Öffentliche Ausschreibung Frankfurt am Main 2021 Digitalisierung von Kompaktkassetten 2021-10-18

Digitalisierung von Kompaktkassetten

Bekanntmachung einer Änderung

Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Frankfurt am Main
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 60322
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.dnb.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung von Kompaktkassetten

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

98300000 Diverse Dienstleistungen

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung von Kompaktkassetten

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DED51 Leipzig, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Leipzig

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags:

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort sukzessive ihren Bestand an Kompaktkassetten digitalisieren zu lassen. Der Bestand umfasst rund 50 000 Kompaktkassetten mit etwa 2 000 000 Minuten Laufzeit. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzenden der DNB in den Lesesälen sowie, soweit urheberrechtlich möglich, weltweit für den Zugriff über das Internet bereitgestellt werden.

Ziel ist eine unbegleitete, möglichst verlustfreie, originalgetreue und qualitätsgesicherte Digitalisierung der Kompaktkassetten. Das Ergebnis soll ein Ersatzoriginal des Ausgangsmaterials sein, qualitative Veränderungen sind im Prozedere ausdrücklich nicht vorgesehen, da es sich um eine Maßnahme zur Bestandssicherung handelt.

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.9.2017 zu beginnen. Die Laufzeit für zunächst rund 28.000 Kassetten wird mit 24 Monaten angesetzt. Die Auftraggeberin behält sich als Option zwei Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Kompaktkassetten in entsprechendem monatlichem Umfang digitalisieren zu lassen (Option 1).

Zudem behält sich die Auftraggeberin die Option auf Vergabe weiterer Aufträge im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV vor (Option 2).

Der Auftragnehmer beginnt unmittelbar nach Auftragsvergabe mit dem Aufbau der Arbeitsplätze in den ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der DNB in Leipzig. Die ersten 2 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund von Mängeln an der erbrachten Dienstleistung jederzeit möglich.

Das Angebot soll folgende Dienstleistungen umfassen:

| Einrichtung von Digitalisierungs-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Leipzig;

| Digitalisierung der Kompaktkassetten;

| Erzeugung von Metadaten;

| Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten;

| Einräumung einer Möglichkeit für die Auftraggeberin, laufend eigene Qualitätssicherungsmaßnahmen durchzuführen sowie ggf. die Digitalisate und Metadaten zu reklamieren, inklusive Statistik zum Digitalisierungsfortschritt;

| Nach der Abnahme: Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem;

| Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter ein fester Ansprechpartner [Projektleiter] für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession

Laufzeit in Monaten: 48

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2017/S 167-344753

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 17/17

Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung von Kompaktkassetten

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2.1)Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe:

01/08/2017

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Leipzig
NUTS-Code: DED51 Leipzig, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 04275
Land: Deutschland

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (zum Zeitpunkt des Abschlusses des Auftrags;ohne MwSt.)

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.dnb.de

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

13/10/2021

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1)Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen

VII.1.1)CPV-Code Hauptteil

98300000 Diverse Dienstleistungen

VII.1.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

VII.1.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DED51 Leipzig, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Leipzig

VII.1.4)Beschreibung der Beschaffung:

VII.1.5)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession

Laufzeit in Monaten: 18

VII.1.6)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)

VII.1.7)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Leipzig
NUTS-Code: DED51 Leipzig, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 04275
Land: Deutschland

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja

VII.2)Angaben zu den Änderungen

VII.2.1)Beschreibung der Änderungen

Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

Die Kompaktkassetten-Bestände konnten zum Zeitpunkt der Ausschreibung nur in Annäherung ermittelt werden, da weder die konkrete Gesamtmenge noch die Spieldauer der Kassetten im Vorlauf anhand des Katalogs abschließend ermittelt werden konnte und teils stark variiert. Auf Basis aktueller Erhebungen übersteigt das tatsächliche Volumen das der Ausschreibung zugrunde liegende Volumen. Zum Abschluss der Digitalisierungsmaßnahme ist im finalen Projektabschnitt daher die Digitalisierung aller noch ausstehenden Kompaktkassetten-Bestände im Umfang von ca. 825.000 Minuten (13.700 Kassetten) erforderlich.

VII.2.2)Gründe für die Änderung

Notwendigkeit zusätzlicher Bauarbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer/Konzessionär (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/25/EU)

Beschreibung der wirtschaftlichen oder technischen Gründe und der Unannehmlichkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten, durch die ein Auftragnehmerwechsel verhindert wird:

Im vorliegenden Fall ist der Auftragnehmer AVI.DAT der wirtschaftlichste Anbieter des Vergabeverfahrens gewesen, eine erneute Ausschreibung würde kein wirtschaftlicheres Ergebnis erbringen, da es sich hier um die Digitalisierung von Restbeständen handelt, zu dem ein entsprechender Workflow aufgebaut werden müsste und die hierfür benötigte Hardware einzuplanen wäre. Des Weiteren wäre bei einem Anbieterwechsel mit zusätzlichem personellen Aufwand seitens der AG für die Einrichtung und Überprüfung des Workflows zu rechnen. Dieser zusätzliche Aufwand ist aufgrund der Vielzahl der derzeit laufenden Digitalisierungsleistungen mit dem vorhandenen eigenen Personal nicht zu betreuen.

VII.2.3)Preiserhöhung

Datenschutzerklärung