Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Frankfurt/Main
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 60486
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]6
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bahn-bkk.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.subreport.de/E24131666
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.subreport.de/E24131666
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Inhalt der Ausschreibung ist die Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte der BAHN-BKK ab dem 01.01.2023 sowie das vorgelagerte Einführungsprojekt nebst Projektleitung.

Das Einführungsprojekt muss im Jahr 2022 vollständig durchgeführt werden und einen reibungslosen Start der Echtabrechnung zum 01.01.2023 sicherstellen.

Die Entgeltabrechnung reicht von der Erfassung/Übernahme der Daten bis zur vollständigen Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich aller Meldungen sowie dem Druck und Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Dienstleistung ist für insgesamt ca. 1.100 Abrechnungsfälle pro Monat zu erbringen.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79823000 Dienstleistungen im Bereich Druck und Lieferung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Hauptort der Ausführung:

Der NUTS-Code gibt den Standort der Zentrale der BAHN-BKK an.

Es besteht evtl. die Notwendigkeit, Aufgaben aus dem Einführungsprojekt hier durchführen zu müssen.

Die Durchführung der laufenden Dienstleistung zur Entgeltabrechnung findet beim Dienstleister statt.

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Aktuell werden die Entgeltsabrechnungen der Mitarbeiter der BAHN-BKK durch einen Dienstleister erstellt, ausgedruckt und versendet. Inhalt der Ausschreibung ist die Übernahme der kompletten Entgeltabrechnung. Die Entgeltabrechnung reicht von der Erfassung/Übernahme der Daten bis zur vollständigen Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich aller Meldungen sowie dem Druck und Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Aktuell verwendet die BAHN-BKK das Personalmanagementsystem LOGA. Die für die Abrechnung notwendigen Daten sollen nach Möglichkeit und soweit technisch umsetzbar über eine Schnittstelle automatisiert von LOGA zum Abrechnungssystem des Dienstleisters übertragen werden. Die technischen Möglichkeiten sind von den bietenden Unternehmen zu prüfen.

Vor Beginn der Dienstleistung erfolgt die Einrichtung, der Testbetrieb und mindestens 2 Abrechnungsprobeläufe. Diese Vorbereitungsphase muss bis zum 31.12.2022 abgeschlossen sein und beginnt direkt nach Zuschlagserteilung.

Liste der BAHN-BKK Tarifverträge Arbeitnehmer:

- Entgelttarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (ETV-BAHN-BKK) – gilt aktuell für rund 1020 Mitarbeitende

- Manteltarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (MTV-BAHN-BKK) – gilt für den gleichen Personenkreis wie Entgelttarifvertrag

- Tarifvertrag für die Angestellten des Bundeseisenbahnvermögens (AnTV) – gilt aktuell für rund 65 Mitarbeitende

- Arbeitszeittarifvertrag (gilt für alle Tarifkräfte)

- Starttarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (StartTV) (gilt für alle Tarifkräfte)

Für Auszubildende der BAHN-BKK (aktuell 38) gelten die entsprechenden Tarifverträge für Auszubildende. Diese sind:

- Ausbildungsvergütungstarifvertrag Nr. 1 für Auszubildende der BAHN-BKK

- Manteltarifvertrag für die Auszubildenden der BAHN-BKK (MTV-Azubi)

Der Abrechnungsprozess sieht in den Grundzügen folgendermaßen aus:

1. Die abrechnungsrelevanten Daten müssen idealerweise und soweit möglich über eine Schnittstelle von LOGA zum Abrechnungsprogramm des Auftragnehmers übertragen werden. Alternativ sind andere Wege, wie z.B. ein Zubringersystem möglich. In Einzelfällen sollten abrechnungsrelevante Informationen auch auf anderen Wegen (z.B. Exceldateien) dem Dienstleister geliefert werden können.

2. Durchführung der fristgerechten Gehaltsabrechnung (Zahltag 15. eines Monats) und Druck und Versand der Abrechnungen durch den Auftragnehmer.

3. Der Auftragnehmer stellt der BAHN-BKK eine SEPA-Zahldatei zur Sammelüberweisung zur Verfügung.

4. Anweisung der Zahlungen durch die BAHN-BKK.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Effektivität des Datentransfers, der Informationsflüsse und der sonstigen Logistik / Gewichtung: 50 %
Qualitätskriterium - Name: Konzept Einführungsprojekt / Gewichtung: 15 %
Preis - Gewichtung: 35 %
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 48
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Dienstleistungsvertrag zur Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte verlängert sich nach Ablauf der festen Vertragslaufzeit auf unbestimmte Zeit, sofern er nicht mit einer Kündigungsfrist von 12 Monaten gekündigt wurde.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: ja
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Die Tarifverträge sind bereits als verschlüsselte Zip-Datei mit den Vergabeunterlagen in subreport abgelegt. Wenn Sie auf Basis der bisher zur Verfügung gestellten Unterlagen an der Teilnahme am Verfahren interessiert sind, können Sie über die Bieterkommunikation das Passwort für die Datei anfordern. Bitte reichen Sie mit der Mail die Anlage 14: Verschwiegenheitserklärung mit ein.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Zur Prüfung der Zuverlässigkeit der Bieter werden folgende Unterlagen abgefordert:

- Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Anlage 3)

- Antikorruptionsklausel (Anlage 4)

- Erklärung zum Arbeitnehmerentsendegesetz (Anlage 6)

Nachweise zur Befähigung zur Berufsausübung:

- Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden in Höhe von mind. 1 Mio. € pro Jahr. Diese muss auch datenschutzrechtliche Verletzungen beinhalten. Sollte noch keine Versicherung bestehen, so muss eine Eigenerklärung vorgelegt werden, dass die Versicherung im Falle einer Bezuschlagung bis Vertragsbeginn abgeschlossen wird.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Fragebogen zu den zwingenden grundsätzlichen Eignungskriterien (Anlage 2)

- ausgefüllte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung inkl. Fragebogen (Anlage 5 und 15)

- ausgefülltes Profil des Unternehmen inkl. Referenzen (Anlage 7)

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- 5 Jahre Mindesterfahrung im Bereich der Durchführung von Entgeltabrechnungen als Dienstleistung für externe Kunden,

- mindestens 50.000 Abrechnungsfälle pro Monat,

- mindestens 1 öffentlich-rechtlicher Arbeitgeber (Kunde)

- mindestens ein Kunde mit über 1.000 Abrechnungsfällen im Monat.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Bis zum 31.12.2022 muss das Einführungsprojekt abgeschlossen sein. Hierzu zählt auch die Durchführung von zwei Probeabrechnungsläufen.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 10/01/2022
Ortszeit: 09:30
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 28/02/2022
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 10/01/2022
Ortszeit: 10:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Das Ausschreibungsverfahren wird gemäß § 9 Abs. 1 VgV ausschließlich und vollständig über das Vergabeportal subreport-elvis in deutscher Sprache abgebildet. Die Bekanntmachung, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Kommunikation zwischen Unternehmen und ausschreibender Stelle, die Einreichung der Angebote sowie die Erteilung des Zuschlags bzw. die Unterrichtung der Bewerber und Bieter erfolgen nur über das Portal. Die Zusendung schriftlicher Angebote in Papierform bzw. das Stellen von Fragen über E-Mail sind nicht zugelassen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

Ergänzende oder berichtigende Angaben zur Ausschreibung, Änderungen der Leistungsbeschreibung oder anderer Bestandteile der Vergabeunterlagen sowie wichtige Aufklärungen und Informationen zum Stand und zur weiteren Vorgehensweise im Verfahren werden allen Teilnehmern der Ausschreibung textlich über die Vergabeplattform mitgeteilt. Eine Registrierung durch die Unternehmen auf subreport-elvis ist Voraussetzung für den Erhalt der Angaben.

Bei Fragen zur Plattform Subreport-ELVIS können Sie sich an Herrn Jedecke von Subreport wenden:

Tel. +49 (0) 221-98 578-45 oder Mail: [gelöscht] Sollten Sie Störungen der Plattform feststellen, so teilen Sie diese umgehend dem zuvor genannten Ansprechpartner von subreport mit und geben uns diese ebenfalls zur Kenntnis.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.bundeskartellamt.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
02/12/2021

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