungen als Grundlage für strategische Entwicklungen;
• Erfassung von Nachfrageprognosen der Kunden und Analyse von Angebot und Nachfrage;
• Erstellung und Aktualisierung von Funktionsdiagrammen (Beziehungen und Arbeitsabläufe zwischen Geschäftsbereichen);
• Vorbereitung der Szenarioplanung inkl. Blockierung und Stapelung, Konsolidierung, Verlagerung für Geschäftsbereiche und auf Teilebene für z.B. Reorganisation;
• Vorbereitung von Raumplanung und Testpassungen (einschließlich Raumzuteilungsplanung) für Bodenbelegung;
• Durchführung von Durchführbarkeitsstudien und Bewertung von Geschäftsfällen, z. B. SWOT-Analyse, finanzielle und rechtzeitige Auswirkungen der Reorganisationsmaßnahmen usw.;
2. Strategische Beratung im Bereich Raumbewirtschaftung für spezifische Themen:
• Unterstützung bei der Entwicklung von Standards und Governance im Zusammenhang mit dem Gesamtansatz des Weltraummanagements;
• Unterstützung des Prozesses der Vorausschätzung der Nachfrage am Arbeitsplatz, der Studien zur Bleinutzung und Vorschläge zur Verbesserung dieses Prozesses und zur Durchführung von Bewertungen von Portfoliochancen;
• Bewertung und Ausarbeitung von Vorschlägen für Arbeitsmethoden, Standards und Prozesse und Umsetzung, Qualitätsaudits zur Verbesserung des Weltraummanagements auf allen Ebenen (operationell, taktisch und strategisch);
• Ermittlung, Planung und Umsetzung besonderer Themen im Hinblick auf das bestehende Weltraummanagement, z. B. Digitalisierung, Berichterstattung, Datenanalyse, Benchmarking);
3. Änderungsverwaltung und Kommunikation:
• Entwicklung von Änderungsmanagementkonzepten, einschließlich kultureller Veränderungen und der damit verbundenen Kommunikation, und Erleichterung dieser in Planungs- und Umsetzungsphasen;
• Unterstützung und Anleitung des Teams für Raumbewirtschaftung für einen verbesserten Umgang mit Kundenbeziehungen und eine Leistungskartierung, im Allgemeinen;
• Zu den Dienstleistungen gehören ferner die Unterstützung der Entscheidungsprozesse und die damit verbundene Erstellung von Berichten und Unterlagen sowie ferner alle entsprechenden Sitzungen und Workshops zur Erreichung der Ziele.
Der geschätzte Wert ist nur ein Hinweis auf mögliche zukünftige Anforderungen, er ist unverbindlich und die EZB behält sich das Recht vor, mehr oder weniger Dienstleistungen in Abhängigkeit von ihren organisatorischen Anforderungen zu bestellen.
Bereitstellung von operativen Raumbewirtschaftungsdiensten, Möbelplanung und Innenarchitektur und Umzugsplanungsdienstleistungen
Die EZB sucht einen Auftragnehmer, der managed services für operative Raumbewirtschaftungs-, Möbelplanungs- und Innenausbau- und Umzugsplanungsdienste erbringt. Die operativen Raumbewirtschaftungsdienste sind die Grundlage, um den dynamischen Geschäftsbedürfnissen von Arbeitsplätzen täglich gerecht zu werden. Da die EZB über ein zugewiesenes Arbeitsplatzkonzept verfügt, liegt der Schwerpunkt der operativen Raumbewirtschaftung auf der Bearbeitung der Kundentickets, der Erleichterung der notwendigen Änderungen und der Pflege der Daten im CAFM-System, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten. Darüber hinaus steht das Betriebsraummanagement in engem Kontakt mit dem Kunden, um bei Bedarf zu unterstützen und zu klären.
Die operative raumbezogene Planung umfasst die koordinierte Raumgestaltung, Möbel und technische Umsetzungsplanung. Die Umzugsplanungsdienste werden benötigt, um die Umzüge der betroffenen Arbeitsplätze durchzuführen, dazu gehören eine umfassende Umsiedlungsstrategie, ein detailliertes Umsetzungskonzept, ein Ablaufplan für die geforderten Umzüge auf der Grundlage einer Master-Umsiedlungsliste und Erläuterungen sowie eine Vereinbarung mit betroffenen Geschäftsbereichen und Logistik.
Die Aufgaben umfassen:
1) Unterstützung bei der täglichen Daten- und Arbeitsplatzvergabe:
• Prozess und Überwachung von Kundenanfragen (Tickets) für Änderungen von Arbeitsplatzaufträgen im CAFM-System (z. B. Umzugsanfragen von neu einsteigenden, ausscheidenden, umsiedelnden, wiedereinsteigenden Mitarbeitern) für einzelne Umzüge (< fünf Arbeitsplätze) und komplexere Umzüge;
• First-Level-Support für interne Kunden:
— Die Kundenanfragen (Tickets) per Telefon/E-Mail an den Kunden/Arbeitsraumkoordinator weiterleiten, dort informieren und bearbeiten;
— Kommunikation mit dem Kunden per Telefon/E-Mail an andere interne Interessenträger, die sich mit dem Workflow hinter den Kulissen befassen und Umzüge umsetzen müssen (z. B. Umzugsplanung und -dienst);
— Beitrag zu Aktualisierungen über bereitgestelltes Schulungsmaterial und Informationen, die von den Kunden/Arbeitsraumkoordinatoren über interne Wissenskanäle, z. B. Austauschplattformen, benötigt werden;
• Ermittlung fehlender Daten, Klärung mit den jeweiligen Interessenträgern, Aktualisierung und Pflege raumbezogener Daten zur Gewährleistung einer guten Datenqualität;
• Verfolgung des Angebots und der Nachfrage an Arbeitsplätzen in den Geschäftsbereichen;
• Regelmäßige Berichterstattung in definierter Weise über die durchgeführten Umzüge und die tatsächlichen Übersichten über die Belegungsraten sowie entsprechende Datenanalysen. Die durchschnittliche Zahl der Umzüge zwischen 2016 und 2018 betrug ca. 8 700 Umzüge pro Jahr;
2) Unterstützung der täglichen Raumbewirtschaftung:
• Second-Level-Support für interne Kunden;
• Bearbeitung, Validierung und Überwachung von Kundenanfragen (Tickets) im CAFM-System (z. B. (> fünf Arbeitsplätze, Layoutänderungen mit Wandänderungen/ohne Wandänderungen) verschiedener Mengen- und Komplexitätsbereiche;
• Koordinierung mit dem Kunden mit ungeklärten oder fehlenden Informationen und Erlangung der Genehmigung des Antragstellers im CAFM-System;
• Erstellung und Koordinierung von Master-Umsiedlungslisten gemäß den EZB-Standards, einem Tool, das alle Informationen im Zusammenhang mit der Standortverlagerung (MRL) und der Planung von Names-To-Seats (NTS) am Arbeitsplatz enthält und eine Genehmigung erhält;
• Durchführung und Unterstützung spezifischer Übungen zur Ermittlung, Überwachung oder Pflege von Arbeitsplätzen (z. B. Bestandsaufnahme, potenzielle Bewertung der Leistungsfähigkeit usw.);
3) Tägliche Möbelplanung und Unterstützung bei der Innengestaltung: Bereitstellung täglicher Möbelplanungs- und Innenausbaudienste für alle EZB-Räume;
4) Optionales Angebot von Möbelplanungs- und Inneneinrichtungsdiensten. Die EZB kann operative Möbelplanungsdienste als verwaltete Dienstleistung für die Wiederholung täglicher Geschäftsaufgaben für bestimmte Räume und Veranstaltungen der EZB (VIP-Bereiche, Sitzungs- und Konferenzräume, Archive usw.) anfordern;
5) Optionale Umzugsplanungsdienste.
Bereitstellung einer umfassenden Umsiedlungsstrategie, eines detaillierten Umsetzungskonzepts und eines Ablaufplans für die geforderten Umzüge auf der Grundlage einer Master-Umsiedlungsliste. Klärung und Abstimmung mit betroffenen Geschäftsbereichen und Logistik.
Der geschätzte Wert ist nur ein Hinweis auf mögliche zukünftige Anforderungen, er ist unverbindlich und die EZB behält sich das Recht vor, mehr oder weniger Dienstleistungen in Abhängigkeit von ihren organisatorischen Anforderungen zu bestellen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Bereitstellung von strategischen und betrieblichen Immobilienberatungsdiensten
Ort: Stuttgart
NUTS-Code: DE11 Stuttgart
Postleitzahl: 70569
Land: Deutschland
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Bereitstellung von strategischen Raumbewirtschaftungsdiensten
Nationale Identifikationsnummer: B82355843
Ort: Madrid
NUTS-Code: ES3 Comunidad de Madrid
Postleitzahl: 28003
Land: Spanien
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Bereitstellung von operativen Raumbewirtschaftungsdiensten, Möbelplanung und Innenarchitektur und Umzugsplanungsdienstleistungen
Nationale Identifikationsnummer: HRB 760772
Ort: Frankfurt
NUTS-Code: DE7 Hessen
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Dieses Ausschreibungsverfahren wird durch das elektronische Ausschreibungssystem („e-tendering“) der EZB geführt, auf das über folgende Internetadresse zugegriffen werden kann:
http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
Wenn Sie das elektronische Ausschreibungssystem der EZB noch nicht genutzt haben, müssen Sie sich über den obigen Link registrieren (klicken Sie auf „Register“ (Registrieren)). Im Anschluss an die Registrierung erhalten Sie eine automatisierte Benachrichtigung mit Ihren Benutzerdaten zur Anmeldung (klicken Sie auf „Login“ (Anmelden)) und um auf die Ausschreibungsunterlagen zuzugreifen. Es wird auf Folgendes hingewiesen:
— Eine Registrierung für das oben genannte System ist nur einmal erforderlich, und Sie können Ihre Benutzeranmeldeinformationen in allen zukünftigen Verfahren der EZB, die über das oben genannte System durchgeführt werden, wiederverwenden. Bitte bewahren Sie daher Ihre Benutzerdaten für die Zukunft auf;
— Für den Fall, dass Sie in der Vergangenheit an früheren EZB-Ausschreibungsverfahren teilgenommen haben, die über das vorherige Online-System der EZB durchgeführt wurden, müssen Sie sich dennoch noch einmal am elektronischen Ausschreibungssystem der EZB unter der oben genannten Adresse registrieren;
— Ihre einfache Registrierung jedoch entspricht nicht einer Bewerbung. Sie müssen Ihre Bewerbung über das elektronische Ausschreibungssystem der EZB einreichen, wie in den Bewerbungsunterlagen beschrieben.
Die Systemreferenznummer für die obige Beschaffung lautet: RFx RFX-PT-2019-000041: Beratungsraum Mgmt und Umzug
Um die Ausschreibungsunterlagen herunterzuladen, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort beim elektronischen Ausschreibungssystem der EZB an. Erweitern Sie das Feld „Public Tenders – Upcoming Events“ (Öffentliche Ausschreibungen – Bevorstehende Veranstaltungen). Klicken Sie auf „Click to request an invitation to this event“ (Klicken Sie, um eine Einladung zu diesem Ereignis anzufordern) für das obige Verfahren und schließen Sie das neue Fenster, das sich öffnet. Sobald die Anfrage abgeschlossen ist (dies kann einige Minuten dauern), ändert sich der Status der Teilnahmeanfrage in „Invited“ (Eingeladen) und die RFx-Dokumentation wird über die RFx-Registerkarte zugänglich sein.
Unter dem oben angegebenen Link finden Sie auch alle Handbücher mit Einzelheiten zur Systemanwendung und die Kontaktdaten des technischen Kundendiensts.
Sollten Sie technische Hilfe bei der Verwendung des Systems benötigen, wenden Sie sich bitte an das technische Support-Team der EZB unter [gelöscht] unter Angabe der Referenznummer und des aufgetretenen Problems.
Alle weiteren Fragen im Zusammenhang mit diesem Beschaffungsverfahren und dem Inhalt der Ausschreibungsunterlagen sind als Nachricht über das elektronische Ausschreibungssystem der EZB einzureichen (unter der Registerkarte „Discussion“ (Diskussion)).
Die EZB ist bestrebt, alle Anfragen so schnell wie möglich zu beantworten, kann jedoch eine minimale Antwortzeit nicht garantieren. Die EZB ist nicht verpflichtet, Anfragen zu beantworten, die weniger als sieben Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote eingehen.
Das Ausschreibungsverfahren steht gleichermaßen natürlichen oder juristischen Personen offen, die ihren Sitz oder ihren Standort in der Europäischen Union haben, sowie allen natürlichen und juristischen Personen, die ihren Sitz oder ihren Standort in einem Land haben, das das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen der WTO ratifiziert oder mit der Europäischen Union ein bilaterales Abkommen über das Beschaffungswesen geschlossen hat, und zwar nach den in dem jeweiligen Abkommen festgelegten Bedingungen.
Das Ausschreibungsverfahren wird in Übereinstimmung mit dem EZB-Beschluss 2016/2 über die Festlegung der Vergaberegeln (in der geänderten Fassung) durchgeführt, welches auf der EZB-Website unter http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html zur Verfügung steht.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
Telefon: +49 6913440
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.ecb.europa.eu
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Strasbourg Cedex
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich
15 Tage ab Erhalt der in Artikel 34 Absatz 3 des Beschlusses EZB/2016/2 über die Festlegung der Vergaberegeln genannten Informationen oder, falls keine Informationen verlangt werden, 15 Tage ab Eingang der Benachrichtigung bei den nicht erfolgreichen Bietern. Weitere Anforderungen sind in Artikel 39 dieses Beschlusses aufgeführt. Eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten hat keinen Einfluss auf die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +49 6913440
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.ecb.europa.eu