Öffentliche Ausschreibung Kassel 2025 Deutschland – Medizinische Informationssysteme – Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe. 2025-11-19

Deutschland – Medizinische Informationssysteme – Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe.

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Vitos gemeinnützige GmbH

E-Mail: ausschreibungen@vitos.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe.

Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Unterstützung der Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe. Ziel ist die Einführung einer modernen, anwenderfreundlichen Softwarelösung, die die administrativen, pflegerischen und betreuungsbezogenen Prozesse der Einrichtungen effizient abbildet, eine wirtschaftliche Leistungserbringung unterstützt und damit zu einer Vereinheitlichung der Dokumentations- und Abrechnungsprozesse innerhalb des Vitos Konzerns beiträgt. Das zu liefernde System soll in den Einrichtungen der begleitenden psychiatrischen Dienste sowie in den Einrichtungen der Vitos Teilhabe inkl. Jugendhilfe und WfbM eingesetzt werden. Die Lösung muss eine durchgängige elektronische Dokumentation der Klientenbetreuung, Leistungen und Maßnahmen ermöglichen und Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen und digitalen Archiven bereitstellen. Gesetzliche Anforderungen wie z.B. das BTHG und die hessischen Rahmenverträge inkl. MASS-Verfahren zum LWV, der Assistenzplanung und des Personenzentrierten integrierten Teilhabeplans (PiT) müssen umgesetzt und digital abgebildet werden. Neben der Softwarelieferung umfasst die Ausschreibung die Implementierungsdienstleistungen, einschließlich Projektplanung, Installation, Konfiguration und Anpassung an die spezifischen Anforderungen der Vitos gGmbH. Darüber hinaus sind Schulungen für die Anwenderinnen und Anwender sowie Administratorinnen und Administratoren vorgesehen, um einen reibungslosen Übergang in den produktiven Betrieb sicherzustellen. Die Einführung soll in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und der IT der Vitos gGmbH erfolgen, wobei besonderes Augenmerk auf Datenschutz, Datensicherheit und Interoperabilität gelegt wird.

Kennung des Verfahrens: 438cb7e9-fd4c-418f-b802-b964f09e7038

Interne Kennung: 42-HOD IT VFTWB-Softwarelösung Heiminformationssystem Teilhabe-2025

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48814000 Medizinische Informationssysteme

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Akazienweg 10

Stadt: Kassel

Postleitzahl: 34117

Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:

Korruption:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:

Betrug:

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:

Zahlungsunfähigkeit:

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe.

Beschreibung: Vitos ist Hessens größter Anbieter für die Behandlung psychisch erkrankter Menschen. Unsere Ärzte, Therapeuten und Pflegekräfte arbeiten Hand in Hand, um Patient/-innen auf ihrem Weg der Genesung bestmöglich zu unterstützen. Sie behandeln die Patient/-innen stationär, tagesklinisch, ambulant und zu Hause sowie digital gestützt, beispielsweise in der Video-Sprechstunde. Mit der psychiatrischen Rehabilitation fördern wir die Teilhabe von psychisch erkrankten Menschen am Arbeitsleben. In der Vitos Behindertenhilfe sowie mit den Angeboten der Vitos begleitenden psychiatrischen Dienste unterstützen und begleiten Menschen mit geistiger und seelischer Behinderung. Unsere vielfältigen Angebote umfassen die Lebensfelder Wohnen, Arbeiten und Freizeit. Kinder, Jugendliche und deren Familien finden zudem in den Einrichtungen der Vitos Jugendhilfe Unterstützung und Begleitung. Außerdem betreibt Vitos zwei somatischen Fachkliniken für Neurologie und Orthopädie. Vitos ist ein Unternehmen des Landeswohlfahrtsverbandes (LWV) Hessen. Zum Unternehmensverbund mit Zentrale in Kassel gehören 18 gemeinnützige Gesellschaften. 12.200 Mitarbeitende erwirtschaften in über 250 Einrichtungen an 115 Standorten einen jährlichen Gesamtertrag von einer Milliarde Euro. Sie behandeln jährlich über 300.000 Patient/-innen. Für weitere Informationen wird auf die Homepage des Vitos Konzern unter der Adresse www.vitos.de verwiesen. Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist Lieferung und Implementierung eines Heiminformationssystems (HIS) zur Dokumentation und Abrechnung in Einrichtungen der Eingliederungshilfe. Weitere Informationen zum Vertragsgegenstand können sie den übrigen Vergabeunterlagen entnehmen. Die Leistungserbringung soll auf Grundlage eines gegebenenfalls angepassten EVB-IT System-/Erstellungsvertrags erfolgen. Die Vertragsunterlagen, eine detaillierte Leistungsbeschreibung sowie für die konkreten Zuschlags- inklusive Unterkriterien werden mit Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt voraussichtlich in KW 7-8/2026. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird ebenfalls ein genauerer Zeitplan kommuniziert. Der Auftraggeber behält sich vor, die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV). Die Vitos gGmbH schreibt den Auftrag als Öffentliche Auftraggeberin gemäß § 17 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb aus. Bei Interesse an diesem Auftrag können Sie sich um die Berücksichtigung bei der Auswahl zur Auftragsvergabe im Rahmen dieses vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs bewerben. Hierzu reichen Sie bitte nach Maßgabe der nachfolgenden Bedingungen einen Teilnahmeantrag ein. Die Anzahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, ist im vorliegenden Verfahren gem. § 51 VgV auf drei begrenzt. Die Begrenzung der Anzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt anhand der in der Auftragsbekanntmachung veröffentlichten sowie unten unter Punkt 10 der Aufforderung zur Teilnahmeantragsabgabe aufgeführten Kriterien.

Interne Kennung: LOT-0000

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48814000 Medizinische Informationssysteme

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/07/2026

Enddatum der Laufzeit: 01/07/2036

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

Zusätzliche Informationen: Hinweise zur Teilnehmerauswahl: Maximal drei Teilnehmer, die nach Auswertung der im Bewerberbogen Anlage Auswertungsmatrix genannten Kriterien die höchste Gesamtwertung erreichen, werden in einer darauffolgenden ersten Runde aufgefordert, Angebote abzugeben. Bei Punktgleichheit können ggf. mehr Bewerber zugelassen werden. Grundvoraussetzung ist, dass alle in der Anlage Auswertungsmatrix unter "A Ausschlusskriterien" benannten Kriterien erfüllt sind, ansonsten muss der Antrag ausgeschlossen werden. Mit dem Teilnahmeantrag sind auch alle geforderten und jeweils geeigneten Nachweise einzureichen. Es können maximal 65 Punkte erreicht werden. Die Kriterien für die Auswahl der Bewerber sind wie folgt definiert: A. Mindestkriterien - Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - Gemittelter Gesamtumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022-2024) von mindestens 10.000.000 Euro netto pro Jahr - Gemittelter Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022-2024) von mindestens 5.000.000 Euro netto pro Jahr für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen im Bereich Heiminformationssysteme - Erklärung, dass eine Berufs-/Vermögensschadenshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 2.000.000 Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht oder im Auftragsfall abgeschlossen wird - Nachweis, dass das Heiminformationssystem mindestens 5 Jahre produktiv am Markt ist - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über eine funktionsfähige Schnittstelle zum MASS-Verfahren des LWV Hessen verfügt - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über funktionsfähige HL7 MDM, ADT Schnittstellen zum Archivsystem verfügt - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über mindestens eine funktionsfähige Schnittstelle zu Finanzbuchhaltungssysteme (SAP, Diamant etc.) verfügt - Nachweis, dass mindestens 25 Mitarbeiter für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Jahren beschäftigt wurden - Erklärung, dass der Bewerber dem Geltungsbereich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegt - Mindestens 5 Referenzen über Implementierung und Betrieb des Heiminformationssystems aus den letzten 5 Jahren ab Bekanntmachung, davon mind. 1 in Einrichtungen der Eingliederungshilfe mind. 1 in Einrichtungen der Jugendhilfe mind. 1 im psychiatrischen Bereich mind. 1 mit mehreren Standorten in einer Installation mind. 1 mit mind. 25 Nutzern in einer Installation - Nachweis, dass Projektleitung über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung verfügt - Nachweis, dass Projektleitung über mindestens 2 Referenzen zu Implementierungsprojekten von Heiminformationssystemen verfügt B. Kriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber - Gemittelter Gesamtumsatz (€ netto) der Geschäftsjahre 2022, 2023 und 2024 in Millionen Euro (1 bis 5 Punkte) - Gemittelter Umsatz (€ netto) für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen im Bereich Heiminformationssysteme in den Jahren 2022, 2023 und 2024 in Millionen Euro (1 bis 5 Punkte) - Anzahl der Mitarbeiter für entsprechend dem Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen in den letzten drei Jahren (2, 4, 6, 8 oder 10 Punkte) - mindestens 1 Referenz mit Größe und Struktur von Vitos vergleichbar (insbesondere Konzernstruktur) (10 Punkte) - Referenz mit mehreren Standorten in einer Installation (2, 4, 6, 8 oder 10 Punkte) - Referenz mit mehreren Bereichen in einer Installation (5 oder 10 Punkte) - Anzahl der Nutzer in einer Installation (5, 10 oder 15 Punkte) Die für die verschiedenen Kriterien vorgelegten Referenzen können, müssen aber nicht identisch sein. Erfüllt eine Referenz mehrere Kriterien, wird sie bei der Wertung all der Kriterien herangezogen, die sie erfüllt. Der Bieter hat zu kennzeichnen, welche Referenz für welches Kriterium bzw. für welche Kriterien heranzuziehen ist.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Beschreibung: - Nachweis, dass das Heiminformationssystem mindestens 5 Jahre produktiv am Markt ist - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über eine funktionsfähige Schnittstelle zum MASS-Verfahren des LWV Hessen verfügt - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über funktionsfähige HL7 MDM, ADT Schnittstellen zum Archivsystem verfügt - Nachweis, dass das Heiminformationssystem über mindestens eine funktionsfähige Schnittstelle zu Finanzbuchhaltungssysteme (SAP, Diamant etc.) verfügt