Beschaffung von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2021-0090
Berichtigung
Bekanntmachung über Änderungen oder zusätzliche Angaben
Dienstleistungen
(Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union, 2021/S 189-492144)
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung
Beschaffung von "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Abschnitt VII: Änderungen
Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Mindestlaufzeit von 5 Jahren. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber AG spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 84 Monaten nach Vertragsschluss/Zuschlagserteilung. Außerdem ist der Abschluss eines EVB-IT Servicevertrages geplant, der als Annex zur Rahmenvereinbarung besteht. Die Laufzeit des EVB-IT-Servicevertrags ist auf Dauer bzw. für die Dauer des produktiven Einsatzes vorgesehen (maximal 7 Jahre).
Im Rahmen des Vorhabens "Modernisierung DMS in der hessischen Landesverwaltung" wird die flächendeckende Einführung der rechtverbindlichen elektronischen Aktenführung inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung in der Hessischen Landesverwaltung verfolgt. Die Einführung soll im Zeitraum 2023 bis 2026 an allen ca. 23.000 potentiellen Büroarbeitsplätzen sowie an weiteren ca. 15.000 Arbeitsplätzen erfolgen, für die eine E-Akte-Nutzung im Rahmen von Fachanwendungen in Betracht kommt. Darüber hinaus existiert ein weiteres Potenzial von ca. 25.000 Arbeitsplätzen im Bereich Fachanwendungen, u.a. mit ca. 20.000 Arbeitsplätzen im Bereich der Polizei, die das DMS oder Teile davon nutzen könnten (Gesamtpotenzial ca. 65.000 Arbeitsplätze). Das notwendige rechtliche Fundament wurde mit dem Gesetz zur Förderung und zum Schutz der elektronischen Verwaltung in Hessen (Hessisches E-Government-Gesetz) geschaffen.Grundlage für die elektronische Aktenführung mit Vorgangsbearbeitung, inklusive Anbindung von Fachverfahren, bildet das so genannte "DMS 4.0" ("das Produkt"). Die Beschaffung des Produktes ist Gegenstand eines eigenen Loses, welches unabhängig von den nachfolgend beschriebenen Leistungen vergeben wird. Ausgewählt werden soll ein Produkt, welchesalle wesentlichen Kernfunktionalitäten im Bereich der modernen elektronischen Verwaltungsarbeit abdeckt, insbesondere:•Funktionale Themen rund um die E-Akte (mit Aktenführung, Aufbewahrung, Aussonderung und Akteneinsicht/Veröffentlichung), E-Vorgangsbearbeitung und E- Zusammenarbeit (formale Gruppenarbeit/Projektarbeit) und komfortable Lösungen für das mobile Arbeiten,•Zugriff auf Kernfunktionen der E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung direkt aus den führenden Anwendungen der Behörden heraus, v.a. MS Outlook und MS Office Anwendungen, •Anbindung bestehender Komponenten für Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung sowie die Abbildung eines zentralen Posteingangsbereichs,•Ergonomische und barrierefreie Gestaltung, die eine Nutzung durch alle Beschäftigte ermöglicht und für eine hohe Akzeptanz sorgen,•Nutzung des DMS bzw. DMS-Teilfunktionen im Rahmen von Fachanwendungenoder anderen E-Government-Verfahren sowie•Möglichkeit zur Ergänzung bzw. Ausbau des Funktionsumfangs des DMS durch Anbindung bestehender Landeslösungen oder künftiger Standards/Module für die vollständige elektronische Abbildung von Verwaltungsprozessen.Mit dieser Ausschreibung wird die Beschaffung von Projektmanagement- und Beratungsleistungen für die flächendeckende Einführung des DMS 4.0 und zur Integration in die Verwaltungs-IT bezweckt. Neben Leistungen aus dem Bereich des Projektmanagements und der allgemeinen Einführungsberatung werden zudem Unterstützungsleistungen benötigt. Die nachfolgenden Leistungskategorien sind als exemplarisch und nicht als abschließend zu verstehen:ProjektmanagementLeitung des Gesamtprojektes DMS Modernisierung in der hessischen Landesverwaltung.Unterstützung der Teilprojektleiter und Schlüsselrollen bei der Erreichung der globalen und abschnittsbezogenen ProjektzieleÜbernahme der Teilprojektleitung in Einzelfällen nach entsprechender BeauftragungPlanungBeratung sowie Bearbeitung von strategischen und planerischen Fragestellungen zur Sicherstellung eines reibungslosen/erfolgreichen landesweiten DMS Rollouts sowie Technologie- und Architekturfragen.Konzeption und AbstimmungPrüfung bestehender Konzepte, Optimierung und ggfs. Neuerstellung von Fachkonzeptionen und dazugehöriger Dokumentationen, insbesondere in den Bereichen rechtlich/organisatorischer Rahmen, Informations- und Akzeptanzmanagement, Schulung und IT (u.a. Unterstützungsleistungen in den Bereichen Service-Definition, Servicemanagement, Implementierung, Test/Pilot, Betrieb, Support, Weiterentwicklung)Ständige Weiterentwicklung und Optimierung der FachkonzeptionenVorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von erforderlichen Abstimmungsverfahren mit Projektverantwortlichen, Ressorts, Interessenvertretungen und weiteren landesinternen und -externen Stellen-UmsetzungUmsetzung und Weiterentwicklung der in den Fachkonzeptionen festgelegten Maßnahmen inklusive Dokumentation, insbesondere Planung, Steuerung und Umsetzung des landesweiten Rollouts in der Hessischen Landesverwaltung Permanenter Wissenstransfer mit den/an die Projektverantwortlichen während der gesamten Projektlaufzeit-BetriebsvorbereitungoBetriebsvorbereitung inkl. Test-/Pilotverfahren, Inbetriebnahme und erste Betriebsunterstützung, soweit diese vom Produktlieferanten des einzuführenden Produktes nicht geleistet wird oder nicht geleistet werden kannAufbau von fachlichen, technischen und organisatorischen Servicestrukturen für Support, Betrieb und zur Weiterentwicklung des "Landesreferenzmodells DMS"-IntegrationsleistungenDurchführung von Umsetzungs- und Integrations-Projekten im Verwaltungsarbeitsplatz (nicht im DMS-Produkt), Test, QS, UnterstützungsleistungenVom AN sind insbesondere folgende typische Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu leisten, wobei die nachstehenden Kataloge/Auflistungen nicht abschließend sind. Der AG ist nicht verpflichtet, sämtliche der nachstehenden Aufgaben abzurufen.Zu den Projektmanagementleistungen gehören folgende Aufgaben, die auf der Grundlage der Rahmenvereinbarung in Einzelabrufen im Rahmen der Durchführung des Projektes spezifiziert werden, wobei diese einzeln oder in Teilprojekten/Arbeitspaketen abgerufen werden können. Steuerung und Leitung des Gesamtprojektes in enger Abstimmung mit den Projekt-AuftraggebernAufsetzen und Durchführung eines oder mehrerer gleichzeitiger (Teil-)ProjekteSteuerung von ProjektteamsKlärung des Leistungsumfangs und Strukturierung der Projektziele sowie der Anforderungen an das ProjektProjektplanung inkl. Meilensteinplanung unter Nutzung von MS ProjectPlanung und Steuerung der Arbeitspakete hinsichtlich Terminen, Ressourceneinsatz und KostenManagement der ProjektrisikenProjektkommunikation im Sinne von Stakeholder Management nach innen (projektintern) und nach außen (u.a. Lenkungsausschuss DMS)Qualitätssicherung der ProjektergebnisseProjektcontrolling hinsichtlich Termineinhaltung, Ressourceneinsatz und KostenDokumentation & Kommunikation von ProjektergebnissenKnow-how-Transfer der genannten Aufgabenfelder auf LandesmitarbeiterAufgabenspektrum Kommunikations-/Akzeptanzmanagement(Beratungsleistung - Level Seniorberater)Folgende Aufgaben sind durch den/die Kommunikations-/Akzeptanzmanager/in zu leisten:Konzeption, Planen und Durchführen von Informations-, Akzeptanz- und Changema- nagement-MaßnahmenErstellung, Aktualisierung und Verbreitung von Informationsmaterial zum DMS- Modernisierungsprojekt (Marketing), wie beispielsweise Informationsbroschüre, Image-Video, Showcase, Mustervorträge und ArgumentationsleitfädenBetreiben des Marketings zur Darstellung der Zweckmäßigkeit der MaßnahmenKommunikation und Vermittlung der Projektziele gegenüber den unterschiedlichen Zielgruppen (Leitungsebene, Anwender, Gremien, usw.), beispielsweise im Rahmen von behördenübergreifenden Informationsveranstaltungen, Führen von Gesprächen mit den Behördenleitungen und Führungskräften in Schlüsselpositionen sowie mit Vertretern der InteressenvertretungenKommunikation von Anforderungen/Wünschen an ProjektbeteiligteSicherstellung/Verbesserung der AnwenderzufriedenheitZusätzlich zu den im Anforderungsprofil "Seniorberater" genannten Punkten werden vom AG folgende Qualifikationen für diese Projektrolle erwartet:vertiefte Kenntnisse aus mindestens drei Jahren praktischer Erfahrung im ECM-Umfeld gute Kenntnisse und Erfahrungen aus Projekten im Öffentlichen Dienst gute Kenntnisse der Besonderheiten des Öffentlichen DienstesBeratungsleistungenZu den Beratungsleistungen gehören folgende Aufgaben, die auf der Grundlage der Rahmenvereinbarung in Einzelabrufen im Rahmen der Durchführung des Projektes spezifiziert werden, wobei diese einzeln oder in Teilprojekten/Arbeitspaketen abgerufen werden können.Beratung und Unterstützung der (Teil-)Projektleitung bei der strategischen Planung des Gesamtprojekts, bei strategischen Fragestellungen und der Erstellung von Handlungs- und Entscheidungsempfehlungen für den AGBeratung und Unterstützung der (Teil-)Projektleitung bei der Detailplanung von einzelnen Umsetzungsphasen und organisatorischen und technischen Einführungsstaffeln (insb. Test-/Pilotvorhaben sowie Landesdienststellen im Rahmen des landesweiten Rollouts)Beratung und Unterstützung bei der Planung und Einführung des "DMS 4.0" in den hessischen LandesdienststellenBeratung und Unterstützung bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung von neuen Geschäftsprozessen oder bei der Analyse und Optimierung bereits existierender Geschäftsprozesse insbesondere des dokumentbasierenden Verwaltungshandelns, der Archivierung von Daten und Dokumenten sowie auch bei weiteren Themenfeldern, mit dem Ziel einer einheitlichen IT-Nutzung, Sicherstellung funktionsübergreifender Prozessketten, Reduzierung von Fehleranfälligkeit, Erhöhung der Prozesssicherheit und Prozessgeschwindigkeit Beratung und Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten, Handbücher und sonstigen Dokumentationen, wie beispielsweiseFachliche Konzepte im DMS KontextDatenschutzkonzeptIT-SicherheitskonzeptRechte- und RollenkonzeptBetriebskonzeptTechnisches Testkonzept (Pflichtenheft)Technisches Migrationskonzept (Pflichtenheft)BetriebshandbuchSupportkonzeptAnwenderdokumentationenPMO-AssistenzFolgende Aufgaben sind zu leisten:Unterstützung der Projektleitung auf der Ebene von Verwaltungsaufgaben bis hin zur Übernahme von einfachen Projektservices und Koordinationsaufgaben Organisation der Projektkommunikation unter Verwendung von Microsoft Outlook und SharePoint Führen einer Projektdokumentation in SharePoint Strukturierung und Pflege von SharePoint-Projektteamräumen als SharePoint-Website-Administrator/in, insbesondere Erteilen und Entziehen von SharePoint-Berechtigungen.