1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: KfW Bankengruppe
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung und Betrieb einer Gesundheitsplattform mit der machtfit GmbH im Wege einer Direktbeauftragung gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 i.V.m. Abs. 6 VgV
Beschreibung: Die KfW hat im Jahr 2019 mit der machtfit GmbH einen Vertrag über die Bereitstellung und den Betrieb einer Online-Gesundheitsplattform geschlossen. Gegenstand des Vertrages war die Bereitstellung und der Betrieb einer digitalen Gesundheitsplattform, die als zentrale Anlaufstelle rund um das Thema betriebliches Gesundheitsmanagement für die Vermerk Mitarbeitenden der KfW fungiert und ihnen sowohl über eine App für Smartphone und Tablet als auch über das Internet sowie am Arbeitsplatzrechner 24/7 zur Verfügung steht. Die Beauftragung der machtfit GmbH erfolgte im Wege einer Direktbeauftragung. Die KfW kam nach einer Markterkundung zu dem Ergebnis, dass nur der Anbieter machtfit GmbH in der Lage war, die benötigten Bedarfe der KfW vollumfänglich zu decken. Die Beauftragung lief ursprünglich bis zum 31.12.2023. Sie wurde zweimal verlängert bis einschließlich 31.12.2025, da sich am Sachverhalt der Alleinstellung nichts änderte. Da die Beauftragung zum 31.12.2025 ausläuft, hat die KfW im August/September 2025 eine erneute Markterkundung zu Plattformen für das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) durchgeführt mit dem Ziel den bestehenden Vertrag zunächst um 4 Jahre (01.01.2026 – 31.12.2029) und anschließend unbefristet (revolvierende Verlängerungen um 12 Monate) zu verlängern. Zusätzlich zur bisher erbrachten Leistung, soll die machtfit GmbH zukünftig folgende weitere Leistung ihm Rahmen dieses Vertrages erbringen: Durch die Zusammenarbeit mit machtfit erhält die KfW Zugang zu einem Firmenfitnessangebot, welches direkt zwischen machtfit und dem Firmenfitnessdienstleister abgewickelt wird.
Kennung des Verfahrens: 17f22916-3dc7-4f54-a416-49d3bafdd734
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Abschluss eines Vertrages über die Bereitstellung und den Betrieb einer Gesundheitsplattform mit der machtfit GmbH im Wege einer Direktbeauftragung gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 i.V.m. Abs. 6 VgV
Beschreibung: Bereitstellung und Betrieb einer Gesundheitsplattform
Interne Kennung: GA 2025 – 0040
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bundeskartellamt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrages kann gem. § 135 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2, Nr. 3 und Satz 2 GWB nur innerhalb von 10 Kalendertagen gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser freiwilligen Ex-Ante-Transparenzbekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden.
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: KfW Bankengruppe
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die KfW nutzt seit 2019 die digitale Gesundheitsplattform der machtfit GmbH als zentrale Anlaufstelle für das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) ihrer Mitarbeitenden. Rund 90 % der Beschäftigten sind dort registriert und aktiv. Die KfW möchte Ihren Mitarbeitern dieses Angebot auch weiterhin zur Verfügung stellen und den Vertrag mit der machtfit GmbH verlängern. Auf Basis einer erneuten Markterkundung bietet nur diese Plattform alle, auch die nachfolgend genannten Funktionalitäten, welche die KfW im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements nutzen will. Dies beinhaltet zum einen die Integration und Einbindung von Firmenfitnessangeboten auf einer Gesundheitsplattform im Wege einer direkten Kooperation mit einer Firmenfitnessplattform, wodurch deren Angebot direkt über die Gesundheitsplattform und dessen Anbieter gebucht und abgerechnet werden können. Dabei bietet die Bündelung und Integration für die KfW mehrere Vorteile: So können die Mitarbeitenden alle Leistungen rund um das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) über eine einzige Plattform buchen. Dies fördert die Akzeptanz und Bekanntheit der Angebote und steigert die Nutzung gesundheitsfördernder Maßnahmen. Durch die Bündelung aller Maßnahmen auf einer Plattform erfolgt eine bessere Umsetzung wichtiger BGM-Ziele (Förderung der körperlichen und psychischen Gesundheit, Erhalt von Leistungsbereitschaft und -fähigkeit, Stärkung der Eigenverantwortung für Gesundheit sowie nachhaltige Sensibilisierung für Gesundheitsthemen). Darüber hinaus werden durch eine Bündelung auf einer Plattform Aufwände erheblich reduziert. Dies betrifft zum Beispiel den monatlich stattfindenden und erforderlichen Abgleich von Mitarbeiterlisten. Die KfW muss monatlich mit dem Plattformanbieter die zur Nutzung berechtigten Mitarbeiter abgleichen, also insbesondere welche Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden sind. Durch die Bündelung auf einer Plattform muss dies nur noch einmal erfolgen und Mitarbeiterdaten auch nur einmal übermittelt werden. Dadurch reduziert die KfW Schnittstellen und spart personelle und finanzielle Ressourcen und nutzt zudem Kostenvorteile des Plattformbetreibers der Gesundheitsplattform. Daneben möchte die KfW ein umfassendes bundeweites Kooperationsnetzwerk, das über ihre Firmensitze und Niederlassungen in Ballungsräumen hinausgeht. Die KfW möchte, dass ihre Mitarbeitenden nicht nur an den Firmensitzen oder in deren Nähe, sondern auch an ihren Wohnorten, die teilweise auch außerhalb der Ballungsräume liegen, Zugang zu möglichst vielen Angeboten von Kooperationspartnern haben. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund der auch nach Corona beibehaltenen flexiblen Arbeitsplatzwahl mit einer Homeoffice-Regelung von 60 % wichtig. Nur so kann die Akzeptanz der Gesundheitsangebote in der Belegschaft gesteigert bzw. erhalten und die genannten Ziele des Betrieblichen Gesundheitsmanagements bestmöglich erreicht werden. Eine Freischaltung von Angeboten nur im Umkreis der Firmenniederlassung kann dies nicht leisten. Zusätzlich möchte die KfW ihren Mitarbeitenden im Rahmen eines persönlichen Gesundheitsbudgets ermöglichen, neben den buchbaren Kooperationsangeboten auch weitere Gesundheitsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Diese können bei externen Dienstleistern gebucht werden, die nicht Partner der Plattform sind. Die Abrechnung erfolgt dennoch über die Gesundheitsplattform: Mitarbeitende leisten zunächst eine Vorleistung und reichen die Rechnung ein. Nach Prüfung anhand festgelegter Kriterien erfolgt die Kostenerstattung direkt durch den Plattformanbieter. Dieses Verfahren erweitert die Angebotsvielfalt und reduziert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für die KfW. Zuletzt befürchtet die KfW bei einer Ablösung der bisherigen Plattform, auf der 90 % der Mitarbeitenden registriert sind, dass einige Mitarbeitende bei einem Wechsel auf der Strecke bleiben. Die KfW müsste bei null beginnen und alle Mitarbeitenden müssen sich neu registrieren. Eine Migration auf eine neue Plattform ist nicht möglich, da sich jeder Mitarbeitende mit seiner persönlichen E-Mail-Adresse neu anmelden muss.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: KfW Bankengruppe
Registrierungsnummer: DE114104280
Abteilung: Vergabestelle
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60325
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: +496974310
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: 022894990
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: machtfit GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE280321984
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4460be34-b139-41ad-97cd-a1bc0ab4d51e - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/11/2025 14:24:49 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 782823-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 228/2025
Datum der Veröffentlichung: 26/11/2025