Öffentliche Ausschreibung Gießen 2024 Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Vertragsanpassung „Upgrade des Programms P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR“ 2024-12-06

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

2.1.

Verfahren

Titel: Vertragsanpassung „Upgrade des Programms P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR“

Beschreibung: Gegenstand der beabsichtigten Vergabe beinhaltet die Vertragsanpassung „Upgrade des Programms P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR“

Kennung des Verfahrens: 3f70e1f5-c2dc-4a52-9bba-695a5c569090

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

2.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Vertragsanpassung „Upgrade des Programms P&I LogaAll-In auf P&I LogaHR“

Beschreibung: Die ekom21 nutzt die integrierte Softwarelösung LOGA P&I LogaAll-In als Software-as-a-Service (SaaS) für die Personalwirtschaft und Personalabrechnung sowohl für den eigenen Bedarf als auch zur Nutzung durch Verbandsmitglieder, weitere Kunden sowie die Beteiligungsgesellschaften der ekom21 und deren Kunden. Aktuell erwägt die ekom21 von der Programmversion P&I LogaAll-In auf die modernisierte Version P&I LogaHR zu wechseln und hierfür den mit dem Hersteller bestehenden Vertrag anzupassen und zu erweitern. Der beabsichtigte Vertrag umfasst neben dem Upgrade auf P&I LogaHR, die Lizenzerweiterung und die Einräumung von Nutzungsrechten, die Softwarepflege, den Support und die Bereitstellung der für den Betrieb der Software erforderlichen Appliance. Ferner soll die Mindestlaufzeit des bestehenden Vertrags um drei Jahre bis zum 31.12.2034 verlängert werden.

Interne Kennung: ekom21-2024-3

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

5.1.2.

Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)

Land: Deutschland

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Auftraggeber ist gemäß § 135 Abs. 3 GWB verpflichtet, vor dem Zuschlag eine Wartefrist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, einzuhalten, bevor er den Vertrag abschließt. Innerhalb dieser Zeit kann die Zuschlagsentscheidung der Auftraggeberin, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, auf Antrag eines Betroffenen bei der zuständigen Vergabekammer nachgeprüft werden. § 135 GWB lautet: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Die von dem Auftraggeber vorgenommene Leistungsbestimmung basiert auf nachvollziehbaren, objektiven und auftragsbezogenen Gründen, die tatsächlich vorliegen und eine Vergabe des beabsichtigten Vertrags an den vorgesehenen Auftragnehmer ermöglichen. Gemäß § 119 GWB i.V.m. 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und lit. c) darf ein Auftrag im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn aus technischen Gründen oder rechtlichen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist und der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann, keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung vorhanden ist und der mangelnde Wettbewerb nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter ist. Das trifft hier zu. Es handelt sich ferner um eine zulässige Auftragsänderung (Änderung eines bestehenden Vertrags aus dem Jahr 2019). Die beabsichtigte Vertragsänderung hat die in der Bekanntmachung grob bezeichneten zusätzliche Leistungen zum Gegenstand, die erforderlich geworden sind und nicht in den ursprünglichen Vertrags- und Vergabeunterlagen vorgesehen waren und nur beim Hersteller der Software beschafft werden können. Es handelt sich um das Upgrade des bestehenden Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramm LOGA auf die P&I LogaAll-in Plattform und damit die teilweise Erneuerung und Erweiterung von Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers, also dem aktuellen Vertragspartner P&I Personal & Informatik AG. Die entsprechenden urheberrechtlich geschützten Nutzungsrechte für die Installation, den Betrieb und die beabsichtigte Nutzung sowohl der aktuellen als auch der Upgrade-Version P&I LogaHR kann nur der Hersteller, die P&I Personal & Informatik AG, einräumen. Die Upgrade-Version verfügt hierbei als modernisiertes Produkt als einziges System alle benötigten integrierte Funktionalitäten, die den Zukauf anderer Produkte über Schnittstellen erübrigen, welche ihrerseits die Gefahr von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und höheren Zeit- und Kostenaufwand sowie erhebliche und nicht vorhersehbare Sicherheitsrisiken bei der Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten in sich bergen. Die Anforderung einer integrierten Personalwesen-Fachanwendung für alle Bereiche stellt auch keine künstliche, diskriminierende Verengung des Marktes dar; erheblicher Vorteil ist eben das Fehlen von Schnittstellen, trotz der Vielzahl der einzelnen Funktionalitäten. Sämtliche Module nutzen die gleiche Datenbasis. Für die ekom21 und die bereits bestehenden Mandanten der Kunden, die bisher das Produkt P&I LogaAll-in nutzen, entfällt bei einem Upgrade auf P&I LogaHR eine Datenmigration. Dies ist nicht nur kostengünstiger, sondern eliminiert auch die Gefahr eines Datenverlusts. Des Weiteren entlastet die Einführung der integrierten Lösung von P&I LogaHR das Fach- und IT-Personal der ekom21. Die mit der Personalverwaltung bei ekom21 und ihren Kunden befassten Beschäftigten verfügen bereits über umfassende Erfahrung mit der bestehenden P&I LogaAll-in. Dies gilt insbesondere auch für die mit dem Betrieb der Software bei ekom21 befassten IT-Beschäftigten. Durch ihre langjährige Nutzung und die damit verbundene Expertise ist keine bzw. nur eine geringe zusätzliche Schulungs- oder Einarbeitungsphase erforderlich. Diese Kontinuität ist besonders wichtig angesichts des hohen Arbeitsaufkommens, da sie eine reibungslose Fortführung der etablierten und gelebten Prozesse ermöglicht. Das Personal ist bereits umfassend in der Nutzung der bestehenden Software geschult und vertraut mit deren Handhabung. Diese bestehende Expertise minimiert das Risiko von Bedienungsfehlern und erhöht die Effizienz und Sicherheit.

8.1.

ORG-0000

Offizielle Bezeichnung: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Registrierungsnummer: 06-EKOM21KGRZ0001-43

Postanschrift: Carlo-Mierendorff-Straße 11

Stadt: Gießen

Postleitzahl: 35398

Land, Gliederung (NUTS): Gießen, Landkreis (DE721)

Land: Deutschland

Kontaktperson: ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

E-Mail: vergabestelle@ekom21.de

Telefon: 064198300

Internetadresse: https://www.ekom21.de/

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt

Registrierungsnummer: DE 812 056 745

Postanschrift: Hilpertstraße 31

Stadt: Darmstadt

Postleitzahl: 64295

Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt

E-Mail: Vergabekammer@rpda.hessen.de

Telefon: +49 6151126601

Internetadresse: https://rp-darmstadt.hessen.de/

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen

Registrierungsnummer: DE 812576084

Postanschrift: Kreuzberger Ring 56

Stadt: Wiesbaden

Postleitzahl: 65205

Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)

Land: Deutschland

E-Mail: info@pi-ag.com

Internetadresse: https://www.pi-ag.com

Rollen dieser Organisation:

Bieter

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: eefd95e2-c77a-48e5-90e9-618c7635b006 - 01

Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe

Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Unterart der Bekanntmachung: 25

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/12/2024 00:00:00 (UTC+1)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 748411-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 238/2024

Datum der Veröffentlichung: 06/12/2024