1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: BAHN-BKK
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Abschluss eines Rahmenvertrages für Beratungs- und Entwicklungsleistungen
Beschreibung: Über den abzuschließenden Vertrag sollen Beratungs- und Entwicklungsleistungen, insbesondere folgende beauftragt werden: - System-, Anwendungs- und/oder Organisationsberatung, - die Erstellung von einzelnen, in sich abgeschlossenen individuellen Programmen oder individuellen Programmteilen, - die Planung, Realisierung, Weiterentwicklung und/oder Wartung von individuellen Programmsystemen, Programmen und Teilprogrammen, - die Einführung von Standardprogrammen - sonstige Organisations-, IT- und Consulting-Vorhaben. Diese Leistungen sind für das Inputmanagement der BAHN-BKK notwendig.
Kennung des Verfahrens: 8c363032-4416-4427-84b6-e4156b45c651
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Frankfurt am Main
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Frankfurt am Main ist der Sitz des Auftraggebers. Je nach Art der beauftragten Leistung kann diese am Sitz des Auftragnehmers erbracht werden.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Der Vertrag soll auf Basis von § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV abgeschlossen werden.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Abschluss eines Rahmenvertrages für Beratungs- und Entwicklungsleistungen
Beschreibung: Über den abzuschließenden Vertrag sollen Beratungs- und Entwicklungsleistungen, insbesondere folgende beauftragt werden: - System-, Anwendungs- und/oder Organisationsberatung, - die Erstellung von einzelnen, in sich abgeschlossenen individuellen Programmen oder individuellen Programmteilen, - die Planung, Realisierung, Weiterentwicklung und/oder Wartung von individuellen Programmsystemen, Programmen und Teilprogrammen, - die Einführung von Standardprogrammen - sonstige Organisations-, IT- und Consulting-Vorhaben. Diese Leistungen sind für das Inputmanagement der BAHN-BKK notwendig.
Interne Kennung: Rahmenvertrag msg systems ag
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: keine
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Frankfurt am Main
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Frankfurt am Main ist der Sitz des Auftraggebers. Je nach Art der beauftragten Leistung kann diese am Sitz des Auftragnehmers erbracht werden.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bundeskartellamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: BAHN-BKK
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: BAHN-BKK
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die BAHN-BKK hat zur Digitalisierung des gesamten Posteingangs u. a. das Programm Smart FIX des Herstellers InsidersTechnologies im Einsatz. Mit diesem Programm werden alle Poststücke, die in Papierform, via App oder per Fax eingehen digitalisiert. Die wesentlichen Informationen über einen automatisierten Prozess werden ausgelesen und für die Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Die Funktionsfähigkeit dieses Programmes ist essenziell für einen reibungslosen Ablauf der Posteingangsverarbeitung und damit wesentlich für die Funktionsfähigkeit aller darauffolgenden Bearbeitungsprozesse. Mit msg besteht bereits ein Softwarepflegevertrag für das System „SmartFix“. Weiterhin bestehen für diverse technische Schnittstellen (insgesamt 25 Schnittstellen, z. B. im Kontext SericeApp, Anbindung helic usw.) ebenfalls Individualprogrammierungen und entsprechende Wartungsverträge. Darüber hinaus besteht der Bedarf zum Einkauf von Unterstützungs- und Entwicklungsleistungen. Die Erfüllung der Ausnahmebedingung aus § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV kann folgendermaßen begründet werden: 1. Umfangreiche individualisierte Programmeinstellungen In den Digitalisierungs- und Verarbeitungsprozessen der Eingangspost wurden für eine effiziente Be- und Verarbeitung umfangreiche individualisierte Programmeinstellungen umgesetzt. Für jeden Dokumententyp sind spezielle Programmierungen notwendig, um Daten effizient auslesen zu können. Das System ist auf die Dokumente zu trainieren. Die Schnittstellen zu weiterführenden Systemen sind sicherzustellen. Bei dem im Einsatz befindlichen Smart FIX handelt es sich um ein Programm mit hohem Individualisierungsgrad, das nicht beliebig durch ein alternatives Programm ersetzt werden kann. Optimierungen, Weiterentwicklungen und die Erweiterung des Programms um neue Anforderungen erfordern umfangreiche Kenntnisse über die individuellen Strukturen und Prozesse. 2. Besonderes Know-how von Mitarbeitenden des Dienstleisters notwendig Um die Software Smartfix auf die weiterführenden Systeme der Archivierung, der Signatur und Registrierung/ Archivierung effizient abzustimmen, sind tiefgreifende Kenntnisse zu den bei der BAHN-BKK spezifischen Programmeinstellungen notwendig. Die Abläufe und Strukturen bei der BAHN-BKK müssen ebenso bekannt sein wie auch die spezifischen Dokumente und Scanprofile, die auf die Arbeitsweise des Programms Einfluss nehmen. Es wurden von Seiten msg Systems ag über Jahre hinweg die spezifischen Einstellungen programmiert, Schnittstellen erstellt und weiterentwickelt. So sind umfassende Kenntnisse zu den weiterführenden Systemen beim Dienstleister msg systems ag aufgebaut worden. In diesem Zusammenhang wurden 25 Scanjobs (inkl. 10 Workflowprozesse) und 13 Mandanten eingerichtet. Es wurden Schnittstellen aufgebaut und entsprechende Quellcodes geschrieben, die in einem Lizenzverhältnis zwischen msg Systems ag und BAHN-BKK stehen. Damit entstand BAHN-BKK-spezifisches Fachwissen zur Fehlerbehebung, Programmierung, Umsetzung von Changes und Installation von Software, das weit über das allgemeine Fachwissen hinausgeht. Auf Basis des Partnerstatus zur BITMARCK werden darüber hinaus Schnittstellen in den Kernsystemen durch msg direkt angesprochen um die Datenkommunikation und –verarbeitung in Dunkelverarbeitungsprozessen im Hinblick auf digitale Fallakten, den Online-Postkorb oder die sogn. Aktionssteuerungsprozesse zu ermöglichen bzw. zu etablieren. Dies wird benötigt, um die Unterstützungs- und Entwicklungsleistungen erbringen zu können. Wie bereits erwähnt führt msg die Wartung der Smart-Fix-Systeme und Schnittstellen durch. Sollte ein weiterer Dienstleister Unterstützungsleistungen (Entwickler / Berater) durchführen, entsteht ein Risiko der Umgebung. msg kann hierfür nicht die Haftung übernehmen und kann auch die Sicherstellung der Qualität und des Betriebs der Smart-Fix-Systeme und Schnittstellen nicht mehr gewährleisten. Betroffen hiervon ist ebenso die Softwarepflege (Smart-Fix Updates und Upgrades). Ebenfalls ist ein Support durch msg bei einem Eingriff in die Systeme durch Drittanbieter nicht mehr möglich. Daneben ist die Wartung, der Support und der Betrieb der Schnittstellen durch Drittanbieter nicht möglich, da der Besitz der Quellcodes der msg obliegt. In der Konsequenz müsste ein anderer Anbieter sämtliche Schnittstellen neu entwickeln, testen, qualitätssichern und in den Betrieb übernehmen. Hierbei sind u. a. parallele Migrationsabläufe zu berücksichtigen. Hierdurch entstehen unverhältnismäßige Mehr- und Neukosten sowie Aufwände (Schätzung > 100 PT) für die BAHN-BKK. 3. Besondere fachliche Fähigkeiten können nicht bis zu einem potenziellen Zuschlagstermin bzw. bis Beginn der Ausführung der Leistungen angeeignet werden. Aufgrund der Komplexität der spezifischen Zusammenhänge der verschiedenen Softwareprogramme und der Funktionsweise von SmartFIX selbst würde es einen Zeitraum von 6-12 Monaten in Anspruch nehmen, das notwendige Fachwissen entsprechend aufzubauen. In diesem Zeitraum der Einarbeitung kann die sachgerechte Betriebsführung und Weiterentwicklung von SmartFIX schließlich nicht sichergestellt und das Aufspielen neuer Versionen nicht einwandfrei garantiert werden. Die Folge wäre ein Stillstand in der Umsetzung von betrieblich erforderlichen Anpassungen und von notwendigen Weiterentwicklungen. 4. Alternativen und Ersatzlösungen stehen nicht zur Verfügung Bei dem Einsatz von SmartFIX handelt es sich um ein Unterstützungsprogramm zur Digitalisierung des Posteingangs. Es besteht stets der Bedarf zur Individualisierung. Ein Wechsel des Systems ist unter wettbewerblichen Gesichtspunkten nicht hilfreich und führt langfristig zum gleichen Ergebnis, der Notwendigkeit zur Beauftragung des spezialisierten Dienstleisters, wie die Weiternutzung des aktuellen Systems.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: BAHN-BKK
Registrierungsnummer: 992-80265-34
Postanschrift: Franklinstr. 54
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60486
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +496977078176
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammern des Bundes
Telefon: +49 228 94499 0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: msg systems ag
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 129 420 400
Stadt: Ismaning
Postleitzahl: 85737
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 53d3fce3-1cfb-47de-bcb3-a67a2b7e7639 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/07/2025 13:42:57 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 452675-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 131/2025
Datum der Veröffentlichung: 11/07/2025