1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: documenta und Museum Fridericianum gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2.1.
Verfahren
Titel: documenta 16 - Ticketing
Beschreibung: documenta 16 - Ticketing
Kennung des Verfahrens: edcfeefb-a3d0-4e62-83f4-3a33f049fae9
Interne Kennung: 2172/2025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79342000 Marketing
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Kassel
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 12 500 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV5VT6# 1. Die Beantwortung von Fragen zu diesem Vergabeverfahren sowie die Kommunikation zwischen Bewerbern/Bietern und der Vergabestelle erfolgt über die Plattform Deutsches Vergabeportal http://www.dtvp.de. Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV5VT6 Der Konzessionsgeber kann von der Beantwortung von Fragen absehen, die nicht über das Vergabeportal eingereicht werden. Rückfragen zu dieser Konzessionsbekanntmachung werden wegen der Gleichbehandlung der Bewerber nur in Textform und anonymisiert über das Vergabeportal beantwortet. 2. Die Vergabe erfolgt nach den Vorschriften des GWB und der KonzVgV in einem Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb. Die Zuordnung zur VgV auf der Vergabeplattform und im Amtsblatt der EU (TED) beruht auf technischen Einschränkungen und ist daher nicht maßgeblich.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: gemäß §§ 123, 124 GWB
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: documenta 16 - Ticketing
Beschreibung: Es wird eine Dienstleistungskonzession für den Ticketvertrieb für die documenta 16 vergeben. Die documenta ist eine der weltweit bedeutendsten Ausstellungsreihen für zeitgenössische Kunst. Sie findet alle fünf Jahre statt und dauert 100 Tage. Die documenta 16 findet vom 12. Juni bis 19. September 2027 in Kassel statt. Es wird ein Service-Partner für den Ticketvertrieb für die documenta 16 gesucht. Der Ticketdienstleister soll über einen Onlineauftritt - eingebunden in die Website des Konzessionsgebers - Tickets für die documenta 16 vermarkten. Für Kundenanfragen hat der Ticketdienstleister ein Call-Center einzurichten und zu betreiben. Für sämtliche Vertriebswege soll der Ticketdienstleister ein einheitliches Buchungs- und Abrechnungssystem zeitlich befristet bereitstellen. Zu den Aufgaben des Ticketdienstleisters werden auch Vertriebsleistungen für Dritte, wie z.B. Dienstleister für Ausstellungsrundgänge gehören. Optional soll der Ticketdienstleister den Ticketverkauf vor Ort, d.h. an Tageskassen, durchführen. Der Ticketdienstleister wird vom Konzessionsgeber nicht vergütet. Er wird seine Tätigkeit auf eigene Kosten und eigenes Risiko ausüben.
Interne Kennung: 2172/2025
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79342000 Marketing
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Betrieb von Tageskassen/Multifunktionsständen während der Laufzeit der documenta 16.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Kassel
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2027
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: a) Ordnungsgemäße Gewerbeanmeldung und Eintragung im Handels-/Berufsregister (Eigenerklärung gem. Vordruck der Bewerbungsunterlagen). b) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 und 124 GWB oder etwaige Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB. (Eigenerklärung gem. Vordruck in den Bewerbungsunterlagen). d) Eigenerklärung zu Russlandsanktionen gem. Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten). Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die in der Bekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweise der Eignung zur Berufsausübung von jedem einzelnen Mitglied der Gemeinschaft vorzulegen. Sämtliche geforderten Erklärungen und Nachweise sind Mindestbedingungen der Eignung. Der Konzessionsgeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers/der Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Unterlagen zu fordern. Hierzu zählen auch Registerauskünfte.
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten). Der Konzessionsgeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft insbesondere in Zweifelsfällen und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Angaben/Unterlagen zu fordern oder Wirtschaftsauskünfte über den Bewerber einzuholen.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung: Erklärung über den Umsatz des Bewerbers im Bereich des Ticketvertriebs für Veranstaltungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten). Der Konzessionsgeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft insbesondere in Zweifelsfällen und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Angaben/Unterlagen zu fordern oder Wirtschaftsauskünfte über den Bewerber einzuholen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenzen über durchgeführte Leistungen des Ticketvertriebs (Konzessionen/Aufträge) für mehrtägige Großveranstaltungen, die seit dem 01.01.2015 erbracht wurden. Für alle Referenzen sind Auftrags- bzw. Konzessionsgegenstand, Ausführungsort, Auftrag-/Konzessionsgeber, Leistungszeitraum, Leistungsumfang und bei Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen auch der eigene Leistungsanteil nach Art und Umfang anzugeben (Vordruck in den Bewerbungsunterlagen enthalten). Ansprechpartner des Auftrag-/Konzessionsgebers mit Kontaktdaten sind auf besondere Aufforderung hin anzugeben. Der Konzessionsgeber behält sich vor, zur ergänzenden Aufklärung über die Eignung des Bewerbers//der Bewerbergemeinschaft und zur Bestätigung von Eigenerklärungen weitere Angaben/Unterlagen zu fordern. Mindestanforderung: Durch mindestens zwei der eingereichten Referenzen muss nachgewiesen werden, dass der Bewerber über Erfahrung im Ticketvertrieb über Online-Vertriebswege verfügt. Zusätzlich müssen durch mindestens zwei der eingereichten Referenzen kumulativ mindestens zwei der folgenden Leistungsaspekte nachgewiesen werden: - Integration in eine externe Website (z. B. API/Widgets), - Herstellung von Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. ÖPNV, Zahlungsdienstleister, Anbieter von anderen Veranstaltungsdienstleistungen wie z.B. Führungen), - Bereitstellung eines Buchungssystems mit Live-Reporting, - Bereitstellung eines Einlasskontrollsystems inkl. Ausschluss von Mehrfachverwendung (z.B. Handscanner/Validierung)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Umsetzungskonzept
Beschreibung: Im Rahmen der Angebotsabgabe haben die Bieter ein schriftliches Umsetzungskonzept vorzulegen. Das Umsetzungskonzept soll die geplante organisatorische, technische und betriebliche Realisierung der Konzession umfassend darstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Berufserfahrung des Schlüsselpersonals
Beschreibung: Im Rahmen der Angebotsabgabe haben die Bieter haben die für die Projektdurchführung vorgesehenen Schlüsselpersonen (Projektleiter und stellvertretende Projektleiter) zu benennen und deren berufliche Qualifikationen sowie relevante Projekterfahrungen darzustellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/10/2025 23:59:59 (UTC+1) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 07/11/2025 14:00:00 (UTC+1) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachforderung erfolgen nach Ermessen des Konzessionsgebers unter Berücksichtigung von § 97 Abs. 1 und 2 GWB.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die angebotene Leistung. Sie haben im Angebot sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren und den Abschluss des Vertrags zu bezeichnen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Konzessionsgeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Konzessionsgeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Konzessionsgeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Konzessionsgebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: documenta und Museum Fridericianum gGmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: documenta und Museum Fridericianum gGmbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: documenta und Museum Fridericianum gGmbH
Registrierungsnummer: HRB 2154
Postanschrift: Friedrichsplatz 18
Stadt: Kassel
Postleitzahl: 34117
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Kapellmann u. Partner Rechtsanwälte mbB
Telefon: +49 69 719133-54
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Kapellmann und Partner Rechtsanwälte mbB
Registrierungsnummer: PR 18
Postanschrift: Ulmenstraße 37-39
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60325
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: +49 69 719133-54
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen
Registrierungsnummer: 06-22630029-17
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: 06151126603
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 1c3392db-c808-410d-bbaf-81711bcf350f - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/10/2025 18:10:09 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 657657-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 193/2025
Datum der Veröffentlichung: 08/10/2025