1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Deutschland – Bereitstellung von Software – Plattform zur systematischen Erfassung, Dokumentation, Ablage und Analyse von Geschäftsprozessen sowie dem organisationsübergreifenden Austausch und Zugriff auf bereits modellierte und dokumentierte Prozesse
266671-2025 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Bereitstellung von Software – Plattform zur systematischen Erfassung, Dokumentation, Ablage und Analyse von Geschäftsprozessen sowie dem organisationsübergreifenden Austausch und Zugriff auf bereits modellierte und dokumentierte Prozesse
OJ S 81/2025 25/04/2025
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Plattform zur systematischen Erfassung, Dokumentation, Ablage und Analyse von Geschäftsprozessen sowie dem organisationsübergreifenden Austausch und Zugriff auf bereits modellierte und dokumentierte Prozesse
Beschreibung: Die ekom21 beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, über die ihre Mitglieder und Kunden (einschließlich deren rechtlich selbständigen und unselbständigen Einrichtungen) die Möglichkeit zur Beschaffung einer integrierten Lösung für den Aufbau eines Prozessregisters, dem Zugriff auf eine Prozessbibliothek und einer dazu passenden Modellierungsmethode mit zugehörigem Modellierungswerkzeug. Das Prozessregister dient zur Datenerhebung, -auswertung und -pflege von Prozesskatalogen und bietet Instrumente zur Analyse und Auswertung, mit denen u.a. Priorisierungsaufgaben strukturiert und nachvollziehbar durchgeführt werden können. Die zu beschaffende Plattform dient als zentrales Prozessregister zur Datenerhebung, Datenauswertung, Datenpflege von Prozesskatalogen und zu deren Priorisierung. Weiterhin muss eine an das Register angedockte Prozessbibliothek mit den bereits vorhandenen Inhalten (z.B. vorgefertigte Prozesskataloge aus dem öffentlichen Sektor), die von den abrufenden Kommunen wiederverwendet und in das Prozessregister eingelesen werden können sowie Funktionalitäten, um erarbeitete Ergebnisse von anderen Organisationen wiederverwendbar zu machen. Eine passgenau geeignete Modellierungsmethode sowie ein zugehöriges, professionelles Prozessmodellierungs-Werkzeug, um in den nächsten Jahren sukzessive die identifizierten und priorisierten Geschäftsprozesse zu beschreiben, zu analysieren, organisatorisch zu optimieren und im Anschluss zu digitalisieren. Im Rahmen eines Arbeitskreis "Digitalisierung" wurde durch den Hessischen Landkreistag Anforderungen für die zu beschaffende Plattform definiert: 1. Prozessregister a) Das Prozessregister muss die Verwaltung von sogenannten Prozesssteckbriefen unterstützen und zu jedem Prozess in der Lage sein, beschreibende Attribute zu hinterlegen. Weiterhin muss dies zu vielfachen Zwecken im öffentlichen Sektor erfolgreich eingesetzt worden sein. b) Das Prozessregister muss datenbankbasiert sein, um die Menge an Prozesssteckbriefen effizient verwalten und deren Attribute systematisch auswerten zu können. c) Das Prozessregister muss webbasiert sein, um den Zugriff verschiedener beteiligter Projektakteure innerhalb der hessischen Landkreise und auch zwischen weiteren Kommunen, mit denen die Landkreise kooperieren, einfach und ohne Medienbruch zu ermöglichen sowie die grundsätzliche Verteilung des Wissens so einfach wie möglich zu machen. d) Das Prozessregister muss in der Lage sein, Excel-Dateien zu importieren und zu exportieren, um damit auch Kooperationen mit weiteren Kommunen im Kreis und in der Region zu ermöglichen, die noch nicht mit einem professionellen Werkzeug arbeiten. e) Das Prozessregister muss Mechanismen enthalten, um die Einheitlichkeit und Konsistenz der erhobenen Daten sicherstellen. f) Das Prozessregister muss umfangreiche Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten enthalten. Insbesondere sind diese erforderlich, um die geforderte Priorisierung von Prozessen strukturiert, objektiv und nachvollziehbar vornehmen zu können. g) Das Prozessregister muss eine Schnittstelle enthalten, um Inhalte aus bereits bestehenden Prozessbibliotheken übernehmen und weiterverwenden zu können. 2. Prozessbibliothek a) Eine solche Prozessbibliothek muss umfassendes Prozesswissen in Form von Prozessdokumentationen aus dem öffentlichen Sektor enthalten, darunter mindestens >1000 vorgefertigte Prozesssteckbriefe mit verwaltungsspezifischen Attributen aus den Querschnittsbereichen der Verwaltung und aus den kommunalen Fachbereichen, da diese Aufgabenbereiche bei allen Kommunen in ähnlicher Form auftauchen und daher ein hohes Wiederverwendungspotenzial haben. b) Die Prozessbibliothek muss Schnittstellen enthalten, um Inhalte aus der Bibliothek in das oben genannten Prozessregister automatisiert übernehmen zu können, da es sich um mehrere Prozesssteckbriefe handeln wird. c) Die Prozessbibliothek muss Mechanismen enthalten, um neben öffentlichen Inhalten spezifische Inhalte einzelner Landkreise und weiterer Kommunen, die in Projekten zusammenarbeiten, in einem geschlossenen Bereich zu verwalten und ggf. weiteren Kommunen, mit denen ein Landkreis kooperiert, zur Nutzung bereitzustellen. d) Die Prozessbibliothek muss Such- und Filtermöglichkeiten enthalten, um gezielt nach gewünschten Inhalten suchen und diese dann exportieren zu können. e) Die Prozessbibliothek muss Schnittstellen zu weiteren, bestehenden Prozessbibliotheken am Markt aufweisen. 3. Modellierungsmethode Es werden viele Prozesse modelliert werden. Die Methode muss daher Mechanismen enthalten, auch bei großen Prozessmengen den Überblick zu behalten und Auswertungen zu ermöglichen. Es werden fast ausschließlich Verwaltungsprozesse modelliert werden.Es soll daher eine Methode sein, die auf den Einsatz im öffentlichen Sektor zugeschnitten wurde. Es wird in mehreren Fachbereichen parallel, dezentral modelliert werden. Die Methode muss daher implizite Konventionen enthalten, die Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit auch bei dezentralen Arbeiten sicherstellt. d) Es wird durch viele, teils wechselnde Personengruppen in verschiedenen Fachbereichen modelliert werden. Die Methode muss daher implizite Konventionen enthalten, die Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit auch bei wechselnden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über einen langen Zeitraum sicherstellt. e) Die Projektteams setzen sich mit Personen mit unterschiedlichem Erfahrungsstand im Bereich Prozessmodellierung zusammen. Die Methode muss daher von Prozessmodellierenden leicht zu erlernen sein. f) Die Prozessbeschreibungen müssen schnell vorliegen g) Die Prozessmodelle sollen dazu genutzt werden, um daraus übergreifende Potenziale zur Digitalisierung (unter Einsatz von Basiskomponenten/Querschnittstechnologien) abzuleiten. Weiterhin müssen die Projektmodelle und Projektergebnisse von vielden verschiedenen Interessengruppen und Zielgruppen getauscht, verglichen und wiederverwendet werden.
Kennung des Verfahrens: 4122b249-420e-4c1f-9c08-14c6c3f4f844
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Plattform zur systematischen Erfassung, Dokumentation, Ablage und Analyse von Geschäftsprozessen sowie dem organisationsübergreifenden Austausch und Zugriff auf bereits modellierte und dokumentierte Prozesse
Beschreibung: Die ekom21 beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, über die ihre Mitglieder und Kunden (einschließlich deren rechtlich selbständigen und unselbständigen Einrichtungen) die Möglichkeit zur Beschaffung einer integrierten Lösung für den Aufbau eines Prozessregisters, dem Zugriff auf eine Prozessbibliothek und einer dazu passenden Modellierungsmethode mit zugehörigem Modellierungswerkzeug. Das Prozessregister dient zur Datenerhebung, -auswertung und -pflege von Prozesskatalogen und bietet Instrumente zur Analyse und Auswertung, mit denen u.a. Priorisierungsaufgaben strukturiert und nachvollziehbar durchgeführt werden können. Die zu beschaffende Plattform dient als zentrales Prozessregister zur Datenerhebung, Datenauswertung, Datenpflege von Prozesskatalogen und zu deren Priorisierung. Weiterhin muss eine an das Register angedockte Prozessbibliothek mit den bereits vorhandenen Inhalten (z.B. vorgefertigte Prozesskataloge aus dem öffentlichen Sektor), die von den abrufenden Kommunen wiederverwendet und in das Prozessregister eingelesen werden können sowie Funktionalitäten, um erarbeitete Ergebnisse von anderen Organisationen wiederverwendbar zu machen. Eine passgenau geeignete Modellierungsmethode sowie ein zugehöriges, professionelles Prozessmodellierungs-Werkzeug, um in den nächsten Jahren sukzessive die identifizierten und priorisierten Geschäftsprozesse zu beschreiben, zu analysieren, organisatorisch zu optimieren und im Anschluss zu digitalisieren. Im Rahmen eines Arbeitskreis "Digitalisierung" wurde durch den Hessischen Landkreistag Anforderungen für die zu beschaffende Plattform definiert: 1. Prozessregister a) Das Prozessregister muss die Verwaltung von sogenannten Prozesssteckbriefen unterstützen und zu jedem Prozess in der Lage sein, beschreibende Attribute zu hinterlegen. Weiterhin muss dies zu vielfachen Zwecken im öffentlichen Sektor erfolgreich eingesetzt worden sein. b) Das Prozessregister muss datenbankbasiert sein, um die Menge an Prozesssteckbriefen effizient verwalten und deren Attribute systematisch auswerten zu können. c) Das Prozessregister muss webbasiert sein, um den Zugriff verschiedener beteiligter Projektakteure innerhalb der hessischen Landkreise und auch zwischen weiteren Kommunen, mit denen die Landkreise kooperieren, einfach und ohne Medienbruch zu ermöglichen sowie die grundsätzliche Verteilung des Wissens so einfach wie möglich zu machen. d) Das Prozessregister muss in der Lage sein, Excel-Dateien zu importieren und zu exportieren, um damit auch Kooperationen mit weiteren Kommunen im Kreis und in der Region zu ermöglichen, die noch nicht mit einem professionellen Werkzeug arbeiten. e) Das Prozessregister muss Mechanismen enthalten, um die Einheitlichkeit und Konsistenz der erhobenen Daten sicherstellen. f) Das Prozessregister muss umfangreiche Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten enthalten. Insbesondere sind diese erforderlich, um die geforderte Priorisierung von Prozessen strukturiert, objektiv und nachvollziehbar vornehmen zu können. g) Das Prozessregister muss eine Schnittstelle enthalten, um Inhalte aus bereits bestehenden Prozessbibliotheken übernehmen und weiterverwenden zu können. 2. Prozessbibliothek a) Eine solche Prozessbibliothek muss umfassendes Prozesswissen in Form von Prozessdokumentationen aus dem öffentlichen Sektor enthalten, darunter mindestens >1000 vorgefertigte Prozesssteckbriefe mit verwaltungsspezifischen Attributen aus den Querschnittsbereichen der Verwaltung und aus den kommunalen Fachbereichen, da diese Aufgabenbereiche bei allen Kommunen in ähnlicher Form auftauchen und daher ein hohes Wiederverwendungspotenzial haben. b) Die Prozessbibliothek muss Schnittstellen enthalten, um Inhalte aus der Bibliothek in das oben genannten Prozessregister automatisiert übernehmen zu können, da es sich um mehrere Prozesssteckbriefe handeln wird. c) Die Prozessbibliothek muss Mechanismen enthalten, um neben öffentlichen Inhalten spezifische Inhalte einzelner Landkreise und weiterer Kommunen, die in Projekten zusammenarbeiten, in einem geschlossenen Bereich zu verwalten und ggf. weiteren Kommunen, mit denen ein Landkreis kooperiert, zur Nutzung bereitzustellen. d) Die Prozessbibliothek muss Such- und Filtermöglichkeiten enthalten, um gezielt nach gewünschten Inhalten suchen und diese dann exportieren zu können. e) Die Prozessbibliothek muss Schnittstellen zu weiteren, bestehenden Prozessbibliotheken am Markt aufweisen. 3. Modellierungsmethode Es werden viele Prozesse modelliert werden. Die Methode muss daher Mechanismen enthalten, auch bei großen Prozessmengen den Überblick zu behalten und Auswertungen zu ermöglichen. Es werden fast ausschließlich Verwaltungsprozesse modelliert werden.Es soll daher eine Methode sein, die auf den Einsatz im öffentlichen Sektor zugeschnitten wurde. Es wird in mehreren Fachbereichen parallel, dezentral modelliert werden. Die Methode muss daher implizite Konventionen enthalten, die Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit auch bei dezentralen Arbeiten sicherstellt. d) Es wird durch viele, teils wechselnde Personengruppen in verschiedenen Fachbereichen modelliert werden. Die Methode muss daher implizite Konventionen enthalten, die Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit auch bei wechselnden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über einen langen Zeitraum sicherstellt. e) Die Projektteams setzen sich mit Personen mit unterschiedlichem Erfahrungsstand im Bereich Prozessmodellierung zusammen. Die Methode muss daher von Prozessmodellierenden leicht zu erlernen sein. f) Die Prozessbeschreibungen müssen schnell vorliegen g) Die Prozessmodelle sollen dazu genutzt werden, um daraus übergreifende Potenziale zur Digitalisierung (unter Einsatz von Basiskomponenten/Querschnittstechnologien) abzuleiten. Weiterhin müssen die Projektmodelle und Projektergebnisse von vielden verschiedenen Interessengruppen und Zielgruppen getauscht, verglichen und wiederverwendet werden
Interne Kennung: ekom21-2025-0010
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die weiteren Erfüllungsorte liegen am Sitz und am Standort der Bezugsberechtigten.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Auftraggeber ist gemäß § 135 Abs. 3 GWB verpflichtet, vor dem Zuschlag eine Wartefrist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, einzuhalten, bevor er den Vertrag abschließt. Innerhalb dieser Zeit kann die Zuschlagsentscheidung der Auftraggeberin, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, auf Antrag eines Betroffenen bei der zuständigen Vergabekammer nachgeprüft werden. § 135 GWB lautet: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Bei den vom vorgesehenen Auftrag kann aus technischen Gründen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV) nur das genannte Unternehmen die benötigen Leistungen erbringen. Es gibt auch keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung und der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter (§ 14 Abs. 6 VgV). Der vorgesehene Auftrag betrifft die Einführung einer Prozessmodellierungsplattform, die die Picture-Methode und BPMN in einem integrierten Ansatz unterstützt.Die Picture-Methode ist ein speziell für den öffentlichen Sektor entwickelter Modellierungsansatz, der sich aufgrund technischer Besonderheiten und der konkreten Anforderungslage der Kommunen, Städte, Landkreise und Gemeinden vollumfänglich abdeckt. Im Rahmen einer Markterkundung wurde geprüft, ob eine vergleichbare technische Lösung existiert. Es zeigte sich eindeutig, dass: • kein anderes Produkt die Picture-Methode implementiert, • kein anderes Werkzeug beide Methoden in einer integrierten Umgebung unterstützt, • keine andere Lösung die oben genannten Anforderungen (siehe Beschreibung der Beschaffung) gleichzeitig erfüllt. • Weiterhin wird die Prozessplattform (mit sämtlichen Leistungen) nur direkt über das genannte Unternehmen (Hersteller) vertrieben.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Registrierungsnummer: 06-EKOM21KGRZ0001-43
Stadt: Gießen
Postleitzahl: 35398
Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)
Land: Deutschland
Kontaktperson: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen
Telefon: 064198300
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: DE 812 056 745
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Telefon: +49 6151126601
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: PICTURE GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE257986504
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4c17c5f1-f6c7-42ff-aaf5-dcdac9191c64 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/04/2025 18:39:51 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 266671-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 81/2025
Datum der Veröffentlichung: 25/04/2025