Beschaffung von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2021-0090
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung
Beschaffung von "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Mainzer Straße 29
65185 Wiesbaden
Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer Mindestlaufzeit von 4 Jahren. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber AG spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 72 Monaten nach Vertrags-schluss/Zuschlagserteilung.
Zweimalige Verlängerung um jeweils ein Jahr
Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es höchstens vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften auszuwählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Sofern mehr als vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, werden die vier Unternehmen mit der höchsten Punktzahl ausgewählt. Sofern weniger als 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, wird das Vergabeverfahren trotzdem fortgeführt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
-
Haftpflichtversicherung
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit"), dass eine ungekündigte Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden i.H.v. 2 Mio. €, für Sachschäden i.H.v. 5 Mio. € und für Personenschäden i.H.v. 5 Mio. € besteht oder im Falle der Auftragserteilung eine entsprechende Haftpflichtversicherung unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung abgeschlossen wird.
Die positive ("Ja") Eigenerklärung zur Erfüllung einer Haftpflichtversicherung ist eine Mindestanforderung; bei einer negativen ("Nein") Eigenerklärung erfolgt der Ausschluss.
Gesamt- und Spartenumsatz § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit") über den Gesamtumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre sowie über den Spartenumsatz in den Tätigkeitsbereichen DMS, ECM oder VBS im öffentlichen Sektor für die letzten drei Geschäftsjahre.
Der Spartenumsatz wird wie folgt bewertet:
≤ 2,50 Mio. € = 0 Punkte
2,51 bis 3,00 Mio. € = 30 Punkte
3,01 bis 3,50 Mio. € = 60 Punkte
3,51 bis 4,00 Mio. € = 90 Punkte
4,01 bis 4,50 Mio. € = 120 Punkte
4,51 bis 5,00 Mio. € = 150 Punkte
5,01 bis 6,00 Mio. € = 180 Punkte
6,01 bis 7,00 Mio. € = 210 Punkte
7,01 bis 8,00 Mio. € = 240 Punkte
8,01 bis 9,00 Mio. € = 270 Punkte
≥ 9,01 Mio. € = 300 Punkte
Referenzen
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Referenzen") über mindestens vier Referenzen der letzten fünf Jahre (Stichtag "Ablauf der Teilnahmeantragsfrist"), von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei der Einführung eines ECM-, DMS- oder VBS-Systems, gegliedert nach a) Auftraggeber der referenzierten Leistungen, b) Art des Auftragge-bers, c) Leistungserbringer, d) Leistungsjahr, e) Anzahl der Anwender, f) Anzahl der Organisationsebenen und -einheiten, g) Leistungsrollen und h) Art der Leistungen.
Die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 4 (Mindestreferenzen) sind erbracht, wenn die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind; andernfalls erfolgt der Ausschluss. Die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 4 (Mindestreferenzen) werden - soweit kein Ausschluss erfolgt - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet (vgl. Formblatt "Referenzen").
Es werden bis zu drei weitere Referenzen in die Wertung einbezogen. Diese Referenzen Nr. 5 bis Nr. 7 werden - soweit die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind (andernfalls erfolgt die Nichtwertung der Referenz) - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet (vgl. Formblatt "Referenzen").
Für den Fall, dass mehr als sieben Referenzen benannt werden, werden nur die sieben Punktbesten (4 punktbesten Mindestreferenzen und 3 punktbesten weitere Referenzen) der genannten Referenzen in die Gesamtwertung einbezogen.
Insgesamt können für die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 7 maximal 1.715 Punkte (d.h. jeweils maximal 245 Punkte je Referenz) erzielt werden.
Anzahl Mitarbeiter § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien") über die Anzahl der im Unternehmen jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren sowie über die Anzahl der im Unternehmen in den Tätigkeitsbereichen DMS, ECM oder VBS im öffentlichen Sektor jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren. Die Anzahl der im Unternehmen in den Tätigkeitsbereichen DMS, ECM oder VBS im öffentlichen Sektor jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren werden wie folgt bewertet:
< 25 MA = 0 Punkte
≥ 25 MA = 100 Punkte
≥ 50 MA = 200 Punkte
Besetzung der geforderten Profile in der ausgeschriebenen Qualität und Mindestanzahl § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien"), dass das Unternehmen über ausreichendes (Mindestanzahl) und qualifiziertes (Profile) Personal verfügt, das während der Projektlaufzeit eingesetzt werden kann.
Die positive ("Ja") Eigenerklärung zur Erfüllung der Besetzung der geforderten Profile in der ausgeschriebenen Qualität und Mindestanzahl ist eine Mindestanforderung; bei einer negativen ("Nein") Eigenerklärung erfolgt der Ausschluss.
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien"), dass das Unternehmen die Anforderungen einer Zertifizierung für ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar) erfüllt.
Das Qualitätsmanagement wird wie folgt gewertet:
Kein QM-System: = 0 Punkte
DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar),
ohne Zertifikat = 25 Punkte
DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar),
mit Zertifikat = 50 Punkte
Mindestanforderung zur Mindestanzahl des Personals:
Gesamtprojektleitung --> 1
Seniorberater --> 3
Seniorberater Kommunikation --> 1
Berater --> 9
Berater Integration--> 2
Berater Migration --> 2
Berater Einführungsberatung --> 9
PMO-Assistenz --> 1
Mindestanforderungen und Bepunktung der Referenzen Nr.1 - 4 (Mindestreferenzen):
Art des Auftraggebers
Es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- Landesministerium oder sonstige bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen (z.B. Hessisches Ministerium des Innern und für Sport) [30 Punkte]
- Agentur/Amt auf bundesstaatlicher Ebene (z.B. Hessische Zentrale für Datenverarbeitung) [30 Punkte]
- Bundesministerium oder sonstige zentralstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen (z.B. Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) [20 Punkte]
- Agentur/Amt auf zentralstaatlicher Ebene (z.B. Bundesagentur für Arbeit) [20 Punkte]
- Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation (z.B. Europäische Kommission) [20 Punkte]
- Regional- oder Kommunalbehörde (z.B. Landeshauptstadt Wiesbaden) [10 Punkte]
- Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene (z.B. Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt Wiesbaden) [10 Punkte]
Leistungserbringer
(Achtung: es muss mindestens ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- (Einzel-)Bewerber
- Bewerbergemeinschaft
- Andere Leistungserbringer, z.B. Unterauftragnehmer, Eignungsverleihender
Anzahl der Anwender, die bei der Einführung eines ECM-, DMS- oder VBS-Systems unterstützt wurden
(Achtung: es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
≥ 1.500 bis 2.499 Anwender [10 Punkte]
2.500 bis 3.499 Anwender [20 Punkte]
3.500 bis 4.499 Anwender [30 Punkte]
4.500 bis 5.499 Anwender [40 Punkte]
≥ 5.500 Anwender [50 Punkte]
Anzahl der Organisationsebenen und -einheiten, die bei der Einführung eines ECM-, DMS- oder VBS-Systems unterstützt wurden
(Achtung: es muss das Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
≥ zwei Organisationsebenen (z.B. oberste und obere Landesbehörde)
und mit jeweils ≥ fünf Organisationseinheiten (z.B. Dienststellen, Abteilungen) [50 Punkte]
Leistungsrollen
(Achtung: es müssen mindestens die Leistungsrollen "Gesamtprojektleitung" und "Einführungsmanagement" angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- Gesamtprojektleitung [15 Punkte]
- Einführungsmanagement [15 Punkte]
- Integrationsmanagement [10 Punkte]
- Migrationsmanagement [10 Punkte]
- Kommunikationsmanagement [10 Punkte]
- PMO-Assistenz [10 Punkte]
Art der Leistungen
(Achtung: es müssen mindestens neun Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
pro Kästchen --> [3 Punkte]
Steuerung von Projektteams Projektplanung einschließlich Meilensteinplanung Management der Projektrisiken Projektkommunikation Projektcontrolling
Beratung bei der strategischen Planung des Gesamtprojektes
Beratung bei der Detailplanung einzelner Umsetzungsphasen
Beratung bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung neuer Geschäftsprozesse Beratung und Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten (z.B. IT-Konzepte) sowie Handbüchern
Beratung bei der Einrichtung von Test-, Entwicklungs-, Schulungs- und Produktionsumgebungen
Beratung bei der Integration von Fachanwendungen und
Anbindung von Querschnittsdiensten Analyse behördenspezifischer Anforderungen
Unterstützung bei der Erstellung von Fach- und Systemdokumentationen Erstellung von Testprotokollen
Unterstützung bei der Erstellung von fachlichen Tests
Mindestanforderung und Bepunktung der Referenzen Nr. 5-7 wie bei Referenzen Nr. 1 - 4 mit Unterschied bei "Art des Auftraggebers" dort ist:
-Andere: ______ [10 Punkte] möglich. Außerdem erfolgt kein Ausschluss, sondern Nichtwertung.
Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle darauf hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG), soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungs-erklaerung_oeff_AG").
Abschnitt IV: Verfahren
Beschafft werden sollen umfassende Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die flächendeckende Einführung des DMS 4.0 und zur Integration in die Verwaltungs-IT. Es ist eine Maximallaufzeit von sechs Jahren erforderlich, um das Ziel des Beschaffungsvorhabens, die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung sämtlicher Dienststellen des Landes Hessen mit dem DMS 4.0 zu erreichen. Ausweislich der Projektzeitplanung erwartet der Auftraggeber, dass das Projekt regulär bis mindestens in das Jahr 2026 operative Leistungen des Auftragnehmers erfordern kann. Dazu gehören auch die Planungs- Konzeptions- und Umsetzungsleistungen der hier auszuschreibenden Gesamtprojektleitung. Eine kürzer Projektlaufzeit wäre im Hinblick auf die zu erbringenen Leistungen unrealistisch. Die flächendeckende Ausstattung der gesamten hessischen Landesverwaltung mit einem funktionsfähigen DMS-System ist ein komplexes und aufgrund der notwendigen Migration sämtlicher Datensätze der Verwaltung auch ein sehr zeitaufwändiges Großprojekt. Vor diesem Hintergrund kommt die längere Projekt- und Vetragslaufzeit, im Hinblick auf die erfolgsabhängige Vergütungsregelung, auch dem Auftragnehmer zugute.
Ein Wechsel des Auftragnehmers innerhalb des Projektes birgt erhebliche Risiken für die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung. So entstünden z.B durch erneut notwenidge Einarbeitung Mehrkosten und zeitlicher Verzug in der Planung und Durchführung der landesweiten Rollouts. Durch Verzögerungen in den Projektphasen u.A. beim Rollout erhalten einzelne Landesbehörden das notwendige DMS-System erst verspätet, was zu einer Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit führt. Ein funktionierendes DMS-System ist für die Funktionsfähigkeit der Landesverwaltung unabdingbar. Anderenfalls droht eine Handlungsunfähigkeit von Landesbehörden was unter dem Gesichtspunkt der Aufrechterhaltung der Öffentlichen Sicherheit und Ordnung nicht hinngenommen werden kann.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung zum Ausschluss wegen schweren Verfehlungen:
Der Bieter sowie seine Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung gemäß dem "Gemeinsamen Runderlass über den "Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen" in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) ausgefüllt mit ihren Angeboten einzureichen.Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB")
Die hier durchgeführte Ausschreibung Beschaffung von "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung (VG-3000-2021-0090) steht in Zusammenhang mit der parallel stattfindenden Auschreibung Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen (VG-3000-2021-0091).
Es handelt sich originär um einen in zwei Losen geteilten Auftrag für den gleichen öffentlichen Auftraggeber, der aus technischen Gründen in zwei getrennten Ausschreibungsprozessen durchgeführt werden muss.
Es ist eine "Loslimitierung" dahingehend vorgesehen, als dass Teilnahmeanträge nur für ein "Los", d.h. entweder für das hier verfahrensgegenständliche Los 1 (VG-3000-2021-0090) "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung" oder für das hier nicht verfahrensgegenständliche Los 2 (VG-3000-2021-0091) "Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen" eingereicht werden dürfen.
Das wirtschaftlichste Angebot ergibt sich aus der Leistungsbewertung des geforderten Konzepts und der Präsentation sowie aus dem Preis:
1. Leistung70%
1.1. Konzept (35%)
1.2. Präsentation (35%)
2. Preis 30%
Das Konzept und die Präsentation werden anhand der Themengebiete "Projektdimension" und "Einführungsdimension" wie folgt bewertet:
5 Punkte = hervorragende, sehr gute und spezifische Ausführungen
4 Punkte = überdurchschnittliche, gute und nicht nur allgemeine Ausführungen
3 Punkte = befriedigende, durchschnittliche und eher allgemeine Ausführungen
2 Punkte = ausreichende, sehr eingeschränkte und pauschale Ausführungen
1 Punkt = mangelhafte, insgesamt nicht nachvollziehbare Ausführungen
0 Punkte = überwiegend ungenügende Ausführungen
Bei der Bewertung des Konzepts muss mindestens eine Punktzahl von 2 erreicht werden. Wird eine Punktzahl von 1 oder 0 erzielt, erfolgt der Ausschluss.
Bei der Bewertung der Präsentation muss mindestens eine Punktzahl von 2 erreicht werden. Wird eine Punktzahl von 1 oder 0 erzielt, erfolgt der Ausschluss.
Vgl. Ziff4.3 der Ausschreibungsbestimmungen für detailiertere Wertungshinweise
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.