1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Gießen - Der Kreisausschuss -
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung ausstehender e-Akte-Projekte
Beschreibung: Für die vollständige Einführung und den weiteren Betrieb der eAkte in der Kreisverwaltung Gießen sind Dienstleistungen erforderlich, die sicherstellen, dass die Verwaltung ihre digitale Strategie effektiv fortsetzen kann. Der Landkreis Gießen beabsichtigt deren Beschaffung.
Kennung des Verfahrens: cf8566db-c10f-45d0-a5ec-1e8fdec9ca5d
Interne Kennung: 96-93-894-25
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Es ist beabsichtigt, den Auftrag für den Um- und Ausbau des Datennetzes der Kreisverwaltung im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV an die d.velop AG zu erteilen.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Beauftragung ausstehender e-Akte-Projekte
Beschreibung: Im Jahr 2017 wurde für die Kreisverwaltung Gießen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der d.velop AG (ehemals Codia) angeschafft, um das Rechnungs- und Anordnungswesen papierlos zu gestalten und die ersten Schritte einer digitalen Arbeitsweise zu gehen. Dieses System wurde in den folgenden Jahren kontinuierlich erweitert, um die Umsetzung der eAkte in der Kreisverwaltung zu ermöglichen. Es wurden Schnittstellen zu verschiedenen Fachverfahren implementiert, die erfolgreich in Betrieb sind und den reibungslosen Ablauf der digitalen Aktenführung gewährleisten. Die MitarbeiterInnen der Kreisverwaltung sind im Umgang mit dem bestehenden DMS umfassend geschult und vertraut. Es wurden Schnittstellen/Fallakten zu verschiedenen Fachverfahren der folgenden Organisationseinheiten implementiert: Soziales und Senioren, Kinder- und Jugendhilfe, Bauen, Schule, Ausländer- und Personenstandswesen, Verkehr, Servicebetrieb. Schnittstellenanbindungen zu Fachverfahren der folgenden Organisationseinheiten befinden sich bereits in der Umsetzung: Bauaufsicht, Wasser- und Bodenschutz, Personal, Veterinärwesen und Verbraucherschutz, Kreislaufwirtschaft. Des Weiteren wurde das DMS zur Entwicklung eines Aktenplans für das Verwalten von Sachakten (für alle Organisationseinheiten zugänglich) genutzt. Digitale Workflows wie Dienstreise- und Reisekostenabrechnung, Beantragung der Anordnung- und Zeichnungsbefugnis wurden kreiert sowie eine digitale Vertragsverwaltung mit dem bestehenden DMS umgesetzt. Die technische und organisatorische Integration des aktuellen DMS ist bereits weit fortgeschritten und in die Arbeitsabläufe der Kreisverwaltung integriert. Diese Maßnahmen führten zur Effizienzsteigerung aber auch verbesserten Zugriffsmöglichkeiten auf die Dokumente der Kreisverwaltung und haben sich bewährt, sodass die Erweiterung des restlichen Verwaltungsteils ebenfalls erfolgen soll. Für die vollständige Einführung und den weiteren Betrieb der eAkte in der Kreisverwaltung sind klare Anforderungen an das DMS definiert, die sicherstellen, dass die Verwaltung ihre digitale Strategie effektiv fortsetzen kann. Das DMS muss vollständig kompatibel mit den bestehenden IT-Infrastrukturen sein, um eine reibungslose Kommunikation und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten. Die bereits vorhandenen Schnittstellen zu anderen Anwendungen der Verwaltung müssen nahtlos weiter genutzt werden können. Eine Unterbrechung dieser Schnittstellen würde zu signifikanten Beeinträchtigungen des laufenden Betriebs führen. Das DMS muss in der Lage sein, die komplexen Anforderungen der eAkte vollständig zu unterstützen, darunter die revisionssichere Speicherung, die rechtskonforme Archivierung sowie die durchgängige elektronische Bearbeitung von Verwaltungsakten. Alle Dokumente müssen zentral archiviert werden, um eine konsistente und rechtskonforme Aktenführung zu gewährleisten. Zudem muss ein standortübergreifender Zugriff für die verschiedenen Organisationseinheiten ermöglicht werden, um den täglichen Verwaltungsablauf effizient zu gestalten. Eine fragmentierte Speicherung in unterschiedlichen Systemen würde den Zugriff erschweren und die Datenintegrität gefährden. Um die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu sichern, muss das DMS eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten und die Effizienz der Arbeitsprozesse verbessern. Es darf keine zusätzlichen operativen Hürden oder Schulungsanforderungen verursachen. Es ist notwendig, dass das DMS die bisher etablierten Workflows zwischen verschiedenen Fachdiensten unterstützt. Mitarbeitende müssen weiterhin in der Lage sein, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne dass es zu Problemen beim Zugriff, Verzögerungen oder Unklarheiten in der Versionierung kommt. Das DMS muss alle rechtlichen Vorgaben, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung, einhalten. Dies schließt auch die revisionssichere Archivierung ein, sowie die Gewährleistung eines hohen Sicherheitsniveaus bei der Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten.
Interne Kennung: 96-93-894-25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Es ist beabsichtigt, den Auftrag für den Um- und Ausbau des Datennetzes der Kreisverwaltung im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV an die d.velop AG zu erteilen. Nur die entsprechenden Leistungen der d.velop AG erfüllen die o.g. Anforderungen vollständig. Der Betrieb mehrerer DMS würde einen deutlich höheren Verwaltungsaufwand erfordern. Es müssten nicht nur zwei unterschiedliche Systeme administriert, gewartet und gepflegt werden, sondern es bestünde auch ein erheblicher zusätzlicher Schulungsaufwand sowie langwierige Anpassungsphasen. Hierfür müssten zusätzlich Ressourcen in der Kreisverwaltung eingesetzt werden. Dieser zusätzliche Aufwand würde sowohl die Effizienz als auch die Betriebskosten der Kreisverwaltung erheblich beeinträchtigen. Um ein sinnvolles, effizientes, rechtssicheres und datenschutzkonformes Arbeiten mit der eAkte weiterhin sicherzustellen, werden folgende Anforderungen an eingesetzte DMS zwingend vorausgesetzt: • Dokumentenbezogene Workflows und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten aus verschiedenen Fachverfahren zwischen verschiedenen OEs • Verfügbarkeit und Zugang zu allen digitalen Workflows und OE-übergreifenden Dokumenten für alle MitarbeiterInnen der Kreisverwaltung • Versionierung und Archivierung aller Dokumente zentral an einer Stelle Der Betrieb eines weiteren DMS birgt das Risiko, dass Daten in verschiedenen Systemen isoliert und schwer zugänglich gespeichert werden. Dies würde die Transparenz und den einfachen Zugriff auf Akten erheblich beeinträchtigen. Ein zentrales Ziel der eAkte – nämlich die Schaffung einer einheitlichen und durchgängigen digitalen Aktenführung – wäre damit gefährdet. Das vorhandene DMS ist bereits vollständig in die bestehenden Fachverfahren und tief in die IT-Infrastruktur der Kreisverwaltung integriert und verfügt über spezifische Schnittstellen zu Fachverfahren und internen Prozessen. Der Parallelbetrieb mehrerer Dokumentenmanagementsysteme würde erhebliche technische Herausforderungen und Anpassung von vorhandenen Schnittstellen sowie weitere neue Schnittstellen erfordern, was mit erheblichen Kosten und Risiken verbunden wäre und voraussichtlich zu Kompatibilitätsproblemen führen wird. Es müssten darüber hinaus zusätzliche Schnittstellen geschaffen werden, um sicherzustellen, dass die beiden Systeme miteinander kommunizieren können, was zu einer unnötigen technischen Komplexität führt. Diese technische Integration umfasst nicht nur die DMS-spezifischen Prozesse, sondern auch Schnittstellen zu fachbereichsübergreifenden Arbeitsabläufen, die zentral für die Einführung der eAkte sind. Da Workflows, welche über eines der DMS abgebildet werden, für alle MitarbeiterInnen zugänglich sein müssen, müssten bei Parallelbetrieb weitere Lizenzen für alle MitarbeiterInnen vorgehalten werden. Konkret bedeutet dies, dass der Betrieb eines zweiten DMS die Kreisverwaltung dazu zwingen würde, zusätzliche Lizenzkosten zu tragen, da alle MitarbeiterInnen in beiden Systemen lizenziert und geschult werden müssten. Diese doppelten Lizenzkosten sind wirtschaftlich nicht vertretbar, da sie unnötige Mehrkosten verursachen würden, ohne einen signifikanten Mehrwert zu bieten. Zudem würde der Parallelbetrieb von zwei unterschiedlichen Systemen zu erheblichen Problemen bei der Interoperabilität und der Datenkonsistenz führen, was den gesamten Arbeitsablauf in der Kreisverwaltung beeinträchtigen würde. Ein weiteres DMS würde nach alledem erhebliche. technische, organisatorische und finanzielle Nachteile mit unverhältnismäßigen Mehraufwand nach sich ziehen. Die MitarbeiterInnen der Kreisverwaltung sind mit dem bestehenden DMS bereits umfassend vertraut. Die Einführung eines zusätzlichen DMS würde nicht nur zusätzliche Schulungsmaßnahmen erforderlich machen, sondern könnte auch auf Widerstand seitens der MitarbeiterInnen stoßen, da sie möglicherweise unsicher wären, welches System für welche Aufgaben genutzt werden sollte. Ein paralleler Betrieb würde die tägliche Arbeit unnötig verkomplizieren und zu Fehlern in der Dokumentation und Verwaltung führen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit eines einzelnen einheitlichen DMS in der Kreisverwaltung. Bedingt durch die bereits weit fortgeschrittene Umsetzung mit dem DMS der d.velop AG, ist der weitere Einsatz dieses Systems die einzig folgerichtige Vorgehensweise. Vernünftige Alternativen bzw. Ersatzleistungen i.S.v. § 14 Abs. 6 VgV bestehen nicht.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Gießen - Der Kreisausschuss -
Registrierungsnummer: 060531000-1-001
Postanschrift: Riversplatz 1 - 9
Stadt: Gießen
Postleitzahl: 35394
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: 06151 12-6603
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64278
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: d.velop AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: UStID. DE813062165
Stadt: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land, Gliederung (NUTS): Borken (DEA34)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f9f099f9-baf9-40a8-960b-045a351095de - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/06/2025 09:39:41 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 404654-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 118/2025
Datum der Veröffentlichung: 24/06/2025