Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2021-0091
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Mainzer Straße 29
65185 Wiesbaden
Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Mindestlaufzeit von 5 Jahren. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber AG spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 84 Monaten nach Vertragsschluss/Zuschlagserteilung. Außerdem ist der Abschluss eines EVB-IT Servicevertrages geplant, der als Annex zur Rahmenvereinbarung besteht. Die Laufzeit des EVB-IT-Servicevertrags ist auf Dauer bzw. für die Dauer des produktiven Einsatzes vorgesehen (maximal 7 Jahre).
Zweimalige Verlängerung um jeweils ein Jahr
Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es höchstens vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften auszuwählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Sofern mehr als vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, werden die vier Unternehmen mit der höchsten Punktzahl ausgewählt. Sofern weniger als 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, wird das Vergabeverfahren trotzdem fortgeführt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
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Haftpflichtversicherung
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit"), dass eine ungekündigte Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden i.H.v. 2 Mio. €, für Sachschäden i.H.v. 5 Mio. € und für Personenschäden i.H.v. 5 Mio. € besteht oder im Falle der Auftragserteilung eine entsprechende Haftpflichtversicherung unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung abgeschlossen wird.
Die positive ("Ja") Eigenerklärung zur Erfüllung einer Haftpflichtversicherung ist eine Mindestanforderung; bei einer negativen ("Nein") Eigenerklärung erfolgt der Ausschluss.
Gesamt- und Spartenumsatz § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit") über den Gesamtumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre sowie über den Spartenumsatz von im öffentlichen Sektor erprobten Standardsoftwareprodukte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS, ECM oder VBS) für die letzten drei Geschäftsjahre.
Der Spartenumsatz wird wie folgt bewertet:
≤ 10,00 Mio. € = 0 Punkte
10,01 bis 13,00 Mio. € = 30 Punkte
13,01 bis 16,00 Mio. € = 60 Punkte
16,01 bis 19,00 Mio. € = 90 Punkte
19,01 bis 22,00 Mio. € = 120 Punkte
22,01 bis 25,00 Mio. € = 150 Punkte
25,01 bis 28,00 Mio. € = 180 Punkte
28,01 bis 31,00 Mio. € = 210 Punkte
31,01 bis 34,00 Mio. € = 240 Punkte
34,01 bis 37,00 Mio. € = 270 Punkte
≥ 37,01 Mio. € = 300 Punkte
Referenzen
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Referenzen") über mindestens vier Referenzen der letzten fünf Jahre (Stichtag "Ablauf der Teilnahmeantragsfrist"), für ein im öffentlichen Sektor erprobtes Standardsoftwareprodukt zur Einführung eines Do-kumentenmanagementsystems (DMS, ECM oder VBS), gegliedert nach a) Auftraggeber der referenzierten Leistungen, b) Art des Auftragge-bers, c) Leistungserbringer, d) Leistungsjahr, e) Anzahl der Anwender, f) Anzahl der Organisationsebenen und -einheiten, g) Leistungsrollen und h) Art der Leistungen.
Die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 4 (Mindestreferenzen) sind erbracht, wenn die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind; andernfalls erfolgt der Ausschluss. Die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 4 (Mindestreferenzen) werden - soweit kein Ausschluss erfolgt - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet (vgl. Formblatt "Referenzen").
Es werden bis zu drei weitere Referenzen in die Wertung einbezogen. Diese Referenzen Nr. 5 bis Nr. 7 werden - soweit die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind (andernfalls erfolgt die Nichtwertung der Referenz) - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet (vgl. Formblatt "Referenzen").
Für den Fall, dass mehr als sieben Referenzen benannt werden, werden nur die sieben Punktbesten (4 punktbesten Mindestreferenzen und 3 punktbesten weitere Referenzen) der genannten Referenzen in die Gesamtwertung einbezogen.
Insgesamt können für die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 7 maximal 1.780 Punkte (d.h. jeweils maximal 280 Punkte für die Mindestreferenzen und jeweils maximal 220 für die übrigen Referenzen) erzielt werden.
Anzahl Mitarbeiter § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wei-tere Eignungskriterien") über die Anzahl der im Unternehmen jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren sowie über die Anzahl der im Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS, ECM oder VBS) im öffentlichen Sektor jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren. Die Anzahl der im Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS, ECM oder VBS) im öffentlichen Sektor jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren werden werden wie folgt bewertet:
≤ 24 MA = 0 Punkte
≥ 25 MA = 25 Punkte
≥ 50 MA = 50 Punkte
≥ 75 MA = 75 Punkte
≥ 100 MA = 100 Punkte
≥ 125 MA = 125 Punkte
≥ 150 MA = 150 Punkte
≥ 175 MA = 175 Punkte
≥ 200 MA = 200 Punkte
Besetzung der geforderten Leistungs-/Kernrollen in der ausgeschriebenen Qualität § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien"), dass das Unternehmen über ausreichendes und qualifiziertes (Leistungs-/Kernrollen) Personal verfügt, das während der Projektlaufzeit eingesetzt werden kann.
Die positive ("Ja") Eigenerklärung zur Erfüllung der Besetzung der geforderten Profile in der ausgeschriebenen Qualität und Mindestanzahl ist eine Mindestanforderung; bei einer negativen ("Nein") Eigenerklärung erfolgt der Ausschluss.
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien"), dass das Unternehmen die Anforderungen einer Zertifizierung für ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar) erfüllt.
Das Qualitätsmanagement wird wie folgt bewertet:
Kein QM-System = 0 Punkte
DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar),
ohne Zertifikat = 25 Punkte
DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar),
mit Zertifikat = 50 Punkte
Mindestanforderung bzgl. Personal (Kernrollen):
Projektmanager(Seniorberater)
Produktseitiger Lösungsberater(Seniorberater)
Produktseitiger Lösungsberater(Berater)
Seniorentwickler
Juniorentwickler
Senior-Systemadministrator/Anwendungsspezialist
Junior-Systemadministrator/Anwendungsspezialist
Spezialist Datenmigration
System Spezialist (SME)
Mindestanforderungen und Bepunktung der Referenzen Nr.1 - 4 (Mindestreferenzen):
Art des Auftraggebers
Es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- Landesministerium oder sonstige bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen (z.B. Hessisches Ministerium des Innern und für Sport) [30 Punkte]
- Agentur/Amt auf bundesstaatlicher Ebene (z.B. Hessische Zentrale für Datenverarbeitung) [30 Punkte]
- Bundesministerium oder sonstige zentralstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen (z.B. Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) [30 Punkte]
- Agentur/Amt auf zentralstaatlicher Ebene (z.B. Bundesagentur für Arbeit) [20 Punkte]
- Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation (z.B. Europäische Kommission) [5 Punkte]
- Regional- oder Kommunalbehörde (z.B. Landeshauptstadt Wiesbaden) [5 Punkte]
- Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene (z.B. Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt Wiesbaden) [5 Punkte]
Leistungserbringer
(Achtung: es muss mindestens ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- (Einzel-)Bewerber
- Bewerbergemeinschaft
- Andere Leistungserbringer, z.B. Unterauftragnehmer, Eignungsverleihender
Anzahl der Büroarbeitsplätze, für die das im öffentlichen Sektor erprobte Standardsoftwareprodukt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS, ECM oder VBS) implementiert wurde
(Achtung: es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
≥ 500 bis 9.999 Büroarbeitsplätze [10 Punkte]
10.000 bis 14.999 Büroarbeitsplätze [20 Punkte]
15.000 bis 19.999 Büroarbeitsplätze [30 Punkte]
20.000 bis 24.999 Büroarbeitsplätze [40 Punkte]
≥ 25.000 Büroarbeitsplätze [50 Punkte]
Anzahl der produktiven Installationen und Mandanten, für die das im öffentlichen Sektor erprobte Standardsoftwareprodukt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS, ECM oder VBS) aufgebaut wurde
(Achtung: es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
eine Installation mit mindestens einem Mandanten [25 Punkte]
eine Installation mit mehr als drei Mandanten [50 Punkte]
mindestens zwei Installationen mit mindestens zwei Mandanten [50 Punkte]
Art der Leistungen
(Achtung: es müssen mindestens die Leistungsarten "Produktlizenzen", "Anpassung und Konfiguration des Dokumenten-managementsystem-Standardsoftwareproduktes" und "Konzept-/Dokumentationsleistungen", angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
Produktlizenzen [10 Punkte]
Anpassung und Konfiguration des Dokumentenmanagementsystem-
Standardsoftwareproduktes [10 Punkte]
Konzept-/Dokumentationsleistungen [10 Punkte]
Installationsleistungen [10 Punkte]
Systemanpassungsleistungen [10 Punkte]
Datenmigrationsleistungen [10 Punkte]
Testleistungen [5 Punkte]
Pilotierungsleistungen [5 Punkte]
Schulungsleistungen [5 Punkte]
Administrations-/Betriebsleistungen [5 Punkte]
Wartungs-/Pflege- und Supportleistungen [5 Punkte]
Beratungs-/Entwicklungsdienstleistungen [5 Punkte]
Leistungsrollen
(Achtung: es müssen mindestens die Leistungsrollen "Gesamtprojektleitung" und "Einführungsmanagement" angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
Projektmanager [10 Punkte]
Produktseitiger Lösungsberater [10 Punkte]
Entwickler [10 Punkte]
Systemadministrator/Anwendungsspezialist [10 Punkte]
Für die Bepunktung der Referenzen Nr.5 -7 siehe Formblatt "Referenzen"
Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle darauf hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG), soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungs-erklaerung_oeff_AG").
Abschnitt IV: Verfahren
Beschafft werden soll ein DMS-Produkt (Standardsoftwareprodukt) inklusive der Anpassung zur Erstellung des so genannten "DMS 4.0". Dafür sind Anpassungen und Entwicklungen am angebotenen DMS-Produkt zwingend erforderlich um das genannte "DMS 4.0" flächendeckend in der kompletten hessischen Landesverwaltung einzuführen. Es ist eine Maximallaufzeit von sieben Jahren erforderlich, um das Ziel des Beschaffungsvorhabens, die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung sämtlicher Dienststellen des Landes Hessen mit dem DMS 4.0 zu erreichen. Ausweislich der Projektzeitplanung erwartet der Auftraggeber, dass das Projekt regulär bis mindestens in das Jahr 2026 operative Leistungen des Auftragnehmers erfordern kann. Eine kürzer Projektlaufzeit wäre im Hinblick auf die zu erbringenen Leistungen unrealistisch. Vor diesem Hintergrund kommt die längere Projekt- und Vetragslaufzeit dem Auftragnehmer zugute.
Ein Wechsel des Auftragnehmers innerhalb des Projektes birgt erhebliche Risiken für die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung. So entstünden z.B durch erneut notwendige Einarbeitung Mehrkosten und zeitlicher Verzug. So bestünde in der Übergangsphase von einem zum anderen Auftragneh-mer die Gefahr, dass sich dadurch ganze Rollout Termine verschieben und der Support nicht vollständig gewährleistet werden kann. Ein funktionierendes DMS-System ist für die Funktionsfähigkeit der Landesverwaltung unabdingbar. Anderenfalls droht eine Handlungsunfähigkeit von Landesbehörden was unter dem Gesichtspunkt der Aufrechterhaltung der Öffentlichen Sicherheit und Ordnung nicht hinngenommen werden kann.
Das mit dem "alten" Auftragnehmer entwickelte und angepasste Produkt müsste von einem anderen Auftragnehmer weitergeführt werden, sofern dies überhaupt möglich ist. Die Neuausschreibung einer "Weiterführung" müsste sich auf das bereits bestehende Produkt beschränken.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung zum Ausschluss wegen schweren Verfehlungen:
Der Bieter sowie seine Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung gemäß dem "Gemeinsamen Runderlass über den "Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen" in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) ausgefüllt mit ihren Angeboten einzureichen.Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB")
Die hier durchgeführte Ausschreibung Beschaffung von "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung (VG-3000-2021-0090) steht in Zusammenhang mit der parallel stattfindenden Auschreibung Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen (VG-3000-2021-0091).
Es handelt sich originär um einen in zwei Losen geteilten Auftrag für den gleichen öffentlichen Auftraggeber, der aus technischen Gründen in zwei getrennten Ausschreibungsprozessen durchgeführt werden muss.
Es ist eine "Loslimitierung" dahingehend vorgesehen, als dass Teilnahmeanträge nur für ein "Los", d.h. entweder für das hier verfahrensgegenständliche Los 2 (VG-3000-2021-0091) "Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen" oder für das hier nicht verfahrensgegenständliche Los 1 (VG-3000-2021-0090) "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung"eingereicht werden dürfen.
Das wirtschaftlich günstigste endgültige Angebot ergibt sich aus der angebotenen "Leistung" 60%, sowie dem "Preis" (40%)
Das Zuschlagskriterium "Leistung" (60% = 3.283 Punkte) wird durch die drei Unterkriterien "Leistungsqualität", "Konzeptqualität" und "Präsentationsszenario" ausgefüllt. Für jeden Bieter errechnet sich so für das Unterkriterium "Leistungsqualität" (maximale Punktzahl: 1.368) die erzielte Punktzahl (L), für das Unterkriterium "Konzeptqualität" (maximale Punktzahl: 1.368) die erzielte Punktzahl (K) und für das Unterkriterium "Präsentationsszenario" (maximale Punktzahl: 547) die erzielte Punktzahl (PS). Durch die Addition der jeweils erzielten Punktzahl (L), Punktzahl (K) und Punktzahl (PS) errechnet sich für jeden Bieter die für das Zuschlagskriterium "Leistung" erreichte Punktzahl.
Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl [aus Punktzahl (L), Punktzahl (K), Punktzahl (PS) und Punktzahl (P)] hat das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält den Zuschlag.
Vgl. Ziffer 4.3 der Ausschreibungsbestimmungen + deren Anlagen für die detailierte Wertungsmethodik.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen-über dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.