Beschaffung von Grafik- und Designleistungen Referenznummer der Bekanntmachung: VG-3000-2021-0037
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE7 Hessen
Postleitzahl: 65185
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +49 611 / 340-0
Fax: +49 611 / 340-1150
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.hessen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung von Grafik- und Designleistungen
Beschaffung von Grafik- und Designleistungen.
Sitz des Auftragnehmers
Corporate Design
Sämtliche Grafik-Design-Dienstleistungen für die HZD werden auf Basis des gültigen Corporate Designs des Landes Hessen erstellt. Die „Richtlinien für die Vereinheitlichung des Erscheinungsbildes der Hessischen Landesregierung“ werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt und sind Bestandteil des zu schließenden Rahmenvertrages. Abweichungen sind explizit mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Die HZD verfügt über ein eigenes Logo, das Bestandteil sämtlicher Publikationen ist. Dieses Logo wird dem Auftragnehmer für die im Folgenden beschriebenen Leistungen zur Verfügung gestellt.
HZD-Kundenmagazin „Inform“
Das HZD-Kundenmagazin INFORM erscheint viermal jährlich in einer Auflage von je rund 1 800 Stück und einem Seitenumfang von 44 bis 56 Seiten. Das Magazin richtet sich primär an die Kunden der HZD innerhalb der hessischen Landesverwaltung. Fachartikel zu aktuellen IT-Themen wechseln sich mit Interviews und Berichten ab. Das Magazin wird durch ein Redaktionsteam in der HZD betreut. Die Texte des Magazins werden vom eigenen Redaktionsteam geschrieben, redigiert und geliefert. 25 % bis 30 % der Bilder bzw. Grafiken werden ebenfalls von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
HZD-Jahresbericht
Der Bericht über das Geschäftsjahr erscheint jährlich mit einer Auflage von 1 500 Exemplaren und einem Seitenumfang von ca. 52 bis 64 Seiten, zuzüglich Umschlag. Die inhaltliche Gliederung richtet sich nach den HZD-Leistungen des Berichtsjahres. Die HZD nutzt den Jahresbericht zur zusammenfassenden Darstellung der Leistungen aus dem Vorjahr und zur Imageförderung. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
HZD-Trendbericht
Das Innovationsmanagement der HZD veröffentlicht einmal im Jahr den HZD-Trendbericht. Der Trendbericht positioniert die HZD als innovativen und zukunftsorientierten, zentralen IT-Dienstleister innerhalb der hessischen Landesverwaltung. Die inhaltliche Gliederung variiert je nach Trends. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Broschüren
Bei Broschüren handelt es sich in erster Linie um die Imagebroschüre der HZD, die nicht unbedingt jedes Jahr aktualisiert wird. Für einzelne Produkte oder zentrale Vorhaben werden bei Bedarf ebenfalls Broschüren erstellt. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Seminarkatalog der IT-Fortbildung
Die HZD hat eine eigene IT-Fortbildung. Sie bietet für die Bediensteten der hessischen Landesverwaltung Standardseminare, Schulungen für IT-Projekte und -Verfahren sowie speziell konzipierte IT-Fortbildungen für größere und kleinere Gruppen an – sowohl in Präsenz als auch online. Das Programm der IT-Fortbildung soll als Seminarkatalog gedruckt werden und online verfügbar sein. Der Seminarkatalog beinhaltet das komplette Angebot an Schulungen, Seminaren und Fortbildungen, das die HZD selbst und der externe Schulungsdienstleister im Auftrag der HZD anbietet. Die Texte werden von der HZD geliefert.
Flyer
Flyer werden in der Regel im DIN lang Format erstellt (ca. 5 p.a.). Seitenumfang und Falzung (Zick-Zack-, Wickel-, Altarfalz) können variieren. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Werbemittel
Neben den oben beschriebenen Drucksachen nutzt die HZD auch zeitgemäße Werbemittel zur Kundenbindung. Jedes Werbemittel wird entsprechend den hessischen Bestimmungen zum Corporate Design gestaltet und mit dem HZD-Logo versehen.
HZD-Wandkalender
Ein für die HZD wichtiges Werbemittel ist der seit Jahrzehnten in der hessischen Landesverwaltung verteilte HZD-Wandkalender. Dieser wird auf Grundlage einer vorhandenen Satzdatei (Adobe InDesign) jährlich aktualisiert und der „Kopf“ des Kalenders wird neu gestaltet.
Einladungs- und Grußkarten
Zu verschiedenen Anlässen versendet die HZD Einladungs-, Gruß- und Weihnachtskarten. Die Karten werden gedruckt und/oder digital versendet. Digitale Karten sollten animiert sein.
Die Karten sollten gestalterisch die Themen HZD, IT bzw. ein spezielles IT-Thema und den Anlass verbinden. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Anzeigen
Zu bestimmten Anlässen schaltet die HZD Anzeigen, z.T. ganze Kampagnen, in Print- und Online-Medien. In der Regel handelt es sich dabei um Image- oder Recruiting-Anzeigen. Die grundlegende Idee und die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Veranstaltungsunterstützende Materialien
Die HZD richtet alle 2 Jahre die Hausmesse SUMM.IT für VIPs, Entscheider und IT-Verantwortliche im eigenen Haus aus. 2 Mal im Jahr findet die Fachtagung statt, die dem internen fachlichen Austausch dient. Außerdem nimmt die HZD an unterschiedlichen externen Messen und Veranstaltungen mit repräsentativer Ausrichtung, beispielsweise zur Nachwuchsgewinnung oder zur Produktinformation, teil. Hierzu sollten gestalterisch die jeweiligen Themenfelder grafisch aufgearbeitet werden und entsprechende Materialien in Abstimmung gestaltet und hergestellt werden (z. B. mobiler Messestand, Poster, Rollups, Fahnen, Banner).
Präsentationen
Präsentationen kommen in der HZD an verschiedenen Stellen zum Einsatz:
— Allen Mitarbeitenden stellt die HZD eine Präsentation mit allgemeinen Inhalten zur HZD zur Verfügung, die diese wiederum für ihre individuellen Präsentationen nutzen,
— auf der großen LED-Wand im Foyer des Haupthauses zeigt die HZD eine Präsentation mit wechselnden Inhalten zur Historie, den Leistungen und Lösungen der HZD, Karrieremöglichkeiten in der HZD, Impressionen aus der HZD, Testimonials, Aktuellem u.v.m.,
— für strategisch wichtige Themen, die in Gremien vorgestellt werden.
Bei der Neuerstellung von Präsentationen und Vorlagen sowie bei der professionellen Überarbeitung von vorliegenden Präsentationen braucht die HZD grafische Unterstützung.
Image- und Produktfilme, Erklärvideos, animierte Bildformate
In einem Imagefilm stellt sich die HZD vor. Der Imagefilm wird auf externen Messen, internen Veranstaltungen, im Internet, Intranet und auf der großen LED-Wand im Foyer des Haupthauses gezeigt. Neben der Vorstellung der HZD soll der Imagefilm auch für die Gewinnung neuen Personals eingesetzt werden. Außer dem Imagefilm benötigt die HZD Produktfilme, Erklärvideos und animierte Bildformate (z. B. animierte Fotogalerien oder Illustrationen) für die interne und externe Kommunikation zu bestimmten Produkten, Verfahren und technischen Vorgängen, die anschaulich dargestellt werden sollen.
Druckvorstufe
Die Druckvorstufe umfasst in diesem Fall die Erstellung der druckfähigen Druckvorlagendatei und die Übergabe als PDF-Datei an die Druckerei bzw. ggf. an die Reproanstalt (Plattenbelichter). Die HZD arbeitet im grafischen Bereich derzeit mit Adobe InDesign CC2018 auf PC-Basis und erwartet vom Auftragnehmer ebenfalls die Bearbeitung auf gleicher (Adobe InDesign CC2018 oder höherer) Softwarebasis. Die Texte werden von der HZD als MS-Office-Dateien in Word-, Excel-, Powerpoint-2016 übergeben. Zurzeit werden die reingezeichneten und freigegebenen Daten direkt an die Druckerei übergeben, die sich um die weiteren Abläufe der Druckvorbereitung (Plattenbelichtung etc.) kümmert. Kontroll-Proofs werden je nach abgesprochenem Bedarf erstellt und sind vor diesem Hintergrund gesondert zu kalkulieren.
Bildrecherche, Bildbearbeitung und Nutzungsrechte
Die HZD benötigt für unterschiedliche Einsatzzwecke regelmäßig aussagekräftige Bilder und Illustrationen. Bei der Recherche, Auswahl sowie Aufbereitung der Motive benötigt die HZD Beratung und Unterstützung.
Als Bezugsquellen kommen verfügbare Bilddatenbanken und Bildagenturen in Betracht. Lizenzfreie Bilder sind lizenzpflichtigen Bildern grundsätzlich vorzuziehen. Sollten dennoch Bilder eingekauft werden, sind die Lizenzrechte, nach vorheriger Freigabe durch die HZD, möglichst kostengünstig durch den Auftragnehmer zu erwerben. Kostenpflichtige Bilder berechnet der Auftragnehmer an die HZD weiter.
Sonstige Rechte
Die Nutzungsrechte der vom Auftragnehmer erstellten/produzierten Daten für die vorgenannten Publikationen liegen bei der HZD. Diese Daten sind im jeweiligen Dateiformat nach vorheriger Abstimmung in Adobe InDesign bzw. Photoshop (derzeit Version CC2018) Premiere Pro der HZD zur Verfügung zu stellen und gehen mit der Entstehung vollständig auf die HZD über.
Die Nutzung der Ergebnisse – insbesondere jegliche wirtschaftliche Verwertung – durch den Auftragnehmer ist ausgeschlossen. Die Nutzung des Know-how, das der Auftragnehmer gewonnen hat, ist nicht eingeschränkt. § 32a Urheberrechtsgesetz bleibt unberührt.
Alle Rechte am HZD-Logo liegen beim Land Hessen, vertreten durch die HZD.
Lektorat
Die Publikationen der HZD sind einer Qualitätssicherung durch ein Lektorat zu unterziehen.
Qualitätssicherung / Beratung
Für Rückfragen oder kurzfristigen Beratungsbedarf muss ein Mitarbeiter des Auftragnehmers auch kurzfristig unentgeltlich zur Verfügung stehen. Im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen ist bei Bedarf eine kurzfristige Besprechung (innerhalb von 48 Stunden) in den Geschäftsräumen der HZD zu ermöglichen. Die Anzahl der Beratungen ist höchstens 3 bis 5 Mal pro Jahr.
Details zu den einzelnen Leistungen und Anforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Zweimalige automatische Verlängerung um jeweils 1 Jahr.
Dem Auftraggeber steht ein einseitiges Leistungsbestimmungserweiterungsrecht bis zu 20 % der Auftragswertschätzung (netto) aus diesem Vergabeverfahren als Mehrbedarf (quantitative Leistungserweiterung) zu.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
-
Referenzen
Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.
Art 1: Erstellung einer Recruiting-Anzeigen-Kampagne (Print und Online) mit mindestens 3 Motiven,
Art 2: Erstellung von mindestens 3 Businessgrafiken zur Visualisierung und Erklärung eines komplexen Sachverhaltes.
Die Anforderungen müssen alle in Summe nachgewiesen werden, brauchen jedoch nicht durch eine einzige Referenz abgedeckt zu werden.
(Datei „Referenzen“ auf der Vergabeplattform).
Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG“) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.
Abschnitt IV: Verfahren
Entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung zum Ausschluss wegen schweren Verfehlungen:
Der Bieter (jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft) sowie seine Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung gemäß dem Gemeinsamen Runderlass über den „Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen“ in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) ausgefüllt mit ihren Angeboten einzureichen.
Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig.
Die Vergabestelle wird für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter und seinen Unterauftragnehmern eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vornehmen. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.
(Datei „Erklaerung_Vergabesperre“)
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei „Eigenerklaerung_Par_124_GWB“)
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei „Eigenerklaerung_Par_124_GWB“)
Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB: Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters/Mitglieds der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmers am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
Wirtschaftlichkeitsprüfung /Zuschlagskriterien
Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl, die nach der Formel
Gesamtpunkte = Preispunkte × 0,4 + Leistungspunkte × 0,6
Errechnet wird.
Preis
Ergibt sich aus der Gesamtsumme (brutto) aus dem Preisblatt.
Die Punkteberechnung erfolgt nach der logarithmischen Interpolationsmethode. Dabei erhält der günstigste Angebotspreis die maximale Punktzahl (10), die Angebote mit den nächst folgenden, höheren Preisen erhalten eine entsprechend geringere Punktzahl.
Leistung
Jeder Bieter hat mit seinem Angebot 4 Aufgaben zu bearbeiten. Dabei können pro Aufgabe maximal 10 Punkte erhalten werden. Diese setzen sich jeweils aus der Summe der Bewertungspunkte geteilt durch die Anzahl der Bewertungskriterien zusammen.
Mit einer Gewichtung von jeweils 25 % fließen die Punkte der jeweiligen Aufgabe in die Leistungsgesamtpunktzahl ein. Diese kann also maximal 10 Punkte betragen.
Die Aufgaben und die Bewertung im Einzelnen sind den Ausschreibungsbestimmungen zu entnehmen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
§ 160 GWB (Einleitung, Antrag):
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.