1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Rechtsform des Erwerbers: Zentrale Regierungsbehörde
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Deutsche Bundesbank, Rahmenvereinbarung Contract-Lifecyclemanagementsystem (SaaS-Lösung)
Beschreibung: Gegenstand des zu vergebenen Auftrags ist die Einführung und der Betrieb eines Contract-Lifecyclemanagementsystems als SaaS-Lösung
Kennung des Verfahrens: f618b222-d2d7-412d-aac1-03343d47cb61
Interne Kennung: 25 2000066122
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: 1. Das vom AG durchgeführte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (TWB) nach Maßgabe der VgV. Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung aller Bewerber / Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet. 2. Die Vergabeunterlagen enthalten weitere Informationen über den Beschaffungsbedarf des öffentlichen AGs, insb. Angaben zu Eignungs- und Zuschlagskriterien und sind über die angegebene Internetplattform abrufbar. 3. Diese Bekanntmachung leitet den TWB ein. Die für die Teilnahme am Verfahren erforderlichen Formulare können über den angegebenen Link heruntergeladen werden. 4. Im Anschluss an den TWB werden die ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes auf Basis der Vergabeunterlagen aufgefordert. 5. Der öffentliche AG behält sich vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Bieter, die zunächst nicht in die engere Wahl kommen (kein Bietergespräch), werden nicht sogleich vom Verfahren ausgeschlossen, sondern "on hold" gestellt. Diese Bieter bleiben an ihr Angebot gebunden und behalten die Chance zu einem verbesserten Angebot, falls sich ergibt, dass den zunächst in die engere Wahl gelangten Bietern der Zuschlag nicht erteilt werden kann. 6. Der AG behält sich vor, mit dem für den Zuschlag in Betracht kommenden Bieter im Hinblick auf die jeweiligen Anforderungen eine verifizierende Teststellung durchführen, deren Kosten nicht erstattet werden. 7. Der AG ist im Rahmen des Vergabeverfahrens gehalten, personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten und zu speichern. Weitere Informationen sind dem Dokument "A02 Datenschutzhinweis" zu entnehmen. 8. Auskunftsersuchen des Interessenten sind ausschließlich über die Vergabeplattform an den AG zu richten. Andere Stellen dürfen keine Auskünfte erteilen. Anderweitig erlangte Auskünfte sind unbeachtlich.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Frankfurt am Main
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 260 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6357F5# 1. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden. 2. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 24.10.2025, 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet. 3. Für die Teilnahmeanträge / Angebote sind die vom Auftraggeber bereitgestellten Anlagen - in der jeweils aktuellen Version - zu verwenden. Das Einreichen einer veralteten Version der Anlage(n) kann zum Ausschluss führen. 4. Die Teilnahmeanträge / Angebote müssen zwingend über die auf der Vergabeplattform vorgesehene Funktion zur Abgabe des Teilnahmeantrags / des Angebots eingereicht werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass Teilnahmeanträge / Angebote verschlüsselt werden und somit kein vorfristiger Zugriff durch den Auftraggeber möglich ist. Teilnahmeanträge / Angebote, die unverschlüsselt, beispielsweise über die Bieterkommunikation, eingereicht werden, müssen ausgeschlossen werden. Eine Übermittlung der Teilnahmeanträge / der Angebote per Post, Kurier, direkt, anderweitig elektronisch (bspw. per E-Mail) oder fernschriftlich ist nicht zugelassen. Die Teilnahmeanträge / Angebote müssen vollständig sein. 5. Der Bewerber / Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Teilnahmeanträgen / Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bewerber / Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren. 6. Soweit vom Bewerber / Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Abgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen. 7. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung). 8. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU. 9. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Betrug: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Deutsche Bundesbank, Rahmenvereinbarung Contract-Lifecyclemanagementsystem (SaaS-Lösung)
Beschreibung: Die Deutsche Bundesbank (im Folgenden auch Auftraggeber) ist die unabhängige Zentralbank der Bundesrepublik Deutschland und bildet gemeinsam mit der EZB sowie weiteren nationalen Zentralbanken das europäische Systems der Zentralbanken (ESZB). Der bisherige Prozess rund um Bedarfsaufgabe, Beschaffung, Rechnungsbearbeitung und Bezahlen von Waren und Dienstleistungen wurde als Pilotprojekt für eine Ende-zu-Ende-Prozessoptimierung identifiziert. P2P "Procure to Pay" bezeichnet einen Ende-zu-Ende-Prozess, der alle Schritte von der Bedarfsaufgabe bis zur Zahlung umfasst. In der Maßnahme wurde ein Soll-Prozess zur Verbesserung der Prozesssicherheit, Rechtskonformität und Effizienz entwickelt. Dieser Prozess soll im Projekt P2P IT-technisch umgesetzt werden. Statt auf zahlreichen IT-Anwendungen soll der Prozess, soweit möglich, auf dem SAP-Standard basieren. Spezialisierte Softwareprodukte kommen lediglich in besonderen Ausnahmefällen zum Einsatz. Der Beschaffungsprozess des Auftraggebers ist derzeit noch von manuellen Bearbeitungsschritten und Systembrüchen zwischen den IT-Verfahren geprägt. Der Auftraggeber beabsichtigt, den Einkaufsprozess im Rahmen einer digitalen Lösung zu standardisieren. Ziel ist die Implementierung eines effizienten und rechtssicheren Prozesses für alle Beschaffungsvorgänge des Auftraggebers. Durch die Überführung von IVM nach SAP Kontrakte entsteht beim Auftraggeber eine funktionale Lücke hinsichtlich der inhaltlichen Vertragsmanagementfunktionalitäten, insb. der Vertrags-, Anhangs- und Änderungsbearbeitung, -Verwaltung sowie -Dokumentation. Weitere wichtige Funktionalitäten wie z.B. Klausel-Bibliotheken und analytische Instrumente zum Vertrags-Risikomanagement fehlen bislang generell. Darüber hinaus ist eine übergreifende Einkaufkontraktverwaltung erforderlich, die möglichst gut integriert mit SAP MM, der Benutzerverwaltung und idealerweise mit dem künftigen Vergabemanagementsystem interagiert und effizient Daten austauscht. Eines der Teilprojekte im Rahmen von P2P ist das Teilprojekt 2b "Contract Lifecyclemanagement". In dessen Rahmen sollen folgende Ziele erreicht werden: 1) Einkauf und Integration des Contract Lifecycle Managements (CLM) (SaaS-Anwendung), 2) Anlage von Inhalten für den Erstbetrieb des CLM, 3) Schaffung eines nutzerfreundlichen digitalen effizienten Vertragsabwicklungsprozesses, 4) Systematisierung und soweit möglich Automatisierung der Einkaufsvertragserstellung und -verwaltung, 5) Darstellung und Überwachung des Vertragslebenszyklus auch unter Berücksichtigung von Vertragsänderung und 6) Aufbau eines systemgestützten automatisierten Risikoidentifikations- und Risikoanalyseprozesses. Im Rahmen der Digitalisierung und Optimierung der Vertragsabläufe des Auftraggebers benötigt dieser eine leistungsfähige Vertragsmanagementsoftware als Software-as-a-Service (SaaS). Diese Lösung soll es ermöglichen, den Gesamtvertragszyklus zu automatisieren, Risiken zu minimieren und die Effizienz bei der Verwaltung von Verträgen zu steigern. Der Auftraggeber plant, ein Standardsystem einzuführen. Eigenentwicklungen sollen die Ausnahme bleiben und nur ausgeführt werden, wenn diese alternativlos sind. Der Auftraggeber wünscht daher keine Anpassung der Software an einen bestehenden Prozess des Auftraggebers, sondern er wird seine Prozesse, soweit erforderlich, an die Software anpassen. Die zu beschaffende Lösung umfasst eine cloudbasierte Plattform zur zentralisierten Vertragserstellung und -verwaltung. Nachgelagert wird in einer weiteren Ausschreibung ein Implementierungspartner gesucht, der die technische Integration in die bestehende IT-Infrastruktur durchführt. Dies schließt die Durchführung von IT-Sicherheitsuntersuchungen und die Integration mit SAP-Systemen ein, wobei besonderes Augenmerk auf die Anbindung an SAP Kontrakte zu legen ist. Diese Implementierungs-, Integrations- und Customizing-Leistungen sind nicht Teil dieser Ausschreibung. Das zu beschaffende CLM soll als Public-Cloud- Lösung bereitgestellt werden (gemäß Public-Cloud-First-Ansatz der IT in der Bundesbank). Ziel des Projektes P2P-CLM ist es deshalb, eine marktverfügbare Standardsoftware (CLM) beim Auftraggeber produktiv einzuführen. Dabei soll sich das zu beschaffende CLM auf Basis der aktuellen IT-Strategie in die IT-Infrastruktur der Bank einfügen und durch geeignete Schnittstellen in die bestehende Systemlandschaft des übergeordneten Bedarfsdeckung-/Beschaffungsprozesses integrieren lassen. Es muss darüber hinaus hinreichend technologisch offen sein, um auch zukünftige systemtechnische Veränderungen aufgreifen zu können.
Interne Kennung: 25 2000066122
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber ist zu den im Preisblatt ausgewiesenen Preisen berechtigt, optional einzelne oder mehrere zusätzliche Nutzer hinzuzufügen. Für diese zusätzlichen Nutzer bzw. Lizenzen gelten die Bestimmungen des Vertrages und seiner Anlagen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Frankfurt am Main
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 5 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Vertragslaufzeit ist ein Jahr, kann einmalig um 24 weitere Monate nach dem ersten Vertragsjahr und sodann bis zu zwei mal um jeweils 12 Monate verlängert werden.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: Alle geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter diesem Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die Vergabestelle behält sich vor Zuschlagserteilung vor, Führungszeugnisse sowie Gewerbezentralregisterauszüge zu fordern. In jedem Fall erfolgt vor Erteilung des Zuschlags eine Abfrage bei dem Wettbewerbsregister. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen. Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind im Einzelnen erforderlich: 1. Soweit zutreffend: Bewerbergemeinschaftserklärung. Hierfür ist das Formular "C02 Bewerber-_Bietergemeinschaft" zu verwenden. 2. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Die Erklärung kann durch die Abgabe des den Vergabeunterlagen beigefügten Formulars "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung - Ausschlussgründe" erbracht werden. 3. Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Berufsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Falls keine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, eine formlose Erklärung, weshalb für den Bewerber keine Eintragungspflicht besteht nebst Angaben zu vertretungsberechtigten Personen. 4. Eigenerklärung Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014. Hierfür ist das Formular "C04-4 Eigenerklärung_EU-Verordnung_Russland VgV" zu verwenden.
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Die unter diesem Abschnitt "Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz" geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. einer Bewerbergemeinschaft als solcher oder getrennt von jedem Mitglied vorzulegen. Im Übrigen gilt das unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" Ausgeführte. Geforderte Erklärungen/Nachweise sind: 1. Erklärung zum durchschnittlichen spezifischen Umsatz des Unternehmens in EUR (netto) im Bereich "Bereitstellung und Betrieb von Vertragsmanagement-Software" bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Mindeststandards: Der Bewerber muss folgenden Mindeststandard erfüllen: Ein durchschnittlicher spezifischer jährlicher Umsatz des Unternehmens von 1,0 Mio. EUR (netto) muss im Mittel in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erreicht oder überschritten worden sein. Hierfür ist das Formular "C04-2 Eigenerklärung zur Eignung - Umsatz" zu verwenden und vollständig auszufüllen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Alle geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter diesem Abschnitt "Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen" aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Im Übrigen gilt das unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" Ausgeführte. Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind im Einzelnen erforderlich: Vorzulegen sind Eigenerklärungen über mindestens zwei Unternehmens-Referenzen des Bewerbers aus dem folgenden Leistungsbereich: "Bereitstellung einer Vertragsmanagement-Software inkl. Systemservices/Support sowie der Systempflege." Die Referenz muss folgende Anforderungen kumulativ, d.h. allesamt, erfüllen: I. Anforderungen an die bereitgestellte Software (Leistungsbereich 1) I.1 Bereitstellung einer Vertragsmanagement-Software als SaaS; I.2 Die Software muss über eine Integrationsmöglichkeit für andere Softwaretools, mindestens für SAP S/4HANA, verfügen. I.3 Die Software umfasst kumulativ mindestens die folgenden Funktionalitäten, die im Rahmen des Referenzprojekts nachweislich im produktiven Einsatz waren oder sind: I.3.1 Automatisierte Workflows für Vertragsfreigaben und Genehmigungen; I.3.2 Individualisierbare Vertragsvorlagen und Klausel-Datenbank; I.3.3 Automatisierte Wiedervorlage zur Fristüberwachung I.3.4 Strukturierter Kündigungsworkflow; I.3.5 Nutzung von Stammdaten zu Vertragspartnern aus anderen Systemen (z.B. SAP); I.3.6 Die Lösung muss es ermöglichen, Verträge mindestens in deutscher sowie englischer Sprache zu verwalten; I.3.7 Die Lösung muss Verträge mit unterschiedlichen Währungen verwalten können - mindestens EUR, USD und GBP. I.4 Anforderung an den Umfang des Referenzauftrages: Im Referenzauftrag müssen mind. 6.000 Verträge in der Software erfasst und verwaltet worden sein. Die Anforderung erfüllen nur Verträge mit einer Laufzeit von mind. 6 Monaten. Einzelabrufe bzw. Einzelverträge aus Rahmenvereinbarungen bleiben unberücksichtigt. I.5 Anforderung an das Auftragsvolumen: Das Auftragsvolumen (Gesamtlaufzeit) für die Bereitstellung muss mindestens 300.000 EUR (netto) betragen haben. I.6 Anforderung an den Leistungszeitraum: Die Bereitstellung der Software darf nicht länger als 3 Jahre zurück liegen und das System muss mind. seit einem Jahr produktiv genutzt werden bzw. genutzt worden sein. Maßgeblich ist das Datum des Go-Live. I.7 Zudem rein informatorische Abfrage: I.7.1 Über wie viele Standorte verfügt der Referenzgeber? I.7.2 An wie vielen Standorten wurde die Software zeitgleich eingesetzt? II. Anforderungen an Leistungen im Bereich Support / Wartung / Updates (Leistungsbereich 2) Klarstellung: Die nachstehenden Leistungen müssen sich auf denselben Referenzauftrag beziehen, mit dem die Anforderungen gem. Ziff. I nachgewiesen werden. II.1 Erbringung von Supportleistungen, mind. 3rd Level Support; II.2 Durchführung von Wartungen und Updates; II.3 Zudem rein informatorische Abfrage des durchschnittlichen Auftragsvolumens der erbrachten Leistungen im Bereich Systemservices/Support sowie Systempflege Für die Eigenerklärung zu den Unternehmensreferenzen ist Formular "C04-3 Eigenerklärung zur Eignung - Unternehmens-Referenzen" ist verwenden.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 5
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: 1. Ein Bewerber kann andere Unternehmen als Unterauftragnehmer und/oder Eignungsverleiher einsetzen. Diese sind im Teilnahmeantrag unter Verwendung von Dokument "C06 Verzeichnis Eignungsverleiher" bzw. "C07 Verzeichnis Leistungen anderer Unternehmen" zu benennen. Im Hinblick auf die Einreichung zusätzlicher Unterlagen sind 3 Fälle zu unterscheiden: Fall 1: Für die Benennung eines Unterauftragnehmers ohne Eignungsleihe hat der Bewerber zusätzlich für jeden Unterauftragnehmer auf gesondertes Verlangen einzureichen: die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen (Formular "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung - Ausschlussgründe"). Fall 2: Für die Benennung eines Unternehmens als Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe bezogen auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen: (i) die unter Abschnitt 5.1.9 "Eignungskriterien", dort unter "Referenzen zu bestimmten Lieferungen" bezeichneten Unterlagen (also das ausgefüllt Formulare "C04-3 Eigenerklärung zur Eignung - Unternehmens-Referenzen") für diesen Dritten in dem Umfang, in dem sich der Bewerber auf die Kapazitäten des Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft, (ii) die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen (Formular "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung Ausschlussgründe") auch von diesem benannten Dritten, (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular "D01 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer". Hinweis zu Fall 2: Ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung, für die diese Kapazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen werden. Fall 3: Für die Benennung eines Unternehmens als Eignungsverleiher bezogen auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen: (i) die unter Abschnitt 5.1.9 "Eignungskriterien", dort "Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz", bezeichnete Unterlage (Formular "C04-2 Eigenerklärung zur Eignung - Umsatz" - auszufüllen sind dort nur die Angaben zum Umsatz), (ii) die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt "Eintragung in ein relevantes Berufsregister" der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen (Formular "C04-1 Eigenerklärung zur Eignung Ausschlussgründe") auch von diesem benannten Dritten, (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular "D01 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer". Hinweis zu Fall 3: Das Unternehmen wird in haftungsrechtlicher Hinsicht mit dem Zuschlagsempfänger als Gesamtschuldner behandelt. Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen nicht nur ein selbständiges, von dem Bewerber rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernverbundenes/-angehöriges Unternehmen zu verstehen ist.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Die Reduzierung der geeigneten Bewerber, die zum Angebotswettbewerb aufgefordert werden, erfolgt anhand der Anzahl der eingereichten Unternehmens-Referenzen. Im Einzelnen: Den Bewerbern wird eine Punktzahl zugeordnet, die der Anzahl an - über die Mindestanforderung hinaus eingereichten - wertungsfähigen eingereichten Referenzen entspricht. Es können höchstens fünf Punkte bei fünf oder mehr zusätzlich eingereichten wertungsfähigen Referenzen erreicht werden. Wertungsfähig sind dabei alle Unternehmens-Referenzen, die sämtliche der aufgestellten Mindestanforderungen an die Unternehmens-Referenzen erfüllen. Die Unternehmen mit den fünf höchsten Wertungspunktzahlen qualifizieren sich für den Angebotswettbewerb. Bei Punktgleichstand entscheidet der höhere spezifische Umsatz im Bereich "Bereitstellung und Betrieb von Vertragsmanagement-Software".
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungspunkte
Beschreibung: Der Dividend der angewandten erweiterten Richtwertmethode sind die Leistungspunkte, die gemäß Anforderungskatalog (C08) auf das Angebot entfallen. Es wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen (Dokument "A01-2 Zuschlagskriterien und Verfahrensablauf").
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Gesamtwertungspreis
Beschreibung: Der Divisor der angewandten erweiterten Richtwertmethode ist der Gesamtwertungspreis gemäß Preisblatt. Es wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen (Dokument "A01-2 Zuschlagskriterien und Verfahrensablauf").
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 2,00
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Die gewählte Wertungsmethode ist die erweiterte Richtwertmethode.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 24/10/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 06/01/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 06/11/2025 11:00:00 (UTC+1) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Mit dem vorstehenden Satz "Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen." ist Folgendes gemeint: Der öffentliche AG kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende oder unvollständige unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen oder zu vervollständigen oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen (vgl. § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV). Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen (§ 56 Abs. 3 VgV).
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Vertragliche Bedingungen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Vorliegend rechtfertigt der hohe Implementierungsaufwand sowie der sich daraus ergebende längere Amortisierungszeitraum eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von bis zu fünf Jahren bei Ausübung sämtlicher Verlängerungsoptionen.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Deutsche Bundesbank, Leiter des Zentralbereichs Beschaffungen
Informationen über die Überprüfungsfristen: 1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Registrierungsnummer: 991-80008-08
Postanschrift: Taunusanlage 5
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60329
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: 069 9566-35263
Fax: +49 695069-2575
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Bundesbank, Leiter des Zentralbereichs Beschaffungen
Registrierungsnummer: t:069956632197
Postanschrift: Postfach 10 06 02
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60006
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: +49 699566-32197
Fax: +49 695069-2575
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: dd33e05b-25ec-4578-b48d-cdcbb747b033 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/10/2025 14:58:14 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 654905-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 192/2025
Datum der Veröffentlichung: 07/10/2025