1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Ausschreibung eines Fuhrparkmanagementsystems
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Fuhrparkmanagement
Beschreibung: Das Hauptziel dieses Projekts ist die digitale und damit aufwandsärmere Verwaltung des Fuhrparks des Landkreises Bergstraße. Dies umfasst den Überblick über den jeweiligen Fahrzeugzustand, die Digitalisierung des Fahrtenbuchs, Informationen zu anstehende Wartungen und zu Neuanschaffungen sowie die vereinfachte Kontrolle über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Für die Umsetzung dieses Projekt wird ein Auftragnehmer (kurz AN) gesucht.
Kennung des Verfahrens: de120f41-a95a-46f2-b6fe-f6f2b96a1d63
Interne Kennung: BSK/2025/FPM
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 34100000 Kraftfahrzeuge
Zusätzliche Einstufung (cpv): 50111100 Fuhrparkverwaltung, 50111000 Verwaltung, Reparatur und Wartung von Fahrzeugparks, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Bergstraße (DE715)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1M5SBZ
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Fuhrparkmanagement
Beschreibung: Das angebotene Fuhrparkmanagementsystem muss die Funktion eines digitalen Fahrtenbuchs beinhalten, welches von Finanzbehörden anerkannt wird. Hierzu sind Start- und Endzeitpunkte sowie Start- und Zielort von Fahrten automatisiert festzuhalten, ohne eine dauerhafte Standortüberwachung zu nutzen. Die Lösung muss die Möglichkeit bieten, anfallende Bußgeldbescheide den jeweiligen Mitarbeitenden zuzuordnen. Das System erinnert an anstehende Fahrzeugrückgaben, damit die Bestellung von neuen Fahrzeugen rechtzeitig erfolgen kann und bietet die Möglichkeit den aktuellen Lieferstatus von Bestellungen zu überwachen. Es muss einen Überblick über anstehende Wartungen von Fahrzeugen liefern können, indem Hinweise bei anstehenden Wartungen von Fahrzeugen in Form von Benachrichtigungen in der Lösung ausgegeben werden. Bei Verzögerungen in der Durchführung von notwendigen Wartungen muss die Fuhrparkmanagementsystem ebenfalls Hinweise senden. Die Fahrzeugführenden der Fahrzeuge müssen Informationen über entstandene Schäden direkt in dem System einreichen können. Bei Fahrzeugreparaturen kann die gesamte Reparaturdokumentation in der Lösung in einer digitalen Schadenakte dokumentiert werden. Darüber hinaus müssen Informationen aus der Zulassungsbescheinigung I und II der jeweiligen Fahrzeuge angezeigt werden können Außerdem müssen Informationen zu Kauf- und Leasingverträgen, zu HU/AU Belegen, zu sämtlichen das Fahrzeug betreffende Rechnungen und zu Abrechnungen von Tank- und Ladekarten angezeigt werden können. Des Weiteren muss es eine Möglichkeit geben, Informationen zur Abteilungszugehörigkeit es jeweiligen Fahrzeugs zu hinterlegen und anzuzeigen. Die Lösung muss die Möglichkeit bieten, Daten für Auswertungen in Dateiformaten wie xslx, XML, CSV, JSON oder vergleichbar zu exportieren. Explizit müssen Auswertungen zu den Themen Fahrzeugkosten, wie z.B. Kaufpreis bzw. Leasingraten, die hinterlegten Stammdaten, dem allgemeinen Leasing und Kaufstatus, die Einhaltung von Fahrzeugwartungen und zur Auslastungen der Fahrzeuge möglich sein. Das Fuhrparkmanagementsystem muss an Führerscheinkontrollen automatisch erinnern und dem Kreis Bergstraße einen Überblick über die Einhaltung von Vorgaben gem. Anlage 1 der §§ 2 und 6 SaubFahrzbeschG bieten. Als Landkreis unterliegt der Kreis Bergstraße strikten Datenschutzvorgaben. Daher muss die Lösung die Erfüllung der Bestimmungen der NIS2-Richtlinie sowie der KRITIS-Verordnung unterstützen. Außerdem muss das System DSGVO-konform agieren. Zudem muss das Unternehmen welches für das Hosting zuständig ist, ISO 27001 zertifiziert sein.
Interne Kennung: BSK/2025/FPM
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 34100000 Kraftfahrzeuge
Zusätzliche Einstufung (cpv): 50111100 Fuhrparkverwaltung, 50111000 Verwaltung, Reparatur und Wartung von Fahrzeugparks, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Bergstraße (DE715)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 36 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Es müssen mindestens 3 nach Art und Umfang vergleichbare Referenzen eingereicht werden. Vergleichbar ist das Projekt, wenn es sich mit der Einführung eines Fuhrparkmanagementsystems im privaten oder öffentlichen Sektor beschäftigt. Der Abschluss der Referenz darf nicht länger als 3 Jahre zurückliegen. Bei noch nicht abgeschlossenen Leistungen muss die Leistung seit mindestens einem Jahr bereits erbracht worden sein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung der Angebote. Werden nicht mindestens 3 Referenzen eingereicht, die diese Mindeststandards erfüllen, wird der Auftraggeber den Bieter vom Verfahren ausschließen. Für jede wertungsfähige Referenz sind folgende Angaben zu machen: Name des Unternehmens / des Mitglieds der Bietergemeinschaft, das die Projektleistungen erbracht hat Bezeichnung des Projektes und Beschreibung der erbrachten vergleichbaren Leistungen. Zeitraum der Leistungserbringung Auftraggeber Benennung einer erreichbaren Kontaktperson beim Auftraggeber mit Telefonnummer Bestätigung, dass die Referenz ein nach Art und Umfang vergleichbares Projekt mit Tätigkeit im Bereich von IT-Dienstleistungen ist. Auftragswert der o.g. erbrachten Leistungen in EUR netto.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 75
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Eigenerklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenanzahl in den letzten drei ab-geschlossenen Geschäftsjahren. Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren betrug jeweils mind. 20. Bei Bildung einer Bietergemeinschaft werden die jährlichen Beschäftigtenzahlen der einzelnen Bietergemeinschaftsmitglieder kumuliert.
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Eigenerklärung zum Netto-Gesamtjahresumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der Netto-Gesamtjahresumsatz für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr beträgt mindestens 432.000,00 EUR. Bei Bildung einer Bietergemeinschaft wird der Netto-Gesamtjahresumsatz für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für die Erfüllung der Mindestanforderung kumuliert.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Der Bieter/die Bietergemeinschaft erklärt, dass im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen für Personen- und Sachschäden in Höhe jeweils mindestens EUR 2,5 Mio. (jeweils 2-fach/Jahr) sowie mindestens EUR 500.000 (2-fach/Jahr) für Vermögensschäden besteht.
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Aktueller Auszug (d.h. im Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist höchstens 90 Tage seit dem Ausstellungsdatum erstellt) aus dem Handelsregister oder vergleichbarer Nachweis über die Erlaubnis der Berufsausübung.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 03/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 27/06/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 19/06/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Unvollständige Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen (§ 56 Abs. 2 bis 5 VgV analog) nachzufordern.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Tariftreueerklärung HVTG
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ausschreibung eines Fuhrparkmanagementsystems
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Ausschreibung eines Fuhrparkmanagementsystems
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Ausschreibung eines Fuhrparkmanagementsystems
Registrierungsnummer: 00000649
Postanschrift: Gräffstr. 5
Stadt: Heppenheim
Postleitzahl: 64646
Land, Gliederung (NUTS): Bergstraße (DE715)
Land: Deutschland
Telefon: +49521 54 376 445
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: 06151 12-6603
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151 12 6603
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2c6fcf10-8140-4853-90a3-0b0f8f94bf7c - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/05/2025 12:01:43 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 318779-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 95/2025
Datum der Veröffentlichung: 19/05/2025