1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: KfW Bankengruppe
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Eventmanagement
Beschreibung: Für Veranstaltungen des KfW-Konzerns (mit Ausnahme der DEG) an den KfW-Standorten in Frankfurt a.M., Bonn und Berlin werden projektbezogene Leistungen des Eventmanagements benötigt. Die Leistungen sind in zwei separaten geographischen Losen ausgeschrieben, nämlich: • Los 1: KfW-Standorte Frankfurt a.M./Bonn und deren näherem Umland. • Los 2: KfW-Standort Berlin und dessen näheres Umland. Die KfW beabsichtigt, je Los einen Vertrag mit einer Agentur für Eventmanagement zu schließen. Der KfW-Konzern führt diverse Arten von Veranstaltungen verschiedener Formate durch. Aktuell sind das insbesondere: a) Fachkonferenzen b) Abendveranstaltungen (auch mit Preisverleihungen) c) Empfänge, Dinners, Symposien und ähnliche Veranstaltungen mit internationalem Teilnehmerkreis v.a. aus Politik, Regierungen, Ministerien, Botschaften und Wirtschaft. d) Veranstaltungen für die Mitarbeitenden (Sommerfeste; Weihnachtsfeiern) e) Pressekonferenzen f) Messeauftritte Es können jederzeit neue Veranstaltungsarten und -formate hinzutreten oder bisherige entfallen. Für diese Veranstaltungen erbringt der Auftragnehmer (im Folgenden: AN) konzeptionelle und operative Leistungen. Seine Tätigkeiten reichen im Wesentlichen: a) Von der rein strategischen Beratung und Erstellung von Kreativkonzepten oder Event-Inszenierungen, b) …über die teilweise Unterstützung bei Veranstaltungen durch Erbringung einzelner oder mehrerer eng definierter Teilleistungen, etwa: ba) Recherche, Angebotserstellung, Einkauf / Buchung und Fakturierung von Fremdleistungen, insbesondere: Locations, Hotels und Restaurants, einzelne F&B Artikel oder ganze Caterings, Event- & Cateringpersonal, Moderatoren & Speaker. bb) Unterstützung beim Teilnehmer-Management oder dem Projektmanagement durch Agenturpersonal des AN bei der KfW vor Ort. bc) In geringerem Umfang: Erstellung, Überarbeitung, Auf-/Abbau sowie Betrieb und Einlagerung von Messeständen (nur bei Los 1) und Event-Equipment der KfW in einem Lager des AN, das dem KfW-Standort Frankfurt a.M./Bonn (Los 1) bzw. Berlin (Los 2) örtlich nahe gelegen ist. c) …bis hin zu einer alles umfassenden, gesamtheitlichen Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Veranstaltungsreihen, Messeauftritten etc. Die vorstehende Aufzählung a) bis c) ist nicht abschließend. Bei den unter ba) und bb) genannten eng definierten Teilleistungen kann es vereinzelt vorkommen, dass die KfW dem AN den zu beauftragenden Dritten (Unterauftragnehmer) vorgibt. In diesem Fall beschränken sich die Aufgaben des AN in der Regel auf Folgendes: - Handling des von der KfW ausgesuchten Dritten, - Beratung des Fachbereiches (maximal 2 Stunden), - Erstellung eines Kostenvoranschlages im eigenen Namen, - Rechnungsabwicklung mit dem Dritten, und - Rechnungsstellung an die KfW. Dem AN wird mit angemessenem Vorlauf vor dem Termin einer Veranstaltung mitgeteilt, welche Leistungen die KfW im Einzelnen benötigt. Da die KfW-Projektleitungen nicht alle Event-Profis sind, hat der AN die KfW-Projektleitungen eingehend zu beraten und für das Gelingen der Veranstaltung deren Bedürfnisse zu erfragen. Die Ergebnisse dieser gemeinsamen Klärung hält der AN in einem ausführlichen schriftlichen Briefing fest, lässt es durch die KfW-Projektleitung freigeben und erstellt auf dieser Basis einen Kostenvoranschlag. Anforderungen an die Art und Weise der Leistungserbringung: - Strategisch-analytische und gleichermaßen kreative Herangehensweise mit ganzheitlicher Beratung, Konzeption und Umsetzung von Erlebniskommunikation für alle Touch-points von Menschen und Marke. - Augenmerk auf Ästhetik, Architektur und Design sowie entsprechende Umsetzung unter gleichzeitiger Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten. - Einhaltung der in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Erreichbarkeits- und Reaktionszeiten.
Kennung des Verfahrens: ad7bb46c-3c46-4104-83b9-f1095c253286
Interne Kennung: KfW-2024-0024
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79954000 Organisation von Parties, 39154100 Messestände
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Frankfurt am Main und KfW Standorte Berlin und Bonn
Postleitzahl: 60325
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: (1) Das Angebot ist ausschließlich elektronisch in Textformabzugeben. Eine Unterschrift ist hierfür nicht erforderlich. Die elektronische Angebotsabgabe erfolgt über das Bieterportal auf unserer Vergabeplattform: https://ausschreibungen.kfw.de. Für die elektronische Angebotsabgabe ist eine Registrierung erforderlich. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, gelangen Sie über die Schaltfläche „Bieterassistent“ zur elektronischen Angebotsabgabe und zu Ihrer persönlichen Angebotsübersicht. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen, die Bestandteil unserer Vergabeunterlagen sind. (2) Die KfW überprüft die Eignung der Bieter anhand von Angaben zu den Eignungskriterien, die die Bieter in die Eingabemasken des Bieterassistenten einzutragen haben sowie anhand der eingereichten Jahresabschlüsse des Bieters für die Jahre 2022 und 2023, der Referenzen und der Kurzlebensläufe, die die Bieter auf externer Anlage darzulegen und im Bieterportal auf unserer Vergabeplattform zusammen mit ihrem Angebot hochzuladen haben. (3) Der Bieter, die Bietergemeinschaft sowie jedes andere Unternehmen, dessen sich der Bieter/die Bietergemeinschaft ggf. zum Nachweis seiner/ihrer Eignung bedient, hat zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen, eine Eigenerklärung hierüber abzugeben.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Eventmanagementleistungen an den KfW-Standorten Frankfurt am Main und Bonn bzw. in deren geografisch näherem Umland
Beschreibung: Konzeptionelle und operative Unterstützung durch Eventagenturen bei Veranstaltungen und Messeauftritten
Interne Kennung: ab3c9bc2-08fe-48c5-8d91-7def7aef8db9
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag wird mit einer Laufzeit von 2 Jahren abgeschlossen. Er verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht vom Auftragnehmer mit einer Frist von einem Jahr oder von der KfW mit einer Frist von drei Monaten gekündigt wird. Der Auftragnehmer ist dabei erstmalig mit Wirkung zum Ende des fünften Jahres (d.h. nach 60 Monaten) zur Kündigung berechtigt.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Im Rahmen der Zuschlagskriterien bewertet die KfW folgende Aspekte des Umweltschutzes: (1) CO2-Einsparung bei innerdeutschen Reisen des Auftragnehmers und grenzüberschreitenden Reisen mit kurzer Wegstrecke. (2) CO2-Kompensationsleistung bei grenzüberschreitenden Reisen des Auftragnehmers mit längerer Wegstrecke oder bei Reisen gemäß Ziff. (1), die aber auf Grund von Umständen, die der Reisende nicht zu vertreten hat, zwingend mit dem Flugzeug erfolgen müssen. (3) Verpackung und Geschirr bei Catering-Leistungen (Food and Beverage). (4) Verpackung und Wiederverwertbarkeit von eingesetztem Event- Equipment. (5) Sparsame Verwendung von Papier. (6) Nutzung von zertifiziertem 100% Recyclingpapier. (7) Effiziente Nutzung der verfügbaren Transportkapazitäten. (8) Nutzung von Strom aus 100% erneuerbaren Energiequellen. (9) Wegstrecke zwischen dem Hauptsitz des Auftragnehmers und dem KfW-Standort Frankfurt am Main bzw. Bonn. (10) Wegstrecke zwischen dem Lager des Auftragnehmers und dem KfW-Standort Frankfurt am Main bzw. Bonn.
Gefördertes soziales Ziel: Faire Arbeitsbedingungen
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Anwendung dieses Kriteriums: Nicht verwendet
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: (1) Nettojahresumsätze der gesamten Geschäftstätigkeit des Bieters / der Bietergemeinschaft in den letzten beiden abgeschlossenen Kalenderjahren (2022 und 2023); (2) Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbaren Versicherung.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: (1) Geeignete Lagerkapazitäten des Bieters; (2) Referenzprojekte betreffend Eventmanagement; (3) Referenzprojekte betreffend Messeauftritte und Handling von Event-Equipment; (4) Fachkräfte für die Leistungserbringung.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Brutto-Gesamtpreis des Angebotes
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsqualität des Angebotes
Beschreibung: Die Leistungsqualität des Angebotes setzt sich zusammen aus: (1) Einem schriftlichen Vorgehenskonzept, mit dem der Bieter darlegt, wie er eine Management Konferenz kreativ gestaltet, betreut und budgetiert (2) Einem Bietergespräch mit der KfW, in dem der Bieter vier spezifische Fachfragen und einen Praxisfall, wie sie dem Bieter während der Ausführung des Auftrags begegnen können, mündlich zu beantworten bzw. zu lösen hat; (3) Nachhaltige Aspekte des Umweltschutzes; (4) Nachhaltige Aspekte sozialer Zielsetzung.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 08/10/2024 23:59:00 (UTC+2)
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 21/10/2024 10:00:00 (UTC+2)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 161 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: KfW Bankengruppe
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Eventmanagementleistungen am KfW-Standort Berlin bzw. in dessen geografisch näherem Umland
Beschreibung: Konzeptionelle und operative Unterstützung durch Eventagenturen bei Veranstaltungen Bitte übertragen Sie die Gesamtsumme (Zeile xx, Spalte x) aus dem Preisblatt in die Preisposition des Bieterassistenten im Vergabeportal.
Interne Kennung: 1e35ef75-5958-4e49-915b-aa8625f5110c
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag wird mit einer Laufzeit von 2 Jahren abgeschlossen. Er verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht vom Auftragnehmer mit einer Frist von einem Jahr oder von der KfW mit einer Frist von drei Monaten gekündigt wird. Der Auftragnehmer ist dabei erstmalig mit Wirkung zum Ende des fünften Jahres (d.h. nach 60 Monaten) zur Kündigung berechtigt.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Im Rahmen der Zuschlagskriterien bewertet die KfW folgende Aspekte des Umweltschutzes: (1) CO2-Einsparung bei innerdeutschen Reisen des Auftragnehmers und grenzüberschreitenden Reisen mit kurzer Wegstrecke. (2) CO2-Kompensationsleistung bei grenzüberschreitenden Reisen des Auftragnehmers mit längerer Wegstrecke oder bei Reisen gemäß Ziff. (1), die aber auf Grund von Umständen, die der Reisende nicht zu vertreten hat, zwingend mit dem Flugzeug erfolgen müssen. (3) Verpackung und Geschirr bei Catering-Leistungen (Food and Beverage). (4) Verpackung und Wiederverwertbarkeit von eingesetztem Event- Equipment. (5) Sparsame Verwendung von Papier. (6) Nutzung von zertifiziertem 100% Recyclingpapier. (7) Effiziente Nutzung der verfügbaren Transportkapazitäten. (8) Nutzung von Strom aus 100% erneuerbaren Energiequellen. (9) Wegstrecke zwischen dem Hauptsitz des Auftragnehmers und dem KfW-Standort Berlin. (10) Wegstrecke zwischen dem Lager des Auftragnehmers und dem KfW-Standort Berlin.
Gefördertes soziales Ziel: Faire Arbeitsbedingungen
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Anwendung dieses Kriteriums: Nicht verwendet
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: (1) Nettojahresumsätze der gesamten Geschäftstätigkeit des Bieters / der Bietergemeinschaft in den letzten beiden abgeschlossenen Kalenderjahren (2022 und 2023); (2) Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbaren Versicherung.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: (1) Geeignete Lagerkapazitäten des Bieters; (2) Referenzprojekte betreffend Eventmanagement; (3) Referenzprojekte betreffend das Handling von Event-Equipment; (4) Fachkräfte für die Leistungserbringung.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Brutto-Gesamtpreis des Angebotes
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsqualität des Angebotes
Beschreibung: Die Leistungsqualität des Angebotes setzt sich zusammen aus: (1) Einem schriftlichen Vorgehenskonzept, mit dem der Bieter darlegt, wie er eine Konferenz mit Abendveranstaltung und Award-Verleihung der KfW in Berlin kreativ gestaltet, betreut und budgetiert (2) Einem Bietergespräch mit der KfW, in dem der Bieter vier spezifische Fachfragen und einen Praxisfall, wie sie dem Bieter während der Ausführung des Auftrags begegnen können, mündlich zu beantworten bzw. zu lösen hat; (3) Nachhaltige Aspekte des Umweltschutzes; (4) Nachhaltige Aspekte sozialer Zielsetzung.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 08/10/2024 23:59:00 (UTC+2)
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 21/10/2024 10:00:00 (UTC+2)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 161 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: KfW Bankengruppe
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: KfW Bankengruppe
Registrierungsnummer: fd94aca1-1b6d-46bf-8af7-a7cf556a74f7
Postanschrift: Palmengartenstr. 5-9
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60325
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6974310
Fax: +49 6974313779
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 2018de2d-ad7b-4cc2-b0a6-8baab0edf709
Abteilung: Bundeskartellamt
Postanschrift: Bundeskanzlerpl. 1
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Bundeskartellamt
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 86eb3842-67fc-41b2-a026-85af41326262 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/10/2024 18:07:03 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 599881-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 194/2024
Datum der Veröffentlichung: 04/10/2024