Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE714 Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 65189
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wiesbaden.de

Regional- oder Kommunalbehörde

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Digitales Aufgabenmanagementtool

Referenznummer der Bekanntmachung: 15-801/21

Lieferauftrag

Beschaffung einer stadtweiten Lizenz und Einführung eines

digitalen Aufgabenmanagementtools in der Landeshauptstadt Wiesbaden

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

NUTS-Code: DE714 Wiesbaden, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Amt für Innovation, Organisation und Digitalisierung

Abteilung Applikationsmanagement II

Hasengartenstraße 21

65189 Wiesbaden

Beschaffung einer unbefristeten stadtweiten Lizenz und Einführung eines digitalen Aufgabenmanagementtools in der Landeshauptstadt Wiesbaden Im Rahmen ihrer Digitalisierungsoffensive beabsichtigt die Landeshauptstadt Wiesbaden (LHW), ein digitales Online-Aufgabenmanagementtool einzuführen. Grundlage dieser Entscheidung bilden unterschiedliche Aspekte, die den beruflichen Arbeitsalltag in den letzten Jahren nachhaltig verändert haben. Zum einen mehren sich die Anfragen aus den Fachbereichen, die seit dem verstärkten Ausbau der Homeoffice-Arbeitsplätze vermehrt an die Informationstechnologie der LHW herangetragen worden sind, und die über erhöhten Abstim-mungsbedarf zwischen den Mitarbeiter*innen an unterschiedlichen Standorten berichten. Zum anderen ist ein nicht unerheblicher Anteil an Personalkapazitäten - und damit der Personalaufwände - in Projekten gebunden. Insbesondere die Führungskräfte der Landeshauptstadt Wiesbaden sind im Rahmen ihrer Führungsaufgaben in Projekten engagiert. Hierbei ist es wichtig, die Zusammenarbeit und die Kommunikation sowohl effizient als auch effektiv zu gestalten. Digitale Werkzeuge können hierzu einen wesentlichen Beitrag leisten. Zur Einführung der neuen Software wird ein Pilotbereich ausgewählt, die Ausweitung auf weitere Fachbereiche ist vorgesehen und wird nach erfolgreicher Pilotierung begonnen. Das Ziel des Vorhabens ist es, das Aufgabenmanagementtool auf freiwilliger Basis in allen Fachbereichen der LHW einzusetzen, um dadurch Kommunikationsprozesse effektiver und effizienter zu gestalten. Gegenstand des zu erteilenden Auftrages ist die unbefristete Bereitstellung einer stadtweiten Software-Lizenz sowie Schulungsleistungen für ein Kompetenzteam, welches künftig die Einweisung für Mitarbeiter*innen der LHW übernehmen soll. Optional ist eine initiale Beratungsleistung bei erstmaligem Einsatz im jeweiligen Fachbereich denkbar, dies ist jedoch nicht zuschlagsrelevant. Es wird ein unbefristeter Vertrag angestrebt. Aus Preisvergleichbarkeitsgründen (Bewertung Zuschlagskriterium Preis) wird in der Preisabfrage ("Leistungsverzeichnis") mit einer insgesamt 48-monatigen Laufzeit gerechnet (Modellrechnung in 5 Stufen: Pilotphase - Erweiterung - Umstellung - Offensive - Rollout). Der Abschluss von zunächst halbjährigen Verträgen bleibt vorbehalten. Mindestanforderung an die Software: • Bei den eingesetzten Servern handelt es sich um DSGVO-konforme Server • Die Server sind ISO-Norm zertifiziert • Es wird zugesichert, dass sich der Standort der Server in der Bundesrepublik Deutschland befindet • Die eingesetzte Anwendung ist web-app fähig und sowohl unter android- als auch unter iOS-betriebenen Geräten lauffähig • Schnittstellen zu Outlook, Skype und MS Teams sind vorhanden die die reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Anwendungen ermöglichen • Ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept steht bei der eingesetzten Anwendung zur Verfügung • Die Größe der Datenanhänge beträgt mindestens 200 MB/Datei • Eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern/Projekt ist möglich • Die Aufnahme externer (organisationsfremder) Projektmitglieder in ein Projekt ist möglich.

Preis

Optionen: nein

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Die Beschaffungsmaßnahme wird im Rahmen eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§17 VgV) realisiert.

Nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbes (Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen, Referenzen und Mindestanforderung an Umsatz und Mitarbeiterzahl) werden die fünf ausgewählten Firmen zur Abgabe eines Erst-Angebotes aufgefordert.

Nach einer Prüfung, ob die Erst-Angebote prinzipiell zuschlagsfähig sind, werden anschließend Online-Präsentationen stattfinden. Hierzu werden alle 5 Bieter mit separatem Schreiben eingeladen.

Nach den Präsentationen wird mit allen 5 geeigneten Anbietern über den Gegenstand und die Bedingungen des Auftrags verhandelt.

Wir behalten uns vor, im Laufe der Verhandlungen abzuschichten. Es scheiden dabei jene Bieter aus, deren Erst- oder Folgeangebote keine Aussicht auf Zuschlagserteilung haben.

Wir behalten uns ferner den Verzicht auf Verhandlungen vor.

Bei der vorliegenden Ausschreibung wird nach den Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) verfahren. Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen.

ANGEBOTSPHASE:

Verpflichtend mit dem Angebot abzugebende Dokumente

Zusammen mit dem Angebot sind zwingend die folgenden Unterlagen abzugeben:

Schreiben zum Angebot, Vertragsgrundlagen, Anforderungen an die Software, Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit HVTG

Inhalt des Angebots

Das Angebot soll unter Bezugnahme auf die in Leistungsbeschreibung aufgeführten Fragestellungen, Anforderungen und Leistungsbestandteile erfolgen.

Mindestanforderungen ("K.O.-Kriterien") an die Software

• Bei den eingesetzten Servern handelt es sich um DSGVO-konforme Server

• Die Server sind ISO-Norm zertifiziert

• Es wird zugesichert, dass sich der Standort der Server in der Bundesrepublik Deutschland befindet

• Die eingesetzte Anwendung ist web-app fähig und sowohl unter android- als auch unter iOS-betriebenen Geräten lauffähig

• Schnittstellen zu Outlook, Skype und MS Teams sind vorhanden die die reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Anwendun-gen ermöglichen

• Ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept steht bei der eingesetzten Anwendung zur Verfügung

• Die Größe der Datenanhänge beträgt mindestens 200 MB/Datei

• Eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern/Projekt ist möglich

• Die Aufnahme externer (organisationsfremder) Projektmitglieder in ein Projekt ist möglich.

Bieterpräsentation (Anwenderfreundlichkeit im Rahmen der Online-Präsentation)

Der Anbieter erklärt sich mit der Teilnahme am Vergabeverfahren bereit, eine kostenfreie Online-Präsentation seiner Software anhand des Business Case durchzuführen.

Bei der Anbieterpräsentation soll insbesondere auf die Eigenschaften der Software gemäß den Wertungskriterien der Bewertungsmatrix eingegangen werden.

Für die Präsentation ist eine Dauer von maximal 1,5 Stunden vorgesehen.

Angebotsbewertung

Die inhaltliche Bewertung der Angebote erfolgt entsprechend der einzelnen Punkte dieses Dokumentes.

Die Gewichtung der Zuschlagskriterien wird nach folgender Aufteilung vorgenommen:

1. Fachliche und funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung 40 %

2. Anwenderfreundlichkeit (Online-Präsentation) 30 %

3. Preis 30 %

Anbieter welche in den Bewertungskriterien 1 und 2 nicht jeweils mindestens 50% der Punkte erreichen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Verhandlungsverfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 077-196731

Auftrags-Nr.: 1

Digitales Aufgabenmanagementtool

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

02/09/2021

Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 4

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land: Deutschland

02/09/2021