Unterstützung der telefonischen und schriftlichen Kundenkommunikation im Inbound mit vertrieblicher Ausrichtung 2022 Referenznummer der Bekanntmachung: RFQ 2925
Auftragsbekanntmachung – Sektoren
Dienstleistungen
Abschnitt I: Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Offenbach
NUTS-Code: DE713 Offenbach am Main, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 63067
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.soluvia-energy-services.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Unterstützung der telefonischen und schriftlichen Kundenkommunikation im Inbound mit vertrieblicher Ausrichtung 2022
Die Soluvia Energy Services GmbH (im Folgenden "SES" genannt) möchte externe Dienstleistungen zur telefonischen und schriftlichen Kundenkommunikation (Callcenter, Kundenservice Center) beschaffen. Die SES arbeitet als Dienstleister für Vertriebs- und Netzmandanten im MVV Konzern (MVV Energie AG (MVV), Energieversorgung Offenbach (EVO) und Stadtwerke Kiel (SWK)). Sie betreut dabei ca. 1,8 Mio. Verträge mit Privat- und Geschäftskunden. Es handelt sich bei dieser Ausschreibung um eine Mitarbeit zumeist im 1st level der Kundenbetreuung – d.h. Annahme von Calls und die Bearbeitung von schriftlichen Vorgängen, die nicht durch die eigene Kundenbetreuung abgedeckt werden (extern zu vergebendes Gesamtvolumen ca. 270.000 Vorgänge /Jahr). Der Schwerpunkt liegt auf der telefonischen Kundenbetreuung, die mit Schriftbearbeitung aufgefüllt werden kann. Einsatzzeiten Mo-Fr 8 -20:00 Uhr, Sa. 8-14 Uhr. Normale Sonntags- und bundesweite Feiertagsregelung.
Unterstützung für den Vertriebs- und Netzmandanten MVV
Eigener Standort (Geschäftssitz des Bewerbers/ Auftragnehmers), Hauptsitz des Auftraggebers ist Offenbach (Main).
Unterstützung der telefonischen und schriftlichen Kundenkommunikation im Inbound mit vertrieblicher Ausrichtung.
Der Vertrag kann nach der ersten Vertragslaufzeit bis 30.09.2024 bis zu vier Mal um jeweils ein Jahr verlängert werden, sobald beide Vertragsnehmer dieser zustimmen. Eine Preisanpassung ist möglich. Der Gesamtbetrag unter II.1.5 geht von allen drei Losen und einer viermaligen Verlängerung zu konstanten Preisen aus.
Viermalige Verlängerungsoption, siehe unter II.2.7.
Unterstützung für den Vertriebs- und Netzmandanten EVO
Eigener Standort (Geschäftssitz des Bewerbers/ Auftragnehmers), Hauptsitz des Auftraggebers ist Offenbach (Main).
Unterstützung der telefonischen und schriftlichen Kundenkommunikation im Inbound mit vertrieblicher Ausrichtung.
Der Vertrag kann nach der ersten Vertragslaufzeit bis 30.09.2024 bis zu vier Mal um jeweils ein Jahr verlängert werden, sobald beide Vertragsnehmer dieser zustimmen. Eine Preisanpassung ist möglich. Der Gesamtbetrag unter II.1.5 geht von allen drei Losen und einer viermaligen Verlängerung zu konstanten Preisen aus.
Viermalige Verlängerungsoption, siehe unter II.2.7.
Unterstützung für den Vertriebs- und Netzmandanten SWK
Eigener Standort (Geschäftssitz des Bewerbers/ Auftragnehmers), Hauptsitz des Auftraggebers ist Offenbach (Main).
Unterstützung der telefonischen und schriftlichen Kundenkommunikation im Inbound mit vertrieblicher Ausrichtung.
Der Vertrag kann nach der ersten Vertragslaufzeit bis 30.09.2024 bis zu vier Mal um jeweils ein Jahr verlängert werden, sobald beide Vertragsnehmer dieser zustimmen. Eine Preisanpassung ist möglich. Der Gesamtbetrag unter II.1.5 geht von allen drei Losen und einer viermaligen Verlängerung zu konstanten Preisen aus.
Viermalige Verlängerungsoption, siehe unter II.2.7.
Zu berücksichtigen ist, dass der Fronleichnam in Kiel kein Feiertag ist (Urteil BVerwG 6 CN 1.13). II.1.6
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Auszug aus dem Handelsregister oder dem vergleichbaren Register des Heimatlandes des Bewerbers (max.6 Monate alt)
2. Kopie der aktuellen Betriebshaftpflichtversicherung (max. 6 Monate alt).
3. Nachweis, dass bei der Bildung von Bieter-/Arbeitsgemeinschaften eine Erklärung der gesamtschuldnerischen Haftung besteht (nur bei Bildung von Bieter-/ Arbeitsgemeinschaften)
4. Nachweis, dass keine Steuer- oder Abgabeschulden vorliegen (z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamtes).
5. (Selbst-)Erklärung,
a. dass keine Ausschlussgründe nach §123 GWB vorliegen.
b. über die ordnungsgemäße Abführung von Beiträgen an die Sozialversicherungsträger.
c. dass keine Insolvenz oder Liquidation beantragt oder eröffnet ist oder für die Mitglieder der Bietergemeinschaft beantragt oder eröffnet ist
d. dass alle Angaben in der Bewerbung wahrheitsgemäß erfolgt sind.
Ein Ausschlussgrund ist auch die vorsätzliche Abgabe von unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren. Es gilt deutsches Recht. Fehlende Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Der AG behält sich vor, fehlende Nachweise nachzufordern.
Auflistung der erbrachten Leistungen und der diesbezügliche Umsatz (Geschäftsberichte) des Unternehmens in den letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern es sich hierbei um Leistungen handelt, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführte Leistungen sind einzubeziehen.
Ein Ausschlussgrund ist auch die vorsätzliche Abgabe von unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren. Es gilt deutsches Recht. Fehlende Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Der AG behält sich vor, fehlende Nachweise nachzufordern.
1. Angabe von Referenzkunden:
Mindestens zwei Referenzen mit einem Energieversorgungsunternehmen, einer Bank, einer Versicherung oder anderen ähnlichen Privatkunden-Geschäften, im unter II.1.4 genannten Leistungsbereich, davon mindestens eine auch inklusive der Bearbeitung von schriftlichen Kundenkontakten. Diese müssen die folgenden Kriterien vollständig erfüllen:
a. mind. 15 Mitarbeiter im Einsatz für den Kunden
b. mindestens 3 Jahre absolvierte Vertragslaufzeit
c. (Vertragsende) nicht länger als 2 Jahre zurückliegend
d. ISU-Erfahrungen/Energiewirtschaft sind gewünscht aber kein Muss
e. Rahmendaten (Anzahl eingesetzter Mitarbeiter, Art der übernommenen Aufgaben, Vertragsstart, Vertragsende bzw. Laufzeit) und Ansprechpartner mit Kontaktdaten inkl. Telefonnummer für die Nachfrage müssen angegeben sein
2. Eigenerklärung: Die eingesetzten Mitarbeiter müssen der deutschen Sprache in Wort und Schrift mächtig sein und sich einwandfrei und dialektfrei gegenüber Kunden und Ansprechpartnern des
Auftraggebers artikulieren können. D.h. sie sind in der Lage, mit den vorgenannten Personengruppen Alltagskommunikation zu betreiben, können Sachverhalte um das Aufgabengebiet vollständig und
verständlich erklären und alle diesbezüglichen Fragen eigenständig beantworten.
3. Eigenerklärung: Erklärung darüber, dem Auftraggeber im Auftragsfalle eine Freigabe zu geben, alle Gespräche (rechtskonform) aufzuzeichnen und komplett auszuwerten. Es ist ferner zu erklären, dass die benötigten Vereinbarungen mit dem Betriebsrat des Auftragnehmers getroffen sind oder vor Beauftragung getroffen werden.
4. Vorlage eines Kurzprofiles für den vorgesehenen Projektleiter. Mindestanforderungen: Der Projektleiter übt seine vorgesehene Rolle bereits mind. 2 Jahre in seiner jetzigen Funktion aus, Erfahrungen im EVU-Umfeld sind dabei wünschenswert. Das Aufgabengebiet des Projektleiters ist zu beschreiben. Der Projektleiter soll ausschließlich im Projekt des Auftraggebers eingesetzt werden.
5. Vorlage einer Meilensteinplanung für die Hochlaufphase des Vertrages vom 01.07.2022-30.09.2022. Rahmenparameter: Die Hochlaufphase besteht aus Training (ca. 2 Monate) und Testbetrieb
(ca. 1 Monat). Schulungen erfolgen im Juli / August 2022. Start Testbetrieb mit den benötigten Mitarbeitern pro Mandant zum 01.09.2022 oder früher muss sichergestellt sein (geplante Mitarbeiteranzahl pro Mandant ist im Angebot anzugeben). Testbetrieb = Parallelbetrieb mit dem aktuellen Auftragnehmer bis zum 30.09.2022. Die (ggf. im Rahmen der Angebotsphase) konkretisierte Meilensteinplanung wird Vertragsbestandteil.
6. Eigenerklärung: Akzeptanz einer vertraglich vereinbarten Malus-Regelung ist notwendig. Bitte um Bestätigung, diese generell zu akzeptieren. Den Ausschreibungsunterlagen wird ein
Vorschlag zur Malus-Regelung beiliegen. Änderungsvorschläge daran oder die Diskussion von Alternativen werden im Rahmen der Rahmenvertragsverhandlungen möglich sein.
Ein Ausschlussgrund ist auch die vorsätzliche Abgabe von unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren. Es gilt deutsches Recht. Fehlende Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Der AG behält sich vor, fehlende Nachweise nachzufordern.
Schriftliche Bestätigung oder Nachweis, dass sich Ihr Unternehmen zu den Prinzipien des UN Global Compact bekennt.
Ein Ausschlussgrund ist auch die vorsätzliche Abgabe von unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren. Es gilt deutsches Recht. Fehlende Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Der AG behält sich vor, fehlende Nachweise nachzufordern.
Abschnitt IV: Verfahren
Nach erfolgreichem Teilnahmewettbewerb werden Sie von uns zur Angebotsabgabe eingeladen. Den genauen Angebotsabgabetermin erhalten Sie in der genannten Einladung. Wir schätzen, dass dieser zwischen Ende März bis Mitte April sein wird..
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Frühestens im Jahr 2024 oder je nach Verlängerung der Rahmenvereinbarung 1-4 Jahre später
Die Vergabeunterlagen enthalten Informationen und Daten, die der Vertraulichkeit unterliegen. Sie können daher nicht frei zugänglich bereitgestellt werden. Zusammen mit Abgabe des Teilnahmeantrages ist eine Verschwiegenheitserklärung abzugeben. Diese finden Sie unter https://www.mvv.de/partner/lieferanten/zentraleinkauf/downloadbereich.
Teilnahmeanträge können per E-Mail an o.g. E-Mailadresse [gelöscht] bis zur unter IV.2.2 genannten Frist mit allen unter III.1.1 bis III.1.4 genannten Nachweisen eingereicht werden.
Nach durchgeführtem Teilnahmewettbewerb werden die Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert, die geeignet sind und eine unterzeichnete Verschwiegenheitserklärung abgegeben haben. Gleichzeitig mit dieser Aufforderung erhält der Bewerber den Zugang zu den vollständigen Vergabeunterlagen. Der Abruf der Vergabeunterlagen und die Abgabe Angebote erfolgt über ein elektronisches System, für das ein Standardbrowser und ein Internetzugang erforderlich sind.
Nach Durchsicht der Angebote werden Standortbesuche bei den am besten geeigneten Bietern vorgenommen. Dabei sollen die offenen Fragen bezüglich des Angebotes geklärt, der Standort besichtig werden und ein Kennenlernen der beteiligen Personen der Zusammenarbeit auf Seiten des Auftragnehmer wie der zukünftige Projektleiter, Trainer, Key Account Manager etc., stattfinden.
Im Anschluss erfolgt mit ausgewählten Bietern eine telefonische Verhandlung.
Daraufhin können die Bieter Ihr finales Angebot abgeben.
Der Auftraggeber behält sich vor, im Anschluss eine weitere Verhandlungsrunde inkl. Angebotsabgabe durchzuführen.
Am Schluss wird der Auftrag an einen oder mehrere Bieter vergeben, Grundlage wird (jeweils) eine Rahmenvereinbarung sein.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +49 6151 / 12-6603
Die Fristen des § 160 Abs. 3 Ziff. 1-4 GWB sind zu beachten. Danach ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig,
soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.