Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
NUTS-Code: DE711 Darmstadt, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.darmstadt.de/

Regional- oder Kommunalbehörde

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Referenznummer der Bekanntmachung: DA-IT-2021-0002

Dienstleistungen

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt plant die Einrichtung eines elektronischen Doku-menten Management Systems (im Folgenden auch DMS genannt) als Basis für die Di-gitalisierung der Geschäftsprozesse.

Im ersten Schritt - und damit als Grundlage für die Systemauswahl - soll die Lösung das Führen aller Unterlagen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in elektronischen Ak-ten ermöglichen, unabhängig von den Quellen der Unterlagen, insbesondere gescann-tes Papier, Dateien und E-Mail.

Das künftige DMS soll die elektronische Aktenführung unter Anwendung eines Akten-plans ermöglichen; die Lösung soll daher das Hinterlegen und die laufende Anpassung eines kundenindividuellen Aktenplans auf Basis des produktorientierten Aktenplans der KGSt unterstützen.

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

NUTS-Code: DE711 Darmstadt, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Wissensschaftsstadt Darmstadt

Luisenplatz 5a

64283 Darmstadt

Deutschland

Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden: • Ablösung der klassischen Papierakten durch elektronische Akten • Schaffung von medienbruchfreier Vorgangsbearbeitung • dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Doku-mente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen • Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen durch Unterstützung der Fach-verfahren • breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten Stadtverwaltung unter Berücksichtigung aller datenschutzrelevanten Vorschriften inkl. eines einfach zu pflegenden Berechtigungsmanagements • Entlastung klassischer Dateiablagen • Einführung einer geordneten Mail-Ablagemöglichkeit • Unterstützung der fall- und sachaktenorientierten Bearbeitung • Nutzung möglichst einheitlicher Ablageverfahren und Ablagen mit möglichst ein-fach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen • Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoft-ware für Aufgaben der Archivierung (Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumentenmanagements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Post-korb- / Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows) • schrittweise Einführung - zunächst in den in Kap. II.4 genannten Ämtern, in spä-teren Projektschritten auch in weiteren Ämtern und die • verwaltungsweite Nutzung der ausgewählten DMS-Lösung. Die DMS-Lösung soll zunächst in ausgewählten Pilotbereichen eingerichtet werden. Im Rahmen der Einrichtung soll jedoch die notwendige Infrastruktur, bestehend aus Hard-ware, Software, Customizing und Verfahren, derart implementiert werden, dass die Aus-weitung der Lösung auf weitere Verwaltungsbereiche sowohl möglichst schnell und mit möglichst geringem Aufwand erfolgen kann. Um die Ablagemöglichkeiten und -verfahren auch in anderen Ämtern nutzen zu können, soll es insbesondere keiner weiteren Programmierung bedürfen. Vielmehr sollen ent-sprechend geschulte System- und Fachadministrator*innen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in der Lage sein, auf Basis der verfügbaren, eingerichteten Systemumge-bung, die notwendigen Anpassungen für die Nutzung der Lösung durch weitere Ämter und Sachgebiete in Eigenregie durchzuführen. In der ersten Beschaffungsstufe sollen ca. 300 User*innen mit Zugriff auf das DMS ausgestattet werden, innerhalb der nächsten ca. 10 Jahre soll die gesamte Stadtverwal-tung mit ca. 1.600 Arbeitsplätzen das DMS nutzen. Besteht im Rahmen des Rollouts allerdings die Notwendigkeit, neue Systemfunktionen, Schnittstellen oder Verfahren zu etablieren, die im Rahmen der Ersteinführung nicht be-schafft wurden, so wird bezüglich deren Beschaffung und Einrichtung mit erneuter Un-terstützung durch den Auftragnehmer oder die Auftragnehmerin gerechnet.

Preis

Optionen: nein

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Verhandlungsverfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 058-146927

Auftrags-Nr.: 1

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

27/09/2021

Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Meppen
NUTS-Code: DE949 Emsland
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht] / [gelöscht]

27/09/2021