Dienstleistungen im Themenumfeld Videokonferenzsysteme als Managed Service Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2022-0042
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Dienstleistungen im Themenumfeld Videokonferenzsysteme als Managed Service
Bereitstellung und Betrieb einer Videokonferenzsystem-Umgebung einschl. technischer Support
Hessisches Kultusministerium
Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden
Die HZD ist zugleich Zentrale Beschaffungsstelle für den IT-Bedarf des Landes Hessen und führt dieses Vergabeverfahren für das Hessische Kultusministerium durch. Das Hessische Kultusministerium ist die oberste Schulaufsichtsbehörde in Hessen und übernimmt zentrale Planungs- und Steuerungsaufgaben in der Bildungspolitik.
Die Aussetzung des regulären Schulbetriebs und die damit verbundene Schließung der Schulen zur Eindämmung der Ausbreitung der COVID-19-Infektionen haben die Notwendigkeit aufgezeigt, Schulen Videokonferenzen zu ermöglichen.
Das landeseinheitliche Videokonferenzsystem (VKS) soll es ermöglichen, dass Lehrkräfte alle Schülerinnen und Schüler, die aufgrund eines ausgesetzten regulären Unterrichtsbetriebs oder aus gesundheitlichen Gründen nicht an einem Präsenzunterricht teilnehmen können, unterrichten zu können. Ebenso sollen Lehrkräfte, die aus den genannten Gründen Unterricht nicht in der Schule durchführen können, in Kontakt mit den Schülerinnen und Schülern sowie ihren Kolleginnen und Kollegen treten können.
Aufgrund der erforderlichen Organisation von digital unterstütztem Präsenz- und Distanzunterricht unter den Bedingungen der Pandemie, muss ein Videokonferenzsystem als Landeslösung innerhalb des Schulportals Hessen ab dem 27.09.2022 allen rund 2000 hessischen Schulen zuverlässig zur Verfügung stehen, um alle Schülerinnen und Schüler zu erreichen und unterstützen zu können.
Alle Lehrkräfte (ca. 70.000) sollen mit Moderationsrechten teilnehmen können. Alle Schülerinnen und Schüler (ca. 811.000) sowie deren Eltern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Staatlichen Schulämter, der Lehrkräfteakademie und des Hessischen Kultusministeriums erhalten Zugang als Teilnehmer.
Verfügbarkeit im Regelbetrieb: Da allerdings auch unter Pandemiebedingungen nach Einschätzung des Auftraggebers nicht zu erwarten ist, dass sämtliche Lehrkräfte und Schülerinnen und Schüler des Landes zeitgleich auf das Videokonferenzsystem zugreifen werden, muss das angebotene System sicherstellen, dass im Regelbetrieb eine Nutzerzahl in Höhe von 200.000 gleichzeitigen Nutzerinnen und Nutzer das System zeitgleich in Anspruch nehmen können.
Organisatorische Rahmenbedingungen
Um zeitgemäßes Lehren und Lernen im Unterricht mit Unterstützung digitaler Medien zu ermöglichen, existiert eine digitale pädagogische Lern- und Arbeitsplattform für die hessischen Schulen, das Schulportal Hessen. Dieses wird derzeit ausgebaut und steht als nutzerfreundliche Plattform allen hessischen Schulen zur Verfügung. Das Videokonferenzsystem soll in das Schulportal integriert werden, dafür erfolgt die Umsetzung innerhalb der bisherigen Architektur. Insbesondere das Identitätsmanagement (IDM), welches in der HZD verbleibt, muss in die Kommunikation eingebunden sein.
Die Umsetzung des Videokonferenzsystems innerhalb des Schulportals wird durch das Hessische Kultusministerium gesteuert und muss in enger Zusammenarbeit mit der Lehrkräfteakademie Frankfurt, Dezernat Medien, innerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten durchgeführt werden.
Technische Rahmenbedingungen
Das Identitätsmanagement des Schulportals Hessen ist durch ein Lemon LDAP realisiert. Alle Nutzerinnen und Nutzer des Videokonferenzsystems müssen über dieses IDM authentifiziert werden. Für weitere externe Teilnehmende ist eine Teilnahmemöglichkeit vorzusehen.
Zeitliche Rahmenbedingungen
Der qualifizierte, deutschsprachige technische Support (second- und third-level), der von den Auftragnehmern im Rahmen des Betriebs zu leisten ist, muss von Montag bis Freitag von 07:00 bis 22:00 Uhr erreichbar sein. Bei betriebsverhindernden Ausfällen (kein Betrieb mehr möglich) darf die Reaktionszeit maximal 4 Stunden, bei betriebsbehindernden Ausfällen (Betrieb nur noch eingeschränkt möglich) maximal 8 Stunden betragen. Der Benutzersupport (first-level) ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.
Aufgaben und allgemeine Qualifikationsmerkmale
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die von ihm zu erbringenden Leistungen mit größter Sorgfalt und nach Maßgabe der vertraglichen Vereinbarungen sowie dem Stand von Technik und Datenschutz (DS-GVO) durchzuführen. Er bestätigt, alle notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen zu besitzen, sowie qualifiziertes Personal mit den notwendigen Kenntnissen und Erfahrungen bereitzuhalten und einzusetzen, um die vertragsgemäßen Aufgaben uneingeschränkt erfüllen zu können.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragslaufzeit Personal einzusetzen, das über entsprechend aktuelle Kenntnisse zu den neuesten Versionsständen der eingesetzten Software verfügt. Die Videokonferenzsystem-Umgebung ist bis spätestens zum 27.09.2022 bereitzustellen und muss innerhalb einer Implementierungsphase von 4 Wochen nach Zuschlag in einen betriebsbereiten Zustand innerhalb der Umgebung des Landes Hessen überführt werden.
Folgender Betriebszustand ist vorgesehen:
Dauerhafte Bereitstellung von Kapazitäten, um bis zu 200.000 Nutzerinnen und Nutzern gleichzeitig die Teilnahme an Videokonferenzen zu ermöglichen.
Der Betriebszustand ist vom Auftragnehmer in jedem Fall über die gesamte Vertragslaufzeit bereitzustellen und wird unabhängig von der Zahl der tatsächlichen Nutzerinnen und Nutzer mit einem monatlichen Pauschalpreis vergütet.
Technische Beschreibung (Auszug):
Implementierung und Betrieb einer aus dem Internet nutzbaren Cloud-Architektur für bis zu ca. 200.000 gleichzeitiger Nutzer unter Berücksichtigung der Anforderungen an das System in Bezug auf Skalierbarkeit und den Besonderheiten im pädagogischen Betrieb, wie z.B. dynamische Lastverteilung, unvorhersehbare Lastspitzen, etc..
Auf den Endgeräten der Landesverwaltung sind standardmäßig nur www (http und https) - TCP 80 und 443 freigeschaltet. Das Videokonferenzsystem muss in der Lage sein, auch nur über diese Freigaben zu kommunizieren. Ein Turn-Server ist eine Möglichkeit, dies zu bewerkstelligen.
Die Anzahl gleichzeitig möglicher Räume wird technisch nicht begrenzt.
Für jeden Videokonferenzraum wird eine an den Teilnehmenden orientierte Bandbreite vom mindestens 0,5 Mbit pro Sekunde je Nutzer reserviert zugesichert. Hieraus ergibt sich in Summe bei 200.000 gleichzeitigen Nutzern eine reservierte Mindestbandbreite von 100.000 Mbit pro Sekunde. Die Qualität der Übertragung muss mindestens 15 Frames pro Sekunde sein. Die Auflösung muss mindestens 640 x 360 Pixel betragen.
Innerhalb einer Videokonferenz-Session müssen mindestens 10 Unterräume im Umfang der Teilnehmeranzahl (sogenannte "Gruppen - oder Pausenräume") möglich sein, um verschiedene Sozialformen im Untericht zu ermöglichen.
Die Zielarchitektur muss einen durchgehenden verlässlichen Betrieb des Videokonferenzsystems für alle Schulen des Landes sowie der gesamten Schul- und Bildungsverwaltung ermöglichen. Performance-Engpässe haben unmittelbaren Einfluss auf die Qualität der Lehr- und Lernprozesse, daher sind diese verlässlich auszuschließen. Die Systemverfügbarkeit ist dementsprechend innerhalb der Kernzeit (Mo - Fr 07:00 - 22:00) mindestens 99% pro Jahr zu gewährleisten.
Das Videokonferenzsystem muss für die Teilnahme von Eltern offen sein und entsprechende Zugangsmöglichkeiten bereitstellen, die von den Schulen selbst zur Verfügung gestellt werden können.
Das Videokonferenzsystem muss für Sitzungen innerhalb der Schulen, sowie zwischen Schulen und den Organisationseinheiten der Bildungsverwaltung (Staatliche Schulämter, Hessische Lehrkräfteakademie und Hessisches Kultusministerium) eingesetzt werden können.
Die Plattform sowie der gesamte Betrieb muss den datenschutzrechtlichen Anforderungen nach Maßgabe der DS-GVO und dem HDSIG entsprechen.
Der Standort der Rechenzentren muss innerhalb der EU sein. Die Räume für den Betrieb der IT-Infrastruktur sind als Rechenzentrum sicher auszulegen. Als Basis der Anforderungen sollen die von der BITKOM definierte Kategorie B angesetzt werden.
Funktionale / pädagogische Beschreibung (Auszug)
zwingende Anbindung an das IDM des Schulportals zur Steuerung von Identifikation und Berechtigung
automatisierte Erstellung von Klassen- und Lerngruppenräumen anhand der Unterrichtsverteilung im Verbund LUSD/Schulportal über die API
automatisierte Erstellung von Lehrendenkonferenzräumen anhand der Funktions- und Gruppenbeschreibung der LUSD (z.B. Lehrerkonferenzen) über die API
Möglichkeit zum individuellen Anlegen von dauerhaften Videokonferenzräumen für Gremien (z.B. Lehrerkonferenzen) und Arbeitsgruppen (z.B. Steuergruppe Schulentwicklung) über die API sowie für zentrale Orte (z.B. Lehre-zimmer) durch die einzelnen Organisationseinheiten.
Datenschutz und Datensicherheit (Auszug)
Die Auftragnehmer müssen über einen bestellten Datenschutzbeauftragten mit der gesetzlich geforderten Fachkunde im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit verfügen.
Prüfungsrecht des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit: Es wird darauf hingewiesen, dass das Prüfrecht des HBDI gemäß § 14 Abs. 4 HDSIG eingeräumt werden muss.
Die Vereinbarung eines Auftragsverarbeitungsvertrags, der den Vorgaben des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit genügt, ist erforderlich.
Der Betreiber der Server hat seinen Firmensitz im Gebiet der Europäischen Union. Dies gilt auch für den Standort des Rechenzentrums bzw. der Server. Ebenso sind Unterauftragsverarbeitungsverhältnisse ausschließlich mit Partnern möglich, die die vorgenannten Bedingungen für den Auftragsverarbeiter erfüllen.
Ein Datentransfer in Drittländer ist grundsätzlich ausgeschlossen. Unabweisbare Erfordernisse, die davon abweichen würden, sind vom Verantwortlichen zu genehmigen.
Vorlage eines Sicherheitskonzepts nach BSI-Standard 2002 für den Schutzbedarf "hoch" zum Betriebsbeginn. Nachzuweisen über eine Zertifizierung nach ISO 27001. Alternativ kann auch eine in einem EU-Mitgliedstaat "vergleichbare" Zertifizierung vorgelegt werden.
Für die vollumfängliche Darstellung der Leistung siehe Datei: "Leistungsbeschreibung"
Der EVB-IT Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten. Nach Ablauf dieser
Mindestlaufzeit verlängert sich der EVB-IT Vertrag um jeweils ein weiteres Jahr,
wenn nicht der Auftraggeber spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen
Vertragslaufzeit kündigt. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate.
ANFORDERUGEN AN DAS ANGEBOT:
Die Bieter haben im Rahmen der Angebotsabgabe plausibel und nachvollziehbar im Rahmen einer Erläuterung nebst Architektur-Skizze prüffähig darzulegen, dass die technischen Anforderungen der Leistungsbeschreibung von der angebotenen Videokonferenzsystem-Umgebung (einschl. technischer Support) erfüllt und die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz (Datei: "Referenzen") aus
den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Um-
fang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.
Art: Bereitstellung und Betrieb einer Videokonferenzsystem-Umgebung inklusive
technischem Support bei der:
a) Gleichzeitig mindestens 200 Videokonferenzräume betrieben werden kön-
nen.
b) Mindestens 35 Teilnehmer eines Videokonferenzraumes im Videostream
sichtbar sein können müssen.
c) Ein browsergestützter Betrieb vorliegt.
Umfang: Beliebig viele Videokonferenzen mit insgesamt mindestens 10.000
gleichzeitigen Nutzern mit Bild und Tonverbindung. Eine Videokonferenz im Sinne der Referenz ist eine Konferenz, bei der mindestens drei Teilnehmer sich an verschiedenen Orten befinden, mithilfe der Videotechnik aber optisch und akustisch miteinander verbunden sind.
Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall fordert die Vergabestelle dann von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail)
Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Der Bieter hat durch Eigenerklärung nachzuweisen, dass die Betriebssicherheit sei-
nes Rechenzentrums durch durch eine gültige Zertifizierung einer akkreditierten Stelle nach einer der unten aufgezählten Qualitätssicherungsnormen
(Zertifizierungen) gewährleistet ist*.
- Anforderungen der BITKOM für Kategorie B
- Verfügbarkeitsklasse 2 der DIN/EN 50600
- Anforderungen nach BSI-Standard 100-2 (IT-Grundschutz)
- ISO 27001: 2013
bezogen auf das Rechenzentrum
(Datei ,,Erklaerung_betriebssicheres Rechenzentrum")
*Auf § 49 Abs. 1 Satz 2 + 3 VgV wird hingewiesen: "Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an. Konnte ein Bewerber oder Bieter aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, die betreffende Bescheinigung nicht innerhalb einer angemessenen Frist einholen, so muss der öffentliche Auftraggeber auch andere Unterlagen über gleichwertige Qualitätssicherungssysteme aner-kennen, sofern der Bewerber oder Bieter nachweist, dass die vorgeschlagenen Qualitätssicherungsmaßnahmen den geforderten Qualitätssicherungsnormen entsprechen."
Kann der Bieter keinen Nachweis bezüglich der Einhaltung einer der oben aufgeführ-
ten Qualitätssicherungsnormen geben, führt dies zum Ausschluss des Angebots von
der weiteren Wertung.
Hinweis der Vergabestelle: Der Auftraggeber behält sich jederzeit vor, als Beleg
der Einhaltung einer der oben genannten Qualitätssicherungsnormen, sich vom Bie-
ter das Zertifikat in Kopie vorlegen zu lassen.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die von ihm im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB")
Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014")
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Dabei kommen die nachfolgend aufgeführten Einzelkriterien mit folgender prozentualer Gewichtung zur Anwendung:
Preis (70 %)
Anzahl der im Rahmen einer Videokonferenz einrichtbaren Unterräume (10 %)
Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten der Videokonferenzumgebung (10 %) Vielfalt der Exportformate (10 %)
Preis
Bewertet wird der vom Bieter angebotene monatliche Pauschalpreis (Datei: "Preisblatt"). Zwischenwerte werden interpoliert.
Anzahl der im Rahmen einer Videokonferenz einrichtbaren Unterräume
Die Bieter haben anzugeben (Datei: "Erklärung_Leistungskriterien"), wie viele Unterräume im Rahmen einer Videokonferenz eingerichtet werden können:
Bis 10 Unterräume 0 Punkte
Bis 11 Unterräume 0,5 Punkte
Bis 12 Unterräume 1 Punkte
Bis 13 Unterräume 1,5 Punkte
Bis 14 Unterräume 2 Punkte
Bis 15 Unterräume 2,5 Punkte
Bis 16 Unterräume 3 Punkte
Bis 17 Unterräume 3,5 Punkte
Bis 18 Unterräume 4 Punkte
Bis 19 Unterräume 4,5 Punkte
Ab (einschl.) 20 Unterräumen 5 Punkte
Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten der Videokonferenzumgebung
Die Bieter haben anzugeben (Datei: "Erklärung_Leistungskriterien"), welche individuellen Gestaltungsmöglichkeiten der Videokonferenzsystemumgebung möglich sind.
Hessen Logo einbindbar 2 Punkte
Schriftart, Farbschema
und Hintergrundbild anpassbar 2 Punkte
Begrüßungstext individualisierbar 1 Punkt
Vielfalt der Exportformate
Die Bieter haben anzugeben (Datei: "Erklärung_Leistungskriterien"), wie viele Exportformate für geteilte Notizen zur gemeinsamen Dokumentation genutzt werden können:
Pdf (Mindestanforderung) 0 Punkte
Word doc / docx 2 Punkte
OpenOffice odt 1 Punkt
Text txt 1 Punkt
HTML 1 Punkt
Bevor der Zuschlag erteilt werden kann, muss der Bieter durch eine rein verifizierende Teststellung (keine Bewertung) nachweisen, dass er den Auftrag wie gefordert auch durchführen kann (s. Dokument "Teststellung"). Zur Teststellung wird zunächst nur der Bieter eingeladen, der das aussichtsreichste, wertbare Angebot abgegeben hat. Sollte das vorläufig beste Angebot die verifizierende Teststellung nicht erfolgreich bestehen, wird sodann das jeweils nachfolgende Angebot in der vorläufigen Rangfolge getestet.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.