1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rückmeldeverfahren Corona-Soforthilfen
Beschreibung: Rückmeldeverfahren Corona-Soforthilfen
Kennung des Verfahrens: fc9743a5-3956-444b-b9e0-03cdb60daeb6
Interne Kennung: VG-0437-2024-0318
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Zentrale Elemente des Verfahrens: .
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Kassel
Postleitzahl: 34117
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Neben den verlangten Nachweisen sind folgende Unterlagen einzureichen: - Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestlohn (siehe Vordruck "Verpflichtungserklaerung_Tariftreue.pdf"); Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. - Erklärung zu Russland-Sanktionen (siehe Vordruck "Erklaerung_RUS_Sanktionen.pdf") Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. -Erklärung über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung Es ist eine Versicherungsbestätigung einer bestehenden Berufshaftpflichtversicherung bei einem in einem Mitgliedsstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens für den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen oder eine Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird, vorzulegen. Die Berufshaftpflichtversicherung hat eine Mindestdeckungssumme für Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden i.H.v. 1.500.000 EUR je Schadensfall und Versicherungsjahr aufzuweisen. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen. Im Falle der Abgabe einer Eigenerklärung ist der Nachweis für eine branchenübliche Berufshaftpflichtversicherung unverzüglich nach Zuschlagserteilung durch Vorlage des Versicherungsscheins zu erbringen. - Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens jeweils zum Abschluss des Bilanzjahres für die letzten drei Geschäftsjahre (2021 - 2023). Sollte der Gesamtumsatz für das Jahr 2023 noch nicht testiert sein, so genügt hier eine Schätzung. Der Umsatz zumindest in einem Geschäftsjahr muss mindestens 10 Mio. EUR betragen. Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen. - Konzept Der Bieter hat mit seinem Angebot ein fachliches Konzept zur Leistungserbringung vorzulegen. In diesem ist auf der Grundlage der Leistungsbeschreibung die konkrete konzeptionelle Vorgehensweise zur Ausführung der Leistung darzustellen. Auf die folgenden Punkte ist einzugehen: •Interner Projektaufbau und Organisationsstruktur •Darstellung wirksamer Kommunikations-, Entscheidungs- und Eskalationswege •Qualitätssicherungsmaßnahmen und Berichtswesen •Personalverfügbarkeit und Planung der notwendigen Kapazitäten •Vorschlag eines Zeitplans für die Leistungserbringung. Das Konzept selbst ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern neben dem Preis auch ein wesentliches Zuschlagskriterium (Gewichtung Konzept mit 60 %). Das Konzept ist in einem gängigen Dateiformat (Word, Excel, PDF, Powerpoint o.ä.) mit dem Angebot zwingend einzureichen. Eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Ein fehlendes Konzept führt zum Ausschluss des Angebotes - Kostenplan Für das durchzuführende Rückmeldeverfahren Corona Soforthilfen beträgt der maximale Finanzrahmen insgesamt - einschließlich der optionalen Leistung "Sachbearbeitung und Entscheidung" - 9.120.000 Euro. In der Kostenplanung sind sämtliche Kosten für die Leistungserbringung aufzuschlüsseln. Die Kosten sind durch den Auftragnehmer vollständig und realistisch unter Beachtung der Anforderungen zu kalkulieren und im Kostenplan entsprechend aufzuzeigen. Dabei sind sämtliche Personal-, Sach- und Nebenkosten einschließlich Fahrt- und Reisekosten, die von Seiten des Bieters zu Erfüllung des Auftrags über die gesamte Vertragslaufzeit erforderlich sind, zu berücksichtigen. Hinsichtlich des voraussichtlichen Umfangs der Leistung wird auf Punkt 4.3 der Leistungsbeschreibung Bezug genommen. Der Kostenplan geht in die Wertung des Angebots (Zuschlagskriterium: "Preis"; Gewichtung: 40 %) ein. Eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Ein fehlender Kostenplan führt zum Ausschluss des Angebotes.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Rückmeldeverfahren Corona-Soforthilfen
Beschreibung: Zu den Aufgaben des AN im Rahmen der unter Ziffer 1.1 der Leistungsbeschreibung erfolgten Projektbeschreibung und der unter Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung genannten Zielsetzung gehört eine kompetente und effiziente administrative sowie fachliche Unterstützung des AG vornehmlich im Bereich der unter Ziffer 2. genannten gesetzlichen Bestimmungen. Der AG erstellt hierzu im Vorfeld Vorgaben und Leitfäden, die als Grundlage für die erforderlichen Unterstützungsleistungen dienen und zwingend zu beachten sind. Zu den Unterstützungsleistungen zählen insbesondere Leistungen in folgenden Bereichen: 1.Vorbereitende Leistungen Die Bearbeitung erfolgt über EDV-Lösungen der ekom21. Diese sind bereits beim AG implementiert und im Antragsverfahren genutzt worden. Insgesamt sind ca. 95.000 betroffene Personen zu kontaktieren. •Schaffung der auf Seiten des AN erforderlichen technischen Voraussetzungen •Bereitstellung der erforderlichen Personalressourcen •Schulung des vom AN eingesetzten Personals unter Anleitung und Unterstützung des AG •Einteilung der Kontaktaufnahmen 2.Administrative Bearbeitungsschritte im Anschreibeverfahren Die betroffenen Personen werden in einem ersten Anlauf über die aus dem Antragsverfahren bekannten und im System hinterlegten E-Mailadressen angeschrieben. Im Falle nicht zustellbarer oder nach einer festgelegten Frist nicht beantworteter E-Mails werden die Anfragen in einem zweiten Anlauf mittels einfachem Brief versandt. Erfolgt nach einer festgelegten Frist erneut keine Rückantwort wird in einem dritten Anlauf mittels Zustellungsurkunde versandt. Dieser Ablauf erfolgt voraussichtlich automatisiert, bis ein Adressat postalisch nicht erreichbar ist, eine Rückmeldung vorliegt oder endgültig nicht vorliegt. •Überprüfung der Rückmeldungen •Überprüfung des Zustellungsadressaten •Dokumentation der Ergebnisse aus dem Anschreibeverfahren 3.Aufklärung von Zahlungseingängen Nach Versand der Rücknahme-/Rückforderungsbescheide fallen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Forderungsmanagement an: •Recherche und Aufklärung bei nicht automatischer Zuordnung •Veranlassung bei Überzahlung •Ggf. Aufforderung und Nachprüfung bei Unterzahlung 4.Forderungsmanagement Die Zahlungseingänge sind zu beobachten. Bei Ausbleiben von Zahlungseingängen erfolgt vollautomatisiert die Abgabe an das zuständige Finanzamt. Im Falle der Beantragung von Stundungen (Ratenzahlungen) sind die Voraussetzungen manuell zu prüfen und entsprechende Ratenzahlungsvereinbarungen zu erstellen. In laufenden Insolvenzverfahren ist die Anmeldung der Forderungen zu prüfen bzw. veranlassen. •Vollstreckungsrückläufer: Entscheidungsempfehlung für weiteres Vorgehen •Bearbeitung von Stundungsanträgen (Ratenzahlungsanträge) •Forderungsmanagement in Insolvenzverfahren 5.Im Fall von Klagen •Im Falle von Klagen: Vorbereitung und Abgabe von Vorgängen an zu-ständige Stellen (Rechtsdienstleister, Gerichte etc.) 6.Kontakt und Beschwerdemanagement •Einrichtung und Bewirtschaftung einer Hotline für die Dauer des Rückmeldeverfahrens •Bearbeitung von E-Mail-Anfragen während des Rückmeldeverfahrens 7.Auswertungen und Berichte •Auswertung und Aufbereitung des Bearbeitungsstatus nach unterschiedlichen Kategorien •Fertigung von und Zuarbeit zu Berichten 8.Projektbegleitung Der AN muss die Projektgestaltung durch den AG begleiten, indem er aus operativer Sicht und mit seiner Projekterfahrung die Projektstruktur und den -ablauf auf Machbarkeit und Zweckmäßigkeit gegenprüft. Im Übrigen muss der AN stets in der Lage sein, dem AG Auskunft über den Verfahrensstand zu geben. Einige, gemeinsam abzustimmende Arbeitsschritte meldet er dem AG proaktiv. 9.Option: Sachbearbeitung und Entscheidung Im Fokus des Rückmeldeverfahrens steht ausschließlich die nachträgliche Überprüfung des im Betrachtungszeitraum der Corona-Soforthilfe (11. März 2020 bis 10. Juni 2020) tatsächlich entstandenen Liquiditätsengpasses und der Abgleich mit der aufgrund des Soforthilfeantrags beim Regierungspräsidium Kassel in 2020 beantragten und ausgezahlten Fördersumme. Hierzu sind vom den betroffenen Personen im Rückmeldeverfahren die maßgeblichen betrieblichen Daten über Einnahmen und Ausgaben sowie die vorhandenen liquiden betrieblichen Mittel in einer Berechnungstabelle auf einem Internetportal einzugeben. Das Programm ist so konzipiert, dass es daraus den tatsächlichen Wert des Liquiditätsengpasses errechnet. Durch automatisierten Abgleich mit dem in 2020 ausgezahlten Betrag wird das Vorliegen und die Höhe einer Überzahlung ausgewiesen. Sofern dieser Betrag positiv ist, erfolgt daraufhin eine teilweise oder vollständige Rücknahme des Bewilligungsbescheides, verbunden mit der entsprechenden Rückforderung. Sofern sich aus der Berechnung keine Rückzahlungsverpflichtung ergibt, erfolgt (ggfs. automatisiert) eine formlose Mitteilung an die betroffenen Personen. Die hierfür zu verwendenden Dokumente einschließlich der Bescheidentwürfe und Mustertexte werden vom AG im Vorfeld als zwingend zu nutzende Vorlagen zur Verfügung gestellt und je nach Fallkonstellation durch das System erzeugt und versandt. Die Plausibilitätsprüfung vor der Erstellung eines Rücknahme- und Rückforderungsbescheides sowie die Veranlassung der Erstellung und des Versands werden von der Sachbearbeitung vorgenommen. Die hier anfallenden Leistungen sind nachfolgend aufgelistet. Ihre Inanspruchnahme durch den AG ist optional. •Überprüfung der Eingaben auf Vollständigkeit Überprüfung der Berechnungstabelle •Kommunikation mit betroffenen Personen •Entscheidung mit Unterstützung der Bescheiderstellung und Mitteilung Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass für den zu vergebenden Auftrag -einschließlich der optionalen Leistung "Sachbearbeitung und Entscheidung"- ein maximaler Finanzrahmen von 9.120.000,00 Euro (netto) vorhanden ist, der nicht überschritten werden darf. Eine Überschreitung führt zum Ausschluss des Angebots.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Es besteht die Option zur Vertragsverlängerung um jeweils einen Monat bis zu max. einem Jahr. Option: Sachbearbeitung und Entscheidung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Kassel
Postleitzahl: 34117
Land, Gliederung (NUTS): Kassel, Kreisfreie Stadt (DE731)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2025
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Option: Sachbearbeitung und Entscheidung Im Fokus des Rückmeldeverfahrens steht ausschließlich die nachträgliche Überprüfung des im Betrachtungszeitraum der Corona-Soforthilfe (11. März 2020 bis 10. Juni 2020) tatsächlich entstandenen Liquiditätsengpasses und der Abgleich mit der aufgrund des Soforthilfeantrags beim Regierungspräsidium Kassel in 2020 beantragten und ausgezahlten Fördersumme. Hierzu sind vom den betroffenen Personen im Rückmeldeverfahren die maßgeblichen betrieblichen Daten über Einnahmen und Ausgaben sowie die vorhandenen liquiden betrieblichen Mittel in einer Berechnungstabelle auf einem Internetportal einzugeben. Das Programm ist so konzipiert, dass es daraus den tatsächlichen Wert des Liquiditätsengpasses errechnet. Durch automatisierten Abgleich mit dem in 2020 ausgezahlten Betrag wird das Vorliegen und die Höhe einer Überzahlung ausgewiesen. Sofern dieser Betrag positiv ist, erfolgt daraufhin eine teilweise oder vollständige Rücknahme des Bewilligungsbescheides, verbunden mit der entsprechenden Rückforderung. Sofern sich aus der Berechnung keine Rückzahlungsverpflichtung ergibt, erfolgt (ggfs. automatisiert) eine formlose Mitteilung an die betroffenen Personen. Die hierfür zu verwendenden Dokumente einschließlich der Bescheidentwürfe und Mustertexte werden vom AG im Vorfeld als zwingend zu nutzende Vorlagen zur Verfügung gestellt und je nach Fallkonstellation durch das System erzeugt und versandt. Die Plausibilitätsprüfung vor der Erstellung eines Rücknahme- und Rückforderungsbescheides sowie die Veranlassung der Erstellung und des Versands werden von der Sachbearbeitung vorgenommen. Die hier anfallenden Leistungen sind nachfolgend aufgelistet. Ihre Inanspruchnahme durch den AG ist optional. •Überprüfung der Eingaben auf Vollständigkeit Überprüfung der Berechnungstabelle •Kommunikation mit betroffenen Personen •Entscheidung mit Unterstützung der Bescheiderstellung und Mitteilung
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: .
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen: -Erklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen (u.a. Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und 124 GWB, Insolvenzverfahren (siehe Vordruck "Erklaerung_Eignung.pdf")) Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. - Eigenerklärung Sprachniveau Die Projektsprache ist Deutsch. Sämtliche Kommunikation und Dokumentation muss in Deutsch erfolgen. Es ist eine Eigenerklärung einzureichen, dass das eingesetzte Personal Sprachkenntnisse auf Muttersprachenniveau besitzt (mindestens Niveau C2).
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: - Referenzen (siehe Vordruck): Eine Liste mit geeigneten Referenzen über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben: Einzureichen sind mindestens zwei vom Bieter für deutsche Bewilligungsstellen durchgeführte Projekte im Zuschussgeschäft. Davon muss mindestens eines der Projekte sich mit einem der nachfolgenden Programme beschäftigt haben: Soforthilfe Zuschuss, Überbrückungshilfe I, II, III, III Plus oder IV, Novemberhilfe, Dezemberhilfe. Weiterhin ist mindestens ein Projekt einzureichen, welches die Erfahrung in der Weiterbearbeitung von Förderdarlehen oder Zuschüssen, inclusive Bearbeitung nach Kündigung bzw. Widerruf, nachweist. Bei jeder Referenz sind die folgenden Angaben zu machen: •Art der Leistung •Umfang •Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung •Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse •Erbringungszeitpunkt •Wert Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang mit dem hier zu vergebenden Auftrag vergleichbar sind. Für die Vergleichbarkeit einer Referenz müssen mindestens 20.000 Bewilligungen/Vorgänge durchgeführt worden sein. Die obenstehenden Angaben können auch ohne Verwendung des beiliegenden Vordruckes auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität Konzept
Beschreibung: Qualität Konzept
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 04/11/2024 12:00:00 (UTC+1)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachforderung im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten des § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 04/11/2024 12:00:00 (UTC+1)
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Bewerber/Bieter die nach § 5 HVTG erforderliche Verpflichtungserklärung abzugeben haben.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
Registrierungsnummer: DE 212 133 546
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65203
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: +49 611 7038 4012
Fax: +49 611 32 76 38 412
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Registrierungsnummer: DE 812 056 745
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Stadt: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6151 126603
Fax: +49 611 327 648534
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8a47ca8b-d305-460a-96f8-43bccb58aaaa - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftragsbekanntmachung – Sonderregelung
Unterart der Bekanntmachung: 20
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 30/09/2024 09:37:56 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 588298-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 191/2024
Datum der Veröffentlichung: 01/10/2024