Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2021-0091
Berichtigung
Bekanntmachung über Änderungen oder zusätzliche Angaben
Lieferauftrag
(Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union, 2021/S 189-491097)
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Abschnitt VII: Änderungen
Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Mindestlaufzeit von 5 Jahren. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber AG spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 84 Monaten nach Vertragsschluss/Zuschlagserteilung. Außerdem ist der Abschluss eines EVB-IT Servicevertrages geplant, der als Annex zur Rahmenvereinbarung besteht. Die Laufzeit des EVB-IT-Servicevertrags ist auf Dauer bzw. für die Dauer des produktiven Einsatzes vorgesehen (maximal 7 Jahre)
Im Rahmen des Vorhabens "Modernisierung DMS in der hessischen Landesverwaltung" wird die flächendeckende Einführung der rechtverbindlichen elektronischen Aktenführung inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung in der Hessischen Landesverwaltung verfolgt.Grundlage für die elektronische Aktenführung mit Vorgangsbearbeitung, inklusive Anbindung von Fachverfahren, soll die hier gegenständliche Beschaffung eines DMS-Produkts (Standardsoftwareprodukt) und die Anpassung zur Erstellung des so genannten "DMS 4.0" bilden. Neben der Beschaffung eines DMS-Produkts für die Erstellung des DMS 4.0 werden zugehörige produktnahe technische Dienstleistungen benötigt, die ebenfalls in dieser Ausschreibung inbegriffen sind. Darunter Customizingleistungen, in Einzelfällen ggfs. Entwicklungsleistungen und technische Konzeptionserstellungen sowie alle Tätigkeiten, die zur Inbetriebnahme des DMS 4.0 (vgl. Kapitel 1.4) und die Migration der Altdaten anfallen und für die produktspezifisches Know-how erforderlich ist. Es ist beabsichtigt, den Auftragnehmer mindestens bis zum Beginn des Echtbetriebs einzubinden. Im anschließenden landesweiten Rollout bzw. bei der Ergänzung weiterer Komponenten soll der Auftragnehmer im Rahmen weiterer Beauftragungen tätig werden.Mit der vorliegenden Ausschreibung werden vom Auftragnehmer (AN) folgende Leistungen gefordert:•Erstellung von produktbezogenen technischen Konzeptionen, wie z.B. Feinkonzeption/Pflichtenheft. •Bereitstellung und Umsetzung produktnaher Dokumentationen, z.B. im Rahmen der Entwicklung, des Betriebs, im Zuge von Teilabnahmen, bei der Abwicklung von Prüfprotokollen.•Lizenzierung und Bereitstellung eines in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland erprobten DMS-Produktes (Standardsoftwareprodukt)•Unmittelbar produktbezogene technische Dienstleistungen für die Erstellung des DMS 4.0 (z.B. Erstinstallation, Konfiguration, Customizing, Entwicklungsleistungen, Tests). •Schaffung aller Voraussetzungen und Durchführung der technischen Datenmigrationen.•Schulungen für IT-Administratoren, ggf. Entwickler und Projektbeteiligte.•Übergabe Regelbetrieb und Betriebsunterstützung für den Produktivbetrieb des DMS 4.0 in der Systemumgebung der HZD.•Wartung, Pflege und Support.Folgende Leistungen werden vom AN als begleitende Beratungs- und Unterstützungsleistung gefordert:•Unterstützung der fachlichen Teststellung und Pilotierung.•Produktnahe Beratung der weiteren Einführung des DMS 4.0 in den Behörden.•Begleitung der Migrationsprojekte.•Begleitung bei der fachlichen Konzeption und technischen Umsetzung von Schnittstellenanbindungen (Fachverfahren, Anwendungen).•Übergreifende Beratung bei der Umsetzung von Anforderungen aus den Bereichen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit.•Unterstützung bei der Implementierung des Applikationsmonitorings und Anbindung an die Infrastruktur der HZDDie Erstellung, Bereitstellung und Einführung des DMS 4.0 in der hessischen Landesverwaltung wird in sechs sich überlappenden Projektphasen umgesetzt:1.Vorbereitungsphase (Phase 1)2.Realisierungsphase (Phase 2)3.Testphase (Phase 3)4.Migrationsphase (Phase 4)5.Pilotierungsphase (Phase 5)6.Rolloutphase und Echtbetrieb (Phase 6)Ausgehend vom initialen Projektzeitplan vereinbaren die Parteien im Wege der Feinplanung einen Projektzeitplan, der den initialen Projektzeitplan, ablöst.Teilabnahme Feinkonzeption / PflichtenheftNach Abschluss der Workshop-Serie vervollständigt der AN unverzüglich die Feinkonzeption und stellt sie dem AG zur Abnahme zur Verfügung. Die Billigung von Workshop-Ergebnissen oder Protokollen stellen keine Abnahmehandlungen dar. Gegenstand der 1. Teilabnahme ist ausschließlich die Feinkonzeption als Gesamtwerk.Teilabnahme des DMS 4.0 vor Beginn des PilotenDie zweite Teilabnahme erfolgt nach dem Betriebsaufbau sowie der Erstellung und Bereitstellung des DMS 4.0 in der technischen Infrastruktur/in den Umgebungen des AG (Integration in die Hessen-IT) im Rahmen von Tests vor Beginn des Piloten (vgl. Kapitel 2.3.5).Bis zum Beginn des Piloten sind grundsätzlich alle Anforderungen an die Funktionalitäten des DMS 4.0 gemäß der Feinkonzeption durch den AN zu erfüllen und zu liefern. Die Erfüllung und Bereitstellung dieser Anforderungen sind im Festpreis des DMS 4.0 mit den im Preisblatt ausgewiesenen Preisbestandteilen, bzw. im Preis des jeweiligen Einzelabrufs enthalten. Abnahmekriterien für die Teilabnahme vor dem Piloten sind: a)Erfüllung der offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufeb)Bereitstellung aller vereinbarten Konzepte und Dokumentationen gemäß Kapitel 5.3 und vereinbarter Zeitplanungc)erfolgreiche Durchführung von Funktions-, Integrations- und Systemtests inklusive Last- und Performancetests, mittels derer die Erfüllung des Funktionsumfangs des DMS 4.0 gemäß Feinkonzeption und die Mangelfreiheit der Software(-komponenten) bzw. -module hinsichtlich der technischen und funktionellen Fähigkeit nachgewiesen werden.1.Zwischenabnahme des DMS 4.0 nach Abschluss des PilotenDer Pilot dient der ersten produktiven Nutzung des DMS 4.0. Während dieser Phase können Fehler identifiziert werden, die erfolgreich zu Änderungen oder Nachbesserungen einzelner Funktionen des DMS 4.0 führen. Die Zwischenabnahme nach Abschluss des Piloten ist Voraussetzung für den Start des Rollouts und Echtbetriebs. Die durch den AN vorzunehmenden Änderungen sind Teil der als Festpreis definierten Lieferung des DMS 4.0.Abnahmekriterien für die Zwischenabnahme nach Abschluss des Piloten sind: a)Erfüllung der bis dahin offenen Abnahmekriterien vereinbarter Einzelabrufeb)erfolgreiche Produktivsetzung des DMS 4.0c)erfolgreiche Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für die Behörde des Piloten (vgl. Kapitel 2.3.4)d)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend)e)mindestens ein Monat störungsfreier Produktionsbetrieb während des Piloten, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken2.Teilabnahme des DMS 4.0 nach Nachnutzung/Einführung in zwei weiteren BehördenDie Teilabnahme erfolgt nach Nachnutzung/Einführung des DMS 4.0 in zwei weiteren Behörden mit folgenden Kriterien: a)Erfüllung der offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufeb)erfolgreiche erweiterte Produktivsetzung des DMS 4.0 in zwei weiteren Behörden und stabile Produktivnutzung im Piloten c)erfolgreiche Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für zwei weitere Behördend)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend)e)Abnahme von Funktionalitäten, die erst mit erweiterter Nutzung des DMS 4.0 möglich sind, wie z.B. Mandantenfähigkeit, mandantenübergreifendes Arbeiten, Nutzbarkeit von Schnittstellen (z.B. xdomea, REST ful Web Services) zur Anbindung von Fachverfahrenf)mindestens ein Monat störungsfreier Produktionsbetrieb in den weiteren Behörden, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken.3.Teilabnahme von Funktionen, die spätestens 24 Monate nach Vertragsschluss bereitzustellen sindDer AN hat spätestens zwei Monate nach Zuschlagserteilung eine etwaige in Betracht kommende Nachlieferung darzulegen und Lieferzeitpunkte konkret zu benennen. Zugleich sind Einzelabrufe zu nachgelieferten Komponenten vorzulegen und zwischen den Parteien nach Maßgabe des hierzu vorgesehenen Procederes abzuschließen. Diese Funktionen werden im Falle einer Nachlieferung in einem Funktions- und Integrationstest nach Maßgabe der in den Einzelabrufen festgelegten Abnahmekriterien getestet und abgenommen. Sollte sich dabei eine abnahmeverhindernde Nichterfüllung der Anforderungen ergeben, so regelt die Rahmenvereinbarung in Verbindung mit dem jeweiligen Einzelabruf die Einzelheiten hierzu.4.Endabnahme RealisierungsphaseFür die Endabnahme ist es erforderlich, dass alle Datenmigrationen aus dem DMS-Altsystem HeDok erfolgreich abgeschlossen worden.Kriterien für die Endabnahme sind:a)Erfüllung aller offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufeb)erfolgreiche erweiterte Produktivsetzung des DMS 4.0 in den Behörden des Landes und stabile Produktivnutzung im Piloten und den zwei weiteren Behördenc)die jeweils erfolgte Abnahme der in Einzelabrufen erfolgreich durchgeführten Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für alle HeDok-nutzenden Behörden (soweit bis dato nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen vorgesehen)d)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend)e)Abnahme von Funktionalitäten, die erst mit flächendeckender Nutzung des DMS 4.0 möglich sind, wie z.B. Mandantenfähigkeit, mandantenübergreifendes Arbeiten, Nutzbarkeit von Standardschnittstellen (z.B. REST ful Web Services) zur Anbindung von Fachverfahrenf)störungsfreier Produktionsbetrieb mit 20.000 Anwendern oder alternativ bis zum Jahr 2026, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken, inklusive eines Last- und Performancetests.Die Teilabnahmen bzw. die Zwischenabnahme stellen Zeitpunkte für ein Sonderkündigungsrecht des AG dar, wenn die oben aufgeführten Kriterien nicht erfüllt werden. Die Einzelheiten hierzu regelt die Rahmenvereinbarung.